先週、特定のアジェンダがなく、開始と終了が遅くなる会議がいくつありましたか？ なぜそこに必要なのか分からずに、どのくらいの頻度で会議に出席しますか？ 何回の会議で新しいアイデアと真に関連するソリューションが生まれましたか？ 会議は投資であり、これらの手順は時間と労力の完全な損失と貴重なリソースの違いを示します。
毎日約1100万のビジネスミーティングが開催されていますが、1つ明らかなことがあります。ミーティングはビジネス文化のバックボーンです。 正しく実行されると、革新的なアイデアの出現を促し、刺激し、 チームのパフォーマンスの向上と結果の向上につながります 。 そして、彼らの非効率性と無価値の場合、彼らは私たちを心配させます。私たちは、一緒に過ごした貴重な時間が無理に費やされ、無駄になったことを理解しています。
会議が多すぎると、時間とエネルギーの投資をどうにかして回収しようとして失敗します。 さらに、彼らは私たちの生産性を損ないます。 私たちの混雑の多い文化は、人々を最も不便な時間で仕事を完了することを強制します-早朝または夕方遅く。 そして、これは仕事と私生活の健康、やる気、バランスに影響します。
何かを変える時が来ました。 アセンブリ産業に革命を起こす時です。
変更を開始するには、参加する各会議の重要性に疑問を投げかけ、準備し、適切な人と適切な人だけがディスカッションに招待されるようにします。
1.出席する各会議の価値を疑う
次の会議に自動的に行く代わりに、投資を完済するかどうかを考えてください。 自問してください：
- この会議は私の目標を達成するのに役立ちますか？
- 会議の目的は会社の戦略的優先度とどの程度一致していますか？
- 私の貢献は何ですか？
- 誰かが私の不在に気付くでしょうか？
- この会議は私の力を活気づけるか、引き出すか？
- この会議は、私が参加した以前の5回の会議の改作になりますか？
- このイベントに参加することは、現時点で私の時間を最大限に活用していますか？
「はい」と言うたびに、他の何かを拒否することを忘れないでください。
2.会議の成功と効果は、計画次第です。
次の会議の準備をする際に、次の質問を自問してください。
- なぜこの会議が必要なのですか？
- 彼女の目的は何ですか？
- これは情報会議ですか、それとも意思決定、問題の修正、ブレインストーミング、チームの強化、またはスキル/指導の構築を目的としていますか？ それとも、これらのコンポーネントのいくつかの組み合わせですか？
- 会議の結果、何を達成したいのですか？
- 同じ結果を得る別の方法はありますか？
- 会議が必要な場合、あなたの目標を達成するための理想的な形式は何ですか：対面会議、仮想コミュニケーション、またはこれらのオプションの組み合わせですか？
- 誰が会議に出席する必要がありますか？
- 参加者からどのような情報が必要ですか？
- 訪問者は、会議の前に何を知る必要があるか、または終了する必要があります。
- 参加者の準備と行動に関する私の期待は何ですか？ これらの願いを伝えるには？
- 理想的には、目標を達成するために会議はどれくらい続くべきですか？
次の会議の計画と準備のためのガイドとして、これらの質問への回答を使用してください。
3.正しい人だけを招待する
会議の参加者には、リーダー、アドバイザー、エキスパート、エグゼクティブの4種類があります。 これらのデータに基づいて、会議の招待者を検討し始めます。
- 頭-決定を下す権利を持つ人。
- アドバイザーは、決定と進行中のイニシアチブのプロパガンダと普及に必要な組織内のレバーとつながりを持っています。
- 専門家とは、意思決定に必要な情報を提供し、その実装計画を作成するための知識、スキル、資格を持つ専門家です。
- 請負業者は、会議中に議論された作業を実行するための知識、スキル、リソース、および権利を持っています。
理想的な会議には、これらの各タイプの代表者がいます。 もちろん、1人で多くの役割を組み合わせることができますが、1人ではなく、同じ立場の複数の人の存在が必要な場合があります。 たとえば、会議で議論された複雑なプロジェクトを実装するには、3人のパフォーマーが必要になる場合があります。
誰が実際に会議に出席すべきかを判断するには、次のことを自問してください。
- 会議の結果は何ですか？
- 組織のどのメンバーの存在がタスクを達成するために必要ですか？
- リーダーは誰ですか？
- アドバイザーは誰ですか？
- 誰が専門家になりますか？
- 誰がパフォーマーになりますか？
- 会議に招待される予定はないが、過去に同様の会議に参加した人はいますか？ もしそうなら、この場合彼らの不在をどのように説明できますか？
会議に適切な人がいない場合、何もうまくいかず、すべての参加者の時間が無駄になります。 正しい従業員のみを招待してください！
会議の革命を開始するためにリーダーは必要ありません。 何か違うことをしようと決めた人なら誰でも始めて、同僚やチームメイトに、なぜ別のアプローチが必要なのかを説明することができます。
労働者は時間の37％を会議に費やしています。 したがって、会議の分野で革命をリードすることを決定した場合、あなたは時間と労力の形での投資が大幅かつ顕著に完済することを保証するだけでなく、ビジネス成長に資する仕事を実行する機会をチームに与えます。雇われました。
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翻訳の著者は、 MBA Consultの創設者であるVyacheslav Davidenkoです。