プロジェクトチームの作業を整理するには、単一の情報センターが必要であり、その助けを借りて次のタスクが解決されます。
- プロジェクトドキュメントを保存する
- 作業材料の維持：プロトコル、リスク、未解決の質問
- 参加者にルール、イベント、計画について知らせる
- あらゆる種類のレジストリを保持-タスク、ビジネスプロセス、開発（Excelはチームワークに最適なツールではありません）
- 割り当てと割り当てを配布する
- タスクと割り当てに関する情報を収集する
一緒にまたは別々に-無限の数のソリューションがあります。 多くのConfluence + JIRAを使用しましたが、便利で効率的でした。
プロジェクトポータル-Confluence
Confluenceは、アトラシアンの便利で高度なWikiエンジンです。 これにより、内部インターネットポータルを整理し、編集または閲覧のためにすべてのユーザーにアクセスを許可できます。
- とてもシンプルで便利です。トレーニングには数時間で十分です。 ほぼすべての参加者がプロジェクトのページを作成および編集しました。
- ページを美しく読みやすくするために必要な非常に豊富なフォーマット機能。 サイト内のナビゲーションの作成を自動化するツールがあります-目次、表、リンク、他のページからの抜粋の包含など。
- 機能を拡張するために膨大な数のプラグインが作成されています。
- バージョンを保存しながら、ドキュメントを保存できます。 デフォルトでは、ユーザーは常に最新バージョンを使用するため、エラーの数が減ります。 いつでも、以前のバージョンに戻すことができます。
- ページのバージョンも保存されるため、2つのバージョンをペアで比較して、誰がどの変更を行ったかをいつでも確認できます。
- 通常、プロジェクトWebサイトまたは別のページへのアクセスを制限できます。
- 全文検索は、pdfを含むポータルのすべてのページと添付ドキュメントで実行されます。
Confluenceのプロジェクトポータルを作成しました。このホームページには、主要なプロジェクト資料へのリンク、連絡先マップ、規制、指示が含まれています。 同じページに、プロジェクトのすべてのニュースが掲載されました。 管理者とプロジェクトマネージャーがページのコンテンツを制御しました。
デザイン素材
プロジェクトポータルにはすべてのプロジェクト資料が含まれており、その一部はページの階層として作成しました。
階層の上位レベルはプロジェクトの段階です。 各ステージで、ステージのページキータスクが作成されました。 さらに、各ページには、タスクの説明、その内容、必要な理由、実行者、ドキュメントテンプレートが添付されています。
プロジェクト結果として提出する必要があるすべての契約文書は、Word、Excel、またはpdfの適切なページにアップロードされました。 したがって、すべてのプロジェクト資料が1か所で構造化され、バージョンと混同することはありませんでした。
参考情報
特別なページの形で多くの有用な情報を整理しました。 たとえば、大規模なチームの場合、連絡先カードは非常に人気があり、その上にグループごとのプロジェクトチームのリストと、参加者の写真とデータがありました。
システムインスタンスへのリンクを含むページは、システム管理者によって管理されていました。 技術インフラストラクチャの進化の図もありました-どのインスタンスが出現し、廃止されたのか。
手順と規制
ポータルのすべての指示と設計規則を最新の読みやすい形式で収集することで、新しい参加者への説明を保存し、「読んでいない、見つけられない、見なかった」という言い訳に対処することができます。 それでも問題が発生する場合は、ドキュメントを転送せずに検索に時間を費やさないように、ページへのリンクを送信できます。 バージョンは常に最新です。 更新はポータルで直接行われます。
リスクと未解決の質問
ポータルでリスクと未解決の質問を実施しました。 リスクまたは質問ごとに、事前に作成されたテンプレートに従って個別のページを設定します。 リスクのページでは、必須の名前と分類子に加えて、内容、結果、および条件と責任を伴うアクションプラン、リスクステータスの詳細な説明がありました。 自由回答形式の質問は、ほぼ同じ方法で編成されました。
特別なページがリスクページのリストを自動的に収集し、リスクレジスタを形成しました。
リストを見て、対応するページに移動し、リスクの説明を読んで、そのアクションプランを確認できます。
説明書
アクションプランは、単純なテキスト、Confluenceのタスク、またはJIRAのタスクへのリンクです。
使用できるオプションを検討します。これにより、参加者にアクションを思い出させ、実装を監視できます。
Confluenceのタスクは、ページに追加できる独立したエンティティです。 ユーザーがポータルに入ると、右上隅にアイコンが付いたタスクリマインダーが表示されます。 このアイコンをクリックすると、ユーザーは注文のリストに移動します。 タスクが完了すると、チェックマークが付き、タスクのステータスが完了に変わります。
ただし、同じ方法でチェックを外すと、タスクは再び実行されなくなります。 したがって、このようなシステムは非常に信頼性が高くなく、この場合の注文の制御は弱いです。
2番目のオプションは、JIRAのタスクにタスクを使用することです。 プロジェクトポータルページから直接、JIRAでタスクを作成し、責任者を割り当て、期限を設定できます。 これを行うために、Create Orderボタンをクリックする特別なマクロを作成しました。
前のバージョンとは異なり、このタスクは、請負業者とは異なる責任者のみが終了できるように構成でき、実装を適切に制御できます。
ロギング
私たちが従ったプラクティスは、会議で行ったすべての決定を維持するのに役立ちました。 各会議中、プロジェクトポータルに記録を直接保存しました。 各会議の開始時に、テンプレートに基づいて新しいプロトコルページを作成し、ディスカッション中の主要なポイントを記録しました。 最後に、決定と行動計画を策定しました。
会議の後、誰かがプロトコルのテキストを明確にしたい場合、ポータルページでそれを正しく行うことができ、誰がいつ何を変更したかは明確でした。 議定書は会議の直後に合意されたと見なされ、多くの時間を節約しました。
JIRA-リスト、割り当て、タスクを管理するシステム
JIRAは、サービスリクエストを登録および実行するためのシステムとして作成されました。 ただし、レジストリを維持し、タスクを管理するために使用できます。
このプロジェクトでは、JIRAを使用して、命令の実行を制御し、開発を行い、データ変換のタスクを追跡しました。
JIRAを使用した開発の詳細については、 開発管理の記事をご覧ください。 ここでは、注文管理とConfluenceとの統合について説明します。
ConfluenceからJIRAタスクを作成するには、テキストを選択し、選択したテキストの上にカーソルを移動し、コンテキストメニューのボタンをクリックしてJIRA画面を表示し、タスクを作成します。
プロトコルページにタスクへのリンクが表示され、ConfluenceのページへのリンクがJIRAタスクに表示されます。
したがって、一方では注文の実行のステータスと履歴を明確にし、他方ではタスクのコンテキストと理由を調べるために、これら2つのシステム間を移動できます。
システム間の統合は、オープンエンドの開発関連の質問リストの追跡にも役立ちました。
プロジェクトの最後に、プロジェクトを完了するために閉じる必要のある重要な開発のリストがある場合、プロジェクトポータルページのテーブルとして整理しました。そのセルの1つにJIRAの開発へのリンクがありました。 タスク番号に加えて、現在のステータスもそこに表示されます。 リストを見ると、まだ完了していないタスク、タスクの状態を確認できます。必要に応じて、そのタスク全体にアクセスして、そのタスクに関する通信を確認できます。
JIRAを使用するには、特定の資格と経験が必要です。 ここではいくつかのユースケースについて説明しましたが、実際にはさらに多くのユースケースがあります。 美しさは、最も基本的なことから始めて、すでに機能し、ニーズの経験と理解を得てシステムを開発できることです。
Confluenceに加えて、JIRAとの統合では、コードバージョンの追跡を可能にする開発リポジトリであるAtlassian製品であるBitBucketも使用しました。 同じ目的で、別のプロジェクトが無料のSVNを使用しました。
多くのプラグインを使用すると、特にMS Projectと統合したり、JIRAで直接ガントチャートを実装したりするために、システムの機能を拡張できます。
多数のユースケースは、これらのツールを初めて使用するユーザーにとって障害になる可能性があります。 この場合、他のプロジェクトの経験を活用することができますが、その中には非常に多くのものがあるか、最も単純なものから始めます。
JIRAとConfluenceの助けを借りたプロジェクトスペースの編成は、その有効性と利便性を証明しています。 主な利点には、利便性、信頼性、および幅広い適応性が含まれます。 私たちのプロジェクトでは、そのようなシステムが事実上の標準になっています。