OpenOfficeおよびMicrosoft Office形式の資料を電子メールで受け取りますが、印刷会社の要件に応じて、コレクションの元のレイアウトは* .docx形式で準備されます。 著者、組織委員会、レビュアーの間のやり取りは、受け取ったすべてのファイル、それらに加えられた変更、コメントを考慮に入れるように編成されなければなりませんでした。 コメントの削除を制御するには、さまざまなバージョンのファイルを保存して比較する必要がありました。
初めての会議体験
材料の受け入れには、部門の複数の従業員が関与しました。 受け入れられたファイルは、正式な要件に準拠しているかどうかが確認された後、レビューのために専門家に送られ、次に（レビュアーが肯定的に回答した場合）コレクションに取り組むためにエディターに送られました 受け取った資料のデータ（タイトル、著者、連絡先情報）は、エディターによって一般リストに入力されました。 通常のMicrosoft Excelファイルでした。
このチェーンでは、材料のレビューと技術的処理について二重の作業が行われました。 テーマセクションの構造化には注意と正確さが必要でした。 電子メールでファイルバージョンを交換すると、変更が失われました。 これらの問題により、コレクションに費やされる合計時間が増加しました。
ドライブオートメーション
2014年に、以前の経験を考慮して、Googleドライブで、受領時に受け取った資料に関するデータを含むフォームを作成し、ステータス（レビュー、編集、コレクションの編集用）を示しました。 元のファイルもGoogleドライブに保存されました。 フォームへの記入は、複数の従業員によって行われました。 同時に、ファイルの損失とその二重処理は実質的に除外されました。
新しい問題があります。 データを入力するとき、重複を避けるために、受け取った資料がリストにあるかどうかを確認する必要がありました。 ファイルの命名規則について事前に合意し、編集者間で作業の最前線を分散させる必要がありました。 2人の編集者が同じ名前の新しいファイルを追加できます。 1つのファイルをダウンロードして複数の編集者が編集できるようにすると、個々の変更が消えます。 コレクションの作業はより便利になりましたが、より多くの自動化が必要でした。
Joomlaで作業を整理しようとしています
2016年には、会議のWebサイトで議論およびレビュー用の資料の予備バージョンを公開することが決定されました。 チームワークを整理するために、CMS Joomlaを使用しました。 テーマ別セクション、送信ファイルを含む登録フォームが編成されました。 また、オンラインエディタを使用して、会議参加者に自分の出版物を提供するように切り替えようとしました。 これにより、CMSに組み込まれたツールを使用して、さまざまなバージョンのマテリアルを操作できました。 しかし、ほとんどの参加者は、登録フォームを無視して電子メールでファイルを送信し、以前の作業スキームに戻って、会議のWebサイトで編集者がファイルを公開することで補足しなければなりませんでした。 テーマフォーラムの使用により、コメントの議論とレビューアの作業が簡素化されました。 トピックごとに提出物を構造化することもより便利になりました。
会議の作業を整理するこのアプローチには、多くの問題がありました。 著者の資料のオンラインでの直接的な作業はうまくいきませんでした。 独自のWebサイトを使用して、送信されたファイルのさまざまなバージョンを保存し、それらへの集合アクセスを整理しましたが、ファイルをコンピューターにダウンロードし、変更したファイルを再度アップロードするために必要な変更を制御しました。 サイトの維持には余分な労力と時間がかかりました。 ハッキングの試みの1つの結果として、送信された資料を復元する必要がありました。 これらの問題のため、CMS Joomlaの使用を拒否しました。
電子文書管理システムを試す
2017年の会議の組織について議論する際、チームワークツールとして電子文書管理システムをテストすることが決定されました。 インターネット上の出版物で判断すると、候補者の中では最も一般的なものでした。製品：NauDoc、Alfresco、Pilot-ICE、1C：ドキュメントフロー。
私たちの選択基準：
- 追加費用なしで利用可能な試用版の可用性。
- 自由使用;
- さまざまなドキュメント形式のサポート。
- 明確なロシア語のドキュメント。
- ロシア語インターフェースの存在。
これらのシステムの詳細な比較分析は行いません。 これらの製品に関するインターネット上の記事が多数あります。 すぐに予備購入が必要なEDSはすぐに拒否されました。 ロシア語のドキュメントがなく、ロシア語インターフェースの公式サポートがないため、Alfrescoは浅くなっています。 NauDocはメーカーによってサポートされなくなりました。 試用版が利用可能であり、教育機関向けの無料ライセンスが利用できるため、Pilot-ICEを採用しました。
システムをリクエストに適合させるのに、それほど時間はかかりませんでした。 サーバーとクライアントの部分は、ローカルネットワークのコンピューターにインストールされました。 コレクションの構造に取り組むために、テーマ別セクションを含むプロジェクトを作成しました。 新しい資料が到着すると、組織委員会のメンバーの1人によってプロジェクトに紹介され、ステータスが示されました。 これらの目的のために、マテリアルカードと属性を使用しました。
ソースファイルは仮想ディスクに保存されました。 しばらくファイルを操作した後、エディターはWindowsエクスプローラーのコンテキストメニューを使用して、ファイルのバージョンをサーバーと同期しました。 ファイルの操作中、エディターは変更をブロックしました。 たとえば、オーサリング後に送信されたファイルを置換し、サーバーと同期すると、新しいバージョンも作成されました。 その後、現在のバージョンの変更を保存することが決定されました。 バージョン管理が編集プログラムとファイル形式にバインドされていないため、仮想ディスクを使用すると便利であることがわかりました。 システムのマイナスのうち、古いバージョンを削除できないことに注意する必要があります。
コメントの削除を確認および制御するために、エディターはパイロット-XPS仮想プリンターで印刷することにより、固定マークアップ形式でドキュメントを送信しました。 同時に、文書カードが記入され、プロジェクトの構造におけるその場所（会議ダイジェスト）も示されました。 Excelファイルで受け取った資料の記録を保持するのと比較して、カードのフィールドに入力する便利さを確認しました。 同じコピーアンドペースト。ただし、ドキュメントを何度か切り替える必要はありません。
レビューアは、提出された資料は会議の要件に対応していると結論付け、コレクションの主題セクションのいずれかでそれを推奨しました。 コメントを作成するために、ツールを使用してXPSファイルを表示し、固定マークアップ形式のドキュメントバージョンを比較しました。
会議資料は、プロジェクト構造内のドキュメントのコピーと貼り付けの操作を使用して、テーマ別セクションに従って構成されました。 このプロセスは、ソースファイル自体の物理的な移動を必要とせず、共同で実行できるため、著しく単純になりました。 問題は、コレクション内の材料のさらなる統合でした。 1つのセクションのレイアウトでは、このセクションに関連するドキュメントのすべてのソースファイルを手動で選択する必要がありました。 コレクションの編集に関するさらなる作業は、テキストエディターを使用して行われました。
EDMSを使用した作業の概要を説明します。
- 受信したファイルを仮想ディスクに保存します。
- XPS形式の仮想プリンターで印刷し、主題セクション外のコレクションの構造に送信された資料を登録します。
- レビュータスクの文言;
- （必要に応じて）コメントを削除し、ドキュメントの新しいバージョンを仮想プリンターで印刷します。
- コメントの削除の制御（バージョンの比較）。
- レビューアが推奨する主題セクションへの文書の転送。
- ファイルを1つのコレクションに結合するためのエディターへのタスクのステートメント。
残りの問題にもかかわらず、電子文書管理システムの使用は、会議資料の処理を整理する以前の試みよりも便利でした。 テーマ別セクションによる会計、レビュー、および構造化は、チームワークと信頼できるファイルストレージにより効果的になりました。 結論として、さまざまなツールを使用して会議を開催しようとする試みの比較表を示します。
| チームワークを整理する方法 | 長所 | 短所 |
|---|---|---|
| Microsoft Excelファイルで受け取った資料の登録を維持する | 追加のソフトウェアは不要 |
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| Googleドライブ |
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| CMS Joomla |
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| ナウドック | - | サポートの欠如 |
| アルフレスコ | 無料 | ロシア語のドキュメントの欠如 |
| パイロットアイス |
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