私たちのほとんどにとって、電子メールは時間の本当の殺人者ですが、多くの人はまだ習慣からそれを使用するほど、それを制御することがより困難であることを認識していません。 この記事では、David Finkelが、電子メールの使用を制御することで個人の有効性を高める方法について説明しています 。
芽の生産性を最も損ねていると思いますか？ 過去24か月にわたって、私は何千人ものビジネスマンにこの質問をしましたが、3人に1人は電子メールでした。
メールを管理して個人の有効性を高める12のライフハックを紹介します。
1.電子メールは中毒性があるため、最初に確認する衝動を避けてください。 クイックルックを決定したらすぐに-奈落の底に足を踏み入れたことを考慮してください。 手紙に答えることを忘れないでください。
これを回避する最善の方法は、特定の期間に受信メールのチェックを停止することです。
「受信トレイ」を開くたびに計画よりも時間の無駄になることを理解したので、次の方法を使用します。
また、以下のヒントに従ってください。
2.クリアフレームを設定し、それらに固執します。 生産性を向上させるには、休憩があまりにも多くないように1日を計画してください 。 一度開くと、間違いなく20回もう一度実行します。 たぶん、この時間をいくつかの有用な作業に費やし、電子メールをチェックするために一定の時間を残す方が良いでしょうか？
たとえば、毎週火曜日、木曜日、金曜日の11時まで電子メールを開かないため、2〜3時間の余分な時間が与えられ、さらに多くのことができるようになります。
メールを表示してから何日、何時まで無料になりますか？ オーガナイザーでこれを必須イベントとして指定します。 チームにあなたが何をしているのか、そしてその理由を伝えて、 会社の生産性を高めるためにあなたの例を感染させましょう。
オフィスに到着したばかりの日の前半を選ぶことを強くお勧めします。 お客様の経験に目を向けると、メールをすぐに確認した場合、それらを知らなかった場合は2〜3時間待たなければならない緊急事項がたくさんあると言えます。
3.メールをすばやく表示することを決定するたびに、休憩は集中力を根本的に低下させ、実行した作業の邪魔になることを理解する必要があります。
「しかし、すぐにメールをスキャンするのに1分しかかかりません」-多くの人がそう思うのです。 私は同意しますが、必須の表示を必要とする非常に関連性の高い文字が常に2〜3個存在する可能性が非常に高いため、以前の状態に戻るまでに時間がかかります。 もっと言います-メールへの返信が速くなればなるほど、メールを再び開くのが速くなり、悪循環が生まれます。
4.スタッフ（パーソナルアシスタントなど）を使用してメールを確認します。 ビジネスマンにとって最も人気のある言い訳の1つは、「しかし、私の主要なクライアント、売り手、または従業員に問題がある場合、彼らは私の助けを必要とし、それは緊急の問題でしょうか？」です。
現実に戻りましょう。 平均して、忙しい人はすべて1日に20回メールをチェックします。 これらの20回のうち、緊急の介入を必要とする重大な状況が発生しているのは何回ですか？
（1日または週の特定の時間に）メールを表示するようにスタッフに指示することにより、時間と会社の時間を保護できます。これにより、時間のメリットが大きくなり、集中力が向上します。 あなたが本当にあなたに連絡する必要があるなら、彼らはドアをたたくかSMSを書くことによってあなたに間違いなくあなたに知らせます。
5.自動受信機能を無効にします（または電子メールを受信する頻度を再構成します）。 受信したメッセージの即時通知を受信する必要はありません。 また、メール受信信号（オーディオおよびビジュアル）をキャンセルします。 メールサウンダーは、パフォーマンスを低下させる強迫的な動作を引き起こすだけです。
私たちのトレーニングに参加した1人のクライアントは、この1つのポイントにより、彼の平均年間収入が年間100,000ドルに増加したという経験を共有しました。
6.少ないメールを受信するには、送信するメッセージを減らします。 これは自然なことです。
7.応答の送信を延期します。 回答が速ければ速いほど、別のメールを受信する可能性が高くなります。 転送、削除、返信など、特定のアクションを実行するだけでなく、考える必要があるため、各電子メールには時間がかかります。
回答を送信する前に、1時間、1日、または1週間待つことができます。 また、メールプログラムで「遅延送信」機能を使用すると、すぐに返信できますが、送信プロセス自体を延期できます。
8.問題をあまりにも曖昧に理解しているために、メールでの失望した会話に常に巻き込まれている場合は、電話をかけるか、この人と会話を始めてください。 電子メールでは、会話のすべてのニュアンスをキャッチすることはできません。完全な会話を置き換えることはありません。
トピックが十分に機密性が高く、手紙の受信者があなたの手紙に動揺したり気分を害したりすると思われる場合は、送信しないでください。 よりよく話す。
会社のリーダーとして、あなたが自分で引き受ける必要がある主要な機能の1つは、「SNA」要因の拒否です。それは、恐怖、不確実性、疑念です。 したがって、人々と話し、代わりに彼らに手紙を送らないでください。
9.メッセージが膨大で長いことが判明した場合は、手紙の最初に重要な情報を示します。 受信者に、何が問題なのかをすぐに理解させます。
また、手紙に複数のトピックが含まれている場合は、受信者が簡単に答えられるように番号を付けます。
10.電子メールを使用してタスクをチームに配布したり、自分で解決したりしないでください。 代わりに、プロジェクトリスト、テーブル、またはプロジェクト管理ツールを参照してください。 電子メールは、To Doリストを保持するための悪い方法です。 今日来るものは、今日来るものによって消去されますが、後で（または明日）消去されます。
オンラインおよびモバイルデバイスで動作するシンプルで手頃な価格のプロジェクト管理ツールがあり、アイテムのリストを作成し、それらを分類して優先順位を付け、チームが知っておく必要のある詳細を共有するのに役立ちます。 これは、問題を解決し、あらゆる種類の困難な状況を防ぐための有益なツールです。
11.最も頻繁にあなたから手紙を受け取る5人を指定します。 これを行うには、送信メールを並べ替えて、最も頻繁に受信するユーザーを分析します。 ほとんどの場合、これらは内部チームのメンバーになります。
彼らが長い文字を好むか、長い文字を好むかを見つけてください（つまり、特定のトピックのみの1文字またはより多くのポイントを含むグループ化された文字）。
メールから自由時間を見つけてください。 彼らはBCCリストに自分の住所が欲しいですか？
メールのやり取りで最も気に入っている3つの要素は何ですか？ そして、彼らはどのような情報を別の方法で知りたいのでしょうか？
自分の好みも共有してください。
12.活気のあるメッセージトピックを使用して、チームがメールを検索して処理するのにかかる時間を最適化します。
件名に空のスペースはなく、「こんにちは」もありません。 代わりに、あなたとあなたのチームは、件名を明確にする必要があります。短い説明です。 これは、後でメールを表示するとき、特定の手紙を見つける必要があるときに役立ちます。
誰かに手紙を書いている場合は、このトピックを繰り返すのを怠らないで、チームにもあなたのためにこれをするように頼んでください。
同じことをするために部下を割り当てます。
PSトピックに関する別の記事- 生産性物理学：仕事でのニュートンの法則の適用をお勧めします。
MBA Consultの創設者、Vyacheslav Davidenkoによる翻訳