電子メールでの作業ゼロに受信メッセージの数を削減する方法

私たちのブログでは、我々は、作成に関する多くの書き込み、電子メール、郵送をして電子メールを使用します。 スパム対策 、 電子メールの将来、電子 メール通信の保護、および大規模なIT企業のリーダーが使用する電子メール技術についてはすでに議論しています 。



そのうちのいくつかは、Inbox Zeroアプローチを使用しています。ForteLabsのパフォーマンスマネージャーであるThiago Forteは、この手法の使用を開始し、受信メールの数をゼロに減らす方法に関するブログ投稿を書きました。 私たちはあなたにこの材料のハイライトを紹介します。



Forteは、1日に17分を電子メールに費やしていると書いています。これは、過去12か月間の勤務時間の7.43％です。 比較のために、平均的な従業員は、電子メールの解析、メッセージの作成、および返信に時間の28％を費やしています。







Inbox Zeroテクノロジーの主なアイデアは「各メールを一度に処理する」ことです（ワンタッチアプローチ）。 しかし、ほとんどのユーザーは、この単純なトリックにはかなりの労力が必要であることを理解していません。慎重に設計されたシステムに基づいている必要があります。



一瞬彼女の電子メールをチェックした人を想像してみてください。 彼は日中に受け取った手紙を調べ、勉強する必要のある日誌と手紙を選択します。







「私は、システムを必要としない-すべては私のメールボックスに保存されてみましょう！」



その後、彼はすべてを受信ボックスに残します-電気、スパム、個人カード、納税申告書の期限切れの領収書。 この儀式は毎日繰り返され、そのメールボックスは新しい文字で満たされ、文字通り継ぎ目でポップします。



それはどのように、ほとんどの電子メールで働く人々のです。 彼らのメールボックスは信じられないほどのサイズに膨らみ、手紙はほぼ継続的に送信され、さまざまな種類の手紙が成長しています。 しかし、真実は、空のメールボックスを維持するために、混雑したメールボックスよりもはるかに少ない時間と労力で済むということです、フォルテは確信しています。



ここでは、空のメールボックスへのパス上の5つの簡単な手順は次のとおりです。

いくつかの簡単なヒント：

1.特に重要でない限り、すべてのニュースレター、通知、グループチャットの購読を解除します（このためには、 Unroll.meサービスを使用できます）

2. Gmailのでリダイレクトすべての電子メール・アカウントまたはあなたが仕事のために使用することを他の電子メールサービス。

3. Mailstromを使用して、数百（または数千）の不要な電子メールを一度に削除し、受信トレイの残りを特別にマークされたフォルダーに移動します。

そして、いくつかの重要な情報を逃すかもしれないものについては心配しないでください。 まず第一に、届く範囲にある手紙を勉強し、あとで残りに戻ることができます。

メールはその目的のために使用すべきです

主な問題は、人々はすべてのために電子メールを使用することです。 結局のところ、トースターパンチトイレ用の多機能クリーナーは買わないでしょう。 そして、葉の収穫機とハンドブレンダーの組み合わせは、あなたにとって良いアイデアのように思えませんか？



しかし同時に、私たちはどうにかして絶対に互換性のない機能を最も重要な作業ツールに導入し、それをフランケンシュタインの肖像に変えています。 メールボックスは、私たちにとってのコミュニケーション手段、タスクリスト、プロジェクトマネージャー、通知システム、ブックリスト、ファイルを保存するためのアーカイブ、交渉のアーカイブ、計画ツール、メモのアプリケーションなどとして機能します。



私たちは1つの簡単な仕事をするためにメールを「雇い入れ」ました。今では、地下に住み、深夜まで多くの追加タスクを実行する便利屋のようなものです。 それでは、電子メールを元の機能に戻しましょう。これは、他のどのツールよりも優れたパフォーマンスを発揮します。つまり、新しいメッセージを受信します。



特殊なアプリケーションの他の機能をはるかに優れたハンドル1と。 最も逆説的なことは、Gmailの作業を1つの重要な機能に減らすことはそれほど簡単ではないということです。 Gmail開発チームは、電子メールで作業するために必要なすべてのものを提供しましたが、今では有用なものを入手するためにこれらの派手なデバイスを放棄する必要があります。



電子メール管理プロセスを簡素化するには：

4.無効化「高度なフォルダ」

ほんの数秒で各文字を処理することを学ぶとき、追加のフォルダーはプロセスを複雑にします。 奇妙なことに、規模の経済のおかげで、大量の文字があなたの手にしか届かないでしょう。

5.すべての「スマート」機能をオフにします

これらのすべての山盛り機能が不十分時代遅れのシステムに適応しました。 彼ら - 唯一の短期的な解決策の長期的な問題。



アスタリスク、プライバシーインジケータ、システムタグ、カテゴリ、サークル、マーカー、フィルター-これらすべてを取り除き、安心して呼吸してください。

6.すべてのチャットやソーシャルメディアアプリケーションをオフにします

リアルタイムでのインタラクションとチャットは消えませんが、不要な機能をすべてオフにすると、電子メールに費やす時間が少なくなり、チャットが気を散らすだけの電子メッセージの迅速な処理に集中できます。

すべての通知をオフにします7.

あなたの受信トレイ - それの誰かの他のタスクリスト。 このたび、あなたが何らかの理由でいつでも作業を中断し、誰に許可を与えていることを忘れないでください。



少なくとも週に通知をオフにしてください。 また、パソコン、携帯電話やその他のデバイス上のオペレーティングシステムですべての通知をオフにします。

配布/情報処理の4つのシステムをインストールする必要があります

入力システムがブロックされているのと同じ理由で、メールボックスがオーバーフローしています：効果的な情報配布/処理システムの欠如。



文字を配布する場所がないため、文字は蓄積されます。 ただし、注意してください。そうしないと、必要かつ有用な情報を誤って削除してしまう可能性があります。 Inbox Zeroテクノロジーの背後にある考え方は、着信メッセージを無視したり、「電子メールの破産」を劇場で宣言したりすることではありません。 私は正反対の態度を持っています。すべてのメールは例外なく重要です。



着信メッセージの100％をカバーする情報処理システムをインストールしていない場合は、単にポンプで湖を排水したことを考慮してください。水位が下がると、湖は再び速く満たされます。 着信レターは、デジタルカレンダー、タスクマネージャー、情報を保存およびアクセスするためのアプリケーション、および読み取りを遅らせるためのアプリケーションの4つの情報配信/処理システムのいずれかで処理できます。



カレンダーは、情報を処理するためのツールとして非常にシンプルで理解しやすいものです。他のツールを見てみましょう。その後、これらのツールをすべて効果的に使用するのに役立つルールに移ります。

タスクマネージャー

タスクマネージャーは、タスクリストのデジタルバージョンです。 デジタルタスクマネージャーには多くの利点がありますが、私たちにとって唯一の機能が最も重要です。1回のクリックで文字をタスクとして保存し、リマインダーを設定するこのプログラムの機能です。



Forteは自分でそれを使用し、 Thingsタスクマネージャー（MacとiOSにのみ適している）で作業するように他の人に勧めていると書いています。彼はこの機能に完全に対応しているためです。特定のキーの組み合わせ（ctrl-alt-space）元の電子メールへの自動的に表示されるリンクと、タスクを示すカーソルが表示されます。







Appleテクノロジーを使用しない人のためのもう1つの優れたタスクマネージャーはTodoistです。 これはGmailの特別な拡張機能で、メールクライアントをTodoistタスクマネージャーに統合するように設計されています。 Gmailツールバーの右側に[タスクの追加]ボタンが表示されます。 それをクリックすることで、元のメールへのリンクになる特別なウィンドウにタスクを書くことができます：







メールの移動先に関係なくこれらのリンクが機能することが重要です。そのため、ユーザーはメールを分類したり、タグやフラグなどを入れたりする必要がありません。 タスクマネージャーのリンクをたどるだけで、目的のメールが画面に表示されます。



この小さな機能は、タスクマネージャーの基盤であるだけでなく、ワンタッチアプローチ全体の基盤でもあります。 システム全体は、散らかった電子メールボックスから特別に設計されたツールにタスクを転送するユーザーの能力に依存するため、受信したかどうかにかかわらず、適切なタイミングで適切なメールに即座に正確にリダイレクトできるツールを信頼します2数時間または2年前。

情報を保存およびアクセスするためのアプリケーション

これはおそらくほとんど知られていない最も便利なツールです。 その目的は非常に単純です：将来役立つかもしれない情報-何らかの理由で削除したくない文書、メモ、またはファイルを保存すること。



ほとんどの場合、人々はこの情報をコンピューター、Dropbox、または他のクラウドサービスに保存するか、単にメールアーカイブまたはプロジェクト管理アプリケーションに残します。 このアプローチはいくつかの理由で合理的ではありませんが、特別に設計されたツールが必要なストレージのために、これは非常に貴重な情報であるのに十分です。

使用するアプリケーションに関係なく（ForteはEvernoteを推奨しています）、主なことは、メールボックスから必要な情報をすばやく簡単に転送できることです。

怠readingな読書アプリ

遅延読み取りのアプリケーションを使用すると、ビデオ、Webページのコンテンツ、記事、ブログ投稿を保存して、後でそれらに慣れることができます。 このようなアプリケーションでは、アクションを実行する必要のないメール（タスクマネージャーに入力するメールなど）、および空き時間に読み/見/聞きたいが、費用がわからない情報を入れることができます。それを保存します。



これは4つの追加の情報処理/配信システムの1つにすぎませんが、そのような単一目的のツールがどれだけもたらすことができるか驚くでしょう。 使用する遅延読込アプリケーションの種類（Forte-Instapaperの選択）は関係ありません。主なことは、メールから直接手紙を転送できるようにすることです。

ワークフローを合理化する必要があります。

電子メールでの作業は、古典的なニュートン物理学の法則の対象ではありません。 着信メッセージの数が100から200、300、および400に増加すると、それらの処理に費やされる時間とエネルギーは、2、3、および4倍に直接比例して増加しません。

この場合、カオス理論が機能する可能性が高くなります。特定の瞬間に、必要な時間/エネルギーの量が、予測不可能な見えない境界であるクリティカルラインを超えます。 氷が水に変わり、水が蒸気に変わるのと同じように、ある段階が別の段階に置き換えられます。 設定を変更すると、ワークフロー全体に悪影響を及ぼします。



上記の情報配信/処理システムでは不十分です。 メソッドを開発することも必要です。 入念に考えられた着信メッセージの処理方法により、時間制限やその他の条件に応じて、各電子メールに費やされる時間を決定できます。



ここでは、2分というルールに頼ることができますが、2分以内のタスクを後回しにしないでください。 問題は、この時間基準が普遍的ではないことです。 休暇から戻った後、メールボックスで1,200通の新しい手紙を見つけ、2分間のルールに従うことにした場合、2分間のタスクを数日間費やし、おそらく非常に重要なタスクを見逃します。 週末の後も同様の状況が発生する可能性があります。



代わりに、たとえば10秒ルールを作成する必要があります。これにより、必要に応じて15から20分以内に数百の着信文字を処理できるようになります（義務ではありません）。これにより、メールボックスの時限爆弾について心配する必要がなくなります。



ワンタッチアプローチの重要な考え方は、特定のタスクを実行する必要がある手紙を受け取ったとき、すぐにそれを完了するべきではないということです-実行するアクションと時間を決定し、適切な場所に手紙を移動する必要がありますアプリケーション。 したがって、意思決定を迅速に実行（実行、保存、読み取り、または削除）する能力を開発することにより、将来のより適切な瞬間までタスクの実行を遅らせることができます。



この方法のおかげで、メールをチェックするのに通常のメールをチェックするよりも手間がかかりません-あなたは何をする必要があるかを決めるだけで、あなたはしません。 また、Gmailアプリケーションの3つのポイントがこれに役立ちます。

8. Gmail Labで自動移行をオンにします

電子メールの系統的な検証では、最も難しいことは、新しい手紙に気を取られないことです。 遅延せずに、リストの単一の文字を見逃すことなく、優先度順に各文字を決定することは非常に困難です。 自動移行機能をオンにすると、受信トレイに何度もアクセスする代わりに、時系列で次の文字にすぐに移動します。

9. ホットキーを有効にする

電子メールで作業する場合、ほとんどの場合、同じ簡単な手順を実行します。 ホットキーを有効にすると、マウスを触らなくても一度に数十通のメールを処理できます。

• 新しいウィンドウで手紙を書く：with
• 返信：r
• すべてに返信：a
• フォワード：f
• アーカイブに追加：e
• 送信：cmd-enter

10. ディスカッションスレッドをアクティブにします

Forteは、古いものから新しいものへと時系列で電子メールを処理することを提案します。なぜなら、新しい電子メールを取得したいという欲求が、古い電子メールに対処するからです。 「ディスカッションブランチ」をアクティブにすると、グループメッセージに対する以前の返信が表示されるため、古いメッセージに誤って応答することはありません。

メールを並べ替えるときにすぐに意思決定できることが重要です

上記で説明したすべてのこと-情報配信/処理システムとワークフローの最適化-は、着信文字の配信/並べ替えを即座に決定する能力を高めます。







おそらくすべてのレターの60〜70％がアーカイブに送信されます。これらのレターには、主に表示するだけの通知が含まれているためです。 また、ステップ4のように、手紙に返信がなく、再送信する必要がある場合にリマインダーを作成することもできます。

制御されていない正帰還ループを備えたシステムは、最終的には故障します。

さらに頻繁にメールを送受信するためのメール処理システムは作成されていません。 実際、これが問題です。 電子メールには非常に強力な肯定的なフィードバックがあります。送受信する手紙が多いほど、同僚、パートナー、およびクライアントが送受信する手紙が増えます。 私たちは勝者がいない軍拡競争を実施しており、有効性を高めることは状況を悪化させるだけです。



ドネラメドウズが書いているように 、ポジティブフィードバックチェーンは開発と成長の源泉ですが、破壊と衰退の源泉でもあります。 制御不能な正のフィードバックチェーンを備えたシステムは最終的に崩壊します。そのため、今日、24時間連絡をとる必要があると感じています。これは、生物学的および神経化学的限界を超えています。



私たちの主な目標は、反応を減らすことです。 変更した、システムが動作しているという兆候は、「非常に重要」という恐ろしい見出しの電子メールを受信した日であり、緊急のタスクに急がないで、他の手紙と同じようにします。 自分で完了することにした場合は、タスクを完了します。



エネルギーを消散させるのではなく、集中させることを学び、日常作業をツール、システム、アシスタント、部下、そしておそらくいつか人工知能を備えた機械に任せ始めると、「即座に」すべてに応答する新しい超能力が必要になります。結果はもうすぐです。 作業の残りの部分では、より多くの知的で創造的な努力が必要になります。