ビジネスプロセステンプレートを保存するためのGoogleサイトとWIKI

こんにちは



今日、Habrの住民に、よく知られているGoogleサイトサービス（Googleサイト）を使用する方法の1つ、つまり、それを使用して指示（ジョブの説明）を保存し、人生とビジネスの典型的なタスクを実行する手順の説明について説明したいと思います。

問題（またはアイデアはどこから来たのか）

最初の例



おそらく、私たちはそれぞれ自宅にルーターを持っています。そのようなボックスには、点滅するライトがあり、アパート内のすべてのデバイスをインターネットに接続できます。 そのため、ルーターを非常にまれに構成する必要があり（年に1回未満）、その構成を安全に必要な対策（インターネットプロバイダーの変更、別のアパートへの移動など）に起因させることができます。 ほとんどの場合、適切に機能し、目を引きません（隅のどこかに落ち着いてほこりを集めます）。 しかし、永遠に機能するものはありません。また、無期限にインターネットアクセスポイントを設定するという問題に対処する必要があります。



そして、この瞬間は、少なくとも私にとっては、かなり不快です。 落ち着いて仕事を続ける代わりに、フォーラムをサーフィンし、マニュアルを読み、インターネットサービスプロバイダーに電話をかけ、記憶から正しいアクションのシーケンスを消去するために信じられないほどの努力をしなければなりませんでした。



2番目の例



ビジネスニーズのために、私は自分の名前でIP（個人起業家）を開く必要がありました。 そしてご存じのように、民間起業家の簿記、特に簡易税制（SIM）の記帳ははるかに簡単です。 年に一度すべての税金を支払います。 保険料などは、四半期に1回または年に1回支払うことができます。 とにかく、めったにありませんが、これを行う必要があります。 税金を支払わない場合、負債の額がわずかであっても、税は直ちに訴訟を開始し、あなたに執行人を送ります。



したがって、年に一度（四半期に1回の保険料）、必要なすべての金額を支払うために、クライアントバンクシステム、支払い、およびその他の官僚的手続きで多くの操作を行う必要があります。



私は技術者であり、会計士になりたくありません！ また、上記の支払いシステムまたは一連のアクションでミスを犯した場合、日常生活で少し余分なgetが発生します（記憶を頼りに、1年前に実行した一連の正しいアクションを明確に覚えていることはこの状況では選択肢になりません）。



したがって、これらのすべての業務の実施には、税金と年金基金への呼び出し、フォーラムの閲覧、「クライアント銀行」の技術サポートスタッフへの呼び出し、そして私にとっては余分な負担が伴いました。



例3



私たちのオンラインプロジェクトは絶えず成長しており、ご存知のように、新しい従業員が定期的に必要です。 しかし、私たちと一緒に仕事をしたいすべての人が私たちの要件を満たし、試用期間を無事に終えるわけではありません。 仕事のために誰かを雇おうとした場合、必要な従業員を初めて見つけるのはそれほど簡単な仕事ではないことを理解しています。



さらに、従業員の会社を辞める能力をキャンセルした人はいませんでした。 人生で何でも起こります。私は自分のビジネスを開くことを決め、より魅力的なポジションを見つけ、他の都市に移りました。



その結果、組織の主要な従業員は、知識を必要なレベルに引き上げるために、新入社員を訓練する必要に直面しています。 つまり 候補者の候補者が本格的な従業員になる前に、当社での今後の仕事で必要となる可能性のあるすべてを彼に教えます。



注 ：新たに到着した従業員を（必要なレベルに知識を高めるために）トレーニングする必要はすぐにはありませんでしたが、このアプローチはすでに成果を上げています。 従業員向けのトレーニングは、ビジネスの成功に不可欠です。



そして、従業員から従業員まで、同じことを言わなければなりませんでした。 作業に使用するプログラム、インストール方法、使用方法、すべての基本的な作業ルールなどを話します。 このようなトレーニングには、学習者だけでなく、教える人も多くの時間がかかりました。 つまり 有能な従業員は、直接の職務を遂行する代わりに、有給の労働時間を初心者と交換して過ごしました。 そして、おそらく、新参者は試用期間を過ぎて会社を去ることはないので、実際に費やされたすべての努力は単にパイプに飛び込むことができます。



一方、新しい従業員に完全な自由を与えることはできず、彼を制御することもできませんでした。 そのような場合、それに割り当てられたタスクは、単純に圧倒されます（TKの書き込みの品質などに関係なく、まったく完了しないか、必要な処理が実行されません）。 初心者にはストレスがあります！ 彼は新しい場所（他の誰かの修道院）にたどり着きました。そこでは、新しい人々が彼のために働いたり、彼自身の会社の規則などを作ります。



そして最終的に、私たちの組織が提供するサービスの質が低下することがわかりました。 私たちのビジネスは完全に管理できるようにはなっておらず、システムとしてではなく、予測不可能な結果を​​生み出す何かとして振る舞います。



その結果、レーキを数回歩いた後、すべての典型的なプロセスを文書化する必要があることに気付きました！



ビジネス（および人生）のすべての典型的なステップ、すべてのビジネスプロセスは、最も詳細なステップバイステップの手順を使用して説明する必要があります。



必要なすべての指示が構造化される単一のリポジトリを作成する必要があり、いつでもインターネットのある場所から、スタッフと私がそれらにアクセスできるようにします（できれば権利を区別して）。



そして、ここで有名なウィキペディア（WIKI）は私たちの助けになりますが、そこに書かれているものではなく、その構造です。

解決策（私たちがしたこと）

必要なものをほぼ理解したので、適切なITソリューションの検索を開始しました。



彼らが最初に見つけたのは、あなたのウェブサイトにWIKIの見た目を作成できるスクリプトでした。 彼らはそれを置きました。 見た...



結局のところ、スクリプトにはバグがあり、設定と非常に混同されていたと同時に、重大な欠点が1つありました。 なぜなら スクリプトがサイトに配置されたため、サイトの損失（ハッキングとウイルス感染、ホスティングの問題、MySQLデータベースの崩壊、その他の異端）により、蓄積された資料が完全または部分的に失われる可能性があります。 そして、これは、ご存知のように、単にビジネスには許されません！ IT領域から類推すると、会社のメインサーバーが落ち、同時にシステム管理者が辞任することになります。ハルマゲドンは会社から始まります。



彼らはさらに検索を開始し、ここにあります！ 決定は手元にあり、私たちはそれに気づかなかった。 組み込みのGoogleサイトサービス（構造化されたWikiに基づく簡素化されたホスティング）は、いくつかの理由で私たちの目標に完全に適合しました。

• Googleサーバーの崩壊と破壊は可能ですが、起こりそうにありません。
• 新しいサイト（新しいボリューム、新しいプロジェクトの指示）が数分で作成されます。
• Googleサイトで作成されたサイトの構造は明らかに要件を満たし、説明されている問題の解決に適しています。
• Googleツールを使用して、サイトのすべてのページで非常に高品質の検索を使用できます（オプションはカスタマイズ可能で、検索アルゴリズムを選択できます）。
• 指示へのアクセスも制御されます（側からの誰かはそれらを見ることができません）。

一般に、上記の利点に基づいて、選択はGoogleサイトで停止されました。



注 ：少し先を見据えて、Googleサイトに基づくWikiには現在、当社の特定のビジネスプロセスを説明する1000を超える指示があり、毎日ますます多くの指示があることをお知らせします。

GoogleサイトでWIKIを作成する方法

Googleサイトで構造化されたWIKIに基づいてサイトを作成するのは非常に簡単な作業です！



唯一の必要条件：Gmailメールサービスにアカウントが必要です（Gmailメールサービスに独自のメールボックスが必要です）。



だから、あなたの最初のウェブサイトを作る時間です：



1. Gmailメールアカウントに移動し、上部の水平メニューで[サイト]アイテムを選択します。







2.開いたページで、「作成」ボタンをクリックします。







3.次のページで、Googleはテンプレートを選択し、今後のGoogleサイトの名前を示すように求めます。 テンプレートとして、「空のテンプレート」のままにして、名前をラテン文字（指示など）で示します。







必要なデータをすべて入力したら、[作成]ボタンをクリックします



4. Googleは少し考えて、構造化されたWIKIに基づいた新しいサイトの準備ができました！







これで準備作業は完了です。 充填に進むことができます。



タグ：Googleサイト、Wiki、命令ストレージ

Googleサイトの使用方法

ご理解のとおり、作成されたGoogleサイトは、組織内の一種の社内サイトのように組織に表示されます。 以下のようなさまざまな情報を保存できます。

• 組織の詳細と構成文書のスキャン。
• 従業員の連絡先情報（使用済みCRMからさらに複製）;
• 定期的に仕事をしなければならない、または定期的に仕事をしなければならないフリーランサーの連絡先情報（「Our Favorite Freelancers」と呼ばれる特別なドキュメントは、信頼できるパフォーマーの一種のミニデータベースです）。
• 今年度の主要なビジネスイベントの計画（各年の初めに、重要なポイントを示すおおよその開発計画の概要を示し、それに従うようにします）;
• 過去数年間の主要なビジネスイベントに関するレポート（非常に有用な情報。これにより、組織の成長につながる非常に重要なアクションを分析および特定できます）。
• 標準文書のサンプル（行為、請求書、請求書、契約書、声明、アンケートなど）;
• 特定のビジネスプロセスを完了するために必要な手順を説明する段階的な手順。

したがって、当社のGoogleサイトには、従業員が仕事で必要とする可能性のあるすべての必要な情報、つまり、 会社の従業員が公に利用できるはずの情報。



注 ：WIKIに保存されている上記のデータタイプのリストは最終的なものではありませんが、Googleサイトを作成する目的を理解するには十分です。



すぐにいくつかの推奨事項をお伝えしたいのですが、WIKIを記入する際にそれを順守します。

1. アクセスパスワードをWIKIに保存しないでください（たとえば、KeePassにパスワードを個別に保存します）。
2. WIKIに投稿する指示は、最も単純な段階的な手順で、最も熟練していない従業員でも正確に実行できるようにする必要があります。
3. 指示を過負荷にしないようにしてください。 命令に節があり、その実行も一連の一般的なアクションで構成されている場合は、これらのアクションを別のサブ命令に配置し、メインの命令にリンクを追加します（プログラミングのように、別の関数に分解します）。
4. 企業のWIKIでさらに検索しやすくするには、各命令（記事）のページの下部に少なくとも3つのタグを追加します。 タグを斜体で書きます。
5. 印刷画面またはサポートビデオ（youtubeリンク）を使用して指示を提供します。 これにより、彼らとのさらなる作業が促進されます。

手順の例として、「GoogleサイトでWIKIを作成する方法」セクションの「Googleサイトで構造化されたWIKIに基づいてWebサイトを作成する」プロセスをご覧ください。



注：この手法をサービスに取り入れる人のために、何か他のことをアドバイスしたいと思います。



初めて完全に機能する命令を書こうとしないでください。 最初のオプションでは、十分なもので十分です：

1. Gmailにログインします。
2. Googleサイトに基づいてサイトを構築します。
3. 最初の命令を追加します。

このような単純な行動計画でさえ、まったく計画を立てないよりはましです！

ビジネスでGoogleサイトを使用する理由

このアプローチにより、特定のタイプの作業のパフォーマンスにおける人的要因を大幅に減らすことができます。



私たちのビジネス（人生）のすべての繰り返しプロセスは、段階的な指示の形で詳細な説明を受け取るという事実のため、すべての操作を通過した後に必要な結果が得られることを高い確率で保証することが可能です。



したがって、ルーターのセットアップ、税金の支払いなどの最初に説明した例 逸脱やばかげた間違いなしに、明確に実行されます。



従業員のトレーニングに関しては、現在ではほとんどの場合、従業員は特定のアクションを厳密に段階的に実行することを学ぶ指示を受け取ります。 トレーニングのいくつかの瞬間は、ビデオレッスンなどを通過します。 最初の従業員に説明するときに、記録が作成されるか、特別なトレーニングビデオまたはコースが準備されました。



それだけではなく、ゆっくりと、ビジネスが成長するにつれて、あなたとあなたの従業員はあなたの組織のますます多くのビジネスプロセスを説明します。 あなたの会社とビジネス全体は、従業員の能力レベルではなく、ビジネスプロセスの記述の質のシステムに徐々に変わりつつあります（そのような組織の最も有名な例は、誰もが愛するマクドナルドです。 ）



「システムとしてのビジネス」というこのアプローチは、従業員からあなたを独立させます。 誰かが予期せず辞めても、これは組織の仕事に影響を与えず、別の人を代わりに置くだけで、指示に従って仕事を続けます。



注釈：注釈は、普通の従業員が退職する場合に有効です。 トップマネージャーがあなたを去ることを決めた場合、彼の出発は具体的になりますが、崩壊にはなりません！

結論の代わりに

この記事で説明した手法が、Habrの住人にとって有用で役立つことを願っています。



質問や記事に関するコメントがありましたら、コメントに書いてください。助けて答えてみます。