翻訳者から 。 電子アーカイブおよび記録管理システムの開発中に、電子文書管理および電子文書保管の分野における現在の傾向に向けられたすべての出版物を注意深く監視しています。 最近、OpenTextレコード管理スペシャリストであるMark Mendelによるインターネット上の記事を見つけました。 この記事は、現在のロシアの現実とはほど遠い外国の慣行に基づいて書かれていますが、本当の将来にまだ直面しなければならないいくつかの傾向を予想しているため、疑いの余地はありません。 これまでのところ、記事の最初の部分は情報と画像処理協会のウェブサイトで公開されています。 2番目の部分は、サイトに投稿され次第、必ず翻訳します。
過去数年にわたり、私はすべての最新の変化に関連して、業界が質的に新しいレベルに到達したという結論に達しました。 この変更は、新しい市場開発要因の出現と、ベンダーが今日の要件を満たす新しいソリューションを提案したという事実に関連しています。
この記事の最初の部分では、市場開発の新しい要因を検討します。 第二部では、これらの要因が専門家コミュニティにどのように影響したかを分析します。
電子情報開示
連邦民事訴訟規則では、試験中のすべての文書が検証可能であることが要求されています。 これは、電子形式で提出された文書にも適用されます。 電子情報開示手順で最も重要な電子コンテンツは、電子メールです。 インスタントメッセージ、ボイスメール、コピー、下書き、個人的な通信-これらはすべて調査および検証できます。 この状況では、コンテンツにレコードステータスがあるかどうかはまったく関係ありません。レコードステータスに関係なく、すべてを調べて検証できます。
文書を調査するコストは非常に高くなります。 裁判にこの文書またはその文書が存在しないことは、制裁、罰金、否定的な決定、場合によっては投獄という非常に深刻な結果にもつながります。 この状況では、コンテンツを簡単に見つけて、ストレージルールに従って分類し、関連性がない場合は考慮から除外することが非常に重要です。 このアプローチにより、調査と保管のコストを削減できるだけでなく、ドキュメントの紛失事例を回避または大幅に削減できます。
コンテンツライフサイクル管理と呼ばれるこのアプローチでは、作成またはキャプチャされた瞬間から完全に削除されるまで、すべてのコンテンツに情報管理技術を適用します。 情報管理方法は、電子メールメッセージ、ソーシャルメディア、すべてのバージョンの電子ドキュメント、共有ファイル、コラボレーションツールを使用して作成されたコンテンツなどに適用されます。
法律の変更の結果は、「記録」（記録）の概念の内容に対する新しい見方の出現でした。 以前は、情報は生成されたビジネスプロセスの最後にレコードとして宣言され、レコードを保存するスケジュールによって、情報の体系化および保存方法が決定されていました。 分類および保管システムは全体として、紙文書が棚または引き出しに配布される紙時代のアプローチを再現しました。
新しい定義によれば、すべてが記録です（英語のすべては記録です）。 したがって、すべてのコンテンツを管理する必要があります。 このようなアプローチには、保存期間によるレコードの拡大分類が含まれます。 次に、この分類内で、ステータスが「Transitional」の特別なグループのレコードが割り当てられます。 このアプローチによれば、記録ではないものすべて（個人的な通信、業務以外の通信、下書き、コピーなど）は、移行記録のステータスを受け取ります。 一定の保管期間が設定され（たとえば、120日）、その後は破棄できます。 このアプローチにより、ストレージ要件を削減し、コストを削減できます。
レコード管理（RM）の新しいパラダイムの観点からは、ECMシステムのサブクラスの1つです。 ECMソリューションの導入後、レコード管理は、人事管理、貸主会計、会計、顧客サポートなどのプロセスの重要な要素になります。これらのすべてのプロセス中に、ビジネス関数としてキャプチャおよびインデックス付けされるレコードの受信と作成があります。 -プロセス、およびこれらのレコードの分類は自動的に実行されます。
上記のすべてのプロセスにレコード管理を含めるには、すべてのトランザクションを監査する必要があります。 ここでは、もう1つの重要な要素である検証の準備に注意する必要があります。
検査の準備
「監査の準備」という用語は、米国国防総省によって導入され、組織が監査の可能性を迅速、正確、完全に準備できることを示しています。 古い（「紙」）アプローチの観点からこの要件にアプローチすると、マイナスの結果と非常に深刻な問題につながる可能性があります。 自動化されたソリューションにより、組織はすべてのビジネストランザクションの完全な記録を保持できるため、監査の準備にかかる時間を大幅に節約できます。
失敗した監査と検査による損害は、場合によっては数百万ドルで測定できるため、検査に対する一定の準備が非常に重要です。 コンテンツライフサイクルモデルを使用することにより、ビジネスプロセスに関連するすべての情報の詳細なアカウンティングが非常に実現可能になります。
政府記録の管理に関する大統領のメモ
2011年11月28日、オバマ大統領は、各政府部門がすべての紙の文書を電子形式に翻訳するために人を任命することになる法令に署名しました。 同時に、部門の情報管理には、必然的に電子メール、ソーシャルメディア、クラウドソリューションなどを含める必要があります。すべての部門は、米国国立公文書館および管理および予算サービスでのドキュメントの電子ストレージへの移行計画を提供しています。 この夏、すべての部門の提案と問題の公開討議の結果を考慮に入れた文書の電子保管への移行に関する指令が作成されます。
この作業は、ほとんどの政府指令の実施と同様に、資金提供されていない任務です。 ただし、ご存じのように、ドキュメントの電子ストレージへの移行により、投資回収のレベルが上がる可能性があります。 この決定が正しく実装されていれば、将来的にかなりの資金を節約できます。
少ないリソースでより多くを達成
現在のアメリカ政府の特徴的な傾向の1つは、「より少ないリソースでより多くを達成する」ことです。 これは現在の状況にも当てはまります。予算とリソースは減少していますが、使用する情報量は増加しています。 経済にとって現在の困難な時代に、この状況は民間部門とあらゆるレベルの政府機関の両方で起こります。 この問題を解決する重要な要素は、新しい技術と自動化の導入です。 主要なビジネスプロセスにレコード管理と情報管理を含めること、および新しいツール（自動分類用のツールなど）を使用すると、情報量が増加する状況で組織の作業を簡素化できます。
貯蔵寿命による統合分類
新しいパラダイムでは、アーカイブストレージスケジュールの問題に対する新しいアプローチが必要です。 現在の紙の時代のアプローチは非常に詳細です。 それに基づいて形成されたストレージルールは、現在の状況にはまったく不適切です。 多くの組織に保存されているレコードは、数百または数千のグループに分割できます。 最近、賞味期限による拡大された分類（英語の大きなバケット分類）。 ECMシステムに、レコードの検索に基づいてすべてのメタデータが既に含まれている場合、ストレージスケジュールは、レコードを保存する期間のみに構築されます。 このような単純化された分類システムは実装が簡単で、はるかに理解しやすく、そのようなシステムでのコンプライアンスがはるかに簡単になります。
たとえば、米国総合監査局は、すべてのエントリが3つの大きなグループと27のサブカテゴリに分類される分類を導入しました。 他の部門もこの例に従います。 同様の傾向は民間企業でも見られます。 米国国立公文書館（NARA）もこのアプローチを採用し始めており、まもなくより広く配布される予定です。
予備的な結果を要約すると、レコード管理の実践に現在大きな影響を与えている要因をもう一度リストします。
- 電子情報開示
- レコード定義の新しいアプローチ。
- 検査の準備;
- 文書の電子保管への移行に関する大統領令。
- 「少ないリソースでより多くを達成」。
- 貯蔵寿命による拡大分類への移行。
この記事の第2部では、現在の状況に対するECM市場の反応を詳細に検討します。