実際の状況
Zのコアビジネスは、放射性医薬品の製造と販売です。 顧客は、核医学技術を使用して癌を診断および治療する診療所です。
生産と出荷を整理するプロセスは、いくつかの段階で行われます。
- クリニックは、締結された契約の下で製品の供給の申請書を提出します。 アプリケーションは、クライアントの裁量で、電子メール、ファックス、または電話の形式にすることができます。
- 営業部門のマネージャーは、アプリケーションを処理し、それに基づいて、生産出力のために生産部門に注文を発行します。 並行して、マネージャーは製品品質管理の注文を出します。
- 生産部門が必要な薬を生産し、品質管理と放射線安全サービスがそれらをチェックします。
- 指定された期間内に、ロジスティクスサービスは顧客に配送するために倉庫から製品を受け取ります。
このプロセスにおける関連する役割は、消耗品に関する診療所に同意し、生産タスクを発行し、製造された製品の出荷を管理する営業マネージャーによって果たされます。
その過程で、次の文書が作成されます。クリニックとの合意、クリニックからの製品の供給の申請、商品の製造の注文、製品の運送状、請求書、請求書。 さらに、特定の放射性核種に基づいて毎月の出力を最適化するために使用される生産スケジュールがあります。
主な問題は、ドキュメントを準備するときに、営業マネージャーがほとんどのデータを手動で数回入力することです。 すべてのアプリケーションは製品マガジンに記録され、そこから手動でAccessデータベースに情報を転送します。 すなわち、彼らは現在の契約と価格の遵守をチェックし（必要であれば、再集計）、取引相手、薬の種類と量、出荷日と薬の指定された活動の日付を選択します。 次に、各タイプのパッケージングとコンテナ番号を手動で割り当てます。 これらのデータに基づいて、委託ノート、生産の注文、コンテナのラベルが作成されます。 生産スケジュールに基づいて必要な形式の文書を準備するには、各薬物の最適な生産日を手動で選択します。 マネージャーは、異なる放射性核種に基づいて同じ日に複数の薬物を製造する予定であっても、各薬物の放出命令を手動で準備します。
並行して、マネージャーは生産、品質管理、製品出荷のタスクの実行を発行し、監視します。 同時に、マルチターンコンテナー（製品を輸送するための鉛コンテナー）の出入りを監視するために、追加の出荷ジャーナルを維持しています。 すべて手動モード。
このようなプロセスは、販売マネージャーの人件費の増加、ドキュメントの頻繁なエラー、そして結果としてプロセス全体の効率の低下を伴うことは論理的です。
さらに、データストレージとそれらへのアクセスのセキュリティにも問題があります。 顧客、製品リスト、価格、製品のパッケージングに関するデータは、部門のネットワークフォルダーのAccessファイルに保存されます。 このソリューションは、ストレージのセキュリティ要件を満たしていないため、複数のユーザーがデータベースを同時に操作することはできません。 契約システムとのシームレスな統合はありません。 その結果、営業マネージャーは少なくとも2つのシステムを使用することを余儀なくされます。EDS（契約に関する情報がある場合）とAccessデータベース（これらの契約のクライアントアプリケーションに関する情報がある場合）です。
解決策
同社はECM / BPMプラットフォームでEDMSアプリケーションを実行しているため、生産と出荷の管理プロセスを自動化できます。
アプリケーションが機能するために作成されたコンポーネント：
まず、データのあるディレクトリ。 生産、製品、コンテナ、自動車で使用される放射性核種に関する参考書を作成する必要がありました。 さらに、請負業者と従業員の既存のディレクトリの構造を変更します。
次に、既存のドキュメントカードを変更し、新しいカードを作成します。 納入された製品のデータを契約システムと統合するために、既存の契約カードを完成させました。 必要なタブとフィールドが追加され、ディレクトリから目的の製品を選択できるようになりました。
第三に、彼らは新しい配送要求カード、生産注文カード、生産スケジュールカードを作成しました。 カードの必要なステータスが表示され、イベントに応じてカードの自動ルーティングを設定し、ディレクトリからカードにデータを自動的に入力しました。 必要な分析レポートだけでなく。
どうでしたか
従業員がアプリケーションを使用するときの基本原則は、1回限りのデータ入力です。 マネージャーは、不足しているデータを入力して、クライアントのアプリケーションの登録時に薬物を放出するためのタスクを策定します。 彼は、取引相手を選択してアプリケーションの作成を開始し、システムは現在の契約とそれを提供する薬のリストを自動的に選択します。 従業員は、必要な数量、出荷日、および医薬品の活動日を示します。 梱包の種類、コンテナ番号、配送方法が自動的に決定され、注文の総費用が計算されます。
クライアントのアプリケーションに基づいて、システムは製品のリリースの注文を生成し、医薬品の生産のためのタスクを発行します。 システムは、承認された生産スケジュールに基づいて最適な生産日を選択します。 並行して、システムは製品の品質と放射線の安全性をチェックするユニットのタスクを設定します。 薬物のリリースと割り当てられたタスクの完了後、システムはオーダーカードをアーカイブ状態に移行します。 管理者がボタンを押すと、システムは製品の預託書の必要な印刷フォームを生成します。これは、リリースされた製品とともにロジスティクスサービスで受け入れられます。
特別な条件
クリニックに送られる前に、放射性医薬品は再利用可能な鉛容器に梱包されています。 倉庫に在庫があることを知ることは常に重要です。 これを行うには、送信されたコンテナを追跡し、診療所からの返却を制御する必要があります。 このプロセスを改善するために、すべてのコンテナの場所と無料在庫の量に関する情報を提供するレポートを実装しました。 製造指図の形成時に、特定の出荷にコンテナ番号が割り当てられます。 管理者は常に、どの診療所といくつのコンテナを返却すべきかを正確に把握しています。
便宜上、ロジスティクスサービスは、システムがすべての配達に関するデータを提示するレポートを実装しました。 物流の従業員は、何を、どこで、いつ、どのように配達するかを常に知っています。
プロジェクトの結果によると：
-営業部門は、必要な文書の準備におけるエラーを除外しました。
-部門管理者の人件費を3倍削減しました。
-貨物に関する文書の集中アーカイブを受け取りました。
プロジェクトの実施期間は2.5か月です。
営業部門の従業員数の削減を考慮した回収期間は6か月です。
近い将来：
-自動データ交換のための会計システムとのアプリケーション統合;
-製品を受け取った後にクリニックに返送されるサポート文書のストリーミングスキャン、認識、および登録のためのモジュールを接続します。
EDMSを選択する際の推奨事項
EDMSアプリケーションの基礎は3つの要素であるため、カード、ワークフロー、およびレポートです。必要なロジックを実装するには、これらの要素を操作するための便利なツールが必要です。
カードのデザイナーとその状態 。 これらのツールを使用すると、短時間で新しいカードを開発し、既存のカードをすばやく変更できます。必要なボタン、タブ、フィールド、ツールチップをWebとWindowsクライアントの両方で描画します。 カードに必要な条件を作成します。 権限を付与する柔軟なモデルを使用して、特定のフィールドやボタンまで、必要な状態の必要なカードへのユーザーアクセスをすばやく整理します。
生産的なワークフローモジュール、プロセスデザイナー、外部システムへのコネクタにより、カードの作成とルーティングに必要なビジネスロジックをより効果的に実装し、イベントによる状態の作成と変更を管理し、カードのフィールドに自動的に入力し、内部コンポーネントと外部システムとデータを交換し、印刷物を作成できます文書の形式。
レポートデザイナを使用すると、カードの特定のフィールドから必要なデータを収集し、それらを必要なフォームでユーザーに提示できます。