しかし、これは「組織」と呼ばれる氷山とそのビジネスプロセスの一部にすぎません。
ビジネスシステムの重要な要素は調達です。
購買部門は供給部門ではありません。
購買は、会社にとって最適なサプライヤーを選択する組み込みプロセスです。これにより、クリーニングオフィスに関連するサービスプロバイダーから、複雑な統合および生産ソリューションを提供する企業まで、迅速かつ安価に透過的にサプライヤーを選択できます。
透明な調達プロセスを持つことのもう1つの重要で前向きな側面は、パートナーが確実に知っているように、良好なビジネスの評判です。
- 購入はどの段階で
- 契約の署名が計画されている場合、
- どのような文書、正当化など。 提供する必要があります。
さらに、組織化された調達プロセスにより、企業の費用を大幅に節約できます。これは、一部の調査によると、企業の全コストの最大70％が調達で占められているためです。
一般に、プロセスアプローチの観点から見ると、 販売と同様に購入は組織内でまったく異なる方法で行われ、組織が成功するほど、質的に調達プロセスが構築されます。
これはなぜですか？
透過的なプロセスにより、権限の悪用が事実上排除され、内部および外部監査が簡素化されます。
購入額に応じて、 サプライヤを調整し、入札手順を実行し、サービスと供給の提供に関する枠組みと標準契約を締結するためのさまざまなプロセスを編成および自動化することができます。
よく整理された調達プロセスにより、最も効果的で革新的なサプライヤーを引き付けることができます。
ITソリューションの場合、これは非常に重要です。なぜなら、システムはすぐに陳腐化するからです。もし見渡さなければ、古いソリューションのサプライヤにとどまることができます。
適切に組織化された調達手順は、入札に少なくとも2つまたは3つの代替技術プロバイダーの関与を常に意味します。
もちろん、現実は独自の調整を行います。 多くのITコンテストでよくあることですが、テクノロジープロバイダーはすでにアプリオリに識別されています。 競争（購入）は正式に行われ、誰が金融取引を行うかを決定します。
これが発生した場合、調達プロセスが正しく配置されていないためです。 いずれにせよ、非代替技術プロバイダーが選択される理由、技術の代替案を検討し、その使用のリスク、移行のコスト、利益などを評価するためのプロトコルが技術的に正当化されるべきです。
そしてその後、IT調達委員会が代替テクノロジープロバイダーの不足を判断する必要があります。
組織の調達プロセスはさまざまな方法で見ることができます。販売のように、少量のまれで少量の購入と、数百万ドルおよび/または数十億ドルの配送のための長い入札手順の両方があります。
原則として、これは組織が最も頻繁に締結する契約に依存します。
- 原材料の供給に関するフレームワーク契約。
- コンポーネントフレームワークの契約。
- 金融サービス;
- ITサービス、ソフトウェア;
- オフィス費用;
- 建設など
販売と同様に、自動化システムを選択する必要のある分野でいくつかの調達プロセスを構築する必要があります。
原材料およびコンポーネントのサプライヤーを選択するには、次のものが必要です。
- 入札プロセスの自動化。
- サプライヤーの信頼性チェック。
- 財務の安定性などの分析
小さい、1回限りのまれな購入には、それで十分です。
- 価格調整手順の実施。
- 契約の締結、支払いの承認、および有効化の簡単な手順。
- 少額の購入の場合、会社の弁護士が事前に合意したテンプレート契約の署名を提供できます。これにより、契約の締結とサービスおよび商品の受け取りにかかる時間が大幅に短縮されます。
IT調達については、主要な技術サプライヤー（ベンダー）を強調するプロセスを説明および自動化し、代替サプライヤーを調達に招待するプロセスを開始することもできます 。これにより、市場の新しいテクノロジーを分析し、現在のサプライヤーのコストを大幅に削減できます。
購入の自動化をどこから始めますか：
- 会社でどのタイプの調達手順が実施されているかを判断します。
- 何を買うのか、いつ買うのか、誰に責任があるのか。
- 仕入先をどのようにセグメント化しますか？
- 潜在的なサプライヤの検証と承認はどうですか。
- 小規模な購入の手順が簡素化されていますか？
- 契約を締結するプロセスは、合意されたテンプレートに従ってどのように構成されていますか。
- 調達予算を調整するプロセスはどのように構築されますか？
これらのプロセスを説明した後、調達自動化システムの機能要件の説明を開始できます。
調達システムの主なモジュールには次のものが含まれます。
- サプライヤーの単一データベース。
- サプライヤーの連絡先の単一データベース。
- サプライヤーの調整プロセス;
- 調達承認プロセス。
- 財政の計画と管理のプロセス;
- 入札手続きの実施。
- 契約の署名と締結。
- 電子的および物理的なアーカイブ。
- 一次財務書類の会計処理;
- プロセス制御サブシステム。
フレックスビー調達ソリューション
Flexbby Oneソリューションには、調達管理用の特別なモジュールが含まれています。これにより、調達手順の自動化、取引相手の合意、標準および非標準契約の締結、支払いの調整と制御、元の契約の保管と保管、および主要な財務書類の作成が可能になります。
単一のサプライヤーベース
Flexbbyソリューションでは次のことができます。
- 登録データベースから取引相手のカードに自動的に記入します。
- リアルタイムで重複を見つけます。
- システムに重複がある場合、法人のカードを結合します。
- 取引先企業の従業員とその役職の記録を保管する。
- サプライヤーに関するすべての情報を1か所に保管します（参加した入札者、契約の締結、支払いスケジュール、財務書類、行為、請求書、請求書、請求書など）。
法人のカードの例。
連絡先の統合データベース
Flexbbyソリューションは、連絡先の単一データベースを提供します。 担当者（個人）は、従業員の地位を通じて法人に関連付けられます。これにより、請負業者間の従業員の移動を追跡し、重複を避け、人々とのより効果的な個人的なやり取りを整理できます。
個人のテーブルの例。
個々のカードの例。
取引先承認プロセス
取引先調整モジュールにより、以下を柔軟に構成できます。
- 承認マトリックス（与信限度、延期、配送方法など）;
- 取引先フォーム;
- 承認マトリックスのパラメーターに応じて、スキャンされたドキュメントのコピーの可用性を確認します。
その結果、合意された取引相手は、サプライヤまたは顧客としてシステムに表示されます。そのパラメータは、サプライヤが参加できる契約と購入の種類、個々の条件、およびその他のパラメータを決定します。
カウンターパーティの承認プロセス。
カウンターパーティ交渉マトリックス
マッチングマトリックスには、さまざまなタイプのパラメーターを無制限に含めることができます。 これらのパラメーターは、さまざまな部門の従業員が入力できます。
同時に、各取引相手のどの個別条件が合意されるかに基づいて、システムにインテリジェントルールを設定できます。
この自動化アプローチにより、権限の乱用を大幅に削減し、調達手順の透明性を高め、フレームワークおよびモデル契約を締結する可能性を自動的に判断できます。
プロバイダーと交渉するための設定例。
サプライヤーの承認プロセスのカード。
システム内のサプライヤの承認手順の結果、サプライヤの単一のデータベースが形成されます。これは、調達プロセスに含めるか、確立されたビジネスルールに従ってフレームワークおよび標準契約を締結できます。
Flexbbyソリューションで自動化されたカウンターパーティの調整プロセスにより、次のことが可能になります。
- 信頼できないサプライヤーとの契約に署名するリスクを軽減し、
- 調達の透明性を高め、
- 必要な制御と監査を提供し、
- 契約プロセスをスピードアップします。
調達承認プロセスと入札手順
Flexbbyソリューションでは、調達手順のルールを構成できます。 ユーザーが購入の種類のみを選択し、仕様を作成すれば、システム自体が必要なビジネスプロセスを開始し、必要なすべての部門を関与させ、サプライヤーに要求するドキュメントを伝え、必要なコーディネーターをプロセスに追加し、必要なプロトコルと承認シートを印刷するだけで十分です。
このような透明な調達手順を提供することにより、内部監査および外部監査が大幅に促進され、サプライヤーからの調達に最適な条件が確保されます。
購入カード。
調達プロセスのセットアップ。
計画および財務管理プロセス
企業の調達の自動化における重要なポイントは、承認された予算との調整です。 このために、さまざまなツールがシステムに用意されています。
割り当てられた予算との比較プロセスは、自動モードと手動モードの両方で実行できます。
この場合、すべては組織での予算編成の自動化方法に依存します。
Flexbby Oneソリューションでは、次のものを自動的にインポートして使用できます。
- 会計システム（SAPまたは1Cなど）の提案からの原価センタ（財務責任センタ）のディレクトリ。
- コスト項目のディレクトリ;
- コストセンターの所有者のディレクトリ。
- 予算期間;
- コスト項目、コストセンター、および計画期間のコンテキストで割り当てられた予算の量。
購入を作成するとき、イニシエーターは支払いスケジュールを記入し、1つ以上のコストセンターを選択するだけです。
次に、システム自体が必要な予算の可用性を確認し、ビジネスルールに基づいて予算の所有者をコーディネーターに追加し、購入が承認された場合に必要な予算を予約します。
2番目の統合方法は、ビジネスルールに基づいて財務管理者がシステムに追加され、割り当てられた予算、既に発生したコスト、調達の計画コストを既に調整している手動モードです。
予算が十分でない場合、Flexbby Oneシステムは予算の変更要求を作成する機能を提供します。
構成されたビジネスルールに応じて、システムは必要なコーディネーターを個別に追加し、承認プロセスが正常に完了すると、必要な予算変更を会計システムに送信します。
承認のために購入を送信する前に、開始者は購入の支払いスケジュールを入力する必要があります。
この情報により、コストセンターのフレームワーク内で予算を制御し、支払いの発生を処理できます（たとえば、追加の契約の締結を開始する、請求書を制御する、または必要な主要な財務書類の受領を制御する）。
調達支払いスケジュール
調達の承認と承認の後、システムは独立して標準または非標準契約の承認と締結のプロセスを開始できます。
Flexbbyソリューションを使用すると、サプライヤベースの検索と保守、調達と入札手続きの実施から契約の締結、契約義務の履行の監視まで、サプライヤとのエンドツーエンドプロセスを自動化できます。
エンドツーエンドの調達プロセスを自動化することの利点と利点は明らかです。
- 効果的な労働力管理。 完全に自動化できるリスクを最小限に抑える調達プロセスに多くの時間と労力を費やすのはなぜですか？
- さまざまなケースに対して無制限の数の調達プロセスを設定し、システムの運用中にそれらを変更する機能。
- 価格を調整し、入札手続きを開始し、必要に応じて経費の予算を管理するための透明な手順を実施する。
- 自動的にシステムに分類されるか、システム内で形成され、必要なルートに沿って承認と署名を送信する機能を持つ着信および発信調達ドキュメント。
- フレームワークおよび標準（テンプレート）契約を締結するためのエンドツーエンドのプロセス 。調達の結果としてビジネスを大幅に加速します。
- 「ボックス化された」ものではなく、ハードコーディングされたビジネスロジックと構成する機能が限られているFlexbbyソリューションの独自性。ただし、イベントに基づくビジネスプロセスの自動化に最新のアプローチを使用し、自動化プロセス全体を大幅に簡素化および高速化します。
- プロセス、システムとのユーザーインタラクション、または他のシステムとのインタラクションの一部として発生するプログラムの単位であるイベント。
- カスタマイズされたビジネスルールに基づいて発生するイベントの分析とアクションの形成。
- アプリケーションアーキテクチャでイベントアプローチを使用すると、販売、調達、ドキュメント管理のプロセスが自動化されます。これは、通常のビジネスアナリストやコンサルタントが高価な開発者を引き付けることなく行われます。
次の記事では、次のプロセスをより詳細に検討します。
- テンプレートおよびフレームワーク契約の締結の自動化。
- アーカイブプロセス。
- 契約上の義務の履行の監視。
- 支払いの調整;
- 主要な財務書類の提供を管理します。