英語でのビジネス対応：フレーズとヒント

Kaspersky Labのプロジェクトマネージャーで、特にNetologyブログのElena Solovyovaは、英語で外国人の同僚やパートナーとのビジネス通信を行う方法に関するヒントを共有しました。 記事は競争中です。



電子メールを使用すると、長距離で情報をすばやく交換できます。 アイデアの伝達速度という点では、これは電話での会話に相当します。 ただし、電子メールはメールサーバーに保存され、言葉の印刷された証拠として使用されます。 したがって、電子通信には責任ある態度が必要です。



ネイティブでない英語で他の文化の代表者とコミュニケーションをとる場合、タスクはより困難になります。 記事では、この場合、間違いを避け、外国人の同僚やパートナーとの相互理解を達成する方法に注意を払うことを共有します。

エチケット

誰とどの言語で対応するかに関係なく、電子メールのエチケットのルールを忘れないでください。



1.件名（Subject）を明確に示します。



Radicati Groupの調査によると、ビジネス担当者は1日に最大80通のメールを受信します。 あなたの手紙を読むように説得する方法は？ コンテンツを完全に反映した見出しを作成します。 議論されている内容が理解できるほど、対話者はメッセージをより速く読むことができます。



いいえ ： " アイデア" 。



はい ：「 2017年第4四半期末までにオンライン販売を15％増やす理由」



2.専門的な挨拶を使用し、親しみを避けます。



いいえ：やあ、よ、ひや。



はい ：こんにちは、こんにちは。



3.送信する前に手紙を読み直してください。 エラーとタイプミスは、対談者の目にはイメージに悪影響を及ぼします。



4.通信に新しい人を入力する場合は、質問の背景を簡単に説明してください。 下にスクロールしてトピックに関するすべての投稿を読むように強制しないでください。 問題の本質、議論された内容、それについて何を言いたいですか。



5.メッセージに返信します。 今すぐトピックを調査する時間がない場合は、手紙が届いていることを確認し、いつ問題に対処できるかを示してください。



6.アイデアに注意を引くために赤色を使用しないでください。 赤は危険について語り、否定的な感情を引き起こします。 強調するには、グラフィックや色ではなく、特別な単語やフレーズを使用します。

• 下線を引きたい→強調したい。
• あなたの注意を引きたい→私はあなたの注意を引きたい。
• 注意してください → 注意してください。
• ご注意 → ご注意ください。

聴衆

英語は、さまざまな国の人々の間の普遍的なコミュニケーション言語です。 しかし、これは通信のスタイルが常に同じであることを意味しません。 違いを考慮してください。

中国、日本、アラブ諸国

これらの国の同僚やパートナーとコミュニケーションをとるときは、特に知り合いの初めに、最も丁寧な形式を使用してください。 丁寧な挨拶とエチケットで各手紙を始めてください、例えば：

• このメールがあなたをよく見つけてくれることを願っています→元気です、
• お邪魔してごめんなさい→気を散らしてごめんなさい。
• あなたの時間を少し取るかもしれませんか？ →少しお待ちください。

最も丁寧なリクエストフォームを使用します。

• できれば感謝します... →できれば本当に感謝しています...
• とても親切にしてください...→とても親切にしてください ...

ドイツ、英国

フレーズのモダリティを減らしますが、礼儀正しい形式やエチケットの形式を放棄しないでください。

• 他にご質問がありましたら、お気軽にご連絡ください。 →ご質問がある場合は、お問い合わせください。
  
  
• この件についてご協力いただきありがとうございます。 →ご協力いただきありがとうございます。
  
  
• 早急にご連絡いたします。 →できるだけ早く回答してください。
  
  

アメリカ

上の同僚やパートナーと通信しているのでない限り、エチケットフォームは省略してください。 何が起こったのか、何が必要なのかを明確に説明してください。 will 、could、mightの構造が少ないほど良い。

アフリカ南アメリカ

これらの国の同僚やパートナーを既に知っている場合は、彼がどのようにやっているか、彼の家族がどのようにやっているかを尋ねてください。 個人に向きを変えることは悪い調子として認識されません;それどころか、それは良い関係を確立するのを助けます。

言語原則

メールを作成する一般的な原則を考慮してください。

カットバック

ビジネス通信では、スピーチの数字、複雑な構造、複合時制の場所はありません。 手紙の主な仕事は、損失なくメッセージを伝えることです。 したがって、理解が困難になる可能性のあるものはすべて削除する必要があります。



いや



会議で会ったジョンを覚えているかもしれません。彼は彼の面白いスイートにいて、声を上げて話していました。 最近彼にどうやっているのかと尋ねると、彼は非常に興味深いプロジェクトに取り組んでいると言って、彼を支援するように頼みました。 →おそらく会議で会ったジョンを覚えているだろう。彼はまだ面白いジャケットを着ていて、大声で話した。 最近、私は彼に彼がどのようにやっているのかを尋ねました、そして彼は彼が非常に興味深いプロジェクトに取り組んでいると答え、私に彼を助けるように頼みました。



はい



ジョン・ジョンソンは現在、会社の新しいパートナープログラムに取り組んでいます。 彼は私たちにこのプロジェクトの下請け業者になることを提案しました。 →ジョン・ジョンソンは現在、会社の新しいアフィリエイトプログラムに取り組んでいます。 彼はこのプロジェクトの請負業者になるように私たちを招待しました。

専門用語をあきらめる

問題を理解している同僚と話をしても、専門用語を断念します。 あなたの通信は、トピックに精通していない人々に転送することができます。

対談者の肩書き、名前、性別に注意してください

ロシア語では、すべてが単純です。イワノワ、女性、イワノフ、男性。 英語では、すべてがそれほど明確ではありません。 たとえば、ジョディジョンソン、それは男性ですか、それとも女性ですか？ 姓は何も教えてくれません。 さらに、男性と女性の両方にジョディという名前が付いています。







相手がだれかわからない場合は、同僚に確認し、ソーシャルネットワークで彼のアカウントを見つけます。 ジョンソン氏にジョンソン氏を指名したので、あなたは自分を不快な立場に置くでしょう。

ジョークや個人的なコメントを避ける

厳密に形式的なスタイルはオプションですが、プロフェッショナルに聞こえることが重要です。

可能な場合は前置詞を削除します

前置詞の数が多いと、理解が難しくなり、テキストに「水」の効果が生じます。 たとえば、マーケティング戦略に関する12月1日の会議 →「 マーケティング戦略のトピックに関する12月1日の会議」の代わりに、「 12 月1日のマーケティング戦略会議 」→「 12月1日のマーケティング戦略会議 」と書きます。



句動詞の代わりに-出てきて - 見つけ出して -見つけ出して、無限の同義語を使用してを生成して決定します。

感嘆符を避ける

メールで感情を伝えるのは難しいです。 テキストの感嘆符は、トーンの増加として知覚されます。



メッセージに感嘆符がたくさんある場合、それらは価値がありません。 対話者は、彼らを注意を喚起する呼びかけとして知覚することをやめます。

5文に制限してください。

Guy Kawasaki氏によると、メッセージが5文未満で構成されている場合、それが時間の損失であれば、それは失礼に聞こえます。

短い単語、文章、段落を使用する

この原則は、携帯電話やタブレットからのメールを扱う人に特に関係があります。手紙をすばやく読み、理解して答える必要があります。画面サイズには制限があります。 メッセージ内のテキストが短いほど、速く読み上げられます。

受動態をあきらめる

いいえ ： 情報はPeterから送信されました→情報はPeterから送信されました。



はい： ピーターはこの情報を送ってくれました→ピーターは私にこの情報を送ってくれました。

リストを使用する

質問に対する同僚の意見に興味があり、選択肢の選択肢を彼に提供する場合は、番号付きリストに記載してください。 そうしないと、単音節のYesを受け取るリスクがあります。 対話者は、メッセージにすばやく返信したいと考えています。 彼が「はい」、「いいえ」と言うか、好きなオプションの番号を示す方が便利です。 他の状況では、リストはテキストを構造化し、理解を助けます。

締め切りを入れる

特定の日付までにフィードバックが必要な場合は、レターでそれを示してください。 これは対談者を懲戒し、彼は答えを遅らせません。

文字構造

電子メールは、5つのセマンティック部分で構成されています。

1. ご挨拶。
2. メッセージ
3. 閉会。
4. さらば
5. 署名

各パーツの標準フレーズを検討してください。

あいさつ

Dear、Hello、Greetings （ 対談に慣れていない場合）およびHi （非公式に近い）を使用します。

メッセージ

これは最も有益な部分です。 その中で、情報の伝達、詳細の提供、議論、アイデアの提供などを行います。 さまざまなタイプのメッセージに役立つフレーズを検討してください。

メッセージを開く方法

同僚との日常的なコミュニケーションには中立的なフレーズを使用し、上司、顧客、パートナーへのメッセージには正式なフレーズを使用します。

正式に	セミフォーマル	ニュートラル
私はに書いています... に書いています...	それを伝える簡単なメモ... 短い発言、...	メールありがとうございます... 手紙をありがとう...
あなたの要求に応じて... あなたの要求に応じて...	これは... これは...への手紙です	についてのメールありがとうございます... についての手紙をありがとう...
弊社のメールを参照してください... 私たちの手紙を参照して...	私はあなたにそれを知らせたい/あなたについて教えて/尋ねる... 私はあなたにそれを知らせたかった... /について話す... /尋ねる...	メールへの返信で... あなたの手紙に応えて...
に関して書いています... 私が書いているのは...		日付のあるメールを参照しています... からの手紙を参照しています...
...に関する（日付）の電子メールをありがとう （日付）の手紙をありがとう...
金曜日の電話での会話を参考に、そのことをお伝えしたいと思います... 金曜日の電話での会話を参照して、次のことをお知らせします...
私は...について問い合わせるために書いています... /に関連して/ /あなたにそれを知らせるために/ /確認するために... 私は問い合わせるために書いています/私はそれに関連して書いています/私は報告するために書いています... /私は確認するために書いています...

期限を明確にする方法

時間とタイムゾーンを示します。 これがないと、締め切りはぼやけて、願いとして認識されます。

3月10日EOB CETにレポート（返信）を送信してください→中央ヨーロッパ時間の就業日の終了前の3月10日にレポート/回答を送信してください。

詳細を尋ねて伝える方法

詳細を示します。

正式に	ニュートラル
またお知らせします... 私たちもあなたにお知らせしたいと思います...	ループに入れておきます。 投稿し続けます。
についての質問（お問い合わせ）に答えて... についての質問（リクエスト）に応えて...	投稿し続けます。 投稿し続けます。
	ループに含めます。 私はあなたを通信に含めます。
	についての質問について... についての質問について...

詳細をお願いします：

正式に	ニュートラル
できたら感謝します... できれば感謝します...	詳細については... 詳細/詳細については...
おそらく説明してもらえますか... 説明してもらえますか...	私は完全に理解していません... 私はそれを完全に理解していませんでした...
教えてください... 教えてください...	私も… 私も興味があります...
送ってください... 送ってもらえますか...

問題を報告する

1.問題を入力するために、フラグを立てる動詞はしばしば「示す、下線を付ける」という意味で使用されます。

問題についてフラグを立てる... →問題を指摘する...

この手紙で、私はあなたに1つの問題にフラグを立てたい... →私の手紙で私はあなたに1つの問題を指摘したい...



2.コメントを明確化または取得するには、my / our / your endまたはmy / our / your side- 「from from my / our / your side」のフレーズを使用します。



3.多くの場合、問題を議論する文脈では、名詞の回避策が使用されます-状況から抜け出す方法、回避策。

同僚をコピーする方法

1. cをコピーに入れるように依頼するには、フレーズCc meを使用します 。ここで、 Ccは動詞「コピー」として機能します。つまり、行Ccに入れます。 cc'edの分詞は、 Ccという単語から形成されます-スペルに注意してください。 私がcc'edされたフレーズは 、「私はコピーに入れられた」と訳されます。



2.ディスカッションに誰かを追加していることを対話者に示すには、スレッドへの追加（名前）-会話への追加（名前）を書きます。



3.ディスカッションが複数の同僚と行われている場合は@記号を使用しますが、そのうちの1人に目を向ける必要があります。 -@スティーブ、次のステップはあなたのものだと思いますか？

謝罪する方法

正式に	ニュートラル
お知らせすることを後悔しています... 残念ながら、私たちはあなたに知らせる必要があります...	残念ながら... ごめん...
お知らせして申し訳ありません... あなたに伝えるのは難しいですが、...	私はそれが怖い... 私はそれが怖い...
謝罪を受け入れてください... 謝罪を受け入れてください...	私は喜んで/喜んで/喜んで... 私は幸せになるだろう/私は幸せになるだろう...
私は心から後悔しています...私は心から後悔しています...	すみませんが、明日は間に合いません。 すみませんが、明日は来られません。
ご不便をおかけして申し訳ございません。 ご不便をおかけして申し訳ございません。	ご理解いただきありがとうございます。 ご理解いただきありがとうございます。
	謝罪します... 謝罪します...
	私は（非常に）申し訳ありません/のために... 私は...という事実をおaびします

ヘルプを求めて提供する方法

ヘルプを提供します：

正式に	ニュートラル
ご希望の場合、私は喜んで... あなたが望むなら、私は幸せです...	ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。 ご質問がある場合は、お気軽にご連絡ください。
私たちは別の会議を手配していく所存です... 私たちは別の約束をしたいと思います...	お願いします... （できます）...？
さらに情報/支援が必要な場合は、遠慮なく私に連絡してください。 さらに情報やヘルプが必要な場合は、お問い合わせください。	私はあなたを助けに来てどうですか？ 助けに来てもいいですか？
この会話を継続したい場合は、お気軽に電話（連絡）してください。 会話を続けたい場合は、遠慮なく私に連絡してください。
さらにサポートが必要な場合はお知らせください。 さらにサポートが必要な場合はお知らせください。
あなたが私に望んでいるかどうかを教えてください... 私の助けが必要な場合は教えてください...

私たちは助けを求めます：

正式に	ニュートラル
お願いします...（私にとって）？ あなたは...	…にお願いできますか？ 聞いてもいいですか？ お願いがありますか？ お願いがありますか？
おそらく...？ あなたは...	教えてください... お知らせください...
私は感謝します... 本当にありがたいです	よろしいですか...？ あなたは...
あなたが来られるかどうか疑問に思っていました。 来てくれないか教えてください。	お願いできますか？ お願いできますか？

交渉

多くの場合、電子通信は本格的なビジネス交渉の性質を持っています。 その設計には、次のフレーズを使用します。



私たちは満足を表明します：

正式に	ニュートラル
私たちは非常に喜んでいた... 私たちはとても喜んでいました...	私たちは... 私たちは非常に満足しています...
あなたの助けは大歓迎です... 私たちは非常に感謝します...	私は喜んで... 嬉しい（何かをするために）...
	私はあなたと議論させていただきます... 私はあなたと議論したい...
	喜んで/喜んでお知らせします... 私たちは喜んで/喜んで発表します...

私達は提供します：

正式に	ニュートラル
私たちはそれを提案したいと思います... 提案したい...	提案/提案... 私が提案する...
	たぶんそれは... おそらくそれが良いでしょう...
	別の方法を提供できますか？ 代替品を提供できますか？

私たちは同意します：

• その点であなたに同意します。 →この点については同意します。
• そこに強い点があります。 →あなたはここにいます。
• 私たちは両方に同意できると思います... →私たちは両方に同意すると思います...
• 私はそれについて何の問題も見ていません。 →これは問題とは思わない。

同意しません：

正式に	ニュートラル
私はそこにあなたに反対する必要があります。 ここであなたに反対する必要があります。	私の観点から... 私の観点からは...
	私はそれがうまくいかないのではないかと心配しています。 私には合わないのではないかと思います。

私たちは招待します：

正式に	ニュートラル
ご同行いただければ幸いです。 ご参加いただければ幸いです。	に招待したい... あなたを招待したい...
	（時間）に（イベント）に参加しませんか？ （イベント）（時間）にご参加ください。

私たちは不満を表明します：

正式に	ニュートラル
に不満を表明するために書いています... 私の不満を表現するために書いています...	あなたがいると言って申し訳ありません... あなたに報告することを強制...
私は完全に満足していませんでした... 私はとても幸せではありません...	私がそれを言っても構わないことを願っています... 私の言葉に怒られないことを願っています...

手紙に追加資料を添付する方法

文書をレターに添付する場合は、フレーズを使用して対話者に注意してください。

• 添付→この手紙に添付してください 。
• 添付ファイルで見つけることができます...→アプリケーションで見つけることができます...
• 同封しています... →申請中です...
• 転送します... →転送します...
• 私たちは同封して喜んでいます... →私たちはあなたを送って喜んでいます...
• 添付されたファイルが見つかります... →添付されたファイルには...

閉会

対談者に別れを告げる前に、彼に時間を割いて感謝し、手助けする意思を表明するか、説明や詳細を提供してください。

正式に	ニュートラル
あなたからのお便りを楽しみにしています。 返信を待っています	あなたからのお便りを楽しみにしています。 返信を待っています
お返事をお待ちしております。 返信を待っています	すぐにご連絡をお待ちしております。 あなたからのメッセージをすぐに受け取ることを望みます。
支援が必要な場合は、お気軽にご連絡ください。 ヘルプが必要な場合はお問い合わせください。	他に何か必要な場合はお知らせください。 他に何か必要な場合はお知らせください。
ご質問がありましたら、お気軽にご連絡ください。 ご質問がある場合は、お問い合わせください。	良い一日/週末を過ごしてください。 良い一日/週を過ごしてください。
ご協力ありがとうございました。 ご協力ありがとうございました。	ご協力ありがとうございます。 助けてくれてありがとう。
よろしくお願いします！ よろしくお願いします。	あなたの電子メールをありがとう、それはあなたから話を聞くのは素晴らしい/最高でした。 手紙をありがとう、私はあなたからのニュースを受け取ってとてもうれしかったです。
ご不便をおかけして申し訳ありません！ ご不便をおかけして申し訳ございません！

略語を理解する方法

スタイルに関係なく、外国の対話者が電子通信で使用する略語に注意してください。

• EOB（営業日の終わり）→営業日の終わり。
• SOB（営業日の開始）→営業日の始まり。
• EOQ（四半期末）→四半期末に向けて。
• 日付または日付に関する情報がまだわかっていない場合は、TBD（未定）またはTBA（未定）を使用します。
• PTO（有給休暇）→休暇。
• OOO（不在）→職場ではなく、オフィスの外。 このフレーズは自動応答で使用されます。
• FUP（フォローアップ）→フォローし、制御します。
• POC（連絡先）→連絡先。
• 参考までに（ご参考まで）→ご参考までに。
• AAMOF（事実として）→本質的に。
• 知る限り（私が知る限り）→私が知る限り。
• ところで（ところで）→ところで。
• CU（じゃあね）→じゃあね
• F2F（対面）→プライベート。
• 私見（私の謙虚な（正直な）意見）→私の謙虚な意見。

さようなら

お別れには、 敬意、敬意、親切な敬意、最高の願い、温かい願い、心からの （正式に）フレーズを使用してください。

署名

名前、姓、役職、連絡先の電話番号を記入してください。 これにより、対談者に直接連絡を取り、必要な詳細を確認する機会が与えられます。

パターン

英語を上手に話せない場合や、同じ種類の文字を頻繁に書く場合は、既製のテンプレートをいくつか用意しておくと便利です。 ここにそれらのいくつかがあります。

















標準のレターやその他のテンプレートの作成に関する詳細なヒントは、 https：//www.thebalance.comで入手できます 。

言語を扱う

電子通信は、標準のフレーズとテンプレートの使用に限定されません。 メッセージには、固有の問題または状況の説明が含まれています。 言語がよくわからない場合、手紙がビジネススタイルで正しく構成されていることを確認する方法は？

説明辞書を使用する

バイリンガル辞書は、単語の翻訳がわからない場合に役立ちます。 しかし、それらは文体的にはほとんど役に立ちません。 英語の説明辞書を使用：スタイル（正式および非公式）を示し、単語を使用する状況を説明します。



英語を教える専門の出版社の辞書は、オンラインで入手できます： https : //en.oxforddictionaries.com、http : //dictionary.cambridge.org、http : //www.ldoceonline.com、http : //www.macmillandictionary.com 要約版は無料で提供されますので、完全版を購入する必要がありますが、ビジネス通信の目的のためには要約版で十分です。



辞書エントリの構造：

• 品詞
• 発音を聞く能力を備えた文字起こし、
• 定義
• 使用例
• 同義語
• 頻繁に使用される語句と語句単位のフレーズ。

フォーマル/ニュートラル/インフォーマル （フォーマル、ニュートラル、インフォーマル）のマークに注意し、フォーマルまたはニュートラルスタイルの単語を使用します。 選択した単語が非公式としてマークされている場合は、同義語セクションを調べてください。



例を無視しないでください;選択した単語やフレーズを文章に正しく配置するのに役立ちます。

アクティベーター辞書を使用する

これらの辞書は、従来の辞書のような単語のアルファベットの原理ではなく、概念のアルファベットの原理に基づいて構築されています。 たとえば、「美しい」という概念を伝えたいとします。 アクティベーター辞書で美しく見つけてください。 以下に、美しいと同義語のリスト、定義、例、それらの違いの説明を示します。 一箇所では、「美しい」という考えを表現するためのすべての可能なオプションが収集され、各単語を個別に検索する必要はありません。







今日、辞書アクティベータは、Longman：Longman Language Activatorというブランド名で公開されています。

Google検索で単語の一致を確認する

単語がロシア語のフレーズで結合されている場合、それらの英語への共同翻訳は常に正しいとは限りません。 検索エンジンで英語のフレーズをハンマーで打ち、単語が近くにあるかどうかを確認します。

テキストの文法を確認してください

言語がよくわからない場合は、文法と句読点をチェックするための特別なサービス、例えばGrammarlyを使用してください 。

おわりに

外国の同僚、パートナー、クライアントと電子通信を行っているが、英語があまり上手でない場合は、チェックリストを使用してください。

• 視聴者を定義します。 メッセージを作成するときは、その特異性を考慮してください。
• 既存のテンプレートを目的に合わせて調整できるかどうかを確認してください。 おそらく、同僚に誕生日を祝いたいですか？ テンプレートを使用します。
• 手紙の計画を立てます。 標準の電子メール構造に依存します。 何も見逃さないようにしてください。
• 使用する一般的なフレーズを選択します。 フレーズスタイルを選択するときは、視聴者に焦点を合わせます。
• 構築された構造を独自の単語と文で埋めます。
• サービス、辞書、Google検索を使用して、メッセージ全体で正しい言語を確認してください。 選択した単語のスタイルを考慮しましたか？ 彼らは一緒に収まりますか？
• メール作成の原則に違反していないことを確認してください。 意味を失うことなく減らすことができますか？ 専門用語はありますか？
• メッセージを読み直してください。 メールのエチケットが尊重されていることを確認してください。 件名は明確に記載されていますか？ すべてのタイプミスは修正されていますか？
• [送信]をクリックします。

編集者から

トピックに関するNetologyコース：

• フルタイムプログラム「 デジタルプロダクトマネージャー 」：5か月のトレーニング、20名の有名なRunetエキスパート、100時間以上の練習。
• フルタイムプログラム「 オンラインマーケティングディレクター 」。
• フルタイムプログラム " Content Producer ";
• オンラインプログラム「 Profession Product Manager 」。
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