CRMシステムの多くのサプライヤは、プロジェクトをほぼ数日または数時間で実装できると約束しています。
ほとんどの場合、これは単なるマーケティングの約束です。 もちろん、CRMの迅速なインストールが可能な場合もありますが、通常、これらは単純なルールの設定、ユーザーの登録、権利の割り当てなどの単純なソリューションです。
100-500人のユーザーが作業を計画しているCRMシステムを検討する場合、プロセスの説明、個々のビジネスルール、ユーザーインターフェイス、ロールモデル、データソースの決定、統合ルールの分野で事前に相談しなければ、それを行う方法はありません。
また、プロジェクトを計画しているときは、プロジェクト前の調査と特定のビジネスの詳細の調査のための時間を確保する必要があります。 そして、原則として、組織の長は非常に忙しく、最良の場合、彼らは週に数時間コンサルタントとのコミュニケーションに費やします。 顧客に代わってプロジェクトマネージャーは、プロジェクトを監督しますが、組織内のすべてのプロセスに関する完全な情報を持っていません。 そのため、作業のニュアンスの調整には数週間かかる場合があり、元々契約に含まれていた要件は、可能なケースの一部のみをカバーしています。
要件を変更するプロセスが開始されますが、これも遅延し、プロジェクトのコストが増加します。
顧客の管理者は、ユーザーごとにCRMシステムのコストを見積もろうとしています。価格表のほとんどのサプライヤーは、この価格を発表します（ユーザーごと、月ごと、年ごと、または通常のライセンスモデルに従って）。
ただし、システムの実装の経験から、ユーザーライセンスは最も高価ではなく、プロジェクトの最終コストに影響することがわかります。 通常、これはシステムの総コストの30％です。
大規模で複雑なプロジェクトは、最終的に予算を50％〜60％超え、その実装には50％以上の時間が必要です。
プロジェクトのリスクをどのように減らすことができますか？
- 自動化するビジネスプロセスを自分で説明します。
- 少なくとも10のサプライヤーを招待します。
- 1つ以上のシステムプロバイダーでパイロット実装を実装します。
- ベストプラクティスを提供する企業には注意してください。
- 実装予算が少なくとも50％増加する可能性があることに注意してください。
- 実装の隠れたコストを見積もります。
外部コンサルタントを招待せずに、まず独自のビジネスプロセスを説明することをお勧めします。
必要に応じて、限られた作業量にそれらを引き付けることができます。これにより、彼らは質問を正しく策定し、概要を尋ねるのに役立ちます。 この段階がなければ、システムの標準的な構成があなたまたはあなたの組織に非常に単純なプロセスがない限り、実装プロジェクトの成功は不可能です。
次に、ソリューションプロバイダー（少なくとも10人）を招待し 、会社の利点や顧客数についてのプレゼンテーションではなく、ビジネスプロセスのセットアップに関する提案に耳を傾けることをお勧めします 。 CRMシステムが作成されたテクノロジの尊厳を完全に体験することは、実装の開始後にのみ可能です。 要件を書き留めて、サプライヤーを選択し、実装を開始したとしても、作業の過程で、考慮しなかったケースの約30〜40％が判明するため、あなたは考えていなかった、知らなかった、または忘れていました。
システムの調査と実装が開始された後、組織のビジネス環境に大きな変化が生じ、自動化タスクの関連時間は数か月および/または数週間で測定されます。 確かに、使用される技術は非常に柔軟で、小さな反復モードでシステムを変更できる必要があります。
1つまたは複数のプロセスを自動化する1 つまたは複数のサプライヤでパイロットを実装してみてください。サプライヤがプロセスをすばやく構成する準備ができている方法を確認してください。 プロジェクトの規模に応じて、新しいシステムのパイロット用に少量を割り当てることができます。 いくつかのシステムがあなたに適しているかもしれないと思うなら、なぜ自分を制限してください。
ベストプラクティスを提供するプロバイダーに注意してください。 ある程度まで、これは自動化の初期段階で適切である可能性があり、車輪を再発明する必要はありません。これにより、システムの実装が大幅に加速されます。 しかし、ベストプラクティスにはコインの裏側があり、明らかにこのソリューションを長い間（少なくとも2〜3年）使用しており、実装する準備ができているため、遅れをとる競合他社のグループにあなたを置きます。 それでもベストプラクティスを使用することに決めた場合は、組織の詳細を考慮して、提案されたソリューションの構成を変更する方法を理解する必要があります。
予算計画
ほぼすべての実装プロジェクトは、確立された予算内で実装することは非常に困難です。
実装プロジェクトを販売するための2つの戦略があります。
- 作業の最初の段階の販売は非常に安く、プロジェクトのコストのその後の増加です。 そのようなソリューションを提供するサプライヤーには注意してください。 ソフトウェアの実装は人件費であり、費用がかかります。 2〜3か月間、5万ルーブルのシステムを実装する人はいません。
- プロジェクトの評価に作業量を増やす特定のリスクを含める。
- サプライヤーの申し出を比較するときは、技術タスクのプロジェクトがどのように実行され、プロジェクト費用にどのような変更が含まれ、個別に支払う必要があるのかをaskしないでください。
ビジネスプロセスと将来の月額費用を自動化するためのソリューションを実装するための隠れたコストが多くあります。これは、組織がプロジェクトの評価とサプライヤーの選択の段階で評価するのが困難です。
最もよく忘れられる費用項目：
データをインポートします。 おそらく、新しいCRMシステムにインポートするデータベースがあります。 そして、これを手動で行うことを計画する可能性はほとんどありません。 ソリューションプロバイダーまたはコンサルタントがこれを行いますが、ほとんどの場合、余分な費用がかかります。
サポート。 多くの標準CRMシステムには、限定的または基本的なサポートのみが含まれています。 延長サポートパッケージの場合、24時間のテクニカルサポートなどに追加料金を支払う必要があります。
契約の条件。 多くのCRMサプライヤは、契約が予定より早く終了した場合、費用の一部を払い戻すことなく、少なくとも1年間契約の下で作業します。 短期契約、システムの無料使用期間、またはパイロット実装を提供できるサプライヤーに注意することをお勧めします。
ユーザートレーニング。 既存のユーザー（従業員）のトレーニングだけでなく、新しいユーザー（会社に来るか、職位を変更するユーザー）のトレーニングにも予算を設ける必要があります。 社内の経験豊富なユーザーが、外部インストラクターの関与なしに社内トレーニングを実施すれば、費用を節約できます。 また、ベンダーは原則として、より手頃なオンライントレーニングまたは書面による無料のオンラインレッスンを利用できます。
外部システムとの統合。 CRMシステムは、組織に蓄積されたデータを使用するだけでなく、ビジネスに役立つ膨大な量の情報を生成します。 CRMの実装および運用中のCRMと外部システムの統合に関連するコストを予測する必要があります。