「効果のない3時間の会議だけが悪化する可能性があります。参加者はそれぞれ、なぜこの部屋にいるのか疑問に思っています。」
「会議の開催方法」というトピックに関する非常に多くの記事とマニュアルがあります。 「良い」と「悪い」という明確なガイドがあるため、このトピックは使い果たされているように思われます。 この場合、なぜ彼らは働かず、企業はまだ従業員の「空の」会話に多額の費用を費やしていますか？！
プロジェクトマネージャーおよびファシリテーターとして（「試行錯誤」の方法を使用して）10年間定期的に会議を開催し、完全な失敗につながる「落とし穴」のリストを作成しました。 すべての企業とチームが異なるため、私は本当のふりをしません。 多くは企業文化と会社の発展段階に依存しますが、どのチームにも関係する瞬間があります。 以下では、最も重要なことに焦点を当てます。
-会議の正当化。
-会議の時間と期間。
会議を開催する価値があり、そうでない場合は存在しない場合、単一の普遍的なレシピはありません。 明白な理由：定足数が収集されない場合（参加者の最小必要数）、会議は延期されます。 しかし、非自明な理由のリストは非常に印象的である可能性があるため、主催者は行間を読む能力を開発する必要があります。
会議の目的は、会議自体のプロセスではなく、結果の受け取りです。 ミーティングなしで結果が得やすい場合は、この機会を利用する必要があります。
たとえば、すべての従業員が会議に満足しているわけではありません。 多数意見と異なる場合、多くの人は意見を述べたり発言する準備ができていません。 そして一般的に、各人は情報を知覚するための主要なチャネルを持っています。それは彼が最も喜んでコミュニケーションをとるコミュニケーションの方法です。 1人は電子メールに最も速く応答し、2人目は通常の環境で職場で電子文書を確認しやすく、3人目は何よりも印刷された形式の情報を受け入れ、4人目は「紙をめちゃくちゃにする」時間に申し訳なくて、個人的にのみ通信する準備ができています言葉で説明する。
したがって、専門家と仕事をするのがこれが初めてではなく、情報を知覚するための根本的に異なるチャネルがあることがわかっている場合は、会議をスケジュールしないでください 。 それぞれと個別に合意します。 この場合、あなたの時間はより多く費やされるかもしれませんが、全体的な結果の質はより高くなります。 個々の調整により、各専門家は問題の本質を綿密に掘り下げているため、「集団的責任」の効果はありません（全員が精神的に「私は別のやり方をしたと思いますが、誰もがそうすることに決めたので、私は気にしません」）。
各会議は、価格品質比の観点から評価することが重要です。 残念ながら、多くのプロジェクトマネージャーは計画の実施を追っています。「会議を行う」という項目の前に「完了」のチェックマークを付けることが重要です。 はい、正式に会議を開催できますが、品質は20％です。 さらに、翌日に転送すると、 品質は90％に向上します（クリティカルパスにあったタスクのシフトを考慮しても）。
私は締め切りに違反するように促しません。 ワーキンググループの状況を分析し、さまざまな要因に基づいて、会議を開催またはキャンセルするという一般的な理由によるメリットの観点から決定することをお勧めします。 そうしないと、技術的にはすべての秘書/アシスタントがカレンダー上で会議を作成し、「会議議事録」を作成できるため、ファシリテーターの必要性はなくなります。
会議を延期するためのもう1つの最も一般的なシグナルは、あなたよりも優先度の高いプロジェクトで不可抗力が発生することです。 たとえば、午前中に優先度1のプロジェクト（チームの従業員が関与しているプロジェクト）で計画セッション/会議があり、緊急のタスクが与えられた場合、優先度5のプロジェクトでの会議を再スケジュールする必要があります。 いずれにせよ、従業員は「不在」になります。物理的に会議室にいますが、ディレクターの「管理下にある」新しい緊急のタスクを心に反映します。
会議が必要であると判断したら、ワーキンググループの参加者と開催者（あなた）の両方にとって都合の良い時間を選択することが重要です。 グループにすべての「フクロウ」がいて、会議室の唯一の自由時間が朝の8.30である場合、効果は最小限になります。 状況は12.00から14.00に似ています。従業員がランチタイムに集中することは困難です。 就業日の最後の1時間は、占有しないほうがよいでしょう。 この時間に誰かが現在の日の結果をまとめて翌日を計画し、誰かがすでに家族の事柄について考えています。 このような会議の危険性は、従業員が自分自身をより早く解放するために、問題に対するオプション/ソリューションに同意する準備ができていることです。 しかし同時に、しばらくして彼ら自身がこの問題を再考することを申し出るでしょう。
時間を計画するときは、会議の30分（会議の1時間前と同額）が主催者のカレンダーで無料になることを考慮する必要があります。 この時間は、会議室の準備（フリップチャート+マーカーの確認、プロジェクターの操作性、ファイルのアップロード）、会議の参加者への通知、資料の印刷などに必要です。
私の練習から、会議を開催するための最適な間隔は15.00から16.30であり、誰もがすでに目覚め、「ルーチン」に対処し、重要かつ緊急の問題を解決し、食事をとり、昼間の睡眠を克服し、ブレインストームの準備ができています。
主催者（および参加者）が考えることができる最悪の事態は、チームが異なるさまざまな会場での2回の会議です。 これはすべてのコストで回避する必要があります。 会議の間に、最低30分の間隔が必要です。 そうしないと、チーム1との会議が遅れた場合（または、議論を論理的結論に導くためにそれを延長したい場合）、チーム2が主催者を待つことを余儀なくされ、不快な立場になる可能性があります。 このような各ケースは信用の信用を損ない、後から回復することは非常に困難です。
アクティブなプロジェクトの場合、 定期的な会議をスケジュールし 、すぐにチームの時間と時間を予約することをお勧めします。 会議が不要な場合は、簡単にキャンセルできます。 突然の会議のために時間と場所を調整することははるかに難しく、すべての参加者にとって快適です。 私の経験では、会議の最も生産的な期間は 1時間以下ですが、アクティブな作業- 約40〜45分、および15〜20-組織の問題と結果の修正です。
私はそのような召喚状を見ました。8〜10の質問が書かれており（合計3〜4時間）、そのうちの2つは「最小プログラム」で、残りは時間がある場合のためです。 私の意見では、アジェンダに関する質問が少ないことを心配する必要はなく 、イベントにより重要性を与えるために追加の小さなタスクを書き留める必要はありません 。 話し合うことができたら、決定を下し、スケジュールよりも早く会議を終了します。これは、コーヒーやビジネスコールの時間があるので、すべての参加者を喜ばせます。 多くのトップマネージャーにとって、10〜15分のランダムな「ウィンドウ」は、忙しいスケジュールでの救いにすぎません。
明らかに、解決する必要がある重要な問題が1時間以上ある場合は、2つの会議に分割する必要があります。 しかし、しばしばこれは不可能です。 したがって、解決策の1つは、発生する可能性のある不便を熟考し、考慮することです。 会議の初めに、アジェンダと休憩時間など、チームと組織の問題について話し合い、水を準備します。
すでに会議のプロセスにいるとき、あなたはあなたがスケジュールから抜け出し始めていることを理解し、この場合、状況とエネルギーのレベルを評価することが重要です。 議論が活発で生産的である場合、この場合、質問により多くの時間を意識的に捧げることは理にかなっていますが、論理的なポイントに議論をもたらします。 しかし、議論とエネルギーがすでに使い果たされており、議論が「ループ」している場合は、議論を終了して会議の結果を記録する方がよいでしょう。
間違いなく、主催者にとって曲技飛行は、会議の最後に参加者が次のように言ったときです。 これは、誰かが時間を明確にたどり、会話を制御し、思考が「流れる」ことを許可せず、メインスピーカーと並行して「ダイアログの点滅」の焦点を消すことを認識しなかったことを意味します-そして、これはすべて気付かれず、「まれな運」 。
最後に、会議の開催地についてのいくつかの言葉。 ワーキンググループの会議は職場から隔離して開催することが重要です。 第一に、ビジネス倫理をキャンセルした人はいません。 オープンスペースにいる3人のグループでさえ、同僚と干渉することが保証されます。 そして、第二に、職場での会議参加者は、メールや固定電話への着信に気を取られます。 したがって、利用可能な最も快適な会議室を事前に予約することが重要です。広々とした窓とエアコンがあります。
上記を要約すると、最低限、知る必要がある効果的な会議を実施するために、チームによる情報の認識チャネル、彼らのスケジュール（営業日の開始/終了時間、昼休み）、および会議の快適な時間（朝/日/夕方）を知る必要があります。 これを行うために、チームで作業しなければならないすべての人々とのパートナーシップ（友人と混同しないように）を構築するために時間と労力を費やす必要はありません。
たとえば、「Ivan Ivanovich、はい、私は通常、すべてが午前1分まで予定されていることを知っていますが、木曜日は例外として、午前30分間会うことが非常に重要です。 損失を最小限に抑えながら、30分間の会議をカレンダーに統合する方法を考えてみましょうか？単に電子会議への招待よりも、非常に忙しいトップマネージャーとの会議を確認する可能性が高くなります。 Ivan Ivanovichは、第一に、あなたは彼が朝忙しくて、何もせずに彼を邪魔し始めなかったことを知っています。そして、第二に、そのような要求は例外です。
平凡なものから優れた主催者は、彼のチームの信頼の信用によって区別することができます。 これは暗黙的でありながら非常に真実のマーカーです。チームが最も貴重でかけがえのないリソース-時間-であなたを信頼し、それを導くことができれば、あなたは正しい軌道に乗っています。
主なことは忘れないことです：
