2015年、地球の2番目の住民がさまざまな種類の約205億通のメールを送受信したことをご存知でしたか？ 半分はビジネスライティングであり、その数は予想どおり毎年3％増加します。 平均して、1人のユーザーが毎日122通のメールを送信しました。 電子メールはコミュニケーションとプロモーションのために最も効果的で使用されているマーケティングツールであるため、顧客やパートナーと通信するときにクラッシュしないように、エチケットの基本的なルールを知る必要があります。
ソーシャルネットワークでコミュニケーションが行われるようになったため、多くのエチケットルールが平準化されています。 これはあなたのビジネスに有害な場合があります。
基本的なルールを見てみましょう。
1.手紙の件名
それはすべてトピックから始まります。 それを見ると、受信者は手紙を開くかどうかを決定します。 したがって、受信者があなたの手紙が何であるかを理解できるように、トピックは明確でなければなりません。
2.送信者のメール
仕事用メールからのみ顧客またはパートナーに手紙を送ります。 ただし、個人のメールから返信する必要がある場合は、正しい名前を付けてください。 受取人は、手紙が誰から来たのかを理解しなければならないので、あなたの姓と名にしてください。
いかなる場合でも、ビジネス通信に適さないアドレスを使用しないでください。 たとえば、「タンポポ@ ...」、「baby @ ...」
3.パーソナライズ
すべての人は人です。 当然、彼らが名前で私達に連絡するときそれは気持が良くなる。 このようにして、あなたはあなたが対応する人に敬意を示します。
4.手紙のトーン
同僚と数年間仕事をしているとき、非公式のコミュニケーションスタイルがあなたの間で広く行き渡っています。 新しい潜在的なクライアントと通信するときは、口調を形式的で敬意に変える必要があります。
電子メールの手紙を書くとき、コミュニケーションスタイルのこの変換も非常に重要です。 不適切な取り扱いとの現在の関係を損なわないように、受取人が誰であるかを常に意識してください。
常に「あなた」にのみ連絡し、礼儀正しく、公式のビジネススタイルのコミュニケーションを順守してください。
5.文法
電子メールに文法的な誤りがある場合、次のことを受信者に直接宣言するようです。
- 未教育;
- 不注意な
- 過労。
文法上の間違いのリスクは何ですか？ ほとんどの場合、これはクライアントが文盲の提案のためにあなたの無能を認識するという事実につながります。 彼はまた、あなたは新しい顧客と仕事をする準備ができていないだけだと結論付けるかもしれません。
エラーのメッセージをチェックする時間をもっと費やしてください。 はい、あなたはより多くの労働時間を費やしますが、少なくとも同僚や経営者の目には会社やあなたの個人の評判の悪化には影響しません。
6.ユーモア
ビジネス通信で使用しない方が良いです。 あなたが十分に話をしている人を知っている場合を除いて。
人々はユーモアを異なって知覚することに留意してください。 あなたにとって面白いことは、必ずしも受取人にとって面白いとは限りません。
7.異なる文化に対する異なるアプローチ
文化的な違いを考慮する必要があります。特に手紙の中で、話している相手が見えない場合は注意が必要です。 受信者の文化的な違いに応じてメールを調整します。
そのような違いの例を示します。 アラブ人、中国人、日本人は、ビジネスについて話し始める前に、対談者についてもっと知りたいと思っています。 しかし、逆にドイツ人とアメリカ人はビジネスにもっと注意を払っています。
8.常に手紙に返信する
特に送信者があなたと同じ業界からのものである場合は、受信したメールに常に返信するようにしてください。 これは、電子メールマーケティングのマナーおよびエチケットと見なされます。 誤って手紙が送られてきたが、送信者が返信を待っている場合でも返信します。
9.適切なタイミングで送信する
手紙を読むために適切なタイミングで手紙を送ることは非常に重要です。 パートナーへの申し出を記載した最初の手紙を、ランチタイムの13:00から14:00まで、または就業日の夕方（18：00-21：00）に送信することをお勧めします。
ビジネスレターは除外する必要があります：
- 式の皮肉または皮肉。
- 不適切なユーモア。
- 非公式の言語;
- ゴシップまたはいわゆる「水」（明確な事実と数字のみ）。
ボーナスのヒント：興奮したり怒ったりした場合は、すぐにメールに返信しないでください。 手紙を作成し、ポイントを入れますが、送信しないでください。 散歩してください：歩き回って、息を吸って、職場に戻って、もう一度手紙を見てください。
また、メールのエチケットのルールは何ですか？ 記事の下のコメントでそれらを私たちと共有していただければ幸いです。