パート1.ホリネズミがいますか？ そして、私は見ていませんが、彼はそうです。
言い換えれば、問題が目に見えない場合、それが目に見えないという意味ではありません。 それを理解しましょう？！
営業部門の仕事は、通常の商業オファー（KP）から法的契約まで、さまざまなタイプの膨大な数のドキュメントの作成に関連しています。 積極的な販売に従事したことがある場合、CPの有効性を高めるためには、CPをパーソナライズする必要があることがわかります。 少なくとも連絡先の名前を示します。 契約に関しては、より多くの情報を記入する必要があります-取引相手のすべての詳細、仕様の添付、金額の表示など。 複雑なことは何もないようで、何を改善できますか？
Yoollaのビジネスケース
実際、すべてが簡単です-空白を開いて「コピー-貼り付け」方法を使用してデータを入力します。熟練していない従業員でもこれに対処できます。 シンプルですが、それほどではありません。
この事件は、連邦政府のIT会社で働いていたときに発生しました。いわゆる「学校プロジェクト」に参加しました。このプロジェクトでは、いくつかのベンダーが学校にとんでもない価格でソフトウェアを提供しました。 問題は、ペルミ準州に多くの学校があり、それぞれ個人的に契約が締結されたことでした。 この作業には別の従業員を割り当てる必要がありました。 そのため、この従業員は、このプロジェクトの契約（提供された製品のリストを含む付属品）を作成するのにほぼ2週間しかかかりませんでした。
すべてが悪くないように見えますが、ここの学校の一部（明らかに、値札はただの無償であることがまだ明らかになっています）は、製品の構成を変更することを決定しました-つまり、契約の量を再集計し、仕様をやり直す必要があります。 それは「損失」でした-多くの時間が費やされ（時間=お金）、すでに行われた作業の一部をやり直す必要がありました。
原則として、効率を高めるために、誰もが日常的な操作、特にドキュメントの操作を自動化することはありません。 しかし、この問題で見た問題を見てみましょう。
多数の文書は膨大な時間を必要とし、「人的要因」を排除することはできません。 たとえば、同じタイプの100個のドキュメントを作成するには、約500分（ドキュメントあたり5分）または8時間の作業時間がかかります。これらは莫大な費用であり、エラーのチェックと修正に必要な時間は考慮されていません。
さまざまなコンテンツの多数のドキュメント-さまざまなクライアントの場合には、さまざまなコンテンツのドキュメントをコンパイルする必要があります。これは、タスクを複雑にするだけでなく、完了するのにより多くの時間を必要とします。
ドキュメントの変更-エラーが発生した場合にドキュメントを修正するには、新しいドキュメントを作成するときとほぼ同じ作業を行う必要がありますが、これは時間の無駄です。
もちろん、状況は誇張されていますが、従業員が作成するKP、契約書、およびその他の文書の数を数えると、その数値はおそらくはるかに大きくなります。
この場合、もう1つの要因があります。従業員が使用する「ワーク」が正しく関連している必要があります。 実際、従業員が100個のドキュメントを「作成」し、それらのすべてに何らかの間違いや不正確さが含まれている場合、その作業は無駄に終わるだけでなく、将来的に何らかの損害をもたらす可能性があります。
経験豊富なスペシャリストが遭遇した1つの例を挙げます。 きっとあなたの経験からそれを思い出すでしょう：
クライアントとの交渉は正常に終了しました。 クライアントは彼の詳細を送信し、私たちは喜んで彼のために契約を結び、契約の付属書と請求書を作ります。 そしてここで、私たちの地域での契約はクライアントの子会社を通じて行われることが「判明」し、ドキュメントのパッケージ全体を新たな詳細のためにやり直す必要があります。 もちろん不快ですが、何をすべきか-パッケージ全体をやり直してください。 新しい詳細と余分な時間。
隔離されたケースになると、ここには犯罪的または実行可能なものは何もありません。ドキュメントのやり直しにさらに30分費やします。 しかし、モザイクが個々の要素で構成されているように、無駄に費やされた時間は数時間、さらには数日間の作業時間に追加されます。 繰り返しになりますが、「空間は熱くなっています」。
パート2.実装オプションの選択。
徹底的な分析と顧客調査の結果、大部分のドキュメントは何らかのテンプレートに従って作成されているという結論に達しました。 これを行うには、ドキュメントを作成するための情報とテンプレート自体が保存されるデータベースが必要です。 情報を含むデータがあります Yoolla CRM-これは必要なすべての情報のリポジトリであり、テンプレートによるドキュメントの作成を実装するためにのみ残ります。
最も便利で傑出した正しい結果として、Word 2007形式のテンプレート（* .docx）を使用するオプションを選択しました。 Wordで準備されたテンプレートの利点は、作成が簡単であることです。結局、システムのほとんど（または100％）のユーザーは読み書きができ、MS Officeパッケージを操作するスキルを持っています。
その結果、事前に準備されたテンプレートに従って既に完了したドキュメントを発行できるモジュールが作成されます。 同時に、ドキュメントの作成には数秒しかかかりません。
パート3.テンプレートを作成する例
テンプレートを準備するには、MS WordまたはWPS Office（または* .docx形式でドキュメントを保存できる他のプログラム）が必要です。 基礎として、既存のKP、契約、追加の契約、行為、領収書など、すでに使用しているドキュメントを取得できます。
手順1.空白を開き、タグシステムを使用して、テンプレートの適切な場所に必要なタグを配置します。 たとえば、Acceptance and Acceptance Actを使用すると、次のパターンが得られました。
Yoolla CRMのドキュメントジェネレーター
ステップ2. Yoolla CRMでテンプレートをダウンロードして保存する
ご覧のとおり、すべてが非常にシンプルであり、MS Wordプログラムに精通している人なら誰でもテンプレートの作成に対応できます。 今、それはすべてあなたの想像力と忍耐に依存しています、なぜなら 完全に広範囲のさまざまなドキュメントを作成することができます-外部だけでなく、内部でも使用できます。
タグは、クライアントのデータ-クライアントのカードの内容から詳細、連絡先-追加のフィールドやトランザクションに関するすべての利用可能な情報-トランザクションの作成日からVATのあるなしの仕様までをカバーします。
パート4.価値、つまり お金
だから、今、あなたとあなたの従業員が「コスモスの加熱」に費やす年間の時間をおよそ見積もることができます。
- 新しいドキュメントを作成する時間を3倍短縮することでコストを削減
- （エラーまたはその他の変更により）ドキュメントを再作成する時間を3倍削減することにより、コストを削減します。
- ドキュメントの操作を担当するアシスタントマネージャーのコストを削減します（ドキュメントの処理方法を知っています）-2-3回
- ドキュメント作成時のエラーに起因するコストを削減-測定不可
突然、不可解な方法で、ドキュメントジェネレーターモジュールを使用するだけで保存を開始する（保存された、獲得したことを意味する）ことを納得させなかった場合、1つだけ提供できます-コストを計算すると、そこに表示されます。
モジュールの詳細については、 ドキュメントをご覧ください。