本日の会議では、優先順位の高い10のタスクについて説明します。
なぜ集まることにしたのかわかりませんが、とにかく会いましょう。
申し訳ありませんが、遅れて、最初の会議が遅れました。 私たちが議論しているトピックを思い出していただけますか？
毎日聞いています。 （私もあなたを知っています。）私はこれらのフレーズをよく耳にします。 考えてみてください。どうすれば、最重要の10の主要なタスクに集中できますか。 これが最も重要なことです。 これが最初に行わなければならないことです。 これらの10のタスクをどのように達成しますか？
それでも、私たちは10の主要な問題に焦点を当てるのではなく、辛抱強く「座って」聞いて、ゴミに苦しむ会議を組織します。 私たちは、明確な計画も明確な目標もない会議で、私たちに投げかけられたナンセンスの山の半分を罪深く投げ入れます。 参加者は通常、そのような会議に遅れるか、早まって逃げます。 その結果、私たちはひどい非効率を抱えています。
それはすべて奇妙に見えますよね？
私たちはビジネスの発展の道を選択せず、望んでいなかったからです。
私たちのビジネスを巻き込んだビジネス会議カルトは根本的に腐敗しています。 そして、マテル（世界的に有名なバービー人形を発売する玩具メーカー）のCEOであるブライアン・ストックトンが、休暇の不成功の波が続いた後に最近解任されたなど、ビジネスの効率と収益性を破壊します。 。 ストックトンは何が起こったのかと尋ねられたとき、マテルには革新的なアプローチがなく、会議の貧弱な組織が責任を負っていると答えた。
それでは、会議と集会でいっぱいの別の週の前に、どのようにして不必要なイベントを特定し、排除しますか？ そして、まず第一に、それらを成長させ、将来不必要な会議の出現を避ける方法は？
各会議の費用を計算する
各会議には非常に現実的な価値があります。 これは、会議に参加している各人の時間給です。 毎週のオフィスミーティングに出席する全員の1時間あたりの料金が100〜300ドルの間にあるとします。 中間点である200ドルを選択し、この金額に10（会議の参加者数）を掛けます。
会社の会議は毎週2,000ドルで開催されます。 そして今、これらの2,000ドルを製品またはサービスの改善に投資できると想像してください。 この投資は、少なくとも同じ金額であなたに返ってこないとは本当に考えていますか？ それでは、組織内の各会議で、少なくともその価値、つまり参加者の時間コストを「相殺」する必要があるということに同意してみませんか。
会議の費用を計算し、一般的なリストから、不採算であるか、収益が低すぎるものを特定します。
各会議の個人的および職業的価値を自問してください。
カレンダーから悪い会議を除外する場合は、まず、各会議の個人的および職業的な価値に疑問を投げかけます。 次回の会議の申し出を自動的に受け入れる代わりに、投資を回収するかどうかをやめてください。
- この会議は目標を達成するのに役立ちますか？
- ミーティングの目標は（もしあれば）！会社の戦略的優先事項と交差しますか？
- この会議にどのように貢献できますか？
- 誰かがあなたの不在に気付くでしょうか？
- この会議はあなたに活力を与えますか、それとも活力を吸い込みますか？
- この会議は、最後の5回の会議の「再ハッシュ」になりますか？
まず第一に、この会議に出席することは、あなたの時間を最も効率的に使うことですか？ あることに同意するたびに、他の何かをあきらめます。
チャンスを逃さない-会議を計画する
新しい製品やサービスの立ち上げを検討している場合、市場を注意深く調査し、テストを実施し、開発から立ち上げまでの各ステップを慎重に計画します。 会議にも同じ注意が必要です。 ミーティングの成功は、事前の思考と計画にかかっています。
効果的で効率的な会議を開催する機会を増やすために、次の会議を計画する前に、次の質問に対する回答を検討してください。
- なぜ会う必要があるのですか？ この質問に答えられない場合は、次のステップに進まないでください。 会う必要はありません。
- 会議の目的は何ですか？
- この会議の結果、何を達成したいのですか？
- 同じ結果を達成する他の方法はありますか？
- 会議が重要である場合、目標の達成に理想的な会議の形式はどれですか。個人的な会議、仮想会議、または両方の組み合わせですか？
- 誰が会議に出席する必要がありますか？
- 出席者からどのような情報を取得する必要がありますか？
- 会議を生産的にするために、出席者は会議の前に何を知っているか、完了する必要がありますか？
- 会議への出席者の準備と貢献に関する私の期待は何ですか？ どうやって声を出すのですか？
これらすべての質問に答えて、与えられた答えに従って整然と行動すれば、会議が実際の目標に焦点を合わせて達成されることが保証されます。 時間とお金を節約できます。
各会議の期間を質問する
「この会議は10分以内だったでしょう」、あるいは「私たちは1時間前に会議を終えることができたでしょう」と考えるために、どのくらいの頻度で会議を離れましたか
ある時点で、私たち全員が各会議の理想的な期間について慎重に考えることをやめ、目標に関係なく各会議が1時間与えられるカレンダーのデフォルト機能の犠牲になります。 この慣例を越えてください。 開催しているすべての会議（または受動的なリスナーの役割になっている会議）の期間について質問し始めます。
会議を開催している場合は、会議の理想的な期間を計算するために、その目標、結果、および形式について慎重に検討してください。 電話での会話やビデオ会議の形で仮想会議を開催している場合は、おそらく、他のタスクに同時に従事している遠くにいる目に見えない同僚の注意を完全に捕捉できないという事実に備えてください。
これは、45〜60分の長さの会議が、集中力と集中力の深刻な悪化につながることを保証することを意味します。 仮想会議が短いほど良い。
あなたの目標は、会議をできるだけ短く計画すると同時に、参加者の注意を集中させることです。 各会議を15分短縮することを検討してください。 そして、パーキンソンの法則を忘れないでください-仕事はそれに割り当てられたすべての時間を占めるべきです。
今何ができますか？
- 来週のスケジュールを見て、それから少なくとも2回の会議を取り消します。 この時間を使用して、熟考またはシャットダウンします。
- 受信トレイに表示される招待状である次の会議への参加に同意する前に、この会議が目標の達成に役立つかどうか、自分の貢献の可能性、および会議が最後の5回の会議の「再ハッシュ」であるかどうかを自問してください。
- すべての会議を15分短縮します。