委任：個人的な経験

すべてのビジネス、大規模プロジェクトは主にチームに依存しているため、権限の委任は、終了時に肯定的な結果をもたらす適切に機能するシステムを構築するために必要なツールの1つです。 ビジネスプロセスの設計、ナレッジベースの作成、適切で適切な人材の発見、「彼らの」場所への配置、彼らに開かれ成長する機会を与え、最初からより多くの手助けをし、その後少ない参加で主要な指標を制御する、これらはシステムのコンポーネントです。



Redmadrobotの開発ディレクターであるMax Voloshin（@willie）は、社内の委任と慣行の一般原則について語っています。

タスクと委任オプション



タスクの種類と配布の原則

いずれにせよ、いずれの場合も3つのカテゴリーに当てはまります。

• するだけ
• 私は他の人よりもうまくやる
• 誰でもやる

多くの重要な問題を誰にも委ねることはできないという事実にもかかわらず、実際には、それらのほとんどすべてを委任することができます。 誰でもできる場合には、「単純なスクリプト」で十分であり、最初に転送する必要があります。 これは、何かの購入、ドキュメントの転送（宅配便サービスが対応します）、またはインターネット上の情報の検索（オフィスマネージャーまたはオンラインアシスタントが対応します）の場合があります。

他の人よりも優れていることは、スキルを開発するためにワークショップ形式での必須トレーニングを伴う、転送中のより詳細な説明（実証済みのアルゴリズム、知識ベース）を必要とします。 このようなケースは譲渡可能ですが、これにはかなり時間がかかります。

まあ、一見するとあなただけができること 、彼らはしばしばそのように見える。 絶対に、それらのいくつかは、あなたが他の人よりもうまくやっていることの問題の場合とまったく同じ方法で転送することができます。 これは、部門または会社全体の管理でもかまいません。潜在的なリーダーを訓練したり、すでに必要なスキルのすべてを既に持っている人を検索してテストしたりするには、そのような問題を委任するのに時間がかかります。



NB！ 委任する価値がないものは何ですか？

投資家と仕事を委任したり、個人的な戦略を立てたり、レストランで女の子や妻と夕食をとったりすることは非常に危険です。あなたは本当に自分でそうしたことをする必要があります。

個々のタスクの委任

誰かにタスクを委任することにしたとき、どこから始めますか？ まず、「この人はタスクに対処しますか？」という質問を自問する必要があります。そして、それに対して肯定的な回答をします。 次に、4つのポイントを観察する必要があります。

1. タスクの明確な説明と結果の要件。 タスクはデリゲートだけでなく、タスクのデリゲートによっても理解されることが重要です。 これは、たとえば、タスクをどのように理解したかを自分の言葉で説明するように人に求めることによって検証する必要があります。彼は、その実装に必要な手順、望ましい結果、およびこの結果の成功を評価するための基準を概説しました。
2. タスクを完了するためのリソースの可用性。 結果は達成可能でなければなりません：その人がタスクを完了するのに十分な時間、材料、および他のリソースを持っていること、または彼がどこでどのようにそれらを得るかを知っていることを確認する必要があります。
3. タスクの関連性の説明。 タスクが必要な理由とそれが解決する問題を簡単に説明する必要があります。 これは、目標を理解すれば、見えないかもしれない最高のソリューションを提供できるため、その人のやる気とタスクの質に影響します。
4. 結果の制御。 結果の実装を管理する日付、時刻、場所が明確に指定されています。 これは、中間結果またはタスクの完全な完了のいずれかです。

タスクグループの委任（権限）

ここでは、説明のために、 ケネスブランチャードの本「ワンミニッツマネージャーアンドモンキーズ」の飛行機に関するメタファーが適しています。 長い準備プロセスの前に、航空機を空中に上げます：格納庫から取り出し、燃料を補給し、外部メンテナンスを行い、ルートを準備し、システムをチェックし、ディスパッチャとすべてを調整し、最後に最も激しい離陸プロセスを実行します！ 一般的に、これは単純な問題ではありません。 しかし、その後、コースと水平飛行に入った後、すべてがほぼ自動的に行われます：機器と飛行機を導く副操縦士を見るだけです。

実際の面に置くと、タスクのグループ（プロジェクトなど）を委任する前に、部門や会社全体を管理する前に、まず必要なすべてのビジネスプロセスを開発し、ナレッジベースを提供する必要があります。このすべてを使用するように人を教育し、彼が対処する自信がある場合にのみ、彼を手放すことが重要です。 これは誰かに自転車に乗ることを教える方法です-最初に原則を伝え、次に例を設定し、次にサドルを数回サポートする必要があります。 それだけです。人はあまり自信がありませんが、乗り始めます。 それ以外の場合は、「すべての膝を折る」ことができ、一般的に「嫌われている自転車に乗る」ことを永遠に拒否します。

1. 回路図。 これは常に、グラフィックイメージのユニバーサル言語で行われることの最上位の回路図表現です。 委任されたグループの構成要素を概略的に記述する必要があります。 これは、タスクのブロックが目的の順序で配置されたプロジェクト実装計画です。 部門管理が委任される場合、機能構造と組織構造を設計する必要があります。
2. ビジネスプロセスのスキーム。 機能ブロックの内部、およびそれらと外部ブロックの間には、相互作用が行われる接続があります。 そのような相互作用はすべて説明する必要があります。 詳細の程度は、特定のケースに依存します-1つの文に定式化された原則から詳細なアルゴリズムと手順まで。
3. 知識ベース。 ビジネスプロセスを進めるには、資料が必要です。 これらは、計画、メモ、テンプレート、記事、書籍、トレーニング資料などです。 一般的に、新しい人が突っ込むのを助けるだけでなく、彼の主な仕事で彼によって使用されるすべてのもの。
4. ワークショップトレーニング。 まず、「マスター」が行い、学生が見ます。 それから彼らは一緒にそれをします。 その後、学生はそうし、「マスター」が見えます。 トレーニングを効果的にするには、スキーム、プロセスの説明、および主要な知識ベースが必要です。

これらの4つのポイントは外部で完了することもできますが、その場合、あなたまたはあなたのためにこれをすべて行う人が必要です。 そして彼は、人々と訓練を思いつき、説明し、配置します。 そのような道は非常に現実的ですが、これはあなたがあなたの責任から解放されたことを意味するものではありません-ちょうど逆に、今あなたはあなたが理解していないことを制御する方法を見つけ出す必要があります。 次の方法があります。

• 客観的なKPIアクティビティ
• 人が自分でしなければならない達成計画の検証（専門家の助けを借りた検証、常識）
• KPI出口を検証し、進捗を計画するための短い反復

5委任の原則





1.委任-従業員のモチベーションと成長のためのツール

このような一般原則があります。成長するためには、快適ゾーンを離れなければなりません。 一方で、これは、新しいプロジェクトにもっと時間を割くために、部下にもっと多くの仕事を与える必要があることを意味します。 従業員にとって、これは彼らが通常の理解できる仕事を超えてあなたのビジネスに参加する機会を持ち、それにより次のレベルの専門能力開発に近づくことを意味します。 両当事者がこれを同じ方法で理解することが重要です。

委任は、タスクの再配分だけでなく、専門能力開発の強力な要素でもあり、従業員と上司の両方の前進を可能にします。







これを行うには、従業員が現在どこにいるのか、どこに行きたいのか、そして個人開発の形式で委任されたタスクをどのように遂行するのかを明確に理解する必要があります。 従業員自身が常にそのような理解を持っているとは限らないため、リーダーの仕事は、開発計画を策定し、専門職レベル間の移行の基準を説明することによって彼を支援することです。

NB！ 頻繁な勝利のためのプラットフォームを提供することが不可欠です（読み取り-モチベーション）：部下の仕事を設計して、大きなタスクを分解して具体的にするようにします。 優れたアーケードゲームのようなものです-プレイヤーが何をしても、ポイントを貯め、実績を開き、ボーナスが形成されます。 つまり、ゲームは保持され、ドーパミンに燃料を供給します。 そのようなHRゲーミフィケーションが判明しました。







2.クールな教師になる

目標は、1つのタスクを転送するだけでなく、たとえば部門または大規模プロジェクトに制御を転送するために、権限を委任できるようにすることです。 基本原則：

1. ワークショップモードで作業します。 これは、自転車を使用した例で詳細に説明されています。 これが唯一の委任システムではありません。 人が自分で同じ道を行かなければならないとき、「チベット僧院」のテクニックがあります。 急成長しているITビジネスの一部として、結果を迅速に達成することも必要です。したがって、ワークショップモードでの作業が最適なオプションです。
2. フィードバック。 人が送信した結果とレポートに関するフィードバックは非常に重要です。 彼は、彼がショーのためではなく、本当に必要な仕事をしていることを理解しなければなりません。 そして、行われた仕事に感謝することは、一般的に良い口調です。 この認識は、ルーブルやドルに対する強力な追加です。 批判は建設的であり、必然的に正当化されなければなりません。
3. 正義。 正義感が最も敏感です。 二重標準は信頼性を低下させます。
4. 大人-大人。 トレーニングは、まず第一に、ある人が経験を移し、別の人が経験を取り去り、異なるレベルの仕事をすることでそれを支払うときの協力です。 これは、「親」と「子供」の気まぐれを道徳化する場所がない大人の関係のシステムです。 この形式に「海岸で」同意する必要があります。

3.入り口の人々の徹底的なチェック

インタラクションを開始する前に適切な従業員、パートナー、または請負業者を選択することは、彼とのその後の仕事よりも重要です。 当たり前のように見えますが、ここでは多くの間違いが発生し、トラブルにつながります。 たとえば、次のような人がいます。

1. ウイルスの腐った卵。 ネガティブさや成功への不信を介して、他人を毒し始める人々。 開発を遅らせるだけでなく、プロジェクト全体を危険にさらす可能性もあります。 これらは、迅速かつ冷酷に廃棄する必要があります。
2. 爆弾が遅くなった。 すべては大丈夫のようですが、人は時々些細なことに壊れて、すぐに自分のコントロールを取ります。 このような呼び出しはより頻繁に発生し、ある時点で人は姿を消すか、辞めるか、全員を撃つための銃を持っています。
3. ブラックホール。 人がなぜこれをすべて必要としているのか、どこに向かっているのか、何を達成したいのかが明確でない場合。 2つの選択肢があります。彼は本当に知らないか、隠れており、この場合は「時限爆弾」ですが、いずれにしても、頭にブラックホールがあり、パスを彼と同期させる方法がわかりません。非常に才能がありますが、リスクを負うことを理解することが重要です。そのような人はいつでも姿を消す可能性があり、これを予測することはできません。
4. 素晴らしい男たち。 彼らは素晴らしく、彼らと話をするのは素晴らしいことです。彼らはサーフィン、ウェイクボード、素敵なカフェ、安さ、タイについて多くを語ることができます...しかし彼らはどのように仕事をしたいか知りません。 彼らはただ時間を無駄に過ごしたいだけです。

NB！ チームの雇用従業員は、雇用システムがどのように機能するかを知っていて、システムが発行する候補者の受け入れと質に関する決定、およびこのシステムを提供するチームの能力が正しいことを確認した場合にのみ委任できます。



4.通信契約

誰かとのやり取りを始めるとき、あなたは、商品やサービスの購入と同様に、契約を結ぶ必要があります。 事前に合意されたコミュニケーションの原則は、たとえば、21.00で電話をかけた場合に電話に出ないときの驚きからあなたを救います。 基本的な原則は次のとおりです。

1. 通信スケジュール。 誰かが応対できるとき、いつ電話をかけることができるか、そうでないとき。 週末や深夜にメールをチェックするなど、何かをすることは可能ですか？
2. 反応時間と形式。 手紙、SMS、または電話への応答がどのくらい続くかについて明確に同意する必要があります。 たとえば、24時間以内に手紙に回答するか、2〜3時間以内に別の時間に応答を再スケジュールする必要があります。 着信に応答する方法がない場合、何時以降にコールバックするか、さらにアクションを実行してSMSを送信します。
3. 議論の問題は、可能な解決策の前に記述され、分析されるべきです。 通常の言葉遣い、背景、解決策のオプション、独自のバージョンおよび引数を使用して、書面で問題を正しく記述することに同意する必要があります。 非常に頻繁にこの非常にアクションが問題を削除し、人がそれに伴う必要はありません、彼はすべて自分で解決することができます。
4. 状況の変化は、現時点ではなく、事前に把握する必要があります。 会議がキャンセルされるか、タスクが完全に解決されない場合、他の人が計画を変更し、時間を無駄にしないように、事前に通知する必要があります。 または、別のソリューションを形成できるようにします。たとえば、ドラフトについて議論したり、すべての結果を全員にとって都合の良い時間に移したりします。
5. スタイルの特徴。 誰もが自分の思考の提示速度とこの提示の形式を持っています。 開始段階で一般的なことに同意する必要があり、また、問題点が将来無人のままにされず、適切な修正が行われることを示す必要があります。 たとえば、誰かが声を上げて話したり、スピーチでマットを使用したりすると、多くの人が生産的にコミュニケーションできません。

NB！ 委任のプロセスで発生する主な危険は、人が対処できないほどの量のタスクを人に任せることです。 これにより、彼のモチベーションが低下し、結果が悪くなります。 快適な量のタスクは、実験的にのみ識別でき、同時に調整を行います。 従業員が自分に任された量に対処し、自分の仕事に満足している場合、これにより彼は将来より多くのことを行うことができます。



5.制御システム

さて、個々のタスクはすべて移管され、プロジェクトとグループの権限は委任されましたが、責任はまだあなたにあります。 ここでは、制御システムなしで行うことはできません。 それぞれについて、彼女は彼女自身ですが、原則は同じままです：

1. 手配のカレンダー。 フォームは、電子カレンダーのメモ、リマインダー付きのタスク、または通常の紙の日記など、好きなように整理できます。 最も重要なことは、日付とタスク実行者を修正して、正しい日にこの情報が表示されるようにすることです。
2. 保険。 新聞や月報からではなく結果について学ぶ必要がある場合、または必要な結果が得られることを疑う場合は、3種類の保険を使用できます。
   
   
   
   -請負業者が「仕事に出る」前に、あなたの側で結果の承認を受けることに同意します。
   
   -結果が機能するようになった時点で、CMS、レター、またはその他の方法で通知されます。
   
   -「何かがうまくいかず」、計画から逸脱した場合、通知が送信されます。 ここで、たとえば、予算または期限が計画の10％を超えて逸脱した場合にのみ通知するなど、スコープを事前に調整できます。
   
   
   
   
3. 社長による報告。 レポートは、5ページを受け取った後、「教区」で何が起こっているのか、必要に応じて詳細をすぐに理解できるように設定する必要があります。 つまり、レポートのフォームとコンテンツを自分で設計する必要があり、この作業を誰にも委任することはできません。
4. チームとのコミュニケーション。 また、波に乗るためには、結果が依存するチームやタスクグループやプロジェクトを開催している人々と非公式にコミュニケーションをとる必要があります。 これを直接行うか、または少なくともメールでは行わないことをお勧めします（Skypeまたは電話が適切です）。
5. 形式とアルゴリズムを更新します。 はい、そうです。システムの動作を定期的に確認する必要があります。 緊急事態が発生した場合に残しておくことができ、1〜3か月に1回、メモを収集して変更することができます。 さて、または日本人が行うように、すぐに変更を加えることができます。古典的な例はTPS（Toyota Production System）です。

ケース1：HR権限グループの委任







マックス・ヴォロシン：

「しばらく前に、それまで自分でやっていたHRシステムを委任する必要に直面しました。 私は主題分野を研究することから始めました：私はいくつかの仮説をテストしなければなりませんでした。

会社の人事システムをブロック付きのダイアグラムの形で自分で表現しました。 各ブロック内で、彼はビジネスプロセスを描きました。入力で何をすべきか、プロセスで何が起こるか、出力で何を受け取る必要があるかです。

たとえば、新しい従業員を雇用するプロセスには、いくつかの段階が含まれます。最初に、空席の要件が開発され、出版のためのリソースが選択され、割り当てアルゴリズムが検討されます。 これらすべての段階を詳細に描いて、テンプレートを作成しました。仕事の説明、テストのタスク、潜在的な応募者への回答です。 後者では、さまざまなシナリオが作成されています。候補者が適切である、候補者が適切である、または候補者がまったく不適切である。

HRシステムの委任を開始する前に、私自身がこの作業に深く没頭しました。それをいつどのように実行するほうがよいかについての理解が形成され、それが計画に変わりました。 午前中、私はメールをすくい上げ、すべての応答を調べ、それらを分類し、（テンプレートを使用して）人々に応答しました。 私はすでに特別な注意を払うべきポイントを理解していました。 RedmadrobotのHRマネージャーにタスクを委任するときが来たとき、私は既存の経験を適用してバッチで行動し始めました。 私たちはいくつかのワークショップを開催し、マネージャーに作業の本質を段階的に説明しました：回答を開き、履歴書を正しく読む方法を示し、履歴書をシステムに入力することにした理由などを説明しました。

ケース2：QA部門のプロジェクトの委任







QA Redmadrobotの責任者であるIlya Gorshkov氏：

「毎年、QA部門には作業計画があり、さまざまなレベルの機能的責任とレポート構造を明確に定義しています。最初から、各QAエンジニアが実行する必要のあるタスクのタイプが明確です。 委任も機能的責任のカテゴリーに分類されます。

作業は、最初は直接テストとテストケースの開発という2つの大きなグループに分けられます。 これは2人の異なる従業員に委任されます。 さらに、すべての従業員には個人的な開発計画があります。つまり、人が新しい領域を「リード」できるようになったとき、新しい責任を受けて自分の立場を変えるときです。

自分でできるビジネスはあるが、従業員の一部が適切な方向で成長する必要があると思う場合は、そのタスクを彼に移します。 それで、Otkritieモバイルバンクのプロジェクトで、QAエンジニアに委任されました。

これはどのように起こりましたか？ まず、プロジェクトマネージャーのチームに、新しい人がプロジェクトの責任者であると伝えました。 次に、プロジェクトマネージャーと顧客の従業員にQAプロジェクト計画とレポートシステムをアップロードしました。 さらに、このプロジェクトの枠組みで期待できるリソースについても合意しました。 ある時点でこれらのリソースがタスクを完了するのに十分でない場合、従業員は私に連絡し、追加のリソースを受け取りました-このプロセスについても事前に同意しました。 プロジェクトの意思決定プロセスは2つのレベルに分けられました。最初の段階では、人が自分で決定を下すことができ、2番目の段階では、彼は私とつながりました。 保険システムは、プロジェクトマネージャー、そして最後の例ではプロダクションディレクターのつながりによっても開発されました。」

多くの要因が委任に費やされる時間に影響を及ぼします：人の認知データ、転送のためのシステムの準備の程度、タスクのスコープ。 プロセスを可能な限り迅速かつ効率的にするには、具体的なアクションプランを用意し、忍耐する必要があります。初期段階では、人に対する一時的および金銭的投資は大規模ですが、将来的には、具体的なプラスの効果がもたらされるはずです。 しかし、決して忘れてはなりません。タスクの委任は、委任した人からの結果に対する責任を軽減しません。



ソースと詳細情報

書籍：

委任と管理 、ブライアントレーシー

ワンミニッツマネージャーアンドザモンキーズ 、ケネスブランチャード

記事：

「委任する方法」

「タスクの設定方法」

オーディオポッドキャスト：

「代表団に50枚のステッカー」 、セルゲイ・ポタポフ