タスク管理システムを使用して、この問題の問題を回避する方法を説明および表示するようにします（動作方法-使用するActionspaceシステムを使用して表示します）。 テクニカルライター、Lena Tolmacheva。
テクニカルライターは、オフィスの隅に控えめに座って、組織で製造された製品の説明に何日も費やす人々です。 彼らは参考文献やマニュアルを読んでいない、彼らに時間とエネルギーを浪費する価値はないと言ってみましょう。 しかし、会社が順調に進んでいれば、遅かれ早かれ生産量が膨大になり、開発者やテストエンジニアによるすべての変更を説明することは不可能になります。 ドキュメントのスペシャリストを雇う必要があります。 しかし、人生はまだ止まっていないため、説明する必要があります。製品の新しいバージョンがリリースされ、以前のバージョンは技術サポートが必要で、チームは変化しています。 新入社員は数年前に新製品とリリース製品の両方を勉強する必要があり、関連するドキュメントが利用できるため、新参者はすぐに状況を把握して作業を開始できます。
会社でプロジェクト管理がどのように組織されているかはわかりませんが、通常、仕事の原則はほぼ次のとおりです。製品マネージャーは開発部門の責任者にタスクを設定します。 テクニカルライターの仕事の計算は、プログラマーやテスターの仕事とどう違うのでしょうか？ そして問題は、まれにしかテクニカルライターを製品に割り当てることができないことです。 ドキュメントはすべての製品のリリース順に書かれており、これらの製品はさまざまなマネージャーによって管理できます。また、ドキュメントは開発プロセス中とテスト段階の両方で作成でき、完成後数か月間でさえ作成できます。
したがって、テクニカルライターへのタスクは、さまざまな部門やさまざまなマネージャーから常に来るだけでなく、既製のドキュメントを発行する期限も、開発プロジェクトの従来のスキームにうまく適合しません。 したがって、管理者はドキュメントを書く必要があるという事実をよく覚えており、完成したドキュメントをテストする時間をまったく割り当てない場合があります。
文書管理の難しさは、社内のテクライターの数に依存しません。 それらが2つ以上ある場合、タスクはドキュメンタリーがある部門のそのヘッドに移動します。 ライターにとってはより簡単になり、リーダーにとってはより難しくなります。それが違いです。
このような問題をどのように回避できますか？ すべてが非常に簡単です。 ドキュメンタ専用のタスク管理システムを使用する必要があります。 このシステムは習得が簡単であると同時に、タスクの作成、実行者と日付の指定、レポートの生成、作業に費やされた時間の設定と記録を行うことができるような機能セットを備えている必要があります。 コストがかかりすぎないようにし、できればクラウドでの作業を許可する必要があります。
これがどのように機能するか、私たちが使用するActionspaceシステムの例を示します（ システムについて詳しく説明します ）。
会社に2人のテクニカルライター、リーダー、およびドキュメントを注文する複数のマネージャーがいるとします。
プロジェクトのドキュメントが必要な場合、テクニカルライター部門の責任者は、コンピューター、ラップトップ、タブレット、または電話からブラウザーを介してActionspaceシステムに入ります。 ボタンをクリックするだけで、一連のドキュメントを開発するためのタスクを作成し、その利用可能期間を示し、必要なファイルを添付し、会社で使用されているTFSまたは他の同様のプロジェクト管理システムにリクエストカードへのリンクを追加します。 「To」フィールドで、マネージャーはタスクを担当するテクニカルライターの名前を選択し、「Copy」フィールドでドキュメントを注文したマネージャーを示し、「予定労働時間」フィールドでこの作業に割り当てられた時間数を入力します。
ドキュメント開発のタスクを設定する
複数のドキュメントのセットを作成する場合、その開発のタスクを複数のテクニカルライターに分割し、それぞれが個別のドキュメントを開発します。 タスクを配布するときに、サブタスクごとに個別に計画された複雑度を指定できます。 作業の終了は、セットのすべてのドキュメントが作成され、Actionspaceの対応するサブタスクが完了する瞬間と見なされます。
「開始」ボタンを押すと、ヘッドは準備されたタスクを部下に送ります。
複数の実行者間のタスクの分散
テクニカルライターは、新しいタスクの電子メール通知を受信し、Actionspaceにログインし、タスクを調べて、予定されている期限と労力を評価します。 すべてが文書の準備の準備ができている場合、彼は「仕事をする」タスクを取り、そうでない場合は、マネージャーにタスクの問題を通知するか、別のユーザーに委任します。
各営業日の終わりに、テクニカルライターはタスクに費やした時間数を示し、このデータはすべてシステムに保存されます。
テクニカルライターによるタスクの取得
テクニカルライターに質問がある場合、彼はタスクにコメントを追加でき、マネージャーは電子メールで通知を受け取ります。
また、テクニカルライターは上司またはマネージャーにタスクを設定することもできます。 たとえば、ドキュメントをテストするための時間の割り当てを思い出させるには、新しいプログラムのインストール、製品の使用方法のトレーニングなどで助けを求めてください。
テクニカルライターとそのマネージャーは、システムカレンダーで作業計画全体を確認できるだけでなく、特定の日付に向けて実装を計画することもできます。 指定された日付の数日前に、システムは自動的に近づいている目標日付のリマインダーを送信します。
作業計画の知識
社内に複数のテクニカルライターがいる場合、マネージャーはドキュメントの操作プロセスを常に監視し、コメントやファイルを追加できます。 製品マネージャーは、このプロセスを追跡することもできます。
文書の実装に対する監督者の制御
一連のドキュメントの準備作業が完了した後、テクニカルライターは費やした時間を修正し、タスクを完了します。 マネージャは、作業が完了し、実際の作業を見つけることができるという電子メール通知を受け取ります。
文書の作業完了責任者への通知
さて、今最も重要なこと：
人件費を計算するとき（ボーナスの計算など）になったら、テクニカルライターの責任者はActionspaceシステムにアクセスして、指定期間のすべてのプロジェクトの作業の開始日と終了日を記録し、すべてのテクニカルライターの計画および実際の条件と労働力を示すレポートを準備する必要があります部門。 フィルターを使用すると、すべてまたは特定の従業員の作業、特定のプロジェクト全体、特定の期間、特定の条件のタスクに関するレポートを作成できます。
技術ライターの仕事に関するレポートを見る
画面で生成されたレポートは、MS Excel形式にエクスポートして、上位のマネージャーに転送したり、今後の作業で使用したりできます。
テクニカルライターの作業レポート
したがって、シンプルなシステムの使用により、マネージャーは、すべてのアクティブな開発プロジェクトのテクニカルライターの人件費を手動でカウントする毎月のルーチンを回避し、従業員のスピードを評価し、プロジェクトに費やした時間を比較できます。
ブラウザを使用してシステムにアクセスすると、同じ部門の従業員が異なる都市で働いており、その本社が本社からプロセスを管理している企業でも使用できます。
もちろん、私が提案したテクニカルライターの人件費を計算するオプションは理想的ではありませんが、このソリューションは、ドキュメントの作業を合理化し、テストに時間をかけ、製品マネージャーと異なるテクニカルライターで構成される共同チームでより効果的に作業を整理するのに役立ちました都市。
実装の機能について説明する場合、最初に無料のオンライン試用版の一部としてActionspaceシステムを試用し（試用版は完全に機能します）、次に有料版に切り替えました。 WebバージョンのActionspaceを使用していますが、Microsoftクラウドインフラストラクチャを使用するユーザー向けに、Office 365およびSharePoint Online用のアプリケーションもあります。