電子メールは非常に多くの人々や組織の日常生活にしっかりと定着しているため、ほとんどの人はこのコミュニケーション手段の有効性についても考えていません。 ただし、電子メールには1つの大きな問題があります-それは、人を通信に「吸い込む」能力があります-より多くのメッセージが送信されるほど、より多くの送信が必要になります。 このような状況では、真に優先順位の高い仕事に戻ることはかなり困難です。
メールの問題
さまざまな調査によると、オフィスワーカーは、メールボックスの瓦outを整理するのに最大3分の1の時間を費やしています。 電子メールは非常に時間がかかるため、一部の企業はこのツールを使用するための特別な規制さえ導入しています（特に、従業員が特定の時間にメールを使用することを禁止したり、1日に数回メールをチェックしたりすることを禁止しています）。
しかし、なぜ電子メールはそんなに時間がかかるのでしょうか？ これにはいくつかの理由があり、そのほとんどはいわゆる「人的要因」に直接関係しています。
コミュニケーションツールの間違った選択
多くの場合、他の通信手段により適した状況でメールを使用します。 たとえば、会社が使用するカレンダーアプリケーションに招待状を送信するだけで、短い会議を手配できます。5文字のディスカッションは必要ありません。
さらに、多くのユーザーは、[件名]フィールドにメッセージの本質を説明する必要はないと考えており、主要な考えの書式設定や強調表示に注意を払っていません。 その結果、彼らの対談者は手紙の本質を理解するのに多くの時間を費やします。 「緊急」や「簡単な質問」などのタグを使用すると、多くの時間を節約でき、注意が必要なメッセージを強調できます。
無関係な対応
毎日何百万人ものメールユーザーのメールボックスがスパムで詰まっており、さまざまなサービス（パスワードの変更、ニュースレター、ダイジェストなどのサービス情報）から自動的に生成されたメッセージ
メッセージの種類が広がるため、メッセージをフィルタリングする必要があります。 このためにショートカットを使用する人もいれば、メールクライアントで特別なルールを作成する人もいます。 ただし、独自の電子メールシステムを開発するには時間と忍耐が必要です。 ショートカット、スパム、通知、重要な受信者からのメッセージを送信するためのルールの設定を強制することはそれほど簡単ではありません。
不要なタスクを削除する
電子メールの問題を解決しようとしているプロジェクトがかなり多数あります。 これらのサービスの開発者は、電子メールがある程度必要であると主張していますが、メールの品質を改善する機会があります。
通常、電子メールを改善するためのファイターは2つのカテゴリに分けられます-一部はより思慮深い電子メールクライアントを作成し、他方は「すべてのサービス」ステータスの電子メールを奪い取り、クイックディスカッションやタスク管理などの不適切なタスクに電子メールを使用しないようにします。
一部のメールをボイスメッセージに置き換えようとしているVoxerや、プロジェクトタスクに関する議論を整理するための構造化アプローチを作成者が推進しているAsanaのようなプロジェクト。
Kato.imプロジェクトチームは、その使用が正当化されていない一部の領域から電子メールを絞り出すことができるというアプローチにも準拠しています。 企業通信用のツールを作成しました。これは多くの場合、電子メールに代わるものです。
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「外の世界」と通信するために、企業は今後も長年にわたって電子メールを使用します。電子メールを放棄する企業の数が急速に増加するという前提条件はありません。 ただし、1つのプロジェクトに取り組んでいるチーム内での社内コミュニケーションには、電子メールは不要であり、気を散らすだけの非効率的なコミュニケーション手段です。
電子メールは、主に自動メッセージであり、チームメンバーによるプロジェクトの議論にはまったく役立ちません。 Katoプラットフォームを使用すると、従業員は必要な情報だけを強調して、「ノイズ」を取り除くことができます。 Google DocsやHerokuなどのサードパーティサービスとの統合により、従業員はプロジェクトに関するすべての情報を1か所で見ることができます。
このサービスの無料版には広範な機能があります（たとえば、接続されている従業員の数に制限はなく、検索機能付きの履歴アーカイブに制限はありません）。 したがって、チームの一員として、追加費用なしでメールを完全に置き換えることができます。
結論：時間を節約する必要がある
電子メールはどこにも行きませんが、90％が「水」である無数のアラート、スパム、メッセージを通過するのに費やす時間を削減するのは私たちの力です。
電子メールは、人々が常に意図した目的のためにそれを使用するとは限らないという事実のせいではありません。 特定の状況でより効果的なサービスがあることを認識する必要があるだけです。 これにより、電子メールの主な問題が解決され、リソースの節約が開始されます。その主なものは時間です。
