印刷のアウトソーシング：アクティブな事務処理で印刷を節約する方法

最も寛大で裕福な企業でさえ、あらゆる種類のコストを最適化することでお金を節約することを気にしません。 会社が大きくなればなるほど、一見小さな予算項目のコストが高くなるのは周知の事実です。 これは、特に印刷コストに当てはまります。現在の価格では、プリンタの消耗品の価格は本当に「ゴールド」になります。

Captain Evidenceを描写しないために、有名な会社HPのデータを提示します。

Hewelett-Packardの調査によると、平均的な会社は収益印刷の平均6％を費やしています。 一見したところ、これはわずかな量のようです。 また、企業が年間1000万ルーブルを稼いだ場合、60万ルーブルが印刷に費やされます。 図はかなり大きいです。 しかし、年間100億ドルを稼ぐ組織を想像したらどうでしょうか。 この場合、印刷の平均コストは6億ドルになります。 HPデータを10倍削減したとしても、6,000万米ドルを受け取ります。 この金額は、最も豊かな組織であっても、どの組織にとっても重要です。

一般的に印刷と紙の作業のコストを最適化する最も信頼できる手段の1つは、印刷のアウトソーシングです（このサービスはコピーメンテナンスとも呼ばれます）。









この最適化手法は誰にとっても有効ではなく、大量のペーパーワークが必要な中規模、大規模、および非常に大規模な企業にのみ有効であるとすぐに言わなければなりません。

したがって、この投稿は、プロセスを確立して今すぐ保存するか、今後の作業に役立つ記事になるのに役立ちます。

最近、ロシアでは、アウトソーシングの慣行が急速に広まっています。 組織の印刷プロセスを第三者企業に移管することも例外ではありません。

大企業で印刷用品を購入するコストは、文字通り他のユニット間で文字通り「分配」され、これらのユニットの運用費用に関連することがあるため、印刷コストはIT予算の構造に入らないことがよくあります 。 例：

• 紙はオフィスマネージャー（またはAXO部門の従業員）が購入します。
• 印刷技術はIT部門によって購入され、
• 消耗品（カートリッジ）-調達部門を取得します。

さらに、各都市/支部では、1つの大企業の部門になることができ、何百人もの人々が互いの仕事を複製します。

ある時点まで、会社は単にプリンターとMFPのサービスに実際にどれだけのお金がかかるかを認識していません。

印刷のアウトソーシングのトピックは、すでにHabréで簡単に取り上げられています。

紙のワークフロー会社のためのMaslowのピラミッド（ソース）

オフィス印刷のアウトソーシングとは何ですか？

オフィス印刷のアウトソーシング（別名「コピーサービス」、別名「MPS-マネージドプリントサービス」）は、印刷機器の包括的なサービスであり、クライアントは個別に印刷されたコピー/ページに対してのみ支払います。 コピーは、マシンの実際の結果である1つのA4ページとして理解する必要があります：プリンターでの印刷、FAXでの受信、コピー機を使用したコピーなど（シートの両面に印刷する場合、これらは2部になります）。

すべての新しいモデルの印刷機器（コピー機、プリンター、MFP）には、コピーのカウンターがインストールされています。 例外として、HP LJ 1000や1020などのプリンターは区別できますが、これらのプリンターを使用する場合は、5％のカバレッジで指定された部数に依存するか、専用のソフトウェアをインストールする必要があります。

カウンターを読み取るには、手動と自動の2つの方法があります。 手動の方法では、プリンターの構成ページが単純に印刷されます。 これは最も確実な方法ですが、あまり便利ではなく、この方法で取得したデータを自動的に考慮することは困難です。

2番目のオプションがあります：プリンターを監視するためのさまざまなソフトウェア（PrintMonitor、PaperCut、Printer Activity Monitor、SNMP Discovery、その他多数）。 これらのプログラムはすべて、印刷されたシートの数、カートリッジ内のインク/トナーの量、カートリッジのおおよその交換時間などを表示します。

問題は、このソフトウェアはネットワーク上で動作するように設計されており、一部の企業幹部は、内部データの機密性を確保するためにそのようなソフトウェアのインストールを拒否していることです。



組織への印刷アウトソーシングの導入は、印刷プロセス 、つまり抽象的な平面から具体的な平面への移行に対する定性的に新しいレベルの会計処理です。

これは完全に異なるアプローチであり、印刷サービスプロバイダーの独自の能力をはるかに活用できます。

まず、ほとんどの場合、pokopnye契約は特定のサービスレベル契約（SLA）で締結されます。これは、サプライヤーの応答時間、作業のタイミング、トラブルシューティングを明確に定義します。 すべてのアプリケーションはService-Deskを通過するため、プロバイダーの有効性をパーセンテージで追跡することは難しくありません。

第二に、カートリッジの定量的特性、つまり印刷されたコピーの数に関心がなくなります。 その間、これらの統計を保持する人はほとんどいないことに注意する価値があります。 前の記事で、補充された互換性のある消耗品を使用する場合、カートリッジの寿命は不安定で予測不能であるため、ほとんどの場合、指定された印刷枚数を印刷しません。 カートリッジ（詰め替え、互換性、再生品）の代金を支払う場合、指定されたページ数が問題なく印刷されることを期待します。 多くの場合、希望は満たされていません。

第三に、このサービス形式では、出力で取得する必要がある印刷品質を修正する権利がプロバイダーとともにあります。

質の高いサービスでは：

• プリントのストライプ
• 紙詰まり
• 画像の歪み
• 紙の上のドット
• シートあたりのトナー粒子
• 外部印刷ノイズ

このアプローチでは、記述的特性と定量的特性の両方が現れます。 組織内で印刷プロセスを正しく構成するだけでなく、サプライヤの作業を包括的かつ包括的に評価する機会もあります。

明らかな隠れた印刷コスト

印刷コストの氷山の目に見える部分は、その主要部分である「水中」よりもサイズが小さい場合があります。

• カートリッジ
• 印刷装置のメンテナンスと修理
• スペアパーツの購入
• 新しい機器の購入
• 紙

非表示のコスト（目に見えない氷山）：

• 電力
• 従業員の個人印刷および無許可のカラー印刷
• 間違った印刷
• ITリソースの非効率的な使用
• 機器のダウンタイムによる損失（消耗品または修理の不足による）
• 保管費用
• 組織および職場内でプレスサポートを組織する従業員の人件費。

節約になる理由

第一に、コスト削減は、主に統合による印刷フリートの最適化によって達成されます。ローカルデバイスは、印刷あたりのコストが低い高性能のプリンターやMFPに置き換えられます。 機器のダウンタイムの短縮やエネルギーコストの削減などの要因は、統合に直接関連しています。 これには、機器の統合も含まれます。

次に、可能であれば、大容量のカートリッジが取り付けられます。 HP LJ Pro 400 M425を例として取り上げます。 280Aカートリッジ（2700コピー）を使用する場合、コピーの平均価格は57コペックですが、280Xボリュームを増やしたカートリッジ（6900コピー）に切り替えると、印刷の価格は40コペックに下がります。 違いは明らかです。

第三に、クライアントが新しい機器を購入したい場合、リースまたはリースでそれを受け取ります。 したがって、顧客は購入の初期費用と固定資産の税額控除を負担しません。 新しいデバイスの価格はコピーに含まれます。

第4に、IT部門のリソースが解放され、プリンターのカートリッジを交換するよりも「インテリジェント」なタスクへの切り替えが行われます。

支払方法

コピーのコストには、消耗品の供給、機器のメンテナンス、および装置と部品の修理のコストが含まれます。 これには、紙の供給と新しい印刷デバイスのリース/レンタルも含まれます。 サプライヤーは、契約のコピーを支払うオプションを提供する場合があります。 ここにどんなオプションがありますか：

• 従来の支払い。 固定支払コピーを使用したコピー印刷。 このタイプの支払いが最も一般的です。
• 単一の価格。 ページ数を制限することなく、単一のレートで白黒とカラー印刷のPokopynaya支払い。 多くの企業にとって、この方法はより便利です。
• 固定価格。 白黒印刷とカラー印刷のポコピナヤ支払い。必要最小限のページ数を特別な料金で印刷し、残りのページを通常の料金で印刷します。 これは、印刷のニーズを明確に理解している顧客のために行われます。

MDSまたはベンダーが提供するもの

ロシアの印刷アウトソーシングのセグメントは、印刷市場の総量と比較すると小さいものの、長い間、世界のベンダーの注目を集めてきました。 同時に3つの分析機関（IDC、Quocirca、Gartner）は、Xeroxがこのセグメントの世界的リーダーであり、長い間主導的な地位を維持していることに同意します。 IDCによると、Hewlett-Packardとともに、ロシアのアウトソーシング市場の半分以上を占めています。 他のMDSリーダーには、リコー、レックスマーク、キヤノン、コニカミノルタが含まれます。これらは、印刷市場の理解を示し、時代に遅れずについていきます。 アナリストは、特に京セラドキュメントソリューションズ社に注目しています。この会社は、集中的な開発と成長により競争率の高い企業グループに分類されました。

MDS（Managed Document Service） -ドキュメント管理システム。 多くの人は、この概念がMPS（Managed Print Service）の 「印刷管理システム」に相当すると考えています。 MPSについて話すとき、この略語は印刷のみを意味します。 ワークフローはよりグローバルな概念です。 これは、印刷機器とソフトウェアの相乗効果です。 たとえば、従業員がドキュメントを持っている場合、そのドキュメントをスキャンしてアーカイブに送信する予定です。 ただし、最初に将来の使用に備えてインデックスを作成する必要があります。 ドキュメントは、印刷用に送信することも、すぐに電子ドキュメント管理に送信することもできます。 たとえば、京セラミタルスは、不必要な印刷を防ぐために特別なソフトウェアをコンピューターにインストールします。ユーザーがプリンターで印刷する前に、ページコストが画面に表示されます。 思わず、ユーザーはドキュメントを印刷することの妥当性についてもう一度考えます。 このサービスの一環として、ベンダーは印刷室を編成し、マーケティング資料の印刷を設定し、電子文書管理システムの導入を支援しています。

このようなサービスのすべての利点に加えて、重大な欠点があります。 第一に、ベンダーは消耗品として元のカートリッジとスペアパーツを使用するため、これは安価ではありません。 したがって、コスト削減について話すことは困難です。 第二に、ベンダーは自分のブランドの印刷機器のみを提供しています。 顧客がベンダーへの切り替えを決定した場合、ベンダーは機器群をブランドに完全に更新します。これにより、クライアントは将来「プリンター」に依存するようになります。 最近の出来事を考えると、外国のベンダーへの依存は特に危険です。 第三に、そのようなサービスは中規模の国内企業にはあまり関係がない。 このため、深刻な国際アウトソーシング事業者はより有利な条件を待っています。 管理された印刷サービスの主な消費者は、外国企業と提携している大企業です。

アウトソーシングの長所と短所

長所：

• コア以外のタスクからの従業員の解放。 従業員の費用は企業にとって重大な費用項目であることは既に述べました。
• コスト削減。 アウトソーシングへの正しい移行により、印刷コストが10％から50％削減されます。
• サービスの透明性。 アウトソーシング業者は、少なくとも毎月印刷されたコピーのレポートを提供する必要があります。 最大で、プログラムを介して、クライアントはいつでもコピー専用コントラクトの動作を確認できます。
• コピーのみの契約には、クライアントがプロバイダーの有効性を監視できるサービスレベル契約（SLA）を伴う必要があります。
• 1つのサプライヤー（アウトソーサー）-単一の責任ポイント。 供給者の不公正な作業中、彼が「飼いならした」公園の責任は彼だけにあるため、すべての石は彼の方向に飛びます。
• スムーズな操作。 各デバイスには、カートリッジの交換用ストックが想定されています。 コピーに欠陥があるか、トナーが完全に無駄になった場合、クライアントはプリンターからカートリッジを取り外し、新しいカートリッジを挿入します。 プリンターが印刷され、作業が続行されます。
• 予算設計。 クライアントが購入した紙の量に関する情報を持ち、コピーの価格を知っている場合、印刷のコストを計算し、この量を予算に入れるのは簡単です。 追加費用はありません。
• 継続的な技術サポート。 各顧客ユーザーには、アウトソーサーの電話番号が必要です。 印刷技術に関連する問題については、直接電話して相談することができます。

短所：

• インクジェットデバイスでのコピーの記録の複雑さ。 この状況では、インクジェットプリンターをレーザープリンターに交換することをお勧めします。 オプションとして-オリジナルインクを別途購入し、シートの5％充填時に宣言されたリソースを考慮します。 または、アウトソーシングプロジェクトで個別のブロックとしてインクジェットを印刷し、コピーのコストを計算しないでください。
• A4以外の用紙サイズ。 PokopynyサービスはA4形式でのみ計算され、他の形式では拡張されません。 A3形式は2つのA4印刷としてカウントされます
• カウンターのないプリンター。 カウンターの測定値を取得することが不可能なプリンターがあります。
• 実装の問題。 アウトソーシングの実装は、地域のサポートを必要とするグローバルプロジェクトです（クライアントが全国に支店の広範なネットワークを持っている場合）。 その実装は継続的なプロセスです。 実践によれば、アウトソーシング契約の承認は2か月遅れ、フルローンチは3〜6か月遅れています。 さらに、地域のリーダーが地元のサプライヤーと協力することに独自の関心を持っている場合に発生します。 彼は彼の最悪の夢の中で中央集権化と報道機関の透明性を夢見ています。それが彼らがしばしば統合サービスプロバイダーと協力せず、それと対立する理由です。
• 信頼の問題。 IT部門の仕事の中で最も技術的に単純な部分を心理的に引き渡す準備はできていますが、同時に最も時間がかかりますか？

結論

無料サービスへの切り替えを決定する前に、社内の印刷で状況を慎重に分析する必要があります。

• 明らかな費用をすべて考慮に入れて、印刷にいくら支払うか（月、四半期、年ごと）。
• 隠れたコストを考慮する必要があります。
• サプライヤーを選択する際には、価格だけでなく、その評判と成功したプロジェクトの経験によってもガイドする必要があります。

一般に、他の場合と同様に、「7回測定し、1回切断する」という古いことわざを使用する価値があります。

用語集

カートリッジリソース：カートリッジリソースは、そこに振りかけられるトナーの量ではなく、トナー量と5％の印刷ドキュメントの数との対応として理解されます（図はブランドによって若干異なる場合があります）片面のA4印刷シートを埋めます。

定期メンテナンス：プリンタの製造元が推奨するメンテナンス。

正当な消耗品：オリジナルのカートリッジまたはメーカーの著作権を侵害しない独自の素材で作られたカートリッジ。

消耗品の使用：カートリッジは有害廃棄物として分類されます。 廃棄物処理に関する法人および州機関の責任は、1998年6月24日の連邦法N89-「生産廃棄物および消費廃棄物」により理論的に規制されています。 しかし、 カートリッジのリサイクルの厳しい現実はすでにHabréで説明されています。 カートリッジ回収技術により、廃棄する廃棄物の量を大幅に削減できます。

人的資源：会社の技術サポートへの問い合わせの約25％はプリンターに関連しています。 これらは、戦略的なタスクに費やすことができるリソースです。

平均コピー価格：これは、カートリッジの平均市場価値をメーカーが宣言したコピー数で割った価格です。 以前の投稿で、コピーの平均価格を計算するための式を説明しました 。

印刷量：会社内の1か月あたりの平均印刷文書数。 企業の印刷量を判断する最も簡単な方法は、購入したオフィス用紙の平均量を分析することです。