翻訳者から 。 現在、当社は設計および建設の文書化のための電子アーカイブシステムの作成と実装に積極的に取り組んでいます 。 元のテキストと翻訳された資料の両方を含むこのトピックに関する一連の記事の発行を開始し、ECMの分野でオーストラリアの専門家であるLen Aspreyによる記事を読者に提供したいと思います。 この記事は2006年に書かれたものですが、提起された問題は今日その関連性を失っていません。著者は、特別な種類のドキュメントとしての図面の詳細、技術情報保存形式の互換性の問題、図面を扱うためのECMソリューションの実装の実際的な側面について語っています。
ECMの問題に関するテキストを翻訳すると、用語を適切に伝えるという避けられない問題が生じます。 多くの場合、適切なロシア語の同等物を見つけることは非常に困難です。 したがって、この記事の翻訳では、場合によっては、英語の表現の追跡を意識的に拒否し、ロシア語で既に確立されたターンの助けを借りてそれらを送信します。 そのため、場合によっては、略語ECM（エンタープライズコンテンツ管理）をSEA（電子アーカイブシステム）として転送します。 （1）電子アーカイブシステムはECMシステムのクラスに属しているため、この手順は完全に正当化されていると見なします。 （2）記事では、図面は記録と見なされ、「記録管理システム」（ERM、電子記録管理）という用語はロシア語に根ざしておらず、SEAという用語はロシア語の出版物のERMシステムを指すのによく使用されます。
図面は多くの州および商業組織の重要な情報のキャリアですが、SEAを実装する際に十分な注意をまだ受けていません。
図面は、建物、機械、設備などの企業の資産を表すため、重要です。 技術文書とともに、図面にはこれらの資産が記載されています。
図面は設計と建設の活動を示す記録と見なすこともできますが、情報管理の分野の専門家はしばしばその重要性を過小評価しており、組織を深刻なリスクにさらしています。
緊急事態が発生する前に、図面に注意が払われないことがよくあります。 残念ながら、そのような状況では、しばしば資本資産の損失が発生します（ 翻訳を注意してください：Sayano-Shushenskaya HPPのドキュメントの体系化と電子翻訳に関する作業は、2009年8月の悪名高いイベントの後にのみ開始されました。 およびBoguchanskaya HPPの技術文書 ）。
図面の不適切な取り扱いにより、緊急事態のリスクが悪化する可能性があります。 例：
- 組織内の図面は、CADプログラムを使用して作成されますが、印刷され、紙の形式で保管するために送信されます。 プロジェクトのすべての変更は、紙の図面に表示されます。
- 組織は図面をスキャンし、作業でデジタルコピーを使用しますが、作業の実行に関するすべての碑文とマークは、図面の紙版でのみ行われます。
また、組織内のどの図面が管理されており、どの図面が管理されていないかを理解する必要があります。 デジタル図面が制御可能であり、紙の図面が制御できない場合、図面をどのようにレビューしてマークを付けるかを決定する必要があります。 図面のデジタル版と紙版の両方を同時に管理文書と見なすことができます。 ただし、この場合でも、ドキュメントへの変更を同期する手順を明確に検討する必要があります。
図面のプロパティを明確に説明する必要があります。 図面のメタデータには、その番号、名前、バージョン番号、修正日、承認日などを含めることができます。図面プロパティには、外部システムから取得できる分類構造も含めることができます。たとえば、エンタープライズERPシステムでの図面の場所などです。
電子アーカイブシステムを導入する場合、図面の番号付けに対する組織のアプローチも考慮する必要があります。 使用されるすべてのプログラムが、受け入れられている番号付けシステムをサポートすることが不可欠です。 図面のバージョン番号システムについても同じことが言えます。
組織の作業の詳細に基づいて、ECMスペシャリストは図面のライフサイクルを説明し、ライフサイクルの特定の段階（バージョン番号など）で図面のどのプロパティが変化するかを理解する必要があります。 また、作業のさまざまな段階で図面を表示、コピー、編集する機会を誰とどのように得るかを理解する必要があります。
ECMの専門家は、ビジネスプロセス、図面に描かれたオブジェクトの詳細、さまざまな図面形式の関係についてのアイデアを受け取り、SEAの導入がビジネスプロセスを最適化し、情報交換の能力を高め、作業の質を向上させる方法を理解する必要があります。
他の情報システム（特にERPシステム）との調整の可能性、編集プロセスの自動化と図面の承認、さまざまな形式の図面の操作などを考慮する必要があります。これは完全なリストではありません。