Asanaがチームワーク、ドキュメントを簡素化し、より多くの利益をもたらす方法

アーサナは怠け者のために作られていますが、恋をしています。 知り合いは10分間続き、明日はチームの効率が少なくとも30％向上します。 はい、そして虹のユニコーン、イエティとシールがあります。





▍80％の成功は詳細にあります



同じ作業時間が作業プロセスの編成に費やされます。 自動化の決定-この順序は、創造性と知的作業のための時間をより多く与え、作業の結果にプラスの影響を与えます。 チームに何人いるかは関係ありません。 共同作業をしていても、毎日のタスクを処理するのは非常に簡単です。



▍なぜアサナですか？



ほとんどの人は、TrelloとBasecampで聞いたことがあるか、働いたことがあるでしょう。 Asanaはあまり知られていませんが、その機能は人気のあるBasecampの機能よりも広く、Trelloとは異なり、明確なインターフェースを保持しています。



taskタスク管理について



システムの基礎は、ロシアの代理店DANのチームによって開発されました。行動の厳格なディレクターIgor Charkinが厳格な行動アルゴリズムを考案し、Ilya Kravchenkoが実際にそれを使用するように私を紹介しました。 その後、Basecampで働きました。 アサナに切り替えて、私はアサナチームの経験と標準的な提案に基づいて仕事の原則を変えました。

アーサナで働くための一般的なルール

• アプリケーションでの作業には1日あたり最大1時間かかります
• タスクのステータスは、少なくとも稼働日の開始時と終了時にチェックされます。
• 各着信タスクまたは新しいプロジェクトは、メールからAsanaにすぐに転送されます

hereここで働くには？



以下の手順では、アプリケーションの機能に関するヒントと説明が斜体で強調表示されています。 最初の読書ではこれらの詳細を省略しますが、Asanaでの作業を試したい場合は戻ってください。 最後に-魔法のユニコーンやアザラシを召喚する方法、気分に合わせてテーマを変更する方法、またはテキストに絵文字をいくつか入れる方法に関する秘密。



これは、ユーザーのアプリケーションのメインページです。 これがデスクトップです。 各ユーザーは、2つのデスクトップを同時に取得します。1つはチームとして、もう1つは個人のプロジェクトとタスクのために使用します。







他のデスクトップを作成し、古いデスクトップの名前を変更して、招待するユーザーを選択します。14の招待状が無料アカウントで利用できます。 デスクトップは削除できません。 すべてのユーザーが離れると消えます。 デスクトップの作成者がデスクトップを離れても、少なくとも1人のユーザーがデスクトップに残っている場合、デスクトップは機能し続けます。 それに戻るには、このテーブルにまだアクセスできるユーザーからの招待をリクエストしてください。



左側のメニュー 。 Asanaロゴの横にある十字形をクリックして折りたたむことができます。

• お気に入り
• 最近作業したオブジェクトの名前
• デスクトップに招待されたユーザーのリスト
• ディスカッションリンク
• デスクトップのすべてのプロジェクトとタスクのカレンダーへのリンク
• あなたの代理店が取り組んでいる、取り組んでいる、または仕事を始める予定のプロジェクトとタスクのブランドの名前は、wikiはあなたの会社のガイド、ドキュメント、フォームのコレクターです。

メインメニュー 。 それは帽子です。

• プロジェクトとタスク（ 詳細画面 ）
• あなたに関連するすべての活動に関するニュースフィード：あなた宛のコメント、あなたがフォローまたは作業しているタスクとプロジェクト（ 詳細画面 ）
• ダッシュボード：有料アカウント向けのオプション-Asanaでのチームのパフォーマンスの分析
• プラスアイコン：新しいタスク、プロジェクト、またはディスカッションをすばやく作成し、新しいユーザーを追加します
• すべてのプロジェクト、タスク、マテリアル、チャット、フォルダーの検索フィールド
• 疑問符アイコン：ヘルプとヒント
• アップグレードボタン：アカウントを有料にアップグレードします
• プロファイル設定を入力します（ 詳細画面 ）。 ここで、他のデスクトップを作成して切り替え、設定を編集し、新しいユーザーを追加できます。

Asanaシステムの基本概念（階層順）

協力しているブランドまたは会社の名前 （Asanaのプロジェクト）。 ナビゲートしやすくするために、会社名の後にLLCとZAOの形式で組織フォームを記述します。 ブランドのリストの最初の1つはWikiで、会社または代理店のサンプル、フォーム、ガイド、ドキュメントが含まれています。







色が異なるブランドとの連携には、3つの段階があります。黄色の先行販売（議論中のプロジェクト）、緑色の進行中（進行中のプロジェクト）、および灰色のアーカイブ（終了したプロジェクト）です。 その上には、ブランドに緑色のマークを付けると便利です。 マウスでドラッグアンドドロップできます。



最も頻繁に使用するブランドをお気に入りに追加して、リストで探しないようにします。



プロジェクト （リストのメインタスクとしてAsanaで作成）は、特定のブランドで作業している作業プロジェクトの名前です。 たとえば、SMMまたはアプリケーション開発の広告会社最初のプロジェクトの前に、ブランドおよびブランドプロジェクトに関連する文書（契約、契約、契約など）があります。 次に、緊急プロジェクトがあります。



そのようなセクションまたはリストに分割する方法をここに示します 。







プロジェクトの説明は、作業に必要な情報を示しています。



各プロジェクトには次のものがあります。

• プロジェクトワークフローの制御を担当するプロジェクトマネージャー
• 現在の作業段階の締め切り日
• あなた自身の責任者と締め切りを含むタスクリスト

タスク -作業プロジェクトの一部として完了する必要がある特定のプロセスの名前。 たとえば、SMMで投稿のテキストを記述したり、アプリケーションのレイアウトを作成したりします。 各タスクは、そのタスクに現在従事しているユーザーに割り当てられます。 各タスクには、現在の稼働日が期限としてスタンプされます。 作業日の終わりに、タスクの責任者は期限を明日に転送し、タスクのコメントに理由とステータスを示します。







プロジェクトまたはタスクは、次の ように 同時に複数のブランドに属することができ ます 。 実際には、ほとんどの場合、ドキュメントとファイルのフォームとサンプルについて話します。 たとえば、SMMで公開カレンダーを作成するためのフォームで、すべてのプロジェクトに共通です。

4つのステップで新しいクライアント、プロジェクト、タスクを取得する方法

1.新しいクライアントで作業開始の確認を受け取ったとします。 私たちはすぐに新しいブランドをアサナに追加し、誰と協力するかを決定します-チーム全体またはあなただけです。







2.ドキュメントとプロジェクトのセクションを作成します。 ドキュメントを追加します。 プロジェクトの名前を正しく書きます。







3.プロジェクトの説明を作成し、日付と担当プロジェクトマネージャーを設定します。 プロジェクトの購読者に、ある時点でプロジェクトをフォローするか、プロジェクトに参加する人を追加します。







4.プロジェクトの作業をタスクに分割し、タスクの名前を正しく作成します（上の写真のように）まず、各タスクに明確な説明を追加し、次に日付と担当者を書き留めます。 サブスクライバーに、ある時点でタスクをフォローするか、タスクに参加するユーザーを追加します。



タスクが緊急の場合、ラベル「Urgent」を追加します。 従業員がタスクに取り組んでいる部門の名前を示す他のラベルがあります。 したがって、部門長が従業員が何をしているのかをいつでも確認できると便利です。

タスクとプロジェクトの個々の要素と特性について詳しく読んでください。

▍プロジェクトまたはタスクの日付



プロジェクトの場合、これは期限（中間または最終）です。



タスクの場合、これは現在の稼働日の日付、またはタスクが再び関連する日付です。 現在の日から、コメントにステータスが示されているタスクのみがタスクに転送されます。



日付の追加機能：タスクが再び関連する正確な時間または期間を指定する機能（たとえば、メールニュースレターを開始するタスクは毎週月曜日に関連するようになります）。



projectプロジェクトまたはタスクの責任者



これは、プロジェクトをリードするかタスクを実行する唯一のユーザーです。 ユーザーが営業日中にタスクを完了しない場合、ユーザーはコメントで理由を示し、その日付を変更します（タスクが関連性を失った場合は、翌日または別の日付に転送します）。 タスクの責任者は1人だけですが、他のユーザーはそれを購読して、ニュースフィードの変更またはメールを監視します。



これにより、時間通りに作業を実行する責任者の輪が決まります。 まず第一に、これはプロジェクトのプロセスを監視するプロジェクトマネージャーです。第二に、これらはプロジェクトのタスクを割り当てられた特定のエグゼキューターです：デザイナー、プログラマー、コピーライターなど。



誰も責任を負わない状況：企業ガイド、指示、サンプル文書に関してのみ可能です。



projectsプロジェクトとタスクの説明



プロジェクトの場合、説明にはプロジェクトマネージャーの連絡先と期限が示され、簡単な説明が添付されます。 タスクの場合、結果として得たいものの簡潔で明確な説明が説明に追加され、期限、作業資料が添付されます。



▍タスク名



これらは、次のルールに従って形成されます。タスクオブジェクトの短くて明確な名前と、会社またはブランドの名前。



正しい例： 「SMMのテキスト/ Horns and Hooves Ltd.」



間違った例： 「SMM / Horn and Hoovesのテキストの作成」または「SMM / Horn and Hoof Ltd.のテキストの作成」



これは、Asanaがタスクとプロジェクトに関する通知を送信する受信トレイにタスクを正しく表示するために重要です。



▍添付ファイル



Asanaで作業する場合、さまざまなファイルをプロジェクトやタスクに添付できます。コンピューターから直接ダウンロードするか、Asanaに統合されているGoogleドライブとDropboxから追加します。



usersユーザーとその資格情報（タスク/プロジェクトへのアクセス）について



Asanaには、フルアクセスとゲストアクセスの2種類のアクセスがあります。



プロジェクトマネージャー、アカウント、マネージャーにフルアクセスが許可されます。



ゲスト-特定のタスクまたはプロジェクトへのユーザーアクセス。 ゲストアクセスを持つユーザーにはディスカッションは表示されません。 ゲストアクセスは、パフォーマー（あなたまたはサードパーティの会社の従業員、フリーランサー）またはクライアントに提供されます。 電子メールで招待状（アクセス）を受け取った人は登録する必要はありません-彼はこの手紙に応答します。その中で、タスクとそれにコメントが表示され、手紙への彼の応答はこのタスクのアサナのコメントになります。 将来、彼はタスクへのすべての変更に関するアラートをメールで受け取ります。



これは、クライアントがタスクをフォローしてコメントする必要があるが、Asanaに登録したくない場合に便利な機能です。



▍コメント



プロジェクトとタスクの下にコメントがあります-それらはプロジェクトまたはタスクのステータスを示すために使用されます。 コメントでは、@オートコンプリートを使用して、人、ドキュメント、ディスカッション、タスク、およびプロジェクトをマークします。 コメント内のディスカッションリンクは、ゲストアクセスを持つユーザーには表示されません。



▍ディスカッション



作業上の問題を議論するために使用すると便利です。 ディスカッションに参加できるのは、フルアクセスを持つユーザーのみです（クライアントではなく、パフォーマーではありません）。



▍チャット



メッセンジャーを使用してみてください。 Slackに最適です。 Asanaアプリケーションとの統合 ：チャネルを選択し、プロジェクトまたはそのタスクで作業しているすべてのユーザーを追加し、チームとチャットしている間にAsanaボットによってプロジェクトおよびタスクのどの変更が送信されるかを示します。 タスクまたはプロジェクトをリンクとして送信し、チャットで共有できます。 Slackには、軽量モバイルアプリケーションとWebアプリケーションの2つのバージョンがあります。



▍ショートカットについて



多くはショートカットに慣れています。 メインラベル「Urgent」を使用します。 書き込みタスクを追跡するのに役立ちます。



代理店の部署に関連付けられた追加のラベルがあり、それらはいつかプロジェクトに取り組んでいます。 各タスクには、現在従業員が担当している部門のラベルが付いています。 そのため、部門管理者は、従業員と彼らが何をしているかを追跡できます。



calendarカレンダーについて



2種類のカレンダーが必要です。



ユーザーの個人カレンダー：トップメニューの[マイタスク]> [カレンダー]タブ。 ここでは、日付が関連付けられているすべてのユーザータスクを表示できます。



一般的なチームカレンダー（左側のメニュー内）。 これには、すべてのタスクの日付とすべてのプロジェクトの期限が、責任者の指示とともに反映されます。 アカウントとマネージャーに便利です。



どのカレンダーも、GoogleまたはAppleのカレンダーと同期できます。 これを行う方法をここに示します。

アーサナとの仕事を整理するための5つの黄金律

• 1日に少なくとも2回、[マイタスク]セクションに移動し、[カレンダー]タブを選択して、タスクのステータスと期限を監視します。
• 仕事に到着したタスクは、メール/チャットからAsanaにすぐに転送する必要があります。
• コメントなしでタスクの日付を変更することはできません
• ユーザーがタスクの一部を完了し、それを別の責任者に転送しなければならなかったが、それを行うのを忘れた場合、ユーザーとプロジェクトマネージャーが責任を負います。 18:00後にタスクが別のユーザーに転送された場合、明日を設定して日付を変更し、タスクへのコメントでステータスを示す必要があります。
• 就業日の終わりに、現在の日付のタスクが1つだけあるべきではありません。

PSアサナでの作業をもっと楽しくするには？

• アーサナには、好きなものがあります-クリエーターが考えているように、それらはユーザーが彼の同意、別のユーザーの行動に対する同情を迅速に表現できるように導入されています。 一般的に、彼らはコミュニケーションに良い影響を与えます。
• タスクまたはプロジェクトを完了する（閉じる）と、ユニコーン、レインボーイッカク、イエティ、またはフェニックス（火の鳥に似ています）を見ることができます。 ただし、その前に、Asanaでこの機能を有効にする必要があります。

• アプリケーションには面白いイースターエッグがたくさんあります。たとえば、コマンドTab + Bを使用して画面で猫を呼び出すことができます（ ここに移動して 、Tab + Bの横のボックスをオンにすることを忘れないでください）。
• または、テーマカバーを変更してみてください。

特にAsanaを使用したり、タスクを管理するために同様の方法を使用したりする場合は、質問と提案を歓迎します。