1.分散チームの形成。
分散チームでのコミュニケーションの編成方法は、チーム自体の品質、プロ意識、およびチームが直面する課題の結果です。 ユニバーサル管理ツールには、目標の設定、目標の設定、完了期限、必要に応じて調整が含まれます。 しかし、これらすべてのプロセスの基盤は、チームに集まった人々、彼らのプロ意識と動機です。 分散チームを編成する場合、従業員の選択に関する要件の増加を提示する必要があります。
雇用プロセスはより責任を持って行われる必要があります。 リモートワークは、従業員の否定的な性格特性を壊滅的に強化する可能性があります。 多くの従業員は、絶え間ない監視と上司の物理的存在なしでは生産的に働けません。 残念ながら、私が到着する頃には、チームはすでに結成され、1年以上働いていました。人々はすでにプロセスに成長しており、非効率な従業員を解雇することはすでに不可能でした。 慎重にゆっくりと状況を変え、徐々に適切なタスクを人々にロードし、独自の例で一時停止したアニメーションからそれらを削除する必要があります。
無責任でやる気のない人々のチームのためにコミュニケーションと報告ツールのシステムを構築し始めると、これらの人々全員がオフィスで管理されている場合よりも結果が著しく悪くなります。 リモートコントロールとレポートのシステムは、はるかに厳格で権威主義的に構築する必要があり、リモートの従業員がいるリラックスした状態に強い反応を起こします。 これにより、より頻繁なレイオフ、新入社員の検索、開発のペースの低下、経験と知識の損失（それらが収集されず、重要な情報と内部文書用のWikiの形式で会社で正式化されていない場合）が必要になり、トレーニングの時間とコストが増加します新入社員の紹介。
リモートの従業員を選択するときは、申請者の心理的特性にもっと注意を払う必要があります。 定期的なコミュニケーションが必要であり、Skypeや電子メールでメッセージにすばやく応答できない内向者であることが判明した場合、そのような人を手放すか、特定のタスクを選択する必要があります。
分散チームを編成する際の利点は、最適な候補者の検索において地理的な制約を受けないことです。 全世界はあなたの前に開かれており、あなたは本当に最高のものを集めることができます。 これにより、管理とチームの結果の両方で質的に異なる結果が得られます。
チームを入力する前に、いくつかの質問に答える必要があります。 たとえば、チームにもっと多くのフリーランサーや正社員がいますか？ フリーランサーを雇う前に、どのような質の高い結果を得たいかを慎重に考える必要があります。 新しい人はそれぞれ、連絡を取らない、納期を守らない、質の悪い仕事をするという追加のリスクです。 さらに、プロジェクトに深く没頭する必要がある場合、特定の市場の複雑さを理解し、フリーランサーと協力することは、満足のいく結果にならない可能性があります。 高い集中力が必要となる解決策を考え出す必要がある非標準のタスクがある場合、複数のプロジェクトを同時に実行するフリーランサーはあなたには向いていません。
タスクとプロジェクトを達成するプロセスがどのように編成されるかを考慮する必要があります。 たとえば、2つのプロジェクトを1つのエグゼキューターに並行して割り当てた場合、生産性と時間は50 \ 50で共有されないことを理解する必要があります。 速度を3倍下げることができます。 プロジェクト間の切り替えに時間と労力が費やされます。
最適なチームサイズとは何かという質問に答える必要があります。 最適なチームサイズは2〜4人です。 5〜7人のチームは、目標の設定、監視、追加の会議などのための正式な手順の組織をすでに必要としています。 チームが小さいほど、情報が失われたり歪んだりする可能性は低くなります。 プログラマの2人のチームでは、「このコードを書いていない」または「それを教えてくれなかった」と言うのはさらに困難です。 チームの成長は、作業プロセスの官僚化、コミュニケーションの困難につながります。 しかし、これは2人のチームが「言葉で」、誰が、何を、いつそれを行い、どのような結果が達成されたかに同意して作業できるという意味ではありません。 この場合でも、最も単純な形式ではありますが、記録を保持する必要があります。 タスクのリスト、期限の設定、実装の結果の記録が必要です。 たとえば、マネージャは、交渉の結果の記録とともに顧客への通話のリストを維持します。 毎日の業務の記録を保管する必要があります。
2.分散したチームの作業を通信および監視するためのツール。
管理ツールの選択は、管理のタスクに直接依存します。 ツールの選択は、プロジェクトの特定の要件の下で実行されます。 チームの規模、その「品質」、動機付けの方法、会社の一般的な管理スタイル、チームが直面するタスク、競争環境の攻撃性の程度-これらはすべて、ツールの選択に影響します。
コミュニケーションの2つの重要な側面、すなわち技術的側面と管理的側面を区別できます。 技術的には、分散チームでのコミュニケーションのタスクは、今日では非常に簡単に解決されています：音声およびビデオコミュニケーション、インスタントメッセンジャー（グループチャット、オーディオおよびビデオ会議の可能性を含む）、あらゆる種類のデータの転送、ドキュメントとの共同作業、タスクおよびタイムトラッカー。
規制を確立し、全員がルールに従うようにすることが重要です。 たとえば、従業員がコンピューターを使用している場合、Skypeで書いたものを読む必要があることに同意します。 また、展開する時間がない場合、または回答する必要がない場合は、少なくとも「OK」と回答します。 または、従業員が毎日特定の時間に一般チャットに連絡する準備ができていることに同意します。 1日に2回集会を行う必要はありません。 むしろ、結果が議論され、翌日にタスクが設定されるこのような義務的な毎日のイベントは、プロジェクトの健康状態について話すでしょう。 ほとんどの場合、人々は戦略的な目標と目的を理解しておらず、何をどのように行うべきかを理解していません。 しかし、特定の時間に毎日連絡を取る機会が必要です。
また、電子メールをチェックする特定の時間を設定すると便利です。 常に到着する電子メールは非常に注意をそらすので、たとえば、2時間ごとに電子メールをチェックする間隔を設定できます。 テキスト、音声の形式で十分な情報がない場合は、デスクトップへのリモートアクセスを提供するプログラムをインストールできます。
時差と個人的な接触の問題は、最初のケースでは連絡を取る必要がある時間を明確に計画することで解決され、2番目のケースではオフラインで定期的に会議を行うか、一人で仕事に飽きず退屈しない従業員の心理学の観点から正しい選択をすることで解決されますコミュニケーションによって。
誰がどれだけの能力を発揮し、誰がより効率的に作業するかを制御しないと、チームの生産性が1か月で数倍低下することを強調することが重要です。 チームの増加に伴い、2〜3人以上になると、カレンダー、Excel、Word、またはgoogle docsのエントリの管理がすでに不十分になる場合があります。 たとえば、1時間ごとに費やした時間に関する日次レポートを、たとえば1日あたり少なくとも3つのタスクの記録とともに導入することが必要になる場合があります。 タスクのタイムトラッキングは、タイムトラッキングソフトウェアprimaERPやTogglなどを使用して実行できます。 レポートをヘッドに送信する期限（たとえば、午前12時）を設定する必要があります。 レポートを使用して遅延の制限を設定する必要がありますが、それを超えると従業員は退職する必要があります。 または、より人道的な選択肢として、その日の労働時間を支払わないでください。 タイムトラッカーは従業員をある程度編成しますが、リラックスすることはできません。
勤怠記録は、すべての従業員、オフィスで働く人々、およびリモートで働く人々によって保持されるべきです。 制御は誰にとっても同じでなければなりません。 従業員が先延ばしに苦しんでいる場合、彼はオフィスでそれを行います。
次の月の負荷を制御および計画するには、 Trello 、 Basecampなどのさまざまなタスクマネージャーを使用できます。 Trelloは、プロジェクトの実装に対する反復的なアプローチを備えた非常に優れたアプリケーションです。 反復ごとに、たとえば、1週間を選択して、タスクの固定リストを作成できます。 この時間内にタスクが左側から右側に移動した場合、その週は成功しました。 簡単な表を使用して、短期、中期、および長期の目標と目的を説明できます。 目標と目標を書面で修正しないと、目標と優先順位が「浮き上がり」始めます。 会社は、ビジネスに必要な方向ではなく、従業員にとって都合の良い方向に動き始めます。