18の優れた会議開催のヒント

とても幸運です。 これには2つの理由があります。



昨年の夏、Rackspaceの同僚は、私の会社であるRosenfeld Mediaに、産業環境でのユーザーの行動に関する会議の開催に参加するように依頼しました。 アイデアは素晴らしかった、Rackspaceはイベントの会場を提供するなどして、私たちを大いに助けてくれました。

2番目の理由は、人々が私とのコミュニケーションに非常に優れていることです。 成功した会議とヒントを組織したさまざまな人々に尋ねました、そして、彼らの答えは非常に有用でボリュームがありました。 少なくとも私ができることは、それらを1か所に集めて、その知識をあなたに伝えることです。



そこで、会議を開催するための最も役立つヒントを紹介します。

1：イベントが必要であることを確認する

2015年には、専門家によると、ユーザーの行動特性に関する約6,000の会議が開催されます。 それは地球上のみです。 多くの人が良いこと、多くの人が素晴らしいことです。 深刻な競争ですね。 イベントのためだけにイベントを開催する予定ですか、それとも本当に必要なことを知っていますか？

私のアイデアがどんなにエキサイティングであっても、チケットを購入するべき人が必要かどうかをまず確認する必要があることを事前に知りたいと思います。 それから私は時間とエネルギーを無駄にしません。 必要なのは、このイベントの目的を考えることだけです。 この問題は人に近いですか？ 私の会議はそれを支援することを約束しますか、クライアントはそれに参加したいと思いますか？

-ジョナサン・カーン（#dareconf）



会議の開催は想像以上に費用がかかります。 壊れないように、まず需要があることを確認してください。 低コストのインテリジェンスアクティビティから始めることができます-ソーシャルネットワークでディスカッションを整理します。 需要について少し学び、会議についての考え方について人々と話し合う機会を得ることができます。 または、Jeff Crumがアドバイスするように：

私が見た最高の会議は、コミュニティの最初の作成とサポートに焦点を当てており、その後、個人的な会議のためにイベントが既に開催されています。 これは、人々がそこに参加するだけでなく、そこに参加したいときに、よりエネルギッシュな会議につながります。

-ジェフ・クラム（Delight Conference）



Enterprise UX 2015カンファレンスでは、毎月の議論や相談の整理など、すでにさまざまな方法で視聴者と協力しています。 最初に、いくつかのソーシャルネットワークで対話者の多くと会議を開催するというアイデアを議論しましたが、彼らの反応は次のようなものでした。

2：イベントのタイプを決定する

Jared Spoolは、5種類のイベントを識別します。 タイプは、他のことは言うまでもなく、プログラムの開発、会場の選択、チケットのコストに大きく影響します。

関連：IAサミット、UXPA、インタラクションなど、同じプロジェクトに携わる人々が集うイベント。 ほとんどの場合、これはあなたと共通のことをする人々に会う唯一の方法です。 通常、彼らは経験と技術を共有します。



ネットワーク：ベンチャーキャピタリストが組織。 このプログラムは、人々が出会って知り合う社会活動の次に重要なものです。 長い休憩と会議は講義よりも重要です。



ショッピング：販売と商業のための旅行フェア。 展示スペースは講義よりも重要です。講義は通常、スポンサーによって支払われる単なる広告です。 例-MacworldおよびCES



教育：訪問者は新しい技術を学び、スキルを身につけたいと考えています。 誰がどのようなトピックでプレゼンテーションを行うかが重要です。 社会活動は最小限に抑えられます。



アカデミック：出版物のリンクを受け取るように設計されています。 例：CHI、UIST、およびSIGGRAPH。 著者は、学位に必要な言及度を得ることができるように、作品は一般にレビューされ公開されます。



主催者を開始する際の間違いは、会議の種類ごとに異なる形式と構造が必要であることを考慮していないことです。 ハイブリッドはうまく機能しません。 イベントの種類は、中断からプログラムの管理まで、すべてに影響します。

-Jared Spool（20年以上にわたる35以上の会議）



会議が幅広い聴衆を対象としていない場合：

外部からのアプリケーションを受け入れずに、招待するだけで、招待する相手がわかっている場合にアプリケーションシステムに煩わされないようにします。

-Dan Stsuk and Joe Wong（UX Hong Kong）

3：詳細を気にしない場合、参加者が詳細を処理します。

すべての詳細が重要です。 デザイナーの会議で、ささいなことはすべて適切に行われるようにしてください。 ユーザーの行動特性の分野の専門家はこのすべてに非常に重要であり、イベント中にそれについて議論し、この印象はイベントの全体的な印象に影響します。

-コーネリアスレイヒル（UXcampオタワ）



詳細は長期的に重要です。 訪問者がすべてがうまく編成されていることを伝えた場合、これは次回のリターンにプラスの影響を与えます。 また、これは、今回はうまくいったことを意味し、次回は粗さを磨くだけでよく、すべてをゼロからやり直す必要はありません。



プログラム全体をさまざまな参加者の観点から見ていくのが最善です。

訪問者だけでなく、スピーカー、スポンサー、ボランティア、ホスト、報道機関、警備員、一般の訪問者などの場所に留まる。 イベント前、イベント中、イベント後に必要なものを研究し、想像してください。 さまざまな詳細を検討するのは良いことですが、マスロフのピラミッドによると、基本的なニーズを忘れないでください。

-グラントカーマイケル（ミッドウェストUX、TEDxGrandRapids）

4：専門家からの助けを得る

最初の1つまたは2つのイベントでは、イベントを開催する専門家を引き付けます。 ホテル、メニュー、インターネット、施設の場所、フロー、登録、払い戻しを扱う際の物流は単なる悪夢です。

-Christina Halvorson（Confabイベント）



イベントは複雑であるため、他の人から学ぶ必要があります。

5：最初から責任を分離する

会議を少なすぎる人数にしないでください。 チームをいくつかのグループに分割し、各グループで1〜2人が責任を持ち、管理します。 スピーカー、スポンサー、デザイン、予算、ボランティア、コンテンツ、PR、制作、チケット、法的微妙な問題に取り組む-これらすべてに対処する必要があります。 グループの作業を追跡し、チーム全体が定期的にお互いの進捗状況について話し合うようにします。

-グラントカーマイケル（ミッドウェストUX、TEDxGrandRapids）



ドキュメントの作業は最初から開始する必要があることを早期に認識しました。

登録の変更、アカウントの処理、サイトで既に詳細に説明した質問への電子メールへの回答などの退屈な作業に費やす時間を過小評価しないでください。

-ドナ・スペンサー（UXオーストラリア）

ボランティアは素晴らしいですが、プロキシもあなたと一緒に動作することを確認してください。 マイクロ管理に頼ることなく、3〜4人が信頼できます。

-Jared Spool（20年以上にわたる35以上の会議）

6：役割モデルになる

主催者の性質は、会議の印象に影響を与えます。 私はいくつかの個人的な犠牲に触発され、他者の自己中心性に失望しました。 会議を開催する前に、意見、価値、目標を共有する人々のチームを編成します。

-ブライアンサリバン（ビッグデザイン）

7：ビジネスの扱い

あなたがそれを望むかどうかにかかわらず、会議はビジネスであり、危険です：

チケットを予約しても支払いはできず、支払いのリマインダーを無視して、土壇場ですべてをキャンセルできます。 あなたはお金と場所を売る機会の両方を失っているので、これは障害のある会議にとって特に悪いです。 人々がどのように子供を得ることができるかを理解していれば、私にとっては生きやすくなりました。

-ドナ・スペンサー（UXオーストラリア）



あなたの債権者は、彼らがあなたに望むものを明確に示す可能性があります。 また、参加者に対して、登録（またはキャンセル）が必要なもの、方法、時期を明確に示す必要があります。 チケットについて言えば、Jared Spoolはあなたがそれらを過小評価すべきではないと考えています。



無料イベントは何かを販売するために組織されています。 人々は価値の支払いに慣れています。 低すぎる価格を選択すると、イベントの品質がそれに相当すると信じる人を怖がらせるでしょう。



そしてもちろん、すべての費用を負担しなければなりません。 次の式を使用します。

ゼロになる=固定費/（コスト-変動費）

まず、変動費と固定費を評価する必要があります（固定費とは、最初の参加者を配置するための費用です。変数は、後続の各参加者の費用です）。

コストを決定したら、価格を選択して式を調べます。 いずれにせよあなたが利益を得ることが確実になるまで、数字で遊んでください。 これは、各会議で最初に行うことです。 次に、これらの数値を常に現実と比較します。 これにより、イベントの評価方法と各会議の収益性を高める方法を学ぶことができました。

-Jared Spool（20年以上にわたる35以上の会議）

8：販売するが、スポンサーには販売しない

スポンサーは重要ですが、より重要なのは会議の参加者の印象です。

スポンサーに自社の製品やサービスを宣伝する機会を与えますが、イベントを実行させないでください。 スポンサーからのスピーチや広告が好きな人はいません。 これは、チケットの代金を支払った人には無礼です。

-ブルーノ・フィゲルド（UXリスボン）

9：ひと休み（そしておしっこ）

たくさんのレポートを作成するよりも、チャットできるように多くの休憩を取ることが非常に重要であることに気づいたのは良いことです

-キャメロンコスコン（ブルックリンベータ版）



プログラムにもっと突っ込みたい場合もありますが、リズムは非常に重要です。 訪問者は起きて、体を温め、コーヒーを飲んで、郵便物をチェックし、トイレに行く必要があります。 新しいアイデアを学び、お互いに話し合い、プライベートで考えます。

貴重な情報を1秒ごとに押し込もうとし、テーマ別のランチとディナーを作り、バーで議論するカンファレンスを目にしました。訪問者はリラックスしてたむろする時間が必要なようです。 彼らに良い食べ物と飲み物を与えれば、すべてが自然にうまくいきます。

-ブルーノ・フィゲルド（UXリスボン）

10：支払いをするか、スピーカーと別れる準備をする

ルールを文書化して遵守し、発表者がルールを詳細に理解できるように公開することが非常に重要です。 一部のスピーカーは、あなたのルールについてあなたと話すことに同意しないでしょう。 あなたは彼らと別れ、彼らの代わりに別のスピーカーを見つける準備ができている必要があります。 あなたがスピーカーを選んだのは悪いことであり、彼は支払いが不十分なため拒否しますが、それは起こります。

-クリスチャン・マンゼラ（ジャイアント）



講演者に報酬を与える他の方法を見つけてください。たとえば、スピーチの専門的に設計されたビデオを提供したり、人前で話すトレーナーと相談したりします。

私たちはスピーカーにフォントサイズなどの基本的なガイドラインを与え始めましたが、すぐに彼らに雄弁なレッスンを提供しようとします。 また、スピーカーを準備するための部屋があると便利です。

-エヴァ・カニアスティ（UXPAボストン）

11：表彰台に入る前にスピーカーを密閉する

講演者は、すべての人々と同様に、手紙を読んだり、自分に何を求めているか分からなかったり、カレンダーに期限を設定する方法が分からなかったり、すでに何度か話し合ったことについて質問したりします。

-ドナ・スペンサー（UXオーストラリア）

ほとんどの時間はスピーカーの周りを走るのに費やされます

-アンディバッド（UXロンドン）



私たちはすでに絶え間ないキックの必要性に直面しています。 私たちはすでに全員を獲得していることを心配していますが、スピーカーはこれが避けられない悪であることを知っています。

12：場所はすべての基盤です

ホテルや会議センターのような伝統的な場所が常に最良の選択とは限りません。 最初にイベントの要件と制限を考慮し、次に最適な場所を探します。

人々が最も自由になる場所を提供して、あまり高くないようにします。 ほとんどのホテルや会議センターでは、飲食物を使用し、すべての間接費を支払う必要があります。

-ブラッド・スミス（WebVisions）

場所はイベントの雰囲気に大きく影響するため、ホテルや大規模なカンファレンスセンターをチェーンするよりも興味深い場所を好む。 文化センターがうまく機能する場合もあります。

-アンディバッド（UXロンドン）



すばらしいプログラムがあれば、訪問者はそれがどこに行くか気にしません。 私は退屈な場所で素晴らしい会議に行ってきました。

場所を提供する最初のことは、訪問の目的に対する訪問者の集中です。 これがディズニーランドや瞑想会議ではない場合、彼らはプログラムに参加するようになり、意見を賞賛することはありません。 会場がイベントをサポートするようにし、競合しないようにします。

-Jared Spool（20年以上にわたる35以上の会議）

13：プログラムは管理と設計です

会議プログラムは単なるレポートの集まりではありません。 それらは互いにリンクされ、正しい順序で配置される必要があります。

良いプログラムの重要性を過大評価することは困難です。 スケジュールは数分で作成できますが、適切な構造、ペース、フローを作成するには数日かかります。 プログラムが大きいほど、コンパイルに時間がかかります。

-Steve Beyty（UXオーストラリア/インタラクション）

プログラムをステートメントとして作成してみてください。 たくさんの会議が乱雑なイベントのように見えるのは驚くべきことです。

-アンディバッド（UXロンドン）

良い会議は慎重に計画された印象です。 デザインの改良だけを意味するのではありません。 これは、感情的で教育的なプレゼンテーションです。 理想的な会議は1つのイベントとして開催されるため、すべての参加者は1日または数日間、1つの感覚を得ることができます。

優れた会議は、優れたプレイリストまたはアルバムのようなものです。 各曲には独自の曲が追加され、順番が重要になります。 有名なコンサルタントを招待して話すのはナンセンスです。 新しい才能とアイデアを探す必要があります。 スピーカーが座って他のスピーカーを聴きたい環境を作る必要があり、それによって学習の流れとアイデアの相互作用が増加します。 そしてこのためには、あなたのトピックとそれを開発する人々を非常によく理解する必要があります。

-ジェフリー・ゼルドマン（イベント別）

私が開発した、話した、または出席した私の最高の会議は、ある層から別の層への移行を容易にする多層的な印象を作り出しました。 たとえば、人とチャットすることを決定する最後の瞬間に、問題なくこれを行うことができるはずです。

多目的会議では、人々はレポートを切り替えることを提案しますが、レポートから完全に逃れたいと考える人はほとんどいません。 反省と議論の余地はありますか？ メールに返信するには？ ただ楽しんで？

-ケビンホフマン（IAサミット）

14：一時停止する準備をする

キャメロン・コスコンは私に悪いジョークの価値を教えてくれました。 彼は、スピーカーがスライドで忙しいとき、または技術的な不具合があったときに、一時停止を埋める準備をしました。 それからジョークが聴衆を保つために使用されました。



あなたは悪い冗談でさえ話す準備ができていないかもしれませんが、あなたはまだ準備し、手続き上の問題、または次のスピーカーについて何かを言う必要があります。

15：フィードバックシステムを検討する

一部の主催者は、フィードバックフォームを通じてフィードバックを送信することが重要であると考えています...

教室で紙にフィードバックを残すことが可能でなければなりません。 人々は、レポートの直後にフィードバックを行う傾向があります。 レビューは「私の人生で最高のイベント」から「無駄にお金を使っただけ」までさまざまです。 どのくらいの経験が異なるかは驚くべきことです！

-Christina Halvorson（Confabイベント）



他の人は個人的な投票を推奨しています。

私は、彼らと一緒に紙を切るよりも、小さな調査を通して人々から個人的にフィードバックを受け取ることを好みます。

-ブルーノ・フィゲルド（UXリスボン）



スピーカーへのインタビューを忘れないでください：

私たちは常にスピーカーの意見を収集するだけでなく、匿名のフィードバックをする機会も与えます。 これは、特に個人的な性質の欠点、つまり支払い、準備などについて知る唯一の方法です。

-アリアスタイル（人間のための環境）

16：慎重に計画する

かつて私たちは健康を維持するための努力を無駄にすることを重要視していませんでしたが、今ではそれを修正しようとしています。 また、会議の主催者はコーナーを切り、チケットのコストを過小評価するか、スピーカーに支払いをしません。 妥協のたびにパターンが作成され、時間とともに壊れるのがますます難しくなっています。

-アリスタイル（人間のための環境）

17：会議に出席する時間を残します

イベントの訪問者の立場になってください。

各会議で、私は常にあたかも他の誰かのイベントであるかのように会議に参加しようとします。 ノートパソコンを取り出してメモを取ろうとしているとします。 したがって、私はそのようなことをする時間があるように働くつもりです。

-クリストファー・シュミット（Environments for Humans）

18：忘れずに

イベントの開催を手伝ってくれたすべての人々への感謝の価値を過小評価しないでください。

-ブレンダ・サンダーソン（インタラクション）



そして、ブレンダのアドバイスに従って、私に彼らの経験、汗、血を共有してくれたすべての人に感謝します。