私たちのブログでは、我々は、作成に関する多くの書き込み、電子メール、郵送をして電子メールを使用します。 スパムと戦うことの難しさ、 電子メールの未来、電子 メール通信の保護 、およびサポートサービスからの電子メール自動応答の作成についてはすでに説明しました。
今日は、電子メールによる通信プロセスの最適化のトピックを継続し、ITプロフェッショナル向けに電子メールメッセージを適切に作成する方法に関するヒントを示します。
長い手紙はありません
勤務中の技術専門家は、多くの場合、文書の膨大なテキストを研究することを余儀なくされています-そして、彼らはそれらを読んで、必要な情報を分離することができます。 ただし、これは、電子メールのやり取りのプロセスを、複雑な技術的問題を解決するように見せかけたという意味ではありません。 多くの場合、あいまいで非常に膨大なメッセージを完全に無視する方が簡単です。
開発者や他の「技術者」と電子メールでやり取りする際のより効果的な戦術は、「 5提案ルール 」を使用することです。 このアプローチの意味は、文章を最小限に抑える必要があることです-もちろん、必要に応じて5つ以上の文を使用できますが、非常に多くの状況では、この数で問題を提起したり質問を作成したりできます。
1つの手紙-1つのタスク
複数のタスクが1つの電子メールメッセージで発生したり、複数の質問が一度に出されるパターンは、対話者を混乱させ、混乱させる可能性があります。 さらに、手紙に複数の質問に一度に回答する要求が含まれている場合、受信者は時間がかかりすぎると判断できるため、まったく費やすべきではありません。 そして、たとえ手紙が無視されなくても、リスクはあなたが望むものを手に入れることではありません-一度に3つの質問に答える開発者はほとんどいないでしょう。
1つのメッセージには1つの質問または1つのタスクのみを含めることができるというルールに従うほうがはるかに効率的です。 これにより、受信者はすぐに自分が欲しいものを理解し、通信のプロセスを大幅にスピードアップできます。
メッセージの目的はすぐに明確にする必要があります。
明快さと明快さは、技術専門家と取引するときに考えることができる最高のものです。 ここで、エチケットのルールは、このような重要な役割を果たさなくなります。開発者に手紙を送るとき、あらゆる種類の礼儀を省略して、最初の言葉でビジネスに取りかかることができます。 人はまったく気分を害することはありませんが、時間の節約に感謝します（送信者を知っていれば、そうでない場合は簡単な紹介が必要です）。
受信者は、彼らが彼に手紙を書く理由を理解しなければなりません
開発者は一般的に見知らぬ人からの手紙をあまり好きではありませんが、例えば、リクルーターは空席をこの方法でのみ提供できる場合があります。 そして、ここで彼らは注意する必要があります。なぜなら、メールで「eychars」と通信するときに、技術専門家を困らせるもののリストは非常に大きいからです。
スタックオーバーフローに関するコミュニティの主な主張の1つは、「リクルーターは私の本当のレベルの専門知識を理解しておらず、in辱的なほど低い給料で不適切なポジションを提供している」というものでした。 技術専門家は堅実な人であり、ほとんどの場合、誰かが宿題をしないと嫌いです。 相手がこの特定の宛先に書いている理由さえ理解していない場合、これはネガティブ以外の何も引き起こさず、明らかにあなたの質問に対する解決を待つべきではありません。
「if ... その後、時間を節約します
電子メールはインスタントコミュニケーションツールではなく、応答を受信するプロセスには1日以上かかる可能性があるため、ディスカッションの可能な段階の数を減らすようにする必要があります。 これを行うには、分岐を連想させる「if ... then」という形式の音声構成が役立ちます。
簡単な例は、受信者が手紙を受け取ったかどうかを尋ねるのではなく（このメッセージへの回答も期待し、それに基づいて新しい手紙を送信する）、代わりにこれをすべて行うことができます。
「イワノフから回答があったかどうか知りたいですか？ その場合は、火曜日までにこのデータのアップロードを完了して、私に連絡してください。 そうでない場合は、今日彼にもう一度書いて、彼が答えるかどうか教えてください、いいですか？」
ここでは、イベントの開発の可能なオプションがすぐに予測され、さらに、送信者は各ケースで何をする必要があるかをすぐに言います。 これにより多くの時間を節約できます。