本日の出版物では、企業のビジネスプロセスを自動化するためのEDMSの使用方法を再確認できる一連の資料を公開しています。 電子文書管理システムを使用してBPM戦略を実装することは、魅力的なアイデアのように思えます。結局のところ、BPMエンジンは最新のソリューションに組み込まれています。 ただし、実際のビジネスプロセスとドキュメントの相互接続は、理論的に思われるよりも複雑です。 一連の記事で、専門家のスタニスラフ・マカロフと一緒に、文書の保管と処理の自動化が将来のBPM自動化の最初のステップである理由について説明します。 今後の記事では、予算編成、契約作業、ロジスティクスなどの実際のビジネスプロセスの例によって、この考えの関連性を実証する予定です。
過去20年間のEDMS / ECMシステムの機能-これはまさにこの市場の時代です-は大幅に成長しています。 彼らは、ドキュメントの操作に強く結び付けられたビジネスプロセスを自動化するタスクを処理できます。 すぐに予約しましょう。方法論としてのBPMとの対立はありません。 EDMS / ECMソリューションの内部では、原則として、最新のBPMエンジンが統合されており、その適切な使用は顧客と実装者の良心にかかっています。 最新のEDMSはビジネスオブジェクトのコンストラクターであり、一般に、このようなシステムを使用したワークフローの自動化は特別な場合です。 そのようなシステムは、企業内の非常に広範なクラスの情報管理タスクを委ねることができます。 （注：以降、 TESIS EDMSの開発者として、主にシステムの機能に依存しています）
したがって、強力な汎用ツールを手に入れたら、すぐに、一挙に、すべての痛みの問題を解決したいと思うでしょう。 考えてみてください、ワークフロー、インバウンドとアウトバウンド！ これは昨日です！ 最も複雑なプロセスをすぐに自動化しましょう！ -一部の人にとっては契約上の作業であり、他の人にとっては予算編成であり、他の人にとっては物質的および技術的な供給です。 最も重要なものをすぐに推測することはできません。大規模な組織では、これらすべての決定が同様に要求される可能性があります。 さらに悪いことに、それらはすべて相互接続されています。 これは、トラップが待機する場所です。1つのセクションを自動化しても、組織全体の生産性が必ずしも向上するとは限りません。 他のユニットから独立して動作するユニットはないため、ジョイントでの生産性の損失は実装の効果を無効にする可能性があります。
生産性パラドックストラップ
より広い文脈では、この現象は「生産性のパラドックス」として知られ、ノーベル賞受賞者のロバート・ソローによって定式化されました。 ITコストは結果を得ました。 統計によると、生産性の伸びはITコストと相関しないことが繰り返し確認されています。情報化に投資する国が増えるほど、ITシステム自体の作成と保守にかかるコストが増えますが、全体的なパフォーマンスの向上はそれほど大きくありません。
しかし、すべてがそんなに悲しいわけではありません、希望があります！ 最新の調査では、国レベルでは、ITインフラストラクチャへの特定の重要な投資が達成された場合、つまり、すべての企業と組織が電子形式で相互作用し始めると、ビジネスプロセスが新しいレベルの効率に達すると、この不快な傾向を克服できることが示されました。
厳密に言えば、科学的観点から見ると、Solowパラドックスは、個々の企業のレベルではなく、国家レベルおよび世界レベルで現れており、業界や国の平均よりもはるかに大きなリターンでITに投資できます。 それにもかかわらず、いくつかの類似点を追跡できます-私たちが知っているように、「島」の自動化は大きな効果を持ちません。
EDMSの「2ペニー」-一般的な原因
EDMSはここに2ペニーを挿入します：単一の情報スペースと共通のドキュメントリポジトリを作成するまで、組織内でエンドツーエンドの機能横断的なビジネスプロセスを構築し、顧客、サプライヤー、パートナーとの外部とのコミュニケーションを最適化することはできません。 EDSはITインフラストラクチャの重要な部分です。 ESB（Enterprise Service Bus）の実装や重いERPプロジェクトと比較して、最も高価でも難しくもないようにしましょう。 しかし、EDMSに保存されたドキュメントの単一のデータベースがなければ、他の多くのイニシアチブが単に停止します。
紙の文書またはファイルでさえ、システムに登録されていない場合、ビジネスプロセスの「ボトルネック」になり、添付、コピー、転送に時間がかかり、多くの場合失われ、誤った形式になるためです。 d。 など 一般に、ドキュメントを扱う文化やポリシーがない場合、情報化の進展に伴い、混乱は激化するだけです。
したがって、EDMSを考慮する最も正しい方法は、単なる別のアプリケーションシステムとしてではなく、ITインフラストラクチャの必須要素として、したがってその実装に関連することです。
- 時間が経つにつれて、組織のすべての従業員がシステムへのアクセスを必要とするように計画します。一部の狭い「店員」グループではありません。
- EDMSをERPや他のビジネスアプリケーションと統合することを事前に考えてください。とにかく間違いなく必要になるからです。
- 結論に急ぐことなく、シンプルなプロジェクトから始めて、EDMSが組織全体を「カバー」するときに、完全な効果が後にもたらされることに気付きます。
実践は、徐々に複雑なアプローチが機能することを示しています
TESIS EDMSの主要な実装のレビューにより、このアプローチの実用的な有用性が確認されました。「EDMSから始めて、後で複雑なプロセス」と呼びましょう。 たとえば、ロシアのプラチナ企業は、契約を伴う作業を自動化する必要がありました。 しかし、組織の契約作業の詳細に進む前に、ワークフローインフラストラクチャを提供する必要がありました。 ロシアプラチナは分散モードで稼働しています。モスクワに本社があり、ハバロフスクに生産ユニットがあります。 したがって、最初は、2つのサイトを同期するソリューションを開発および実装して、「関連プロセス」を実装する必要がありました-調整チェーンの参加者がモスクワにいる人とハバロフスクにいる人が、同時に2つのサイトがあるにもかかわらず同じシステムで作業している場合-集中化されたソリューションは通信チャネルに依存しすぎ、ダウンタイムのリスクが高くなるためです。
また、アライアンスは、調整時間を短縮し、ドキュメントを失うリスクを最小限に抑えることを目的として、EDMSの導入を開始しました。これは、あらゆる顧客の共通の願いです。 ビジネスユーザーは、プロセスをシステムに実装する方法に合わせて「曲げ」たり調整したりしたくないため、選択基準は柔軟性とプロセスのカスタマイズ能力でした。
（小さなコメント：ビジネスコンサルタントはこのアプローチを批判することができます。科学によると、ビジネスプロセスをリエンジニアリングおよび最適化する必要があります。それは現状のままです。ITだけではなくコンサルティングプロジェクトです。以前に選択された柔軟なシステムは再構成できますコンサルタントの推奨に従って新しいプロセス-ここでは競合はありませんが、古いプロセスの下で制御システムを「ハードコーディング」する場合、それを捨てるだけです。）
最初の段階では、合意に同意するプロセスをスピードアップするという問題は特に深刻であり、EDMSの助けを借りて解決されました。 結局のところ、契約作業の本質は、文書の正式な目撃や法的なニュアンスの把握ではありません。 コーディネーターのタスクは、実際にこの契約が必要かどうか、今すぐ契約を締結できるかどうか、またはこの請負業者が私たちに合うのを待つ必要があるかどうかを決定することです。 つまり、契約管理は管理会計の一部であり、それに対応する機能要件のブロックが必要です。 その結果、ソリューションは後に複雑な財務システムに成長し、契約の支払い文書の操作、財務計画の実施、予算の順守の確認などを行えるようになりました。 それはEDMSですか？ 理論家に頭を悩ませましょう。 そして顧客にとって、これは彼の問題を解決するシステムです:)
箱はあなたに適していますか？
この質問に自信を持って答えることができます。「はい！」最初は、EDMSはすぐに使用できます（実装に必要な設定はありますが、詳細なカスタマイズは行われません）。 なぜなら、組織文書や管理文書を扱う作業は、原則としてどこでも同じだからです。 少なくとも契約上の活動において、いくつかのビジネスプロセスに侵入すると、特異性が始まります。 民法は私たち全員にとって同じですが、管理会計は非常に創造的なプロセスであるため、組織はさまざまな方法で契約を処理します。 契約に続いて、アライアンスや他のホールモントのクライアントと同様に、より幅広い要望があります。
すべての組織が一意である場合、システムをファイナライズするタスクをすぐに設定する必要がありますか？ 事実ではありません。 EDMSの通常の機能の使用方法を学んでいない場合、要件に合わせて「カスタマイズ」できるため、サポートは非常に高価になります（もう一度、Solowパラドックスを思い出してください）。 標準機能を使用して開始し、電子文書の操作に慣れさせます。 同時に、新しいビジネスプロセスの調査と設計を行い、システムを改良することができます。
ソフトウェア開発で広く使用されているアジャイル手法は、ビジネスにも適用できます。機能を徐々に、段階的に構築します。 システムの改善と開発を計画する-PDCA（Plan-Do-Check-Act）サイクルがあなたを助けます！ また、ビジネスのニーズに正確に合わせた標準EDMSからシステムを取得する方法に気付かないでしょう。