計画は完全な図ではなく、プロジェクトのナビゲーションです
なぜ、車を運転して発生したばかりの交通渋滞に巻き込まれると、ナビゲーターはルートとそれに沿って移動するのにかかる時間を再集計し、プロジェクトを管理するときにそのような便利なツールを拒否しますか？
プロジェクトの実際の構図が計画どおりに展開されない場合、そのリーダーは頭の中で他のルートを構築し始め、最初の計画に集中することをやめます。
また、あなたは以下の意見に精通していると確信しています。 計画は理想的なシナリオであり、実際にはすべてが異なって発生するため、計画に集中することは不可能です。 「プロジェクト計画」というフレーズのあるこれらの論文の著者は、初期計画（ 基本計画 ）のみを意味します。 しかし、プロジェクトには別の計画も必要であることに注意してください。プロジェクトのすべての変更を考慮し、プロジェクトのナビゲーターになる作業計画です。 そのようなツールはあなたを示します：
- すべてのタスクの現在のスケジュール
- ボトルネック
- プロジェクト完了（段階）予測
この記事に記載されている推奨事項を使用して、作業スケジュールを簡単に復活させ、問題のある領域を見つけ、最終的な目標の達成を予測する方法を学びます。 したがって、計画と制御のスキルを質的に向上させ、効率を少なくとも20％向上させます。
タスクのステータスを設定する
記事の最後にある式とグラフィカルインジケーターを使用して、プログラム（MSプロジェクト）を構成する必要があります。
その後、定期的にシンプルで効果的なツールを使用できます。
そのため、設定する必要があるタスクのステータスを検討します。
- 完成しました
タスクは100％完了しています。 - 今後の課題
タスクは、計画と実際の両方に従って将来実行されます。 - 計画通り。 課題はそれほど遅れていません。 実行されますが、実際の完了率は計画よりも大きくなります。 たとえば、10日間続くタスクがあります。 5日後、「90％」で完了し、計画によると半分（50％）でしか完了しないはずです。
遅延タスクグループ： - 遅延
タスクは完了しますが、実際の完了率は計画よりも低くなります。 たとえば、10日間続く同様のタスクがあります。 計画によると、9日後にはタスクは既に「90％」完了していますが、実際には半分（50％）しか完了していません。 これは、計画どおりのタスクがまだ完了していないが、実際の進捗が計画よりも少ない、遅延のある単純なバージョンのタスクの特殊なケースです。 - タスクの期限切れ
遅延タスクの特殊なケースです。 計画によれば、このようなタスクは報告日時点で完了（100％）する必要がありますが、実際には、このタスクは完了していません（<100％）。 - タスクが開始されていません
遅延タスクの特殊なケースです。 計画によると、このようなタスクはレポート日時点で開始する必要があります（> 0％）が、実際には、このタスクはまだ開始されていません（0％）。 - 非アクティブなタスク
このようなタスクはまれですが、スケジュールに含まれている場合があるため、プログラムが誤解しないように適切なインジケータを設定する必要があります。 たとえば、タスクは期限切れになることがありますが、実際には完了する必要はないため、タスクを期限切れにすることはできません。
タスク分析
- 完了ステータス
プロジェクトチームの前でこのようなタスクを記録して、目的の目標に近づいていく進捗状況を示し、それによってチームメンバーの積極的なモチベーションを高めることをお勧めします。
キュレーターまたは顧客に完了した作業について詳細に報告するために、「プロジェクト委員会」に時間を費やすことは推奨されません 。 このような会議では、近い将来の問題、リスク、および今後の計画について議論することがはるかに効果的です。 - 今後の挑戦状況
将来開始されるすべてのタスクを分析することは意味がありません。 ただし、今後の期間に開始されるタスクに注意を払うことは理にかなっています。 （これにはフィルターを使用すると便利ですが、別の記事で詳しく説明します）。 - タスクの期限切れステータス
重要です。 プランナーがそのようなタスクを計画に含めることは犯罪と見なされます！ このようなタスクの場合、完了予測を常に提供する必要があります。 - ステータス「タスクが開始されていません」
重要です。 そのようなタスクの開始は期限切れであるため、実行の開始の予測を要求する必要があります。 実際には、そのようなタスクの開始は、期限切れのタスクの終了または計画に含まれていないタスクに依存することがよくあります。 - 遅延ステータス
実際には、まだ完了していないタスクに注意を払うことはあまりありませんが、タスクが予定日までに完了するかどうかを実行者に明確にすることは不必要ではありません。 否定的な回答の場合は、タスクが後で期限切れになることがないように、終了予測を要求する必要があります。
インジケーターの実用化
表示は、プロジェクト制御プロセスの部分的な自動化です。 インジケータは、タスクステータスについてプランユーザーに即座に通知します。 あなたの頭の中でタスクの状態を計算する代わりに、プログラムはあなたのためにこれを行います。 さらに、問題のあるタスクを処理するとき、プロジェクトのナビゲーターになる「ライブ」作業スケジュールを取得します。
計画更新アルゴリズム
プロジェクトの進捗を定期的に監視することを強くお勧めします。 これは、週に1回または週に2回行う必要があります。 制御プロセスでは、アルゴリズムに従う必要があります。
- 完了率タスクの収集と添付
- ステータスが「タスクの期限切れ」のタスクの完了の予測を要求し、提供します
- ステータスが「タスクが開始されていません」のタスクの開始を要求し、予測を行います
- 「開始されていない」タスクの実装を禁止する忘れられた作業を計画に含める
その結果、常に最新の計画（プロジェクトスケジュール）と最終イベントの結果の予測（プロジェクトの完了、ステージ）が得られます。
典型的な例
すべての例で、始まりは同じです。 作業の割合を記録します。 次に、プログラムはタスクのステータスを自動的に計算しました。 次の例は、この情報を使用する方法を示しています。
例1
計画がタスクを完了していることがわかります-期限切れのタスクと同様に、これについて実行者を称賛します（処理方法については、以下の例2を参照してください）。
例2
問題
計画には期限切れのタスクが含まれており、開始タスクは含まれていません。
たとえば、内部ページのデザインを開発するタスクは完了していない（ 期限切れのタスク ）ため、タイプセッターは自分のタスクを開始できません（ 開始タスクではありません ）。
解決策
レイアウトの描画がいつ完了し、いつレイアウトデザイナに転送されるかをデザイナーに確認する必要があります。 レイアウトの開始日は、プログラムによって自動的に計算されます。
その結果、計画には期限切れのタスクも開始済みタスクもありません。
例3
問題
計画には期限切れのタスクが含まれており、開始タスクは含まれていません。
たとえば、完了したタスクは多数ありますが、隣接する顧客システムとの後続の統合タスクはまだ開始されていません。
解決策
結局のところ、顧客はデータベースからのアンロードと統合の詳細を提供しなかったため、統合作業を開始できません。 当初、この計画はこれらのデータを提供する際の顧客のタスクを示しておらず、統合作業を開始するために提供すべき結果を示していませんでした。 これは彼の仕事であるため、この情報は念頭に置いて、誰もが顧客を望んでいた。
したがって、この状況では、このタスクとマイルストーンを追加して、計画の次のタスクを開始するための結果を提供する必要があります。 これらのタスクが事前に計画されていた場合、顧客の「蹴り出し」ははるかに早く始まりました。
その結果、計画には期限切れのタスクも開始済みタスクもありません。
プロジェクト完了（段階）予測
計画が更新される目的の1つは、プロジェクト（ステージまたはその他の制御イベント）の完了の予測を取得することです。 この記事では、各タスクの分散を測定するためのベースラインの使用については説明しません。 ただし、1つの単純なオプションMS Projectを使用すると、制御イベントの拒否に関する情報をいつでも取得できます。
ヒント。 初期計画時に、大規模なサマリータスク（プロジェクト/ステージタスク全体など）やマイルストーンに「締め切り」を設定します。 これを行うには、「タスク情報」に移動し、「詳細」タブに移動して、「期限」に設定します。 チャートでは、緑色の矢印でマークされます。 この点に関しては、常に偏差を測定します。
発言
上記の例は、タスクの偏差が何パーセントであるかという問題には対応していません。 タスクをレポート期間以下のタスクに分解することをお勧めします。 たとえば、プロジェクトのステータスに関する会議は週に1回行われます。つまり、タスクの期間は、可能であれば5営業日を超えてはなりません。 この場合、それほど重要ではなく、偏差は20％または34.5％です。 長期的なタスクの完了率ではなく、測定が容易ではない小さなタスクの実行結果に集中します。
フォーミュラ
計画に関連する統合タスク拒否ステータス
IIf(Not [];"";
IIf([% ]=100;"";
IIf([];
Switch(
([% ]<100) And ([]>[ ]);" ";
([% ]<100) And ([]=[ ]);" ";
([% ]<100) And ([]<[ ]);" ");
Switch(
(IIf(ProjDateDiff([];[ ])>0;100;ProjDateDiff([];[ ])/[]*100)<=[% ]) And ([]<=[ ]);" ";
[]>[ ];" ";
([% ]<100) And []<[ ];" ";
([% ]=0) And ([]<=[ ]) And ([]>=[ ]);" ";
(IIf(ProjDateDiff([];[ ])>0;100;ProjDateDiff([];[ ])/[]*100)>[% ]) And ([]>=[ ]);"")
)
)
)
計画タスク完了率
上記の式で使用されます。 ただし、個別に強調表示します。他の式を作成する必要がある場合があります
IIf([];
IIf([]>=[ ];0;100);
IIf([]>=[ ];0;
IIf(ProjDateDiff([];[ ])>0;100;ProjDateDiff([];[ ])/[]*100)
)
)
発言。 合計タスクの場合、この割合は、合計タスクに数式を使用するMS Projectの制限された機能を考慮して、常に局所的に計算されるわけではありません。