電子アーカイブシステムの開発と実装を追求し、ユーザーとの対話に大きな注意を払っています。 そこで、昨年、「 ユーザーはペーパーレステクノロジーについてどう思うか」という調査を実施しました。 」、その主な目標は、ドキュメントを扱うためのペーパーレス技術に対するロシアのユーザーの態度を分析することでした。
調査へのリンクは、Habréのブログ、LiveJournalのブログ、および専用ポータルElArchivoに投稿されました。
回答者の総数は319人でした。 プログラマー、翻訳者、会計士、ジャーナリスト、大学教授など、さまざまな分野の専門家が質問に回答しました。調査に参加したすべての人に心から感謝し、コメントでコメントを表明しました。
事実と数字
- 回答者が勤務する組織の54％で、ペーパーレステクノロジーは完全には使用されていません。電子ドキュメント管理/ドキュメントの電子ストレージ用のソフトウェアがインストールされていますが、ほとんどのドキュメントでの作業は紙の形式で行われます。
- 回答者の30.5％は、組織が電子文書の操作にソフトウェアをまったく使用していないと答えています。
- 回答者の70.4％は、すべての文書を電子形式で処理したいと考えています
- 回答者の3.1％のみが、企業および組織のすべての文書に紙の複製があるべきだと考えています
- 回答者の33.7％は、完全にペーパーレスのオフィスへの移転が可能であると考えています
- 68.4％が、愚かさ、怠laz、欲をペーパーレスワークフローの主な障害だと考えている
コメント
私たちが取得した統計は、紙の文書がまだ完全に消えていない（そしておそらく消えない）期間の典型的なものです。 私たちの結果は、フランスのGenerix Groupが実施した同様の調査の結果と実質的には異なりません。ロシアの回答者と同じように、フランスもペーパーレス技術への高い期待を持っていますが、同時に、彼らはより身近で多くの場合、紙へのこだわりを持ち続けています信頼できる。
我が国の多くの理由により、電子文書はヨーロッパよりもはるかに高い期待を持っている可能性があります。 ロシアでは、郵便が時計仕掛けのように機能し、紙の書類の配達に問題がないほとんどのヨーロッパ諸国とは異なり、状況はまったく逆です。 電子文書管理と文書の電子保存への移行は、紙を扱う際に避けられない遅延の唯一の万能薬であると多くの人が考えています。 回答者の80.6％がペーパーレステクノロジーの唯一の利点であると考えるのは時間の節約です。
調査に対するコメントとHabréに関する私たちの投稿では、多くの人が、特定のロシアの問題（出版物から判断すると、この問題はロシアだけに存在するわけではない）は、現在、紙と電子文書のバランスを確保できないと述べています。 多くの場合、すべての電子文書を紙に複製する必要があります。この場合、法的重要性が最も高いのは後者です。 例に目を向ける必要はありません。有名なサイトgosuslugi.ruを覚えておいてください。 残念ながら、この問題を解決するための作業は、いくつかの場所で適切に行われていません。
調査では、ロシアの電子文書を操作するための専用ソフトウェアがごく少数の組織にインストールされていることが示されています。回答者の28.4％が電子文書管理システムをインストールし、5.3％が電子文書管理システムをインストールしました。 10.5％は、専門的な活動でドキュメント管理およびドキュメントストレージモジュールを備えたECMシステムを使用し、22.5％はコラボレーションにさまざまな手段（Dropbox、GoogleDocsなど）を使用しています。 かなりの割合の回答者（30.5％）は、電子文書を操作するためのソフトウェアをまったくインストールしていません。
組織内でドキュメントを保存し、それらと連携するために使用されるソフトウェアの種類は次のうちどれですか？
私たちの意見では、特殊なソフトウェアの割合が低いのは、次の事実によるものです。
- 電子文書管理および電子文書保管システムは非常に高価であり、すべての組織がそれらを購入できるわけではありません
- ロシアのユーザーはペーパーレス技術についてよく知られていない
- 旧世代の人々は、ほとんどの組織（特に州の組織）でドキュメントを使用しており、「紙」カテゴリで再調整して思考を停止するのが難しいと感じています。
これまでのところロシアでは電子文書管理ソフトウェアのユーザーが少ないという事実にもかかわらず、回答者の多くは紙を使用せずにさまざまな作業を積極的に行っています。64.5％がインターネット経由で銀行口座のステータスを定期的にチェックし、59.1％が機器を注文し、 54.8％-事務用品; 54.8％-税務報告書の提出、48.4％-モバイル通信およびインターネットの支払い、45.2％-航空券および鉄道チケットの購入、44.1％-請負業者との文書交換。
23.7％が定期的にインターネットを使用して公的機関に連絡しています。
組織で次の操作のうち、インターネット上で定期的に実行される操作はどれですか？
回答者の70.4％は、組織のすべての文書を電子形式で実行できることに完全に同意しています。 回答者の23.5％は、行為、請求書などの日常的な文書でのみ電子形式で作業することに同意しています。回答者の3.1％のみが、企業および組織のすべての文書に紙の複製があると考えています。 より視覚的な形式で、この問題に関するさまざまな意見を下の図に示します。
作業する必要があるすべての文書が電子形式でのみ存在することに同意しますか？
回答者は、電子文書管理と電子ストレージの間違いない利点は、時間の節約（80.6％）、コストの節約（73.5％）、作業の生産性の向上（73.5％）、スペースの節約（79.6％）、共同作業の編成の可能性であると考えています（74.5％）。 その他の利点には、ドキュメントの作業の簡素化（68.4％）、不正アクセスによるドキュメントのセキュリティの強化（39.8％）などがあります。 非常に多く（52％）が、紙を節約し、森林を森林破壊から保護することを、ペーパーレス技術への切り替えの重要な利点の1つと呼びます。
ペーパーレス技術を使用する利点は何だと思いますか？
ペーパーレス技術への完全な移行が近い将来可能かどうかという問題について、意見が分かれました。 回答者の33％は、このような移行は非常に可能だと考えています。 25.5％-紙は私たちの生活の中で重要な役割を果たし続けているため、不可能です。 17.3％は、ロシア連邦大統領の命令によってのみ、ロシアがペーパーレス技術に切り替えることができると考えています。 別の17％は、移行は非常に可能であると考えていますが、ロシアではそうではありません。 この図は、上記の理由から理解できます。
完全にペーパーレスのオフィスへの移行は可能だと思いますか？
ペーパーレステクノロジーへの移行を妨げる要因の中で、回答者は、主に愚かさ、怠laz、貪欲（68.4％）、および電子文書管理と電子文書保管技術に関する潜在的なユーザーの認識が不十分であると特定しています。 調査の参加者は、現在の法律の不備（57.1％）、重要な文書の損失の恐れ（44.9％）、技術およびソフトウェアソリューションの高コスト（30.6％）、および紙からの完全なリリースに重大な障害を保証できないことを考慮しています電子文書を扱う際に十分なレベルの機密性（21.4％）。 この最後の質問に答えたときに、「その他（表示）」という項目を選択した回答者が、さまざまなオプションを最も多く提供しました。 私たちは思考の保守主義、学習するスタッフの不本意、そして腐敗についても話しました...彼らはまた、ロシア市場で提示されたシステムのほとんどが不完全であると書いています（ところで、私はこの項目に関する詳細なコメントを受け取りたいです）。 別の回答者は、使用されているソフトウェアのインターフェースは直感的ではないことを示しました。
一部の人々はよりグローバルに考え、よりグローバルな性質の理由を挙げます：政府政策、ロシアなど。しかし、私たちはそのような急進的な立場の支持者にほとんど同意できません：ほとんどの場合、この質問に対する答えはヨーロッパの同様の調査の参加者によって与えられたもの。
あなたの意見では、ペーパーレス技術の普及を妨げるものは何ですか？
調査中に得られたデータは、私たちの意見では、状況を非常に適切に反映しています。紙の時代の多くの現実はすでに道徳的に時代遅れですが、それらはまだ舞台を離れておらず、ドキュメントを扱う新しい「デジタル」プラクティスはまだ開発されていません。 さらに、得られたデータは、ヨーロッパおよびアメリカで実施された調査の結果と変わりません。
私はすぐにすべてがその場所に置かれ、立法の不備と悪名高い愚かさ、怠、貪欲が克服され、ペーパーレス技術が人々の利益のために最終的に働き始めることを願っています。