利用可能なツールを使用して、SharePointのビジネスプロセスを自動化する

はじめに

こんにちは

Sharepoint 2010プラットフォームでの単一のビジネスプロセスの自動化の経験を共有したいと思います。

この記事は主に、何らかの理由でVisual Studioでコードを書きたくないユーザーに興味があると思います。 さまざまな即興ソリューションを使用して、標準のSharePoint機能の制限を回避する方法についてです。



会社でのさまざまなプロセスの自動化の経験から、かなり似通ったビジネスプロセスを特定することができました。もちろん、同様の分類がある場合は、名前があるかもしれません。 これは、詳細が異なるさまざまな派生物を持つことができる基本的なプロセスです。たとえば：

• マーケティングアクションの調整システム-地域はアクションの実装を提供し、その後、一連の承認と追加を経てセンターに至ります。 各ステップには、特定のユーザー向けの指示が伴います。 最終的に、在庫は販売のために送信されるか、拒否される場合があります。
• 従業員からアイデアを収集するシステム-従業員はアイデアを提案し、作業が受け入れられるか完了するまで、一連の改善と承認をどのように進めるかをさらに観察できます
• ...そして、多くの、多くの類似したもの：問題、バグ、インシデントの処理、苦情の処理、資産の処理-つまり、決定を下すために複数のユーザーによる連続的な検討が必要なタスク。

このようなすべてのシステムのメカニズムはほぼ同じです。一般的なケースでは、在庫、アイデア、注文、問題などの主要なエンティティを保存するリストが必要です。 次に-注文を形成するためのタスクのリストが必要です。 さらに、ステータス、ロール、リージョン、ブランチなど、一定数の参照リストがおそらく必要になります。

プラットフォームには、これに必要なすべてのものがあります。基本データ、割り当てられたタスクとディレクトリのリストをすばやく作成する機能、ADと既に同期しているユーザー、既製のアクセス分散メカニズムなどです。 ただし、プロセスを完全に自動化し、タスクの割り当てを割り当て、回答を処理し、エンティティをステータスからステータスに変換するタスクを持つコーディネーターを不要にするには、少なくともワークフローを使用する必要があります。 それらから始めましょう。

問題の声明

ビジネスプロセスの特殊なケースを検討します。これを「規制手続きの注文」と呼びます

要するに、既製の一般的に受け入れられている規制手順のリストがあります-規制。 このプロシージャのリストの要素を直接作成、変更、または削除するアクセス権はありませんが、どのユーザーもプロシージャの作成、変更、または削除を提案できます。

これを実現するために、彼はいわゆるオーダーを作成します。 注文は特定の一連のステータスステップを通過し、各ステップで特定のロールに割り当てが割り当てられます。 注文をクローズする決定は、注文がどのステータスになるかによって異なります。 さらに、ステップの順序は、作成、変更、削除の順序ごとに異なり、エクスプレスの追加の符号にも依存します。これにより、簡単な方法で順序を確認できます。 したがって、各ステップで注文が進む場所は、そのタイプ、エクスプレスサインの存在、およびユーザーの決定の3つの条件に依存します。

注文が承認と追加のチェーンを通過すると、対応する規制が自動的に作成/変更/削除されます。

一般的なソリューションアーキテクチャ

問題を解決するために作成されたメインリスト：

• 規制
• ご注文
• タスク
• ... +さまざまなディレクトリ
  
  

プロセス図：

プロセス自動化

以下のスクリーンショットでは、Visioを使用して作成された同様のスキーム





MS SharePoint Designerにエクスポートできます。「if ... then ...」という条件とユーザーのタスクを使用してワークフローが自動的に作成されますが、この単純化されたスキームでも非常に面倒です。 特に、注文のほぼすべてのステップで追加のアクティビティを実行する必要があることを考慮した場合-たとえば、メールを送信し、いくつかのステップで他のリストを変更する必要がある場合。 これにより、線形ワークフロー（およびSP Designerでは線形のみを行うことができます）を状況に適用することが困難になります。



この問題を解決するには、この2つのワークプロセスの組み合わせを使用します。これを「リング」と呼びましょう。







ワークフロー「リング」は、リニアワークフローを正常に置き換えます。

アイデアは簡単です-すでに2つのリスト、注文のリスト、タスクのリストがあります。 単純なワークフローを注文のリストに添付します。これは注文の現在のステータスを確認し、これに応じて、このタスクまたはそのタスクを作成します。 さらに複雑でないワークフローをタスクのリストに添付します。これにより、タスクが完了すると、リンクされた注文のステータスが更新され、注文のワークフローの再実行が開始されます。



すべてのステップとトランジションをワークフローの本文で直接説明しないために、さらにいくつかの参照リストを作成します。

• tasklist-次のステップに移動するときにユーザーに割り当てられたすべての可能なタスクのリスト
• logicoftransitions-論理遷移。 フィールドで構成されるリスト：
• taskfrom-遷移を実行するタスク
• condition1-条件1（この場合、これはユーザーが前のタスクで行ったYesまたはNoの決定です）
• condition2-条件2（この場合、急行標識の有無）
• condition3-条件3（この場合、注文のタイプは、配布リストの作成、配布リストの変更、配布リストの削除です）
• taskto-前の条件を考慮してプロセスを転送するタスク
• sendemail-Yes / Noフィールド、条件が満たされたときに電子メールを送信するかどうか
• emailsubj-メールの件名
• emailtext-メッセージテキスト
• emailsendto-メール受信者

これらのリストは、プロセスを自動化するのに十分です。 もちろん、taskfromフィールドを空のままにした場合、これはタスクが最初で前のタスクがないことを意味します。 空のtasktoフィールドは、次のステップ（タスク）が存在しないことを意味します。メールを送信する以外のことを行う必要がある場合、この状況はワークフローの本文でさらに処理する必要があります。



注文リストの最終的なワークフローは十分に短いです-自分で判断してください（写真は半分に分割されています）：







タスクリストのワークフローに含まれるアクティビティは1つだけです







もう1つ微妙な違いがあります。 ワークフローでは、いくつかのフィールドが一致するだけでリストからアイテムを取得して選択することはできません。 一致するフィールドは1つだけにしてください。 ただし、問題はエレガントな方法で解決されます。 小さなワークフローやハンドラー、またはロジックのトランジションのリストにある計算フィールドだけをハングアップする必要があります。そのタスクは、比較に使用する非表示のテキストフィールドに入力するだけです。 したがって、たとえば、ステップが状態「タスク名」、ソリューション「はい/いいえ」、「サインエクスプレス」および「注文の種類」に依存する場合、それに応じて、ラインは「マネージャー-はい-はい-注文作成の承認」のようになります。 メインワークフローには条件文字列変数があり、これをフィールドと比較し始めます。





このソリューションの利点：

+一度空白ノードを作成すれば十分であり、将来特定のビジネスプロセスを自動化するために作業ノードに変更するにはかなりの時間がかかります

+注文の軌跡を変更するのは非常に簡単です。ワークフロー自体を変更する必要はなく、タスクリストと遷移のロジックの参照値を変更するだけです。

+微調整の条件により、ユーザーが任意のステップにジャンプしたり、個々の軌道を個々のオーダーに割り当てたりする可能性を実現できます。

短所：

-注文が現在配置されている美しい図を見ることはできません。標準の線形ワークフローを使用する場合、これをどのように行うことができますか

この欠点を少なくとも部分的に相殺するために、すべての関連タスクを注文するためのフォームであるDispFormで表示できます。 これにより、注文が現在どのステップにあり、どのユーザーからデータが期待されているかを明確に把握できます。 これは単純に行われます。タスクを順序に関連付ける必要があります-現在の要素のID値を[順序]フィールドに割り当てるだけで十分です。 また、注文表示フォームでそれらを簡単に表示できます。Webパーツを「注文」リストに追加するだけです。これは、置換フィールドの値を持つタスクリストの要素を表示するフィルターを備えた表示パーツです。IDは、ブラウザークエリ文字列から取得したパラメーター

関連リストアイテムの作成（規則にリンクされた順序）。 フィールドのオートコンプリートと非表示。

作業指示書からわかるように、規則を変更および削除するための注文を作成できる必要があります。 このため、明らかに、注文は規則に結び付けられなければなりません。

システムの顧客の希望は、これらの新しく作成された注文のフィールドのオートコンプリートでした-規制からのフィールドは注文に転送されるべきでした。

試行され、テストされた方法の1つは、ワークフローによって完成したOrderを作成し、結果のOrderへのリンクをユーザーに送信することでした。 ただし、この方法は非効率性を示しています。ユーザーはメールに気を取られたくないため、作成されたOrderを画面上で確認し、作成前に変更を加える可能性があります。

このような解決策が考案されました。 すべて同じSharePoint Designerを使用します。 規制リストの要素を表示するための新しいフォームが作成されます。既存のDispForm.aspxファイルを複製して作成することが望ましいです

次に、すべてのフィールドを表示するフォームの下に、注文リストの新しい要素を作成するためのフォームを作成します。 したがって、1つのフォームがあり、その上部には表示モードのフィールドがあり、下部には入力モードのフィールドがあります。

記入するには、古き良きjavascriptを使用します。 スクリプトコードは、* .aspxページの次の行に配置できます。

<asp:Content ContentPlaceHolderId="PlaceHolderMain" runat="server">
      
      

        
        
        
      

    
        
        
        
      
      

        
        
        
      

    
     

または、他のすべてのWebパーツの下にある新しいコンテンツエディターWebパーツで。

ステップ1：トップWebパーツのフィールドから値を取得します。 ニュアンスは、これらのフィールドのIDが同じであることです。 そのため、たとえば、「1行テキスト」タイプのフィールドがいくつかある場合、すべてのフィールドのIDは「SPFieldText」になります。これにより、当然、目的の値を見つけることが難しくなります。

  //    TD var inputTags = document.getElementsByTagName('TD'); //        al = new Array(); nm = new Array(); lp = new Array(); bl = new Array(); ch = new Array(); //   for(var i=0;i<inputTags.length;i++) if(inputTags[i].id == 'SPFieldNumber') al.push(inputTags[i]); else if(inputTags[i].id == 'SPFieldText') nm.push(inputTags[i]); else if(inputTags[i].id == 'SPFieldLookup') lp.push(inputTags[i]); else if(inputTags[i].id == 'SPFieldBoolean') bl.push(inputTags[i]); else if(inputTags[i].id == 'SPFieldChoice') ch.push(inputTags[i]);
      
      

        
        
        
      

    
        
        
        
      
      

        
        
        
      

    
     

これで、配列要素にal [0]-id "SPFieldNumber"を持つ最初のタグのコンテンツ、al [1]-2番目などがあります。

ステップ2：取得した値を適切なフィールドに書き込みます。 編集フォームでは、表示フォームとは異なり、すべてのフィールドには一意のIDがあります（ちなみに、IEでF12をクリックし、カーソルで目的のフィールドを選択して検索できます）。



フィールドのタイプごとに独自のアプローチが必要です。たとえば、「1行テキスト」タイプと「選択」タイプのフィールドの場合、タグの内容は次のようになります。

 <td valign="top" class="ms-formbody" width="450px" id="SPFieldText"> <!-- FieldName="" FieldInternalName="Title" FieldType="SPFieldText" -->   </td>
      
      

        
        
        
      

    
        
        
        
      
      

        
        
        
      

    
     

タグの内容からの値は次のように取得できます。

 //     nm0=nm[0].innerHTML; //      ,        end_comment = '-->'; //    end_pos = nm0.indexOf( end_comment ); nm0=nm0.substr( end_pos + end_comment.length ); nm0 = nm0.replace(" ",""); //     document.getElementById("ctl00_m_g_41362970_e9f4_429e_b60f_f62d1e52e332_ff11_new_ctl00_ctl00_TextField").value = nm0
      
      

        
        
        
      

    
        
        
        
      
      

        
        
        
      

    
     

タイプが「置換」のフィールドの場合、タグの内容は次のようになります

 <td valign="top" class="ms-formbody" width="450px" id="SPFieldLookup"> <!-- FieldName="" FieldInternalName="_x0418__x043d__x0441__x0442__x04" FieldType="SPFieldLookup" --> <a href="/it/d/dpp/nmc/Lists/InstanceForis/DispForm.aspx?ID=6&RootFolder=*"> ​</a> </td>
      
      

        
        
        
      

    
        
        
        
      
      

        
        
        
      

    
     

ID値のみが必要です。次のような正規表現を使用して取得できます。

 lp0 = lp[0].innerHTML; var r = /ID=(\d+)/ig if ( r.test( lp0 ) ) { res = lp0.match( r ) lp0 = RegExp.$1 }
      
      

        
        
        
      

    
        
        
        
      
      

        
        
        
      

    
     

ここで、「Substitution」フィールドを目的の値に設定する必要があります-これはかなり膨大なコードであり、いくつかの機能がここから取得されます： http : //blogs.msdn.com/b/sharepointdesigner/archive/2007/06/13/using-javascript- to-manipulate-a-list-form-field.aspx

これらの関数は、変更なしでそのままページにコピーされます。 その後、「置換」フィールドに値を設定するには、たとえば次のように記述します。

 setLookupFromFieldName("  ", lp0); //    lp0
      
      

        
        
        
      

    
        
        
        
      
      

        
        
        
      

    
     

または

 setLookupFromFieldName(" ", vals["ID"]); //  ,     
      
      

        
        
        
      

    
        
        
        
      
      

        
        
        
      

    
     

したがって、当社の注文は規則に結び付けられます。

一部のフィールドは、目的の値に明示的に設定する必要がある場合があります。 たとえば、「はい/いいえ」フィールドの場合：

 document.getElementById("ctl00_m_g_41362970_e9f4_429e_b60f_f62d1e52e332_ff3_new_ctl00_ctl00_BooleanField").checked=false;
      
      

        
        
        
      

    
        
        
        
      
      

        
        
        
      

    
     

さらに、ユーザーの変更を避けるために、一部のフィールドを非表示にする必要があります。 私たちの場合、これらは「関連規制」フィールドと「注文タイプ」フィールドです。

フィールドを非表示にするために、jQueryライブラリに優れたソリューションがあります。 これらのライブラリを接続するだけで、次のようにライブラリへのパスが示されます。

 <script language="javascript" type="text/javascript" src="/jQuery%20Libraries/jquery-1.6.1.min.js"></script>
      
      

        
        
        
      

    
        
        
        
      
      

        
        
        
      

    
     

そして今、ユーザーから行を隠すために、この構築は十分です：

 $('#ctl00_m_g_41362970_e9f4_429e_b60f_f62d1e52e332_ff24_new_ctl00_Lookup').closest('tr').hide();
      
      

        
        
        
      

    
        
        
        
      
      

        
        
        
      

    
     

ここでSPServices（Sharepoint専用に記述されたjQueryベースのライブラリ）に言及しないのは間違っています。 このプロジェクトでは役に立ちませんでしたが、多くの便利な機能があります。 たとえば、$（）。SPServices.SPCascadeDropdowns-前のフィールドでの選択や他の多くの有用性に応じて、「置換」フィールドの発信値をフィルタリングできます。 プロジェクトのアドレス： http : //spservices.codeplex.com

入力したフィールドの検証

SharePointには、必須/オプションフィールドの兆候があり、入力値を検証するための式を指定する機能があります。

フィールドをチェックするための通常のメカニズムでは不十分な場合があります。 たとえば、入力値を他の値に依存させる場合。

フィールド検証を実装するには、ここから取られたSharePoint Power EventReceiver 2010ソリューションの機能を使用できます。http：//ilovesharepoint.codeplex.com/releases/view/55733

インストールされたソリューションは、リストパラメーターに2つの追加メニュー項目を追加します。



また、任意のイベントハンドラーのPowerShellコードを記述できます。 入力した値の正確さを確認する必要がある場合、ItemAddingおよびItemUpdating関数を定義する必要があります。

これを行うには、コメントを外して次のようなコードを記述します。

 function ItemUpdating{ if( $properties.AfterProperties["_x0413__x0440__x0443__x043f__x04"] -eq 0 ) { $atmsg="  ; " $warcnt=$warcnt+1 } if(($properties.AfterProperties["xpress"] -eq "true") -and ($warcnt)) { $properties.ErrorMessage = "<b>    :</b><br>$atmsg<br>        )" $properties.Cancel = $true } }
      
      

        
        
        
      

    
        
        
        
      
      

        
        
        
      

    
     

陰湿なBefore-およびAfterPropertiesに注意してください。詳細については、gandjustas.blogspot.com / 2011/05 / blog-post.htmlをご覧ください。

タスクを閉じるためのアクセスを制限し、期限切れのタスクに関するアラートを出します。

最初は、新しく作成したタスクリストで、タスクを1人だけに割り当てることができます-ただし、これは「割り当てられる」フィールドの「複数の値を消去できる」プロパティを変更するだけで簡単に変更できます

別のポイントは解決がより困難です-直接割り当てられたユーザーのみにタスクを変更できるようにする方法は？ SharePoint Designerには、「リストアイテムへのアクセス許可を与える」アクティビティがあります。これは、ワークフローの作成者に代わってすべてのアクティビティが実行される、いわゆる「偽装ステップ」で使用できます。 ただし、このアクティビティは、複数のユーザーがいるフィールドでは機能しません。1人だけで機能します。

ここでは、Power EventReceiver 2010の作成者による別のソリューションを使用できます。これは、 http： //ilovesharepoint.codeplex.com/wikipage？title = Workflow％20Actions％20for％20SharePoint％20Designer％202010＆referringTitleにあるSharePoint Designer 2010の高度なワークフローアクションと呼ばれます。 =ドキュメント 。ワークフローで追加のアクティビティを実行できます。 PowerShellスクリプトの実行のアクティビティに興味があります。これを使用して、[割り当て先]フィールドの内容をコンポーネントに分割し、個々のユーザーに分割します。

ワークフローのアクティビティは次のとおりです（新しいタスクの作成時に実行）。



そして、ここに彼女のコードがあります。powershellのおかげで非常に簡単です。



このソリューションの制限が最大5ユーザーであることは明らかです。 通常、これで十分です。

最後に、タスクの期限切れに関するユーザーへの通知を編成する方法（またはこの期限が近づいている、またはタスクが2日前に期限切れになっている、またはすべてについて）-「一時停止まで」アクティビティで別のワークフローが必要です。期日を待ってアラートを送信します。

目的のページにリダイレクトします

時々、「保存」ボタンをクリックしてユーザーをページにリダイレクトする必要があります。

これが常に同じリンクである場合は、標準ボタンを削除して、次のようなコードで独自のボタンを作成します。

 <input type="button" value="" name="btnFormAction" onclick="javascript: {ddwrt:GenFireServerEvent('__commit;__redirect={../orderz/myorders.aspx}')}" />
      
      

        
        
        
      

    
        
        
        
      
      

        
        
        
      

    
     

リダイレクトの方向が選択したフィールドに依存する場合、同じPower EventReceiver 2010が役立ちます。コードは次のようになります。

 function ItemAdding{ if ($properties.AfterProperties["reqtype"] -eq " ") { $properties.Status = [Microsoft.SharePoint.SPEventReceiverStatus]::CancelWithRedirectUrl $properties.RedirectUrl = "../orderz/NewForm.aspx" } else { $properties.Status = [Microsoft.SharePoint.SPEventReceiverStatus]::CancelWithRedirectUrl $properties.RedirectUrl = "../regproc" } }
      
      

        
        
        
      

    
        
        
        
      
      

        
        
        
      

    
     

アクセス許可を制限せずに作成/変更するアクセスを制限する

ユーザーはルールリストのアイテムを作成、変更、または削除することを禁じられていますが、これらのアクションを実行する権限を奪われた場合、ワークフローはこれらの操作を実行できません（もちろん、これらのステップは偽装ステップで実行されますが、この場合は作成者が作成者になりますが、常に便利というわけではありません）

1つのソリューション-従来のNewForm、EditFormの代わりにリストの新しいフォームを作成し、新しいフォームを作成し、それらの「デフォルト」ボックスをチェックし、そこからすべてのフィールドを削除して、ユーザーに作成/削除の理由を説明するテキストに置き換えます規制を直接行うことはできず、代わりに何をする必要があるか-リンクと指示が必要です。

おわりに

もちろん、プロジェクトの最終的な完成のために、顧客はさらにいくつかの「研磨」アクションを必要とします-一部のフィールドを非表示にし、プロセスの役割に応じてビューとメニューをカスタマイズするユーザーワークステーションを作成します。 しかし、私は主要な「トリック」を記事にリストしました。それらが誰かに役立つことを本当に願っています。