すぐに、10月27日に、 国際 ペーパーレス デーが開催されます。これは、世界中でAIIM協会とロシアで開催されるDOCFLOWプロジェクトです。 私たちはこのイニシアチブが本当に好きです。なぜなら、人々がドキュメントでの作業をより便利で迅速かつ安全にする方法を考え、同時に1ヘクタールまたは他の2つの森林を節約する方法を考えることができるからです-他の目的に役立つ可能性があります。
これらの数字について考えてください。 2009年、Sberbankはドキュメントのソートプロセスを自動化することで1億ドルを節約しました。 以前は、銀行員は20桁の数字の昇順で実行されたすべてのトランザクションのステートメントを手動でソートする必要がありました。 一方、組織は年間1兆件以上のドキュメントの印刷、コピー、およびファックス送信を続けています。 さらに、紙の世界では、1つのドキュメントに平均で19の作業コピーがあります。
多くの人々は、電子文書を扱う方が紙文書を扱うよりも速くて便利であり、そのような文書は火で燃えず、お茶を注ぐのが難しく、,索好きな目から保護しやすく、紙のアーカイブを扱うよりも電子アーカイブで見つけやすいことを理解しています。 はい、多くの人が理解していますが、少なくとも部分的に事務処理を断念することはそれほど簡単ではありません。 これを知って、DOCFLOWプロジェクトは、国際ペーパーレスデーの前夜に、十分な決意を持たない人々を支援し、すでにペーパーレスの世界に向かっている人々を支援する特別なコンテストを開催しています。
企業と個人の両方が競争に参加できます。 賞品-企業コンテンツ管理AIIM ECM Practitioner 、ストリーミングスキャナー、 ABBYY FineReader 11の企業版およびプロフェッショナル版のAIIMコースを受講した証明書。 「パーソナルオフセット」の主な賞品-Apple iPad 2。
参加者は、多くの「ペーパーレス」機能を選択するよう招待されます。たとえば、古紙を入れたり、ペーパーレス技術に関するビデオを撮影したり、ブログやソーシャルネットワークで友人や同僚と共有したり、不必要な紙の消費を減らすためのヒント（自分または一部のDOCFLOW選択 ）自分たちでそれらを実践し、紙なしで国際デーを過ごした方法について写真やビデオでレポートを作成し、Facebookで紙なしで国際デーを支援するなど。 各「特技」に対して、競技者は「保存された木」の形でポイントを受け取ります。
勝者は、最も多くの木を「保存」する人です。 参加の詳細な条件はDOCFLOWウェブサイトにあります。
最後に、紙の洪水を避ける方法に関するDOCFLOWからのいくつかのヒント：
- どうしても必要な場合を除き、ドキュメントを印刷しないでください。
- デスクトップを注意深く見てください。 その上にあるすべてのドラフト、ドキュメント、またはペーパーが印刷で必要ですか？ 可能であれば、ドキュメントをスキャンして電子的に操作します。
- それでも何かを印刷する必要がある場合は、印刷する前にドキュメントを確認してください。
- 統合データウェアハウスと共有仮想ワークスペースを使用して、複数の人の調整が必要なドキュメントで作業します。
- 可能であれば、紙のフォーム、フォーム、フォームの代わりに、Webインターフェイスと自動電子フォームを使用してデータを入力します。
- マーケティング資料を顧客とパートナーに電子的に送信します。
- パートナーと電子アプリケーションおよびサービスを介してペーパーレスのコミュニケーションツールを開発します。 ECM技術に関する同僚やパートナーのトレーニングに徐々に貢献します。