だから、私たちは仕事に来て、出来上がり、会議（会議）は40分で予定されています。 招待された8人のリストにあるトピック「現在の問題の解決について話し合う」、所要時間1時間。 痛みを伴う40分間の待機中、私たちはここにいます-同僚に挨拶し、建設的な方法で調整します。 オーガナイザーが現れ、元気にスタートします... 5分後、再び時間を無駄にしていることがわかります。 議論された問題は非常に現実的で、十分な人数がいるようですが、会議は着実に目的のない議論に変わりつつあります。
この状況は多くの人にとって馴染みのあるものであり、会議がどうあるべきではないかについて多くのことが書かれていると確信しています。 それでも、単独で解決するのは危険であり、会議なしでは解決できない問題があります。 この記事は、これらの場合にあなたと他の人の時間を効果的に過ごす方法についてです。
効果的な会議の兆候
効果的な会議には次のものがあります。
- 必要性
- 目的
- 計画
- 主催者
- 期間
- 最小参加者
- 結果
必要性
主催者は、会議が高価であることを非常に明確にする必要があります。 1時間の集会は、少なくとも1時間半の間、仕事から人を奪います。 work-meeting-workを即座に切り替えることは不可能です。コンテキストに入るには時間がかかります。
会議の参加者の時間が25ドルであるとします。 現在の問題に関する上記の会議は、この場合、8 x 1.5 x 25 = 300ドルの費用がかかります。 明らかに、これらのコストを正当化するために会議中に緊急の必要性がなければなりません。
目的
私たちが行うことにはすべて目標が必要です。 当たり前のように聞こえますが、会議の大部分はそうではありません。 多くの場合、主催者自身が私たちが集まった理由を説明できない。 そして、目標がなければ、それを達成することは不可能です。
良い目標はSMART-結果を決定する目標であり、「現在の問題を議論する」ことは悪い目標であり、空気を揺さぶることを目的としています。 「負荷テストを実行するサーバーを決定する」ことは良い目標です。
計画とオーガナイザー
会議の計画は次のようになります。
計画：
1問題を説明してください[Ivan]。
2ソリューションの3〜5個のオプションを提案する[Ivan、Peter、Maria]。
3最適なソリューションを選択してください[Ivan、Peter、Maria]。
4 [Ivan]の実装の責任者を指定します。
目的：負荷テストを実行するサーバーを決定します。
オーガナイザー：Ivan。
所要時間：20分。
通常、計画の3〜5ポイントで、何が起こるかについて共通の理解を得ることができます。 主催者の責任は、計画に従っていることを確認することです。 彼は発言権を与え、発言権を奪い、あらゆる方法で会議を正しい方向に導く権利を持っています。
時間枠と参加者
ミーティングの有効性は、その期間と参加者の数に反比例するというルールとして安全に理解できます。 5人以上の参加者による30分を超える会議の管理は、すでに非常に困難です。 情報の量が膨大で1時間以上かかる場合は、断片化することをお勧めします。 そして、もちろん、そのような時間の無駄が正当化されるかどうかを考えるのは良いことです。
結果
すでに述べたように、目標はありません-結果はありません。 会議の大半は何も終わらない。 ある人は「やる必要がある」と言い、残りは同意し、解散した。 誰がいつ行うかは、後で決定します。 主催者のタスクは、会議を特定の結果にすることです。 これは、ドキュメント、特定のタスク、または記録されたソリューションです。
良い結果の例：
「顧客のUATサーバーで負荷テストを実施することが決定されました。 Ivanは本日、アクセスをリクエストしてPeterに送信します。 「ピーターは木曜日の15時から00時までサーバーをセットアップし、その後メールで結果を報告します。」
まとめ
効果的な会議を持つことは簡単ではありません。 これは、不必要な集会で浪費される多くの時間を説明します。 特別な専門職会議のファシリテーターさえいます-効果的に会議を行うのを助ける人。 しかし、上記のポイントをたどっただけでも、時間の経過とともに集会はより短く、より豊かに、より生産的になります。 成功。