इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन में खुली प्रौद्योगिकियाँ

एक बार, लोग इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के बारे में बात कर रहे हैं। केवल एक दस्तावेज की तैयारी के लिए मेरे कार्यालय में अब (उदाहरण के लिए), पेपर की 2-3 शीट ड्राफ्ट पर जाती हैं।



कुछ उन्नत बॉस, सभी प्रकार के दस्तावेज़ जो हस्ताक्षर के लिए उनके पास जाने चाहिए, पहले डिजिटल रूप में समीक्षा के लिए स्वीकार किए जाते हैं, नोट डालते हैं, अपने संपादन रंग में देते हैं ...



और कहीं न कहीं, पूरे विभाग कई दस्तावेजों पर एक साथ काम करते हैं, उन्हें एक दूसरे के साथ एक सर्कल में पास करते हैं। "आप अपनी जानकारी तालिका में दर्ज करते हैं, अब मैं एक सूची बनाऊंगा, और फिर हम बदलेंगे और सत्यापित करेंगे ..."



और फिर से, मेरे प्रोग्रामर-बुद्धिवादी प्रकृति का मुकाबला किया गया, हड़कंप मच गया; क्योंकि आप लोगों के लिए दुनिया में रहना और काम करना आसान बना सकते हैं! उनके कुछ कार्यों को स्वचालित किया जा सकता है, दूसरों के लिए भी तैयार समाधान हैं!



तो मैं क्या सुझाव दे रहा हूं?

1. निर्णय।
2. आवेदन।

समाधान: OpenDocument + तोड़फोड़ + विज़ुअलाइज़र diff + Trac

1. OpenDocument प्रारूप ( ODF )।
   
   विभिन्न प्रकार के कार्यालय दस्तावेजों का प्रारूप। इसका उपयोग ओपन ऑफिस सुइट्स OpenOffice.org , StarOffice और अन्य में किया जाता है ।
   
   डेवलपर की दृष्टि से प्रारूप की ख़ासियत यह है कि प्रत्येक दस्तावेज़ एक संग्रह है, जिसमें से अधिकांश पर एक्सएमएल फ़ाइलों का कब्जा है। संग्रह "फ़्लाई पर" अनपैक किया गया है, और XML फाइलें आसानी से प्रोग्रामेटिक प्रोसेसिंग के लिए उत्तरदायी हैं।
   
   
2. तोड़फोड़ संस्करण नियंत्रण प्रणाली।
   
   संस्करण नियंत्रण प्रणाली ( एसयूवी ) तथाकथित अंतर संपीड़न (कभी-कभी डेल्टा संपीड़न , या compression-संपीड़न ) का उपयोग एक दस्तावेज़ के कई संस्करणों को संग्रहीत करने के लिए किया जाता है। एक विशेष रिपॉजिटरी - रिपॉजिटरी - में अंतर संपीड़न के कारण फाइलें अपनी संपूर्णता में नहीं बचती हैं, लेकिन केवल संस्करणों के बीच अंतर।
   
   इन अंतरों की गणना आमतौर पर अंतर कार्यक्रम (अंग्रेजी अंतर - अंतर ) का उपयोग करके की जाती है। किसी भी समय, एसयूवी उपयोगकर्ता दस्तावेज़ के किसी भी संस्करण की तुलना कर सकता है, यह पता कर सकता है कि उसके और अन्य उपयोगकर्ताओं द्वारा क्या संपादन किए गए थे,
   
   दस्तावेज़ के पिछले राज्यों में से किसी पर लौटें।
   
   
3. विज़ुअलाइज़र अलग।
   
   पुराने कंप्यूटर की तरह अलग उपयोगिता के लिए 2 महत्वपूर्ण कमियां हैं। सबसे पहले, यह टेक्स्ट फ़ाइलों की लाइन-बाय-लाइन तुलना के लिए डिज़ाइन किया गया है, जो XML फ़ाइलों में अंतर खोजने के लिए इष्टतम नहीं हो सकता है।
   
   दूसरे, एडिट मोड में ODF डॉक्यूमेंट को उसके मूल XML कोड में कैसे असमान किया जाता है, यह अंतिम उपयोगकर्ता के लिए अलग आउटपुट असंगत है। प्रभावी काम के लिए, उपयोगकर्ता को संस्करणों के बीच के अंतरों के दृश्य प्रतिनिधित्व की आवश्यकता होती है।
   
   शायद यह प्रस्तावित प्रणाली का एकमात्र घटक है जिसे एक गंभीर प्रयास की आवश्यकता है।
   
   समस्या के संभावित समाधान:
   
   
   • "क्लासिक" लाइन-बाय-लाइन अंतर के आउटपुट को संसाधित करना;
   • XML फ़ाइलों की अधिक सही तुलना और विज़ुअलाइज़र के सरलीकरण के लिए एक नए रूप का शोधन या निर्माण।
   
   
   
   
   
4. नौकरी प्रबंधन प्रणाली।
   
   विभिन्न नौकरी प्रबंधन प्रणाली ( सीपीएस ) हैं, लेकिन अभी तक मुझे केवल टीआरसी के बारे में अच्छी तरह से पता है।
   
   CPS Trac आपको कार्य बनाने, उपयोगकर्ताओं को असाइन करने, कार्य के कार्य को प्रभावित करने वाले दस्तावेज़ों के समूह को इंगित करने, कार्य की स्थिति की निगरानी करने, उपयोगकर्ताओं के कार्यों के बारे में जानकारी प्राप्त करने, और बहुत कुछ करने की अनुमति देता है।
   
   

आवेदन

आइए अब हम इस पूरे बंडल के संचालन के तंत्र पर विचार करें।



थिएटर एक पिछलग्गू के साथ शुरू होता है, घर दरवाजे पर शुरू होता है, और सॉफ्टवेयर सिस्टम, जो दावा करता है कि एक व्यक्ति इसके साथ काम कर सकता है, उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस से शुरू होता है। मेरे इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में, उपयोगकर्ता सीधे एक दस्तावेज़ और एक कार्यालय कार्यक्रम (वर्ड प्रोसेसर, स्प्रेडशीट, आदि) के साथ-साथ सीपीएस इंटरफेस के साथ, एक अलग आवेदन के रूप में कार्यान्वित किया जाता है, या अधिक अधिमानतः, एक कॉर्पोरेट इंट्रानेट पर एक वेबसाइट के रूप में।



उदाहरण के लिए, निम्न स्थिति को लें: एक कंपनी की एक शाखा का प्रमुख वार्षिक रिपोर्ट तैयार करने के लिए कुछ विभाग को कार्य देता है। इसके लिए उन्होंने

1. सीपीएस में कॉर्पोरेट वेबसाइट पर जाता है;
2. इसमें एक कार्य बनाता है;
3. नौकरी के गुण सेट करता है:
   
   
   • असाइनमेंट की समय सीमा;
   • महत्वपूर्ण;
   • तात्कालिकता;
   
   
   
4. ठेकेदार को नियुक्त करता है - विभाग का प्रमुख।

कार्य को सिस्टम में दर्ज किया जाता है और स्वचालित रूप से इलेक्ट्रिक मेल द्वारा या एक कॉर्पोरेट त्वरित संदेश प्रणाली ( एसएमओएस , आईएम ) का उपयोग करके विभाग के प्रमुख को भेजा जाता है।



विभाग प्रमुख, असाइनमेंट से संबंधित कर्मचारियों की सूची को इंगित करता है।



प्रत्येक कर्मचारी रिपोर्ट का अपना हिस्सा लिखता है और समय-समय पर इसे संस्करण नियंत्रण सर्वर को भेजता है।



इसके लिए कई तैयार समाधान हैं, लेकिन अतिरिक्त सुविधा के लिए, आप OpenOffice.org और अन्य कार्यालय सुइट के लिए प्लग-इन भी लिख सकते हैं।



सर्वर पर एक दस्तावेज़ का एक संस्करण भेजते समय ( एसयूवी शब्दावली में परिवर्तन को ठीक करना ), विभाग प्रमुख (और सभी लोग शामिल) स्वचालित रूप से किए गए परिवर्तनों के बारे में एक अधिसूचना भेजते हैं। वह तुरंत एक सुविधाजनक तरीके से बदलाव देख सकता है और अपना समायोजन कर सकता है। इस मामले में, रंग या किसी अन्य तरीके से अपने परिवर्तनों को उजागर करना आवश्यक नहीं है। बस परिणाम क्या होना चाहिए लिखें। डिफ को सभी संपादन और एनोटेशन मिलेंगे और दिखाएंगे।



रिपोर्ट की तैयारी के अंत में, निष्पादक - विभाग का प्रमुख "पूर्ण" कार्य की स्थिति निर्धारित करता है।



यदि किसी कारण से शाखा प्रबंधक को कार्य पसंद नहीं है, तो वह फिर से कार्य को सक्रिय कर सकता है (कारण का संकेत देते हुए)।



युपीडी। मुखबिर टिप्पणी के लिए शुक्रिया। उन्होंने इस तरह के एक महत्वपूर्ण मुद्दे को संस्करण विलय के रूप में याद किया, और प्रलेखन तैयार करने के लिए एल ^ए टी _ई एक्स का उपयोग करने का सुझाव दिया। यह यूवी से सहमत होने के लायक है। विशेषज्ञों के लिए एल ^ए टी _ई एक्स की उपयोगिता के बारे में मुखर, लेकिन "सचिवों" के लिए एक अच्छा समाधान अभी तक नहीं मिला है।