कार्यालयों के बाहर EDMS

प्रलेखन को कई लोगों द्वारा व्यावसायिक प्रक्रियाओं के सबसे रूढ़िवादी घटकों में से एक माना जाता है, जो समझ में आता है - हर कोई वाक्यांश जानता है कि आप "बिना कागज के टुकड़े" कौन हैं, और व्यवसाय के लिए यह नियम दोगुना है, यदि ट्रिपल, प्रासंगिक नहीं है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन ने जीवन को बहुत सरल बना दिया है, लेकिन हाल ही में कार्यालय में बैठे व्यवसाय का संचालन करना अधिक कठिन हो गया है - यह प्रबंधकों और सामान्य कर्मचारियों दोनों पर लागू होता है। समाधानों में से एक सरल और सबसे सहज इंटरफ़ेस के साथ मोबाइल उत्पाद बनाना है। हमारे विकल्पों के बारे में - कटौती के तहत।



कर्मचारियों के रिमोट काम पहले से ही आदर्श बन गए हैं - इसके लिए, स्मार्टफोन, संचारक, लैपटॉप या टैबलेट का उपयोग किया जाता है। उपकरण की लागत और स्थिरता कर्मचारी के स्तर पर निर्भर करती है और कंपनी अपने दूरस्थ कार्य को सुनिश्चित करने के लिए कितना खर्च कर सकती है। बेशक, जो लोग वर्कफ़्लो से सीधे जुड़े हुए हैं, वे प्रोग्रामर के रूप में, प्रशांत महासागर के किनारों पर बैठने की संभावना नहीं है - हालांकि इसे बाहर नहीं रखा गया है। लेकिन उनके लिए गतिशीलता भी बहुत महत्वपूर्ण है: एक ही नेता अपने कार्यालय में न केवल दस्तावेजों का समर्थन करना चाहता है, बल्कि कार में भी, संभावित ग्राहकों के साथ बैठकों के बीच, आदि।



पिछले साल, हमने अपने ग्राहकों को उन उपकरणों के साथ प्रदान करने की आवश्यकता के बारे में सोचा जिनके साथ वे स्मार्टफोन या टैबलेट से EDMS में काम कर सकते हैं। परिणामस्वरूप, हमने एक ही बार में दो समाधान विकसित किए। पहला, "मोबाइल कैबिनेट", आपको मोबाइल उपकरणों का उपयोग करके "केस" प्रणाली के दस्तावेजों के साथ काम करने की अनुमति देता है और प्रबंधकों और सामान्य कर्मचारियों दोनों के लिए उपयुक्त है। दूसरा शीर्ष प्रबंधक पर केंद्रित है, जो उसका नाम कहता है - "सिर का कार्य केंद्र"। स्वाभाविक रूप से, सीजन की सबसे फैशनेबल प्रवृत्ति ने हमें पास नहीं किया: मोबाइल कार्यालय का उपयोग iPad पर भी किया जा सकता है



"मोबाइल कार्यालय" किसी भी मोबाइल डिवाइस पर उपलब्ध है जो ई-मेल प्रदान करता है - यहां तक ​​कि सबसे सरल और सबसे सस्ता सेल फोन। उपयोगकर्ता को एक संदेश मिलता है, उदाहरण के लिए, एक स्मार्टफोन पर, जिसके बाद वह प्रस्तुत दस्तावेज़ या ड्राफ्ट रिज़ॉल्यूशन को देख सकता है, इसे सही और अनुमोदित कर सकता है, सबमिट की गई फ़ाइलों को देख सकता है, ऑर्डर के निष्पादन पर एक रिपोर्ट दर्ज कर सकता है, दस्तावेज़ पर एक नया रिज़ॉल्यूशन और नई फ़ाइलें जोड़ सकता है। सीधे शब्दों में कहें, एक पत्र आता है जिसका हमें जवाब देना चाहिए। यह एक डिजिटल कमांड (एक मोबाइल ऑपरेटर के यूएसएसडी मेनू की तरह) का उपयोग करके किया जा सकता है, और इन कमांड की सूची एक ही पत्र में निहित है - आपको अतिरिक्त मेमोरी प्रशिक्षण करने की आवश्यकता नहीं है। प्रेषित आदेश EDMS में परिलक्षित होगा।







लेकिन उपतंत्र "प्रबंधक का कार्य केंद्र" अपने मालिक को इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के साथ काम करने का अवसर प्रदान करता है, बिना यह सोचे कि उसके सामने एक कागजी दस्तावेज नहीं है, बल्कि एक इलेक्ट्रॉनिक है। "प्रबंधक के कार्य केंद्र" का कार्डिनल अंतर यह है कि इसके उपयोगकर्ता को EDMS के साथ काम करने में विशेष ज्ञान और कौशल की आवश्यकता नहीं है: वह टैबलेट कंप्यूटर का उपयोग करके सामान्य तरीकों से सभी समस्याओं को हल कर सकता है। उपयोगकर्ता के लिए आवश्यक सभी दस्तावेज़ खोलना और उसके पाठ पर सीधे एक संकल्प लिखना है। इसके अलावा, यह सब उपयोगकर्ता की वरीयताओं पर निर्भर करता है: वह दस्तावेज़ के बारे में सोचने वाले सभी चीजों को व्यक्त कर सकता है और इसके संकलक और अधीनस्थों के लिए एक आवाज संदेश रिकॉर्ड कर सकता है, दस्तावेज़ को मंजूरी दे सकता है या हस्तलिखित टिप्पणियों को छोड़ सकता है। आपको बटन दबाने की ज़रूरत नहीं है - आप एक कागज़ के दस्तावेज़ के साथ ही सब कुछ कर सकते हैं, न केवल एक स्टाइलस के साथ, बल्कि आपकी उंगली के साथ भी - खुले दस्तावेज़ पर सही (बेशक, अगर डिवाइस इसे अनुमति देता है)।





इंटरनेट दिखाई देगा, टैबलेट EDMS के साथ डेटा को सिंक्रनाइज़ करता है। कनेक्शन क्या होगा - वायर्ड या वायरलेस - कोई फर्क नहीं पड़ता।



सबसिस्टम को समर्पित "प्रबंधक का कार्य केंद्र" यहां देखा जा सकता है। www.youtube.com/watch?v=a5TH7O3D3LY&feature=player_embedded

IPad पर उपयोग किए जा सकने वाले समाधानों की बढ़ती संख्या को देखते हुए, यह न केवल EDMS के विकास के लिए सबसे अधिक आशाजनक क्षेत्रों में से एक है, बल्कि सामान्य तौर पर स्वचालन प्रणाली भी है।