GOST रूस में दिखाई दिया है, जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के आदान-प्रदान के लिए प्रारूप को परिभाषित करता है

रूस में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की व्यापक शुरूआत के लिए मुख्य ठोकर ब्लॉक अब तक एक ईडीएमएस से दूसरे में स्थानांतरित करने के लिए दस्तावेजों के गठन के लिए समान नियमों की कमी है। इस प्रकार, इस बात की कोई गारंटी नहीं थी कि एक संगठन के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को सही ढंग से पढ़ा जा सकता है और यहां तक ​​कि दूसरे में भी उपयोग किया जा सकता है। अब स्थिति बदल गई है: लंबे नाम के साथ GOST “इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली। दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों की सहभागिता। इलेक्ट्रॉनिक संचार के लिए आवश्यकताएँ। "



इस GOST की आवश्यकता क्यों है और कट के तहत यह क्या बदल सकता है, इसके बारे में।



EDMS की "असंगति" से जुड़ी समस्याएं हमें निजी उपयोगकर्ताओं और व्यवसाय और सरकारी विभागों के रूप में प्रभावित करती हैं। उदाहरण के लिए, यदि विभिन्न संगठन (सरकारी एजेंसियों सहित), जिनके साथ कंपनी के सौदे ने विभिन्न ईडीएस की स्थापना की है, तो कंपनी इन संगठनों के साथ स्वचालित रूप से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का आदान-प्रदान नहीं कर पाएगी।



एक और उदाहरण। हम सभी इलेक्ट्रॉनिक सार्वजनिक सेवाओं का उपयोग करना चाहते हैं ताकि लाइनों में खड़े होने में समय और मेहनत बर्बाद न हो। लेकिन अगर कई विभागों को सेवा के प्रावधान में भाग लेना चाहिए, तो नागरिक की इच्छा की पूर्ति व्यावहारिक रूप से असंभव हो जाती है - विभाग इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का आदान-प्रदान नहीं कर पाएंगे, क्योंकि प्रत्येक का अपना ईडीएमएस है।



समस्या का पैमाना ऐसा है कि एक विभाग का दूसरे में दस्तावेज न केवल संसाधित किया जा सकता है, बल्कि अक्सर पढ़ा भी जा सकता है। इसलिए विभिन्न ईडीएमएस की संगतता की समस्या बहुत तीव्र और लंबी थी: 2004 के बाद से इस समस्या से गंभीर रूप से निपटा गया, जब गिल्ड ऑफ डॉक्यूमेंटेशन मैनेजर्स के तत्वावधान में विकास कंपनियों के एक समूह ने इस तरह का पहला मानक विकसित किया - डॉक्यूमेंट मैनेजमेंट सपोर्ट ऑटोमेशन सिस्टम का इंटरेक्शन। इलेक्ट्रॉनिक संचार के क्षेत्रों की संरचना, सामग्री और विवरण। " यह हाल ही में अपनाए गए GOST R 53898-2010 “इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के लिए आधार बन गया। दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों की सहभागिता। इलेक्ट्रॉनिक संचार के लिए आवश्यकताएँ। "



राज्य मानक विनिर्देश में क्या किया जाता है? सबसे पहले, दस्तावेज़ ज़ोन पर प्रकाश डाला गया है और उनके विस्तृत विवरण दिए गए हैं। दूसरे, इन क्षेत्रों के डिजाइन और उनमें से प्रत्येक में तत्वों की संरचना के लिए नियम बनाए गए हैं। दस्तावेज़ फ़ाइलों को स्थानांतरित करने की प्रक्रिया भी निर्धारित है। सामान्य तौर पर, दस्तावेज़ के बारे में जानकारी वाले विवरण की संरचना और प्रारूप पर सहमत होना संभव था।



GOST के ढांचे में नमूना कोड:

<!--*********************************************************************** --> <!-- *******************************  «» ************************ --> <!--*********************************************************************** --> <xs:complexType name="DocumentType"> <xs:sequence> <xs:element ref="RegNumber"/> <xs:element ref="Confident"/> <xs:element ref="Referred" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded"/> <xs:element ref="DocNumber" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded"/> <xs:element ref="Addressee" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded"/> <xs:element ref="DocTransfer" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded"/> <xs:element ref="RegHistory" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded"/> <xs:element ref="Author" maxOccurs="unbounded"/> <xs:element ref="Validator" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded"/> <xs:element ref="Writer" minOccurs="0"/> </xs:sequence> <xs:attribute name="idnumber" type="xs:string" use="required"/> <xs:attribute name="type" type="DocumentEnumType" use="required"/> <xs:attribute name="kind" type="xs:string" use="optional"/> <xs:attribute name="pages" type="xs:unsignedLong" use="optional"/> <xs:attribute name="title" type="xs:string" use="optional"/> <xs:attribute name="annotation" type="xs:string" use="optional"/> <xs:attribute name="collection" type="CollectionEnumType" use="optional"/> </xs:complexType>
      
      

        
        
        
      

    
        
        
        
      
      

        
        
        
      

    
     

अब कुछ शब्द GOST को अपनाने से क्या होगा। सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि कंपनियों और विभागों की बातचीत को सुविधाजनक बनाने के लिए: अन्य विभागों को भेजे गए दस्तावेजों का स्वचालित पंजीकरण और राउटिंग, पहले भेजे गए दस्तावेजों के साथ काम की स्थिति के बारे में सूचनाओं का स्वत: वितरण, और इसी तरह, उपलब्ध हो जाएगा। जानकारी का नुकसान कम हो जाएगा, और ईडीएमएस के डेवलपर्स, जो हम हैं, जीवन को बहुत सुविधाजनक बनाएंगे, क्योंकि हर बार अन्य प्रणालियों के साथ बातचीत की समस्या को हल करने की कोई आवश्यकता नहीं होगी - दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के बीच इंटरफेस और कनेक्शन के विकास की लागत कम हो जाएगी।



सामान्य तौर पर, दस्तावेजों के "मैनुअल" प्रसंस्करण से छुटकारा पाने का एक वास्तविक अवसर था - स्वचालन दोनों दस्तावेजों को पारित करने के लिए समय कम करने, और वित्त बचाने की अनुमति देगा। इसके अलावा, बहुत ही इलेक्ट्रॉनिक सार्वजनिक सेवाओं ने जो हाल ही में इतना ध्यान प्राप्त किया है, वह अधिक सुलभ और अधिक विविध हो जाएगा - यह विदेशी अनुभव से स्पष्ट है।



GOST को लिंक पर विस्तार से पाया जा सकता है: www.pk6.eos.ru/upload/pk6/Pr_GOSTR_OR.pdf