自動化はホットなトピックです。 一部の専門家は、新しい産業革命の犠牲者のレイオフを恐れています。 他のものは前向きであり、生産性の驚くべきブレークスルーを約束します。 いずれにせよ、これは成長傾向です。 あらゆる規模および業界の企業が、コストを最適化して競争に耐えるための新しいソリューションでワークフローを積極的に自動化します。
McKinsey Global Instituteによると、情報収集および処理作業の最大70％（これは何百万人ものオフィスの従業員が行う）によると、プロジェクト管理における作業の計画と調整は潜在的に自動化されています。
出典：マッキンゼーグローバルインスティテュート
出典：マッキンゼーグローバルインスティテュート
このパスを他のビジネスよりも早く、そしてより遠くまで進めている企業には、いくつかの利点があります。
- 人的要因に関連するエラーの数を減らします。
- 既存の作業プロセスを変更したり、スタッフを大幅に増員したりすることなく、ビジネスを簡単に拡張できる機能。
- 「フロー」による継続的な作業ではなく、戦略的で革新的なプロジェクトに焦点を当てます。
- より柔軟な計画と、最小限のオーバーヘッドで大胆なアイデアを迅速にテストする機能。
McKinseyが予測するすべてのプロセスの完全な自動化には1年以上かかります。 しかし、今ではすべてがどのように始まるか想像できます。 Wrikeは 、プロジェクト管理ソリューション市場の他のプレーヤーと同様に、作業プロセスの広範な要素を特定しようとしています。その自動化により、ビジネスに目覚ましい迅速なリターンがもたらされます。 以下に、作業プロセスの編成に関連するソリューションを開発するときに賭けるこれらの要素の一部をリストします。
インバウンドリクエストを自動化する
ほとんどすべての作業は、クライアントの注文、作業明細書、概要、チケット、喫煙室でのリクエストなどのリクエストで始まります。多くの場合、そのようなリクエストの流れを管理しやすくするために一日のかなりの部分が費やされます。チーム内のタスクであり、多くの場合、彼らがあなたに何を望んでいるかを理解しています。 着信リクエストで作業を最適化すると、膨大な作業時間を解放し、同時にチームの不要なストレスを軽減できます。
ここでの出力は、作業の要求を受け入れるときの形式化です。 奇妙なことに、退屈な官僚制度は、あいまいな言葉遣いや無限の洗練から私たちを救うことができます。 これは、プロジェクト管理システムに統合されたリクエストフォームと見なされます。 作業を開始する前に、顧客に必要な情報をすぐに要求して収集し、テンプレートに従って新しいプロジェクトを自動的に開始できます。
さまざまな種類のタスクに取り組んでいるチームには、分岐する動的形式のクエリが適しています。この場合、質問のセットは、前の質問に対して選択した回答によって異なります。 マーケティング部門が、他の部門が新製品の広告キャンペーンを要求しているか、ユーザー向けのメールニュースレターを要求しているかに応じて、さまざまなタイプの質問を提供できるとします。
完了したリクエストは、事前定義されたテンプレートに従ってプロジェクトを作成するためのトリガーになります。 作業の各段階は適切な請負業者に割り当てられ、合計実行時間はテンプレートで指定された個々のタスクのタイミングに従って計算されます。 したがって、リーダーからのタスクの繰り返しの流れを調整する作業を削除することが可能であり、計画の精度が向上するだけです。
何らかの形でのこのような機能は、最近、Wrikeと一部の競合他社に登場しました。
アプリ間の自動同期
数十のサービスとアプリケーションに分散した情報のコレクションは、いつの間にか、確実に各マネージャーから1日の数時間を奪います。 したがって、統合は私たちの市場における競争の重要な要素の1つになりつつあります。 ユーザーに関連するアプリケーションとの最大数の統合を提供できるソリューションは、リーダーシップを発揮するチャンスがあります。
プロジェクト管理システムの場合、これは明らかなクラウドファイルストレージおよびオフィススイートに加えて、開発、設計、マーケティングキャンペーン、または財務報告のための主要な「垂直」サービスと同期されます。 このような統合の目標は、部門内の作業を、手作業で行うことなく会社全体のレベルで透過的にすることです。 これにより、タスクの準備状況を収集、更新、および他の部門の同僚に転送する時間を節約できます。
Wrikeでのこのような統合の例は、開発チームに人気のあるJIRAおよびGithubとの双方向の同期です。
負荷分散
会社全体は言うまでもなく、チームリソースの最適な割り当ては、少数の真の経営者の才能です。 最高の人でも完璧なバランスを達成することは難しく、各従業員が同時に4つの重要なプロジェクトで過負荷になることはありませんが、タスクの不足によりコーヒーメーカーで1日を過ごすことをあくびすることもありません。 一方、これは非常に典型的な数学的問題であり、人工知能への委任が求められています。 素晴らしいボーナスは、タスクの分配における偏りがなくなることです。
システムは、タスクの理想的な候補を提供し、同様のタスクを持つ従業員の以前のやり取りの履歴と、ワークロードスケジュールに従って新しいタスクの可用性を評価できます。 このようなメカニズムがタスクのステータスを変更する各段階に含まれる場合（たとえば、設計から開発に移行する場合）、部門内および部門間の作業はより一貫性があり、競合が少なくなります。
予想期限の予測
今日すでにWrikeのレポートテンプレートなどの分析機能を使用すると、毎回レポートを作成することなく、プロジェクトのステータスに関する主要なデータスライスをすばやく取得できます。 ただし、ここでは、ビッグデータと組み合わせて人工知能を使用することで、管理者にアクティビティのより完全な分析を提供できます。
特に、このようなシステムは、以前のプロジェクトの実施期限に基づいて、プロジェクトが予定通りに完了する確率を計算し、リスクゾーンに該当するプロジェクトを特定し、マネージャーにタイムリーに警告することができます。 このような機能により、計画の精度が劇的に向上し、期限が最小限に抑えられます。
ワークフローのこれらおよびその他の要素を自動化すると、従業員の生産性の平均レベルが大幅に向上するはずです。 労働時間の最適化は、ラインの専門家だけでなく、タスクのステータスの監視とチェックにあまり関与せず、より創造的な仕事に高い給料時間を使用できるマネージャーの生活を変えるでしょう。 部門の責任者であるロボットはまだ遠い見通しですが、チームリーダーの仕事の本質（およびスキル要件）は、おそらく今後数年で変わるでしょう。