時間を尊重する方法、または効果的なチームリーダーになる方法

時間を管理する必要がありますか？

この質問を一度も行ったことがない場合は、おそらく作業プロセスの編成に問題があります。



ITの分野で仕事をするとき、タスクを正しく設定する方法、実行する順序、委任できる人と対象、延期すべきことを確実に知る必要があります。これらはすべて、チームリーダーだけでなく、理解できる必要があるすべての従業員にも関係しますリーダーが彼のために設定したタスクの山。 結局のところ、労働時間の正しい編成は、有効性の無条件の指標です。



作業時間の使用効率が高ければ高いほど、すべてのプロジェクトをより速く、質的に完了できます。 私たちが知っているように、時間はお金であり、節約された時間は会社のために、したがって、それ自体のために稼いだお金です。 あなたがマネージャーであるか、単にリーダーを目指しているなら、リーダーの最も重要な資質の1つが彼の時間と部門全体の時間を管理する能力である理由を納得させたいと思います。



ほとんどの場合、あなたの一部は知らないうちに特定の原則を実際にある程度適用している、またはすでに時間を管理するツールを使用し始めています。 しかし、それほど明白に見えることは実際にはそれほど単純ではありません。

用語とツールを扱いましょう

特定の基準点を設定し、セグメントによって測定される場合にのみ、自分自身で時間を感じることができます。



最も重要な用語の1つは時間の資本です 。これは、将来のタスクを実行するために利用できるすべての時間です。 これは一種のカウントダウンであり、制限されていることを理解する必要があります。



2番目の用語は、 時間の予算編成 、つまり タスクを実行するための期間の割り当て。



デビッド・アレンは時間管理の分野の先駆者であり、彼の著書「Getting things done」で「 GTD 」という用語を生み出しました（タスクを最後まで実行します）。



この本の主な論文は、あなたに来るすべての事柄をすべて登録する必要があるということです-これは痕跡のないすべてを意味します。 タスクは後で完了できますが、表示されたらすぐに登録する必要があります。 そのようなタスクの「ダンプ」を作成したら、それらの解決を開始する必要があります。

これを行うには、次の手順を実行します

• 選択してください。 あなたがしなければならないすべてを決定する必要があります。
• 分析します。 各タスクについて、次のステップを決定する必要があります。 タスクに数分しかかからない場合は、すぐに実行することをお勧めします。 長いタスクの場合、このタスクを解決するのに十分な時間を決定するか、可能であれば委任する必要があります。
• 整理する。 すべての重要な会議はカレンダーに記録する必要があります。 他のすべてのタスクを将来のタスクのリストに転送します。 最早緊急のタスクは「いつかやる」リストに保存する必要があります。
• レビューを実施します。 毎日、タスクのリストとカレンダーを表示する必要があります。 毎週、プロジェクト、将来のタスク、および委任されたタスクのリストを表示する必要があります。
• やれ 時間、重要性、および消費エネルギーを考慮して、タスクを完了します。
• お休みください。 まだ行われていないことはすべて、次のレビューで明らかになります。

そして今、 タスク登録ツールに行きたいです。 覚えておくべき最も重要なことは、頭はそのような道具ではないということです。 現時点では、市場にはタスクマネージャーやカレンダーのオファーが多数あり（私は何も宣伝しません）、誰もが自分で決めることができます。極端な場合は、毎日のログを使用できます。

タスクのタイプを決定するためのツールの1つは、アイゼンハワーマトリックスです。

A）緊急かつ重要な事項。 これらは緊急の問題、重大な状況などです。 ここにタスクが表示されるようになった場合、これはおそらく他の象限の何かを見落としていないことを意味します。 怠のため、または近視のために、状況は制御不能になりました。 当然のことながら、このような問題を絶えず解決していれば、すぐに燃え尽きてしまいます。 そして、あなたの自由時間はすべて戦術的なタスクに費やされ、戦略について考える時間はありません。



B）重要ですが、緊急ではありません。 最も有望で永続的なタスク、その予防、関係と関係の強化、新しい機会があります。 ほとんどのタスクがこの象限にある場合、これはあなたが正しい軌道に乗っていることを意味します。 そこにいることで、あなたは自分の中で良い習慣を身につけ、問題の体系的な解決策、効率性、そしてもちろん時間の経過とともに、さまざまな種類のタスクを解決する見込みと便宜をよりよく理解できます。



C）緊急だが重要ではないタスク。 彼らはあなたをメインビジネスからそらします、これらは仕事であなたを投げる非常に予想外の割り当てです。 そして、重要な目標への集中を防ぎます。 これらは通常、委任されたアクティビティです。 多くの場合、そこにいるほとんどの人は大きな役割を果たさないか、まったく必要とされないため、これには会議も含まれます。



D）緊急でない重要でない事項。 これらのタスクは役に立たず、最後に対処する必要がありますが、最初はそれらに取り組んでいます。 これは私たちの気を散らすものであり、楽しい活動であり、タイムイーターとも呼ばれます。 これにはソーシャルが含まれる場合があります。 ネットワーク、ウェブサーフィンなど。

結論はそれ自身を示唆します、あなたは象限Bにとどまり、象限Gにできるだけ少ない時間を費やす必要があります



特定のツール- 意思決定システムを常に使用する必要があるようにするため。



時間消費（T）とエネルギー消費（E）の 2つのパラメーターがあり、それぞれが10ポイントスケールで評価され、 T + E / 2と見なされて、問題を解決するコストが得られます。



それらの隣にさらに2つのパラメーターが追加されます。 結果（R1） -それがすべて、今利益をもたらす有用なものと潜在的に予測される結果（R2） -すべてがタスクの見込みを確認し、10によって評価されます。ポイントスケールであり、 R1 + R2 / 2と見なされるため、タスクの有効性が得られます。 そして、タスクの価値を得るために、結果をコストに分割します。



このシステムには間違いない利点があります。私たちは事件の価値を理解し、主なものに重点を置き、私たちの問題の価値を明確にすることを学びます。また、委託できる事件を特定することもできます。 マイナス面や主観性もあります。もちろん、自分の問題に焦点を合わせ、全体として自分自身に焦点を合わせます。

さらに、パレートの原理（20/80）に焦点を当てたい

その本質は、最も重要なアクションの最小値を選択することにより、計画された完全な結果の重要な部分を迅速に取得できるという事実にあり、さらなる改善は無効であり正当化されない可能性があります。

パフォーマンスが最も高いタスクを最初に実行する

確かに、ある問題を解決するのに忙しい間に、他の小さくて一見緊急のタスクがあなたに降りかかったので、すぐに握り、メインタスクを延期し、結果としてあなたの仕事の有効性は低下し、結果はかなりなりますあなたに期待されるものではありません。 この場合、タスクの優先度を確認し、一部を他の従業員に転送したり、担当者を任命したりできます。

そしてもちろん、彼のカエルの原理でブライアントレーシーに言及する必要があります

その本質は、 私たちにとって最初に行う最も不快なことであり、次に他のものを取り上げると、私たちにとって不快ではなくなり、それに応じて、私たちは彼らを喜んで満たすことです。 鮮やかな例は、技術文書とレポートのメンテナンスです。

専門家によって導入される次の原則は、象を食べるという原則です

どのビジネスもゆっくり、つまり 私たちは多くの労力を費やすことのない小さなタスクに大部分を削減しており 、体系的にそれらを行い、最終的に大きなタスクは解決されます。 もちろん彼女は多くの時間を食べるでしょうが、最も重要なことは、大きくて難しい仕事が完了するということです。



新しいプロジェクトが開始されると、最終的な目標がよく知られますが、よく知られていない場合もよくありますが、ここに到達する方法を示します。 まず、プロジェクトの段階的な計画は、小さなタスクに分類されるため非常に重要です。開発者間で責任を明確に分担することは非常に重要です。チーム全体だけでなく、特に新入社員の場合は、全員が自分のタスクを100％理解していることを確認してください。

次に、重要な原則とは何か-礼儀正しい「いいえ」と言う能力についてお話したい

そして、この原則の主な考え方は、人ではなく仕事を拒否する必要があるということです。 そのようなタスクのリストを作成し、利益をもたらさず、本当に重要なことを達成することから私たちをそらすだけのものを入力することができます。



たとえば、人を拒否するのが難しい場合、あなたに人を頼んでも何ももたらさない、つまりかなり簡単な方法であると理解します：休憩を取って、その人の要求を果たすかどうかを自分で決めてから答えてください。 まあ、質問者は彼が尋ねるとき、彼が拒否されるかもしれないことを理解しなければなりません。



さて、時間管理について話すとき、 誰が私たちの時間を盗むのかを言及する必要があります。

私たちの時代の貪食者について話す

ダン・ケネディは彼らを吸血鬼と呼び、彼らのために階層を確立しました。

• それらの中で最も陰湿なのは吸血鬼の分 、つまり これらは取るに足らない要求であり、一見価値のないものですが、貴重な時間を盗みます。 もちろん、仕事の中で、ヘルプデスクは言う、緊急のタスクを延期することは不可能ですが、あなたの個人的な生活の中であなたは同様の問題を見る必要があります。
  
  
  
  
• 次に吸血鬼のナンセンスが来ます、その目標はあなたを混乱させ、あなたを重要な仕事からそらすことです。

このタスクがあなたを何かに導くかどうかを自分で判断して戦う必要があります。

• 吸血鬼の扉が開いています 。これは、さまざまな部門の同僚があなたの元にやって来て、気を散らし、あなたの多くの時間を盗むことができるときです。
  
  
  
  
• 吸血鬼の電話は、通話や通知などで常にあなたの注意をそらしています。

それに対処する良い方法は、重要なタスクに集中する必要があるときに自然にオフにすることです。

• 吸血鬼は時間厳守ではなく、他の人に時間を尊重するよう要求する必要があります。
  
  
  
  
• 吸血鬼の群衆 、それは他人をフォローし、彼らがする方法を行うことを意味します。 これを避け、これに屈しないようにして、スケジュールに従ってください。
  
  
  
  
• 吸血鬼の無目的、目的なしで行われること。
  
  
  
  
• 吸血鬼の泣き声は彼の失敗の言い訳です。

そしてもちろん、これらは私たちの時代のすべての貪食者ではありません。他の人の仕事のパフォーマンスもあり、一度に多くのことをしようとしています 。



ここで、タスクを完了するための時間を短縮し、以前に蓄積されたタスクを完了するように強制する必要があることに言及したいと思います。 タスクの実行を開始する前に、タスクを完了する時間を短縮する必要があります 。



そのような効果的なシステムの1つにカイゼンがあります。 カイゼンは 、 効果的な時間を増やすことと、ワークスペースを整理する方法を教えます 。

ロシア語では、5Cのように聞こえます。

• 並べ替え：不要なものを取り除く必要があります。
• 順番に従ってください：代わりにそれぞれのものを特定してください 。
• 職場を清潔に保ちます。
• 職場の清潔手順を標準化します。
• 秩序の改善：維持を促進します。

たとえば、データセンターのエンジニアは、新しいサーバーをインストールするか、既存のサーバーを交換する必要があります。サーバーを持ち、スライドを持ちます。ラックについては、キーを忘れて、サーバーを置き、スライドを入れ、キーを取り戻し、キーを取り、ラックを開いて、古いものを取り外しますサーバーは、すでに疲れている新しいスライドをサーバーに取り付け、サーバーのマウントを開始しますが、これらのスライドがスライドに合わないことがわかりました。

一見ナンセンスのため、かなりの時間が費やされました。



それでも 、enikeyschikはユーザーにプログラムをインストールする必要があると言います。彼はオフィス全体を調べ、USBフラッシュドライブをコンピューターに挿入し、「new folder」、「new folder（2）」、「123」、「qwerty」フォルダーで目的のプログラムを必死に検索します。 彼は「distrib」フォルダを開き、空であることが判明し、フラッシュドライブを取り出し、別のフラッシュドライブの後にナイトスタンドに走ります。10歩後、彼は今日、病気のPetyaにフラッシュドライブを渡したことに気付きます。 そして彼は、必要なプログラムは今しかダウンロードできないことを理解し、別のユーザーが別の問題で彼を困惑させる途中で職場に戻り、これは無期限に続くことができます。 その結果、男は一日中働いたが、彼自身を含め、誰もが満足していなかった。



これらの例の後、ワークスペースの組織は会社の効果的な仕事にとって非常に重要であり、会社の経営者はさまざまなレベルの従業員の間で正しい仕事の原則を培うべきだという考えを伝えたいと思います。



労働時間の適切な組織化に必要なすべてを学びました。 そして、タスクを収集してこれらのタスクに優先順位を付けるだけでなく、それらから私たちをそらすもの、およびそれらを解決する時間を節約する方法に対処するのは正しいことです。 そして最後に、それらの実装を開始できます。

ここで、特定のタスクを実行するように強制できる方法を分析します。

「トマトの原理」という興味深い方法があります。タスクを実行するには、タスクから気を散らさないはずの25分の時間をとる必要があります。完了します。



次の方法は時間のパイです。これは労働時間の分類における本質です。なぜなら、私たちの業務のほとんどがほぼ単調で毎日であることは秘密ではないからです。 したがって、タスクのタイムトラッカーの実行を開始できます。その目的は、私たちの時間を何に費やしているかを判断し、将来それを最適化して、不要なタスクに時間を費やすか、自分自身を降ろす場所と拒否するものがないかを見つけることです

会社の新参者にとって非常に有用なもの、または特に忙しい人にとってはその逆です。

次のステップはツールです。

• アンカーはタスクの準備であり、無意識に準備することをお勧めします。
• 鉛筆を研ぐことは、すべての手元にあるように、検索に気を取られないようにツールを準備することです。
• ホールチーズ -すべてのタスクは、小さな「バイト」またはステップで実行する必要があります。
• 自分に報酬を与える-最後に自分に報酬を与える必要があります。当然、報酬はタスクに適切でなければなりません。

不確実なタスクについて少し

不確かな条件で作業する -タスクが私たちによって完全に理解されていないが、それに取り組む必要があり、将来、その実装のために追加または明確化が行われ、すべてが事前に知られるわけではない場合。



このようなタスクは、プロジェクトマネージャーにとって典型的であり、原則として高度な管理のためです。 そして、そのようなタスクを実行するには、新しい部品を受け取ったときに元の計画を調整する必要があります。不特定のタスクがあるかどうかを考える必要はありません。それを解決するための計画は不確かであり、調整する必要はありません。



そのようなタスクのために適切な計画を作成し、新しい詳細を受け取ったら、計画を完全に修正または変更する必要があります。

まあ、私たちに課せられるタスクを達成するために要約する必要があります

主なことは、 あなたがその日の正しい体制を策定し 、 あなたの長所と短所を知る必要があるということです。すべては、小さなステップでも体系的に行われなければなりません。 そして、困難なビジネスでさえあなたになじみやすくなりますが、最終的には楽しいことさえあります。 そして自分自身を知ることはあらゆる種類の決定をするのに大いに役立ちます 。

初期段階では、時間を食べる人に特別な注意を払う必要があり、良い習慣を身につける必要があります。 報酬と罰、公約-さまざまなタスクを実行する動機付けに必要です

それで終わりました 。 この短い記事では、このトピックに関する多くの情報を伝えるだけでなく、まだこれを行っていない場合は時間をかけて敬意を払うことを奨励するタスクを設定しました。









この記事で使用されている文献：



-ケリーマクゴニガル「ウィルパワー」

-ダンケネディ「タフタイムマネジメント」

-ブライアントレーシー「Eat a Frog！」 行うことを学ぶ21の方法”

-デイヴィッドアレン「Getting Things Done」