世界の自動車メーカーの1社は、1パッケージの文書のディーラーへの印刷および宅配便の配送には約580ルーブルかかると考えていました。 ビッグフォーから、携帯電話会社の中央オフィスが調査を実施し、月に約420パックの紙を使用していることが判明しました。 同時に、最も普通のインターネットスタートアップでさえ、月に約11パックを費やしています。 あらゆる企業のドキュメント管理のコストが、マネージャーが喜んで削減するであろう重要な金額であることを計算することは難しくありません。









同時に、従業員が研究での作業に必要な文書の検索に費やす時間を考慮していませんでした。 この問題は、ワークフローに1人しか関与していない場合でも関係します。 文書の集合的な使用により、文書は時々悪化し、最終的には、組織が領土内に分散している場合、実質的に解決不可能になります。 一方、AIIM（Association for Information＆Image Management）の計算によると、1週間に平均100個のドキュメントフォルダーを作成する企業は、失われたドキュメントを回復するために年間18.7万ドルを費やしています。 また、AIIMの統計によると、平均的な執行者は必要なドキュメントの検索に週2.5時間を費やし、事務員はこの時間の20〜30％をこれに費やしています。



ロシア政府は毎年、その作業にますます改善を導入し、電子デジタル署名を使用して電子形式でレポートを送信するための規則を法的に定めていることを忘れないでください。 たとえば、ロシア連邦連邦税務局の2015年10月10日付けのN MMV-7-11 / 450 @の命令により、組織および個々の起業家向けの新しい必須レポートフォーム6-NDFLが導入されました。 さらに、25人以下の従業員に収入を支払った組織および個人の起業家のみが、紙形式の6-NDFLを提供できます。 残りは電子形式のみです。 これは、ほぼすべての主要組織で電子デジタル署名（EDS）が利用できるようになったことを意味します。 以前の記事（ 署名とは何ですか。一滴の血からEDSまで ）で調査を行い、読者の半数以上がすでにデジタル署名を使用しています。







このような背景に対して、電子報告および電子文書管理システム（EDMS）を提出するサービスは非常に重要になりつつあります。 IT技術の発達と広範なコンピューター化により、根本的に新しい管理方法への移行について考えることができました。 一部の国では、EDMSの導入が国家の課題になっています。 エストニア政府は、エストニア全体のインターネットアクセスが人口の30％を超えなかった2002年に電子政府プログラムを開始しました。 現在、エストニアの市民の98％は政府機関と通信するときにEDIを使用しています。 デジタル電子署名を使用して、議会および大統領選挙で投票することもできます。 「電子居住」を取得することもできます。たとえば、ロシアとエストニアの会社の共同設立者であれば、リモートでEDSを受け取り、すべての文書に合法的に署名できます。 これは、人々の利便性と時間の節約だけでなく、政府のコストの大幅な削減でもあります。 平均的な見積もりによると、多かれ少なかれ大規模な組織へのEDMSの導入による節約は95〜97％に達する可能性があります。 たとえば、EDIで文書を送信すると、数ルーブルしかかかりません。



アナリストによると 、ロシアのEDMS市場の年間成長率は欧米企業から大幅に遅れているにもかかわらず、少なくとも30％です。 電子デジタル署名に関する法律の採択により、電子文書管理が広く普及するための法的根拠が生まれました。 Forrester Researchによると、Fortune 500企業の38％は、EDMSの買収がビジネスの成功に不可欠であると考えています。



EDSシステムはロシアで長い間存在していましたが、これらは主にZAO PF SKB Konturなどの大規模事業者であり、連邦組織や大企業の仕事をサポートしており、中小企業が扱うのは困難です 現代の現実を考えると、MegaFonは、企業内および法人間の会計およびその他の文書の作成、署名、交換のための電子文書管理（EDF）サービスを開発しました。 EDIの助けを借りて、企業のワークフローを簡素化し、部門の効率を高めることができます。







MegaFon PJSCは、2015年に事業者のStolichny支店とCentral支店の企業クライアント向けに電子文書管理（EDI）サービスを開始しました。会社のどのクライアントでも後で使用できます。 今日、どの法人もクラウドサービスを使用でき、500を超える組織がクラウドサービスを使用しています。 以前は、コストと技術的な要件により、電子署名と法的に重要なワークフローは大企業のみが利用できました。 EDIを使用すると、連邦税務局の要件と推奨事項に従って電子行為、請求書、および請求書を生成したり、デジタル署名に署名したり、他のユーザー企業と交換したりできます。



ロシアでは、暗号化、ハッシュ、電子署名など、EDIを使用するために必要なすべての操作に標準があります。



1.電子署名とハッシングは、電子署名（EP）を使用して電子文書の法的重要性を確保するために使用されます。

• GOST R 34.10-2012：電子デジタル署名の作成と検証のプロセス
  
  
• GOST R 34.11-2012：ハッシュ関数
  
  

暗号化アルゴリズムの暗号強度は、楕円曲線の点群における離散対数の問題に基づいています。 現時点では、少なくともサブ指数の複雑さでこの問題を解決する方法はありません。 州が十分に暗号化されていると認識することが重要です。



2.暗号化。 暗号化による機密性の確保と情報の整合性の監視：

• GOST 28147-89：暗号変換アルゴリズム
  
  

これは、ソビエト連邦で開発された単純なFeistel構造のブロック暗号で、ブロックサイズは64ビット、256ビットキー、32ラウンドです。 このアルゴリズムは、暗号化の分野の有力な専門家によって広く研究されており、すべての研究者は、すべてが安全である、または安全であるように見えることを表明しています。 そのパフォーマンスについては多くのコメントがあります。ニコラス・クルトワはこのアルゴリズムへの攻撃の成功を報告しましたが、CryptoProの専門家は彼を公衆の目でリハビリしました。



3.インターネット上のデータ伝送チャネルの保護。 この目的のために、TLSが使用されます-上記のGOST 28147-89 GOST暗号化アルゴリズムを使用できるトランスポート層セキュリティプロトコル、およびGOST 34.11-2012に準拠したハッシュ。 この組み合わせにより、CryptoPro、Cryptocom、およびVipNetがCIPIで行ったFSBおよびFSTECで認証することができます。



Webはセキュリティ証明書で保護されており、これらのプロトコルを介したファイル共有は（比較的）安全であるため、WEBインターフェースでのみ電子文書管理を積極的に開発しています。 電子文書管理オペレーターの要件は非常に高く、各企業は、連邦政府のセキュリティサービスから適切なライセンスを取得する必要があります。これにより、情報システムを開発し、データ暗号化サービスを提供する権利が与えられます。 通信およびデータ送信サービスの提供には、個別のライセンスが発行されます。 当社の基本オペレーターは、法的に重要なEDIを提供するために使用されるKaluga Astralです。 すべてのデータはMegaFonネットワーク内（インターネット上ではない）に保存され、サイト全体で暗号化が使用され、個人データのセキュリティが保証されます。 当社のセキュリティ技術はすべての要件に準拠しており、すべてのデータがバックアップされ、24時間年中無休のサービスの運用が保証されています。 非常に重大な事故におけるサービスの最大利用不能は、15分を超えません。

デジタル署名

EDIを使用するには、資格のある電子署名を取得し、それを使用するようにコンピューターをセットアップする必要があります。 電子署名は、手書き署名の法的類似物であり、法律N63-FZによって規制されており、電子文書に署名した人物を特定することを目的としています。 ロシアのいずれかの認証局でEDS証明書を取得できます。 彼らはすべての都市にいます。 CAの現在のリストは、ロシア通信省のウェブサイトで見つけることができます 。



EDSを受け取ったら、上記の情報保護アルゴリズムを実装するソフトウェアを購入してインストールする必要があります。 Crypto-Proをお勧めします。 これらは暗号化保護の手段であり、どのドキュメントがコンピューター上で署名されるかを助けます。



CryptoProは、ロシアにおける暗号情報保護および電子署名の配布のリーダーです。 同社の主な製品は、CryptoPro CSPおよびCryptoPro UC認証局です。 大部分のモバイルプラットフォームとEPキャリアであるCIPFのサポートにより、暗号化を使用したiOS、Android、およびWindows8ベースのモバイルソリューションのほとんどが統合されています。



ライセンス価格は公式ウェブサイトで見つけることができます。 CryptoProをインストールして構成し、デジタル署名を登録することは難しくありません。 これについては多くの指示がすでに書かれています。 ちなみに、MegaFonは、あらゆる種類のドキュメントにすばやく署名する電子デジタル署名を装備することにより、SIMカードを変更し続けています。



どの認証機関が発行されたかに関係なく、資格のある証明書はすべてインターフェイスで受け入れられます。

EDSの使用に関する問題

デジタル署名を使用する場合の不正は、主に他人による証明書の盗難または物理的な使用に関連しています。 これはほとんどの場合、トークンの証明書とパスワードが間違って保存されているために発生します。 また、攻撃者は多くの場合、EDIユーザーのPCにウイルスを導入します。たとえば、ユーザーが署名したいドキュメントのテキストを画面上で置き換えます。



ただし、これらのすべての要因は、ユーザーが作業しているインターフェイスのセキュリティと、デジタル署名を使用する際にユーザー自身が基本的な安全対策に従うかどうかに依存します。

EDIを使用する

登録

EDI（doc.megafon.ru）に登録するには、フォームに記入して、メールアドレスで確認を受け取る必要があります。 5分かかります。







テスト期間を使用して、14日間サービスを試すことができます。





デジタル署名をインストールしたら、登録する必要があります。 これを行うには、[ドキュメント]に移動し、[受信して送信]または[設定]および[サービス管理]をクリックします。







電子署名を選択してください：







そして、あなたの会社の詳細を記入してください：

ユーザーとロール配布の追加

デジタル署名証明書を登録した後、「My Company」メニューからすべての組織の従業員をサービスに参加させます。また、電子文書管理で働く既知の相手を追加することもできます。



EDMには、管理者、オペレーター、および署名者の3つのユーザーロールがあります。 一部の従業員が必要な文書のみを作成し、それらに署名し、許可された人にのみ委託された請負業者に送信できるようにすることができます。 たとえば、主任会計士または営業マネージャー。



管理者は、ポータルで会社の詳細を入力および編集し、従業員と請負業者の間で役割を配布し、招待状を生成し、会社の電子署名証明書、および関税と一連のサービスを管理します。



オペレーターは、通知および文書の受信通知を生成して署名します。



署名者は、送信する文書に署名するか、拒否します。 また、署名者は誤って署名されたドキュメントを削除できます。







管理者はユーザーを招待できます。







または、システムにすでに追加されているEDOの中から見つけます。

ドキュメント作成

文書の交換を作成するプロセスを検討してください。実際には、EDIシステムを取得することになります。 ドキュメントを取引相手に送信するには、ドキュメントをアップロードするか、インターフェースで自分で作成するかの2つのオプションがあります。 システム自体は、何か間違ったことをした場合に通知します。







インターフェースで請求書、運送状、または行動を作成してみましょう。 「ダウンロード」メニューから、契約書および取引相手に送信するためのその他のサポート文書を添付することもできます。







システムにまだ取引相手がいない場合は、対応するメニューから追加できます。







ドキュメントを準備すると、次のようになります。 すべてが正しい場合は、EDIオペレーターを介して送信できます。 会社への署名プロセスを開始するには、EDOの特別なオペレーターのサービスを有効にする必要があります。







さらに、文書全体の履歴だけでなく、文書の紙版も表示および印刷できます。 リーダーに役立つオプション。







組織で1Cシステムを使用している場合、電子形式で受信または発行された正式な文書（TORG-12、完了した作業行為、請求書）の処理に特別な自動化モジュールを使用できます。

連絡先

[連絡先]メニューには、すべての請負業者、従業員、およびEDIシステムで働いており、ドキュメントを交換する人の連絡先のみが収集されます。

結果：

MegaFon PJSCの「電子文書管理」システムをできるだけシンプルでわかりやすいものにするよう努めました。 初期設定を実行して作業を開始するだけです。 もちろん、すべての取引相手もEDIに接続する必要があります。



EDIを使用する利点は次のとおりです。

• 紙媒体の拒否および関連する消耗品および事務機器の時間とお金の節約。
  
  
• 情報を安全に交換および保存する方法、および従業員のマルチレベルアクセスの組織。
  
  
• 適切なデータを見つける運用方法。これは、大量のドキュメントを扱う組織にとって特に重要です。

「 電子文書管理 」システムでは、通信サービスに関するレポート文書を迅速かつ無料で受け取ることができます。

1. 毎月MegaFonオフィスに行く必要はありません。
   
   
   
   
2. メールとの対話は必要ありません。
   
   
   
   
3. 宅配便でお金を使う必要はありません。

組織内の電子文書管理の開発を妨げるもの：

• 紙文書のより高い信頼性に関する確立された意見
  
  
• 文書の遡及的クローズ
  
  
• 電子作業のスタッフを訓練する必要性。
  
  
• 他の取引相手の利用不能
  
  

EDIオペレーターは、文書を電子的に交換する準備ができているカウンターパーティを見つけるための便利なツールを提供することにより、企業をプッシュしようとします。 MegaFonは遅れることなく、サービスの改善とインターフェイスの簡素化に引き続き取り組んでいます。 今日、ドキュメントを送信するプロセスは非常に単純ですが、製品をできるだけシンプルで便利なものにするために、そこで止まることなく調査を続けています。