「ブーツの靴屋」：内部EDMSの財務リソース管理モジュールを書いたように

Houlmontで私たち自身がTHE SED SEDを使用しているのは秘密ではありません。 何かを使用するために、ドキュメントを保存および調整するための現代的で信頼性の高いツールが手元にあるとしたら、奇妙です。 かなり大規模な企業にとって、フルタイムのEDMS機能では不十分な場合があることは驚くことではありません。 この記事では、内部TESIS EDS用に追加のモジュールがどのように作成されたかについて説明します。これは、金融リソースを管理するためのモジュール、または単に金融アプリケーション用のモジュールです。 しかし、同時にこの機会を利用して、単一の組織の例を使用して、システムのプロジェクト実装がどのように実行されるかを少し示します。

開始：金融資産管理の事前設計調査

TEZIS電子文書管理システムの設計実装は、システムを完成させ、ソフトウェア製品の典型的な機能を拡張することを目的として、顧客の企業のビジネスプロセスを自動化するように設計されています。 ご覧のとおり、これはまさに私たちのケースです-財務部門とやり取りするための特定の機能を作成する必要がありました。



会社の内部用語では、財務アプリケーションとは、従業員が会計から会社のお金を受け取り、その後に現金支出に関するレポートを受け取ることを可能にする文書です。 これは、ディレクターおよび会計主任によって署名された紙の文書であり、電子形式に非常にうまく変換できます。



これに続いて、財務リソース管理の自動化は次の目標を追求しました：お金を受け取るプロセスを自動化し、現金以外の支払いを調整し、すべての段階で紙のワークフローを完全に除外して、受け取った資金の支出に関するレポートを作成します。



この目的のために、新しい「Finzayavki」モジュールを企業のTESIS EDMSに導入することが決定されました。 モジュールの実装は、可能な限り単純なユースケースを提供することになっており、エンドユーザーのトレーニングは最小限で済みます。



この目標を達成するには、次のタスクが必要でした。

• 新しい金融アプリケーションカードとカードのリストの開発。 新しい番号を作成します。
• 新しいアプリケーションの作成プロセスを簡素化するための特殊な「ウィザード」の開発。
• アプリケーションカードで使用するディレクトリの開発。
• 調整プロセスと対応するプロセスフォルダーの開発。
• 新しい機能を使用する可能性を制御するための新しいシステムロールの開発。

ステージ2：財務リソース管理の機能仕様

この段階では、スペシャリストが将来のワークフローシステムの機能仕様を開発しています。 自動化されたビジネスプロセス、設計フォーム、およびシステム要件の説明が含まれています。 機能仕様は、顧客の主要な代表者（この場合、コマーシャルおよびエグゼクティブディレクター）と合意されています。 結果は、将来のシステムの機能の全体像です。

記載された目標に応じた新しい金融リソース管理モジュールの機能仕様には、次の新しい機能の説明が含まれています。

役割

新しいモジュールでは、イニシエーター、承認者、承認者、会計士の4種類のユーザーが作業します。 システムの調整と承認を行うイニシエーターの役割は既に存在しますが（標準です）、後者を追加する必要がありました。

参考書。

金融アプリケーションを使用するには、「アプリケーションの種類」と「日当ごと」という2つの新しいディレクトリが必要でした。 最初のものには、名前が示すように、アプリケーションの種類とその名前、およびスキャンされたアプリケーションの必要な添付ファイルが含まれます。 2番目には、出張に出かける従業員に発行される日当固定料金が含まれています（これらの多くはあります）。 原則として、ディレクトリからのデータは、アプリケーションカードの作成時に選択されます-これはより高速で簡単です。

アプリケーションカード。

実際、「Office」タブを切り取った通常のドキュメントカードに基づいて作成しました（金融アプリケーションをアーカイブに転送するつもりはありません）。 しかし、彼らはアプリケーションカードを4つのタイプに分けました。

•費用の補償：申請者はすでに費用を確認するために必要なすべての書類を持っているか、確認は必要ありません。

•報告：申請者には今お金が必要ですが、費用を確認する書類はありません。

•カードからの支払い：資金はキャッシュレス形式で従業員に送金する必要があります。

•アカウントからの支払い：申請者は請求書を同封して支払います。

•事前報告書：実際には、申請者の会社への報告書は、どのくらい、そしてなぜ費やされたかについてです。



そして、ここですでに困難が始まります。アプリケーションカードには、チャージオフを効果的に確認できるフィールドを正確に含める必要があります。 それらの多くがあり、我々はそれらにこだわることはありません。

ただし、申請者はすべてのフィールドに自分で入力する必要はありません。システムは、テンプレートに従ってアプリケーションに入力する機能を提供します。 さらに、アプリケーションを作成するときに、費用を確認するためにカードに添付する必要がある添付ファイルを思い出します。

興味深いことに、投資の1つはスキャンされた申請者の署名です。結局のところ、財務書類の作業が進行中です。 この機能の歴史は一般的に驚くべきものです。 署名は、スキャナーから取得した画像としてダウンロードできますが、署名をダウンロードする別の可能性は完全にランダムでした。

技術の存在の長年にわたって会社によって取得された荒野で、我々はこのデバイスを見つけました：



デジタル署名タブレットTopazシステム。 その上でスタイラスで署名することができ、デバイスはデジタル画像を生成してコンピューターに送信します。 私たちはそのような機会を逃さず、従業員は現在トパーズタブレットにサインオンしています。

これを行うには、署名のダウンロードウィンドウに「Get to Topaz tablet」という特別なボタンがあります。このボタンをクリックしてから 、デバイスの画面に署名を追加できます。 論文は、デバイスから画像を「ピックアップ」し、アプリケーションに添付します。

ビジネスプロセス。

ビジネスプロセスのビジュアルデザイナーはTESIS EDMSの不可欠な部分であり、率直に言って、プロセスをより複雑に実装しました。 ここで、イニシエーターはアプリケーションを作成し、最初に承認者に渡し、次に承認者に渡します。 これらのユーザーは両方とも、アプリケーションを拒否して改訂のために送信する権利を持っています。 すべてが正常である場合、アプリケーションは会計士に送信されます。 唯一の秘trickは、経理担当者以外のプロセスの参加者が作業中にアプリケーションを編集できないことです。 拒否またはキャンセルされた場合、請負業者はそれを自分で修正する必要があります。

ステージ3：財務リソース管理モジュールの実際の開発と作成

紙の上では滑らかでしたが、実際にはどのように機能しますか？

TESISの財務アプリケーションは、4つの異なる方法で作成できます。

• • [ドキュメント ]メニューから[金融アプリケーションの作成 ]
• •THESISメイン画面の赤いアイコンをクリックして
• •[ 作成 ] -> [ウィザード ]ボタンを使用したアプリケーションのリスト
• •[ 作成 ] -> [新規 ]ボタンを使用して、アプリケーションのリストで

この状況を考慮してください。マネージャーは出張に行き、3日間の日当を書きたいと考えています。 お金は銀行カードに送金する必要があります。 システムのメイン画面のボタンを使用して、金融アプリケーションを作成するためのウィザードのメニューに入ります。



[キャッシュレス支払いを行う]をクリックすると、キャッシュレス支払いのオプションを選択するメニューが表示されます。 ここで、彼は「カードからの個人または法人」を選択する必要があります。



したがって、彼は上記のカードから支払い要求を作成します。 対応するカードが開きます。



申請の目的と費用のリスト（プロジェクト、タイプ、名前）を入力する必要があります。

日当ごとのアプリケーションの場合（そして、すでに述べたように、多くの人が出張に行くので、これは私たちにとって非常に重要です）、日当ごとの計算機という興味深いものを実装しました。 これは、責任者が入力する「日当ごとの料金」ディレクトリに基づいて機能します。



たとえば、アパートの賃貸に必要な金額を計算するには、対応する記事の横にある[計算]をクリックする必要があります。 カードの内部ロジックは、計算機ウィンドウにユーザーをリダイレクトします。そこで、関税を追加し、資金が要求される日数を示す必要があります。



計算された金額は費用のリストに追加され、その後、対応するボタンで承認のために財務アプリケーションを送信できます。



承認プロセスの参加者は、アプリケーションで選択されたプロジェクトとシステムで設定されたロールに従って自動的に選択されます。 変更することはできません。 [OK]ボタンをクリックすると、上記のルートに沿ってアプリケーションが送信されます。 プロセス2を承認すると、アプリケーションはそれらと並行して到着します。 承認者の1人の承認は、次の段階に進むのに十分です。



したがって、財務リソース管理を使用した作業は、可能な限りユーザーのアクティビティから保護されます。 ほとんどのデータはディレクトリから書き込まれ、ディレクトリは責任者によって書き込まれます。 これにより、各プロジェクトのコストを透過的に制御できるようになり、会社の財務上の無秩序が解消されます。

ステージ4：財務リソース管理モジュールのインストール

THESIS SEDはすでに当社にインストールされているため、新しい財務リソース管理モジュールを使用してアプリケーションサーバーを再起動するだけで、財務アプリケーションの調整がシステムに表示されました。 その後、品質エンジニアのコンピューターをトレーニングサーバーとして使用してユーザートレーニングを開始しました。

一般に、クライアントで作業する場合、この段階で電子文書管理システムをテストし、ユーザーと管理者の指示を作成して送信します。 同じ段階で、システム管理者はトレーニングを受けます。 しかし、ここでは管理者と専門家がすべて自分自身であるため、モジュールがインストールされ、試運転が開始されました。

ステージ5：財務リソース管理モジュールのパイロット操作

試運転の本質は、システムの新規ユーザーを主要ユーザーがテストし、希望と意見を収集することです。

開発者、営業部門、電子文書管理責任者、会社の総責任者-財務リソース管理モジュールのテストでTESISプロジェクト全体をテストしています。

試運転中に、興味深い疑問が生じました。 全員が決断を求めました。 たとえば、経験豊富なユーザーは、モバイルインターフェイスの開発や金融アプリケーションに関する本格的なSMSアラートの送信など、2番目のリリースが設計された結果、モバイルバージョンのモジュールを希望していました。

ステージ6：財務リソース管理のユーザーのトレーニング

通常、システムのユーザー（10人以下のグループ）を顧客の領土と機器についてトレーニングし、システムを商用運用する行為に署名します。

独自の領域があり、独自のサーバーも使用し、ユーザーは時系列で訓練されました。

最初に、彼らは会計を訓練し、財源管理およびすべてのプロジェクトマネージャーと直接働きました。

その後、営業部門の従業員（試験運用の一環として既にモジュールに精通していた）がトレーニングに合格し、最後にテクニカルサポートに合格しました。 つまり、実際には-マニュアルを除くすべてのユーザー。 管理自体が管理する

財務リソース管理モジュールの結論と開発の見通し

ここでやめるつもりはなく、すでに2回目のリリースを計画しています。 その後、次の分野での財務リソース管理モジュールの開発が計画されています。

• ディレクトリと企業の内部システム（たとえば、プレミアムを計算するシステム）との同期。
• モバイル版。
• モバイルデバイスからの承認のSMS確認。
• 予算編成。
• ボーナスとボーナスの自動支払い。

要約すると、システムに新しいモジュールを開発して完全に設計するのに1か月半かかりました。 これは、 TESIS電子文書管理システムの利点の1つです。EDMSの実装と調整の高速化は、技術的な利点により達成されます。 さらに、システムにはシンプルで直感的なインターフェイスがあり（スクリーンショットで確認できます）、これも私たちの手に渡り、従業員が新しいシステムに適応する時間を短縮します。