その結果、彼らはどのような重要な決定を下しますか？ ほとんどありません。 46％は、これらの会議のほとんどが現在のステータスレポートに専念しており、「まれに」または「決して」ではなく、問題に関する明確な決定リストで終わると述べています。 プロジェクト計画に含まれていないことに加えて、時間の無駄です。 これは、そのような会議の参加者が残業するか、期限を再スケジュールしなければならないことを意味します。
調査の結果を受け取った後、時間の無駄に対処する方法があるかどうかを考えました（もちろん、 Wrikeへの切り替えに加えて）。この主題に関する研究を探し始めました。 私たちが思いついた結論は下にあります。
すべての現在のステータス会議を完全に放棄します
Ernst＆Youngのリーダーの1人であるAl Pittampallyは、すべての有益な会議を完全になくし、チーム会議を共同行動計画の作成にのみ使用することを推奨しています。 10〜15年前に人気があった最初のタイプの会議は、オンラインコラボレーションツールの出現により今日、アタビズムになりつつあります。 現在、関心のある問題をリアルタイムで最新の状態に保つための簡単な方法があります。 それでも大規模なプロジェクトの作業を要約する必要がある場合は、個々の詳細に焦点を当てるのではなく、進捗状況の全体像を示すようにしてください。 これは、チームの生産性に関するこのようなレポート、タスク燃焼チャート、および長期にわたるチームの生産性を比較し、作業プロセスの長所と短所について結論を引き出すのに役立つその他の視覚化された要約によって助けられます。
会議は1時間以上続くことはできません
認知調査によると、私たちの脳の資源は限られており、脳が過負荷になると、人々は間違った決定をし始めます。 人の注意が最も集中する時間は約30分であり、1時間以上の議論は完全に無効になります。
このルールをより正確に遵守するには、会議に遅刻した人を待たずに、会議を時間通りに開始および終了する必要があります。議題全体について話し合うことができなかった場合は、時間を延長しません。 これにより、従業員は時間通りに来て、より正確に自分自身を表現するようになります。
会議の時間をより価値のあるものにする良い方法は、カレンダーイベントの期間をデフォルトで1時間から30分に変更することです。 期間を短縮して重要なことだけを議論するもう1つの興味深い方法は、立ったまま会議を開催することです。
ミーティングは、その完了時に目標と具体的な決定を行う必要があります。
次の会議を計画する前に、参加者がそれで達成したい目標のリストが必要です。 おそらく、この段階で、会議なしで実行できることがわかります。
主催者は、参加者が計画を遵守し、議論が特定のソリューションのリストで終了することを確認する必要があります。 これらの決定は、タスクトラッカーまたは使用されているプロジェクト管理システムにタスクの形で直ちに書き込まれ、特定の実行者に割り当てられ、実装を追跡できます。
人が少ないほど良い。
多数の参加者がいると会議の効率が低下するため、重要な人だけを招待することをお勧めします。 すでに述べたAl Pittampallyは、自主規制に依存し、従業員が理由を示すことなく、従業員が不必要と思われる会議に出席しないようにすることを推奨しています。
しかし、まだ会議に参加していない人は、できるだけこの時間を費やすべきです。 注意力を低下させないために、コンピューターや電話の使用を禁止したり、無関係なことを行ったりすることができます。 スピーチ、提案、同僚への質問であるかどうか、そしてすべての参加者が議論に平等に参加する機会があり、誰も自分自身にすべての注意を向けないようにすることを確認します。 一方、会議の従業員が受動的に他の人の話を聞く場合、これは会議室の外でこの時間をより有益に過ごすことができるという明確な兆候です。
結論として、マイクロソフトによる長年の研究を思い出すことができます。これによれば、労働時間の少なくとも3分の1は仕事に費やされておらず、このリストのリーダーは会議です。 そのため、ほぼすべての企業で、その数と期間を削減する大きな範囲があると想定できます。 ミーティングへのアプローチを変更することを既に考えている場合は、コメントでのあなたの経験に関するストーリーに感謝します。