部門からデータを収集するタスクは、常に情報を取得できる単一の会計システムがない場合に関連します。 中規模および大規模企業の場合、これらは親会社に送信される定期的なレポートであり、小規模企業の場合は、たとえば、毎日のタイムシートまたはプロジェクトレポートです。
原則として、このプロセスは次のように構成されています
ユニットの概要情報を取得することに関心のあるリーダーがいます。 このレポートを受け取るために、彼はタスクを最も近い部下（「アナリスト」と呼びましょう）に設定します。
アナリストにとって明らかな解決策は、部門に送信するExcelテンプレートを作成することです。 ユニットには、順番に、この情報を所有する従業員がいます。 彼らはテンプレートに記入し、メールでアナリストにファイルを送り返します。 それらの半分は間違えられ、修正されたファイルを翌日に送信します。
その結果、アナリストはこれらすべてのファイルを1つにまとめて要約レポートを作成するのに2日間を費やします。 概要レポートを表示したマネージャーは、レポートに十分なデータがないことを理解し、アナリストが予測していなかった別の列を追加するよう求めます。 そして、チェーン全体が最初から繰り返され、「v2.xlsテンプレート」が送信され、従業員がそれらを記入して送り返すことを報告します。 その結果、アナリストは2つのデータセットを持ち、どちらが関連するのかを理解できるのは彼だけです。
そして今、マネージャーはこのレポートを好きになり始め、毎月それを受け取りたいと思っています。 しばらくして、彼はそれをダイナミクスとユニットごとに見たいと思うでしょう。つまり、アナリストは以前の期間に蓄積されたすべてのファイルを処理する必要があります。 など 合計すると、誰も使用できない有用なデータの大きなブロックを受け取りました。
これは、単一組織での典型的なExcel Hell発生です。
このプロセスの主な問題を考慮してください。
- 報告者はエラーのあるデータを入力します。
デフォルトでは、Excelセルに必要なものを入力できます。 アナリストは、異なるディレクトリ、時間および数値形式などのファイルのセットを受け取ります。 極端な場合、報告者はセルを接着したり、新しい列を追加したり、まったく異なるファイルを送信したりすることができます。
- データの異なるバージョン。
初期要件の誤りと変更は、アナリストとレポート担当者が同じレポートとデータの複数のバージョンを蓄積し、後者がどこにあるかを誰も理解できないという事実につながります。
- アナリストは常に同じアクションに時間を費やしています。
部門から受け取ったファイルのデータを削減する一般的な操作はアナリストの主な仕事になり、出力には集計値が含まれる厳密に固定されたレポートのみがあります。 そして、アナリストが多くの時間を費やした検証である初期情報は失われます。
- 履歴データへのアクセスなし。
アナリストは、データの収束と処理に膨大な時間を費やし、概要レポートを作成し、おそらくそれを共通のリポジトリに投稿しましたが、そこからデータを取得する方法は？ 開発のダイナミクスを分析するには？ 異なる期間の要約レポートからのみデータを再度要約して処理する必要があります。
- レポート構造を変更します。
マネージャーが別のセクションのレポートを確認したり、以前は存在しなかったデータを追加したり、チャートビューを別のものに置き換えたりする場合は、すべての古いレポートをどうすればよいですか？ 再構築するか、「古い」形式のままにしますか？
- 効率性
データを収集して削減するには一定の時間がかかりますが、このデータはすでに古くなる時間があります。
もちろん、表明された各問題には解決策があります。
記入する際のエラー？ -セルで使用可能な値を制限できます。
データの異なるバージョン？ -Googleスプレッドシートでスプレッドシートを作成するか、Sharepointを配置します。
典型的な操作？ -Excelでマクロを記述します。
履歴データ？ -Excelピボットテーブルを作成するか、独自のデータベースを開発します。
構造の変化？ -最終段階でデータベースが作成された場合、SQL分析をトレーニングします。
効率？ -プロセスを調整し、期限に間に合うように保険料を支払います。
ただし、これらのすべてのソリューションには、すべてのプロセスとデータソースを整頓し、多くの場合外部コンサルティングも行う体系的なアプローチが必要です。 1年半で、すべてのプロセスを自動化する包括的なソリューションを実装できます。理論的には、そのようなレポートを作成する必要はありません。
ビジネスプロセスの実装と再構築に多額の費用を必要としないが、情報へのアクセスを容易にし、それを活用するソリューションがあると考えています。
このようなプロセスの適切な組織を見ると
このプロセスで遵守しなければならない一連の条件があります。
- データ収集用のテンプレートの作成には、それほど時間はかかりません。
アナリストは、構造を熟考し、入力に制限を設定し、ファイル編集を禁止するなど、多くの時間を費やすことを望んでいません。なぜなら、最初はまだこの情報がどれほど重要であり、将来処理する必要があるかを理解していないためです。
- 管理者は要件を変更できる必要があります。
食欲は食事に伴うものであり、レポートの最初のバージョンを受け取る前に、本当に必要なデータを理解することは困難です。 これは、すでに入力された情報を再収集することなく、収集されたデータの構造とレポートの構造の両方を変更できることを意味します。
- 報告する従業員は、単にデータを送信する必要があります。
適切なレポートを時間通りに取得することは非常に困難であり、プロセスの組織における不必要な問題は、規律と効率に大きく影響します。
- 概要レポートだけでなく、ソースデータにも価値があります。
おそらく、将来的には、異なるコンテキストでデータを調べたり、それらに基づいて新しい指標を計算したりするでしょう。
- 組織のすべての従業員がデータにアクセスできる必要があります。
すべての従業員は、データを取得する場所とその方法を知っている必要があります。
これらの条件に従って、上記の問題を取り除きます。
- 報告者はエラーのあるデータを入力します。
データ入力用のテンプレートを迅速に構成できるツールが必要です。これには、数値データ、テキストデータ、参照データの入力に関する基本的な制限があります。 同時に、多くの場合、報告する従業員は常に外部システムを使用できるとは限らないため、使い慣れたExcelを使用してそこからデータをインポートする機会を与える必要があります。
- データの異なるバージョン。
入力されたデータはすべてバージョン管理され、単一の作業バージョンを持っている必要があります。 誰がいつ、どのような意味を導入したかを常に明確にする必要があります。
- 効率性
入力した値はすぐに共有リポジトリに移動します。
- 典型的な行動に時間の無駄。
要約レポートは自動的に生成される必要があり、個別の生成手順を必要としません。
- 再構築の問題
要約レポートの形成は、入力フォームの構造に依存してはなりません。フォームやレポートで列や行を追加または変更するときに、以前に入力したデータが失われることはありません。
- 履歴データへのアクセス。
入力したデータは、フォームやファイルに保存しないでください。すぐに作業や選択に便利な構造に移行する必要があります。
このすべてをシステム-QuBeQu（Kubeku）に実装しようとしました。 情報の基本単位はファイルではなく、一連の分析機能を備えたインジケーターです。 QuBeQuにはフォームおよびレポートデザイナーがあり、ユーザーは指定された特性を持つ一連のインジケーターで構成される特定の構造のフォームをすばやく作成できます。 フォームに入力するとき、データは、特性の指定された値のインジケータの値として、単一のリポジトリに分類されます。
したがって、要約レポートでは、この指標の値は自動的に取得されます（または数式を使用して計算されます）。 フォームへの入力を簡単にするために、Excelからのインポート、クリップボード経由のコピーと貼り付け、およびテーブル上のキーボードナビゲーションをサポートしています。 すべてのデータは完全にバージョン管理されています。 セルの値を削除しても、そこにあった数字、入力した人、削除した人を表示できます。 さらに、情報のトレーサビリティを確保するために、計算および集計されたすべての値をソースデータに展開できます。Excelセルを実行して、この式の意味を理解する必要はありません。 数式は、テーブル内のセルの位置ではなく、インジケーターとその特性、つまり QuBeQuでは、「Revenue」=「Income」は「Expense」であり、「A1 = B1-C1」ではありません。
そのようなシステムをサポートすることは、おそらく「すべてが単独で機能する」ことはないため、コストがかかると言うでしょう。 しかし、アナリストがファイルからの情報のコンパイルに費やす時間と、システムに費やす時間を比較してみてください。 これらの値が同じ順序であっても、根本的に異なる結果が得られます。
報告する従業員から受け取ったすべてのデータは構造化されており、すばやく簡単に使用でき、失われることはありません。 情報を保存する場所は1つだけであり、アナリスト、マネージャー、レポート担当者が多数いる場合、調査可能な大量のデータがそこに蓄積されます。
まとめ
QuBeQuの可能な用途の1つを説明しました。 システムの機能は、この記事で説明されているよりも広く、外部システムおよびデータベースへのコネクタ、コンピューティング、バージョニング、ダッシュボード、グラフです。