時間管理とスマートフォン。 GTDとGoogleカレンダーの自己組織化

2018年に、Google Keepとカレンダーの新機能に基づいて、 この資料の完全に改訂された新しいバージョンを作成しました。

1.自己組織化、GTD、および時間管理-なぜこれが必要ですか？

この本は、 GTD（Getting Things Done）方法論とオンラインカレンダー （ Googleカレンダーなど）に基づく自己組織化システムの実装について説明しています。



本で提案されている自己組織化手法を実装した後のGoogleカレンダーの表示例：







自己組織化は、最初に乱れたシステムのコンポーネント間の相互作用に基づいて、何らかの形の一般的な秩序または調整を作成するプロセスです。

「個人の自己組織化」（つまり、個人に適用される自己組織化）の概念に最も近いのは、「自己制御」、「自己制御」、「自己規律」などの概念です。



自己組織化の目標 （この本で説明します） は、仕事、レジャー、趣味、人間関係など、 人生のさまざまな領域での意識と調和を改善することです 。



ここで、自己組織化の目標は、 作業効率を高めたり時間の使用を制御するためにそれ自体では直接考慮されません-これらは自己組織化の結果であり、それ自体の目的ではありません。



示された自己組織化の目標は非常に広いため、より厳密に具体的に定式化します。

注意を必要とするものを保存および検索することから心を解放します。



さらに、さらに狭く、2つの段階に分けられます。

1.紙やスマートフォンで注意が必要なものを収集する

2.レビューと実装の便宜のために、注意が必要なものを整理する



どちらの場合も、目標は特定の状態の達成としてだけでなく、特定のプロセスのインストールとメンテナンスとしても理解されます（組み立てるのではなく、組み立てる、整理するのではなく、整理する）。



最初のステージの実装は2番目のステージに依存せず、それ自体に価値があります（ただし、両方を一緒に実装するよりは少ない）。 したがって、それらは順番に実行することができます-述べられた目的に従って。 また、本は、2番目の段階に関係なく、最初の段階を実装できるように構成されています。 そして、第1段階の結果に続いて、第2段階を継続するかどうかを十分な情報に基づいて決定します。



GTD（Getting Things Done）テクニックは、David Allenによって提案され、同名の本で説明されています。 タスクのリマインダーを外部メディアに転送することで、タスクの記憶から意識を解放するという原則に基づいています。 GTDに準拠したワークフローは、収集、処理、編成、レビュー、実行（収集、処理、編成、計画、実行）の5つのフェーズに分かれています。



最初の段階では、自己組織化システムの起動に最低限必要な3つのフェーズ（ 収集、処理、実装）のみを実装します。 同時に、GTDフレームワークが導入されます-一時的なストレージ（バスケット）のコレクションの継続的な管理と、これらのバスケットがリリースされるコレクションの定期的な処理。

第2段階では、他の2つのフェーズ（組織化とレビュー）でそれらを補完します。



紙、スマートフォン、およびオンラインカレンダー （Googleカレンダー、MS Outlook、iCalなど）のエントリに基づいたGTD技術の主要な要素の実装が提示され、ユーザーからの追加プログラムのインストールは不要です。 本の残りの部分では、Googleカレンダーを使用します： https : //www.google.com/calendar



スマートフォンを使用する理由は、GTDテクニックのフェーズの1つであるコレクションでは、休暇中であっても職場外を含めて常に維持する必要があるためです。

通常の携帯電話（スマートフォンではない）は、情報の入力速度に制限があり、自己組織化システムの他の要素との統合が難しいため、これにはあまり適していません。

一方、スマートフォンを大画面（6インチを超える対角線）の同様のタブレットに交換することは、タブレットが原則として一定の持ち運びを意味しないため、完全に効果的ではありません。



また、職場にはデスクトップコンピューター（固定またはラップトップ）が装備されていると想定されています。 ただし、スマートフォンを使用する場合は、デスクトップコンピューターが望ましいですが、必須ではありません。 デスクトップコンピューターとスマートフォンの基本的な違いは、情報の入力/出力の速度と利便性、および職場外のアクセス可能性のみです。



提示された方法で動作するスマートフォンがない場合は、小さなノートブック、鉛筆またはペンを購入し、常に携帯する必要があります（これはすべてポケットに収まるようにすることをお勧めします。コンパクトで短くしてください）。



ノートブックを職場外での収集に使用する場合、収集は2.2項に従って行われるのではなく、職場での収集と同様、つまり2.1項に従って行われます。 処理（処理）する前に、ノートブックから完成したすべてのシートを引き裂いて、職場で収集されたシートの束と一緒に処理するだけで済みます。



システムの他のすべての要素（職場の外で行う必要があることを思い出させるものを除く）は、コンピューターと同じようにスマートフォンで動作しますが、速度は遅くなります。



本で議論されている問題に関するロシアのウィキペディアの内容が不十分であるため、多くの場合、本は関連記事の英語版へのリンクを提供します。

2.注意が必要なものを収集します（収集）

2.1。 職場コレクション

職場での設置費用：

職場の下では、デスクトップと隣接するスペースを指します。

小さなフォーマットの記録（90x90程度）用の空白のシートのスタックとそれらの2つのサポートを使用します。 サポートの1つを使用して空白のシートを保存し、2つ目のサポートを使用して収集したシートにメモ（着信）を保存します。



職場での収集の維持：

私たちが職場にいるとき、私たちは注意を惹き、後で必要になる可能性のあるすべてのもの-アイデア、質問、義務、行為-をシートごとに書き留め、それらを収集されたシートのスタックに入れます。

新しい連絡先、日付のあるケース、即時および延期されたケース—職場で発見した場合は、最初にシートに書き留めます（職場外では、以下に示すように、まったく異なる方法で収集されます）。



提案された収集手順の特徴は、後で必要になる可能性のあるものすべてを完全に記録することです-シートごとに1つの考え、同じ小さなシートに-このようなメモは整理しやすいです。



一部の自己組織化および時間管理システムには、紙の記録が含まれていません。

しかし、実際には、紙上の記録を完全に拒否することは非現実的で不可能です-混乱した短いテキストを手動で入力するときの記録は、コンピューターやスマートフォンに比べて非常に速い入力速度を提供するためです



GTDと比較した違い：

職場全体で一度にすべてを完全に収集する必要はありません。

長くても簡単なプロセス-短くても複雑なプロセスの代わりに。

2.2。 オフサイト収集

職場外へのコレクションの設置：

以下、本ではGoogleカレンダーに基づいた自己組織化について説明していますが、冒頭に示したように、以下に示す機能を提供するだけであれば、他のオンラインカレンダー（たとえば、スマートフォンにプリインストールされているか、組織で使用されている）を使用できます。



スマートフォンでは、モバイルサイトよりもモバイルアプリケーションを使用することをお勧めします。モバイルインターネットに障害が発生した場合でも、より便利であり、動作し続けます。 GoogleカレンダーはAndroidスマートフォンにプリインストールされています。 他のシステムでは、追加でインストールできます。

スマートフォンのメインメニューにGoogleカレンダーのショートカットを配置します。

Googleアカウントを登録します（そうでない場合）： https : //accounts.google.com/signup



将来的には可能です（Wi-Fi経由ではなくモバイルインターネットに接続する場合）、スマートフォン上のGoogleカレンダーアプリケーション間のデータ同期を維持する必要があります。

これを行うには、コンピューターからGoogleカレンダーの内容を変更した後、Androidの設定を開き、[アカウントと同期]（[アカウントと同期]）オプションを選択して[すべて同期]ボタンをクリックする必要があります。



カレンダーイベント（イベント見出し）に現在の月の1日目を作成します。「-Inbox」（引用符なし）は時間間隔を指定せずに作成します。

同様に、今月の同様の見出しイベントの2日目、3日目、4日目を作成します。

2番目：「-最も近い問題」

3番目： "-Deferred affairs 7..90"

4番目：「-背景情報」



「先頭イベント」は 、特定の時間がないという事実によって示され、名前の先頭は「-」です。 本質的にはイベントではありません。その意味は、特定の時間範囲（0.00〜10.00）が通常のイベントではなく「ノートイベント」のために予約されていることを明確にすることだけです。



「イベントノート」は 、それらの上に「イベント見出し」があり、0.00〜10.00の時間範囲にあるという事実によって示されます。 それらも本質的にはイベントではなく、その意味はいくつかの情報を自分自身に保存し、それについてタイムリーに思い出させることです。



「イベントノート」は1時間の期間を行うことをお勧めします。 1日に多数の「イベントノート」が存在する場合、それらを互いに組み合わせて、同じ時間間隔で作成し、期間を短くすることができます。

このアプローチにより、1日に最大30〜40の「イベントノート」を配置し、同時にすべてのバージョンのテキストリストよりもはるかに多い（トリミングされた形式ではあるが）スマートフォンの画面にそれらをすべて表示できます。



職場外での収集の維持：

職場外で注目を集めたすべてのことをスマートフォンに書き留めます。これは後で必要になる場合があります。

• これが連絡先の場合、アドレス帳にすぐに書き込みます。
• これが日付の付いたビジネスの場合、カレンダーでこの日付を開き、イベントに書き込みます（必要に応じて、時間を示します）。
• これが最も近いものである場合-来週にわたって対処する予定です -現在の月の2日目を開き（ "-Nearest affairs"）、noteイベントに書き込みます。
• これが遅延ビジネスである場合-来週は行いませんが、今後3か月以内に-今月の3日目を開き（「-Deferred affairs 7..90」）、ノートイベントに書き込みます。
• これが別の場合、 または決定できない場合は、今月の最初の日（「受信トレイ」）を開き、このイベントをノートイベントに書き込みます。

Googleカレンダーモバイルアプリケーションで異なる日付をすばやく切り替えるには、メニュー項目「月31」（「月31」）を使用します-月のすべての日はボタンの形で表示され、いずれかをワンクリックで選択できます。



GTDと比較した違い：

収集プロセスを遅くせず、それから注意をそらすことのない処理時間-職場の外では、収集と同時に実行されます。

「-Inbox」の現在の月の1日にカレンダーにメモを入れるには、その月の他の日とまったく同じ時間と注意が必要です。 したがって、カテゴリの選択はコレクションと組み合わされます。 「クラシック」GTDでは、この選択は処理フェーズのみを指します。

3.収集されたプロセス（プロセス）

GTDでの処理は、収集されたデータが一時的なストレージから自己組織化システムの特定のカテゴリに移動されるワークフローのフェーズです。

可能であれば、コンピューターを使用して職場で収集したものを処理する必要があります。

収集された処理は、少なくとも週に1回は実行する必要があります。 できれば-2〜3日ごとに少なくとも1回



カレンダーを開き、現在の月の4日目（「-参照情報」）にイベントノート「-自己組織化」を時間間隔0.00-1.00で作成します。

3.1。 収集した紙のメモを処理します

収集された山からの各シートについて：

• これが連絡先である場合、スマートフォンのアドレス帳で書き換えます。
• これが日付のあるビジネス 、 即時のビジネス 、 または延期されたビジネスの場合、イベントまたはノートイベントに記録します。
• これが何か他のものである場合-「自己組織化」とは別の記述行にこのことを書きますが、文言は修正できます。
• これが「-自己組織化」の既存のコンテンツの複製である場合-前の言葉遣いに合わせて書き直すか、新旧に基づいて新しい言葉遣いを作成するか、単に無視することができます。

その後、リーフを破棄し、スタック内の次のリーフの処理に進みます。

3.2。 メモとカレンダーイベントを処理します

現在の月の1日目の各イベントノート（ "-Inbox"）：

• これが連絡先である場合、スマートフォンのアドレス帳でそれを書き換え、カレンダーから削除します。
• これが日付のあるビジネス 、 即時のビジネス 、 または延期されたビジネスである場合、コンピューター上の日付をそれぞれ実際の日付、または今月の2日目または3日目に変更します。
• これが何か別の場合-イベントノートの名前をコピーし、説明の別の行に「-自己組織化」に貼り付け、カレンダーからイベントノートを削除します。

当月の2日目の各イベントノート（「-Nearest affairs」）：

• 完了したら、メモを削除します。
• ジョブが完了せず、まったく実行しないことにした場合、彼のノートイベントを削除します。
• ジョブが完了せず、 最も近くに残すことにした場合、何も行いません。
• ビジネスが完了しておらず 、 延期することにした場合、イベントノートの日付を月の3日に変更します。
• ビジネスが完了しておらず、今後3か月間にビジネスを行わないことにした場合 、イベントノートの名前をコピーし、説明に「-Self-organization」に貼り付け、イベントノートを削除します。

毎月3日の各イベントノート（「-Deferred affairs 7..90」）についても、同じ方法で処理します。



3.1項および3.2項のメモの処理中に、将来の保管と注意を必要とする新しいものが発見される可能性が最も高い-たとえば、新しいケースに関するアイデアや完了したタスクと達成された結果（レビュー用）に関するメモ-この場合、それらは必要です処理中に条項2.1に従って収集し、その後条項3.1に従って処理します。



処理後、重複の「-自己組織化」の説明を調べ、それが検出された場合は、新しいものを削除するか、それらの文言を1つに結合します。

また、処理中に、受信したテキストの個々の行を再配置して、同じタイプまたは同じトピックの情報をグループ化できます。

3.3。 カレンダーから添付ファイルにすばやくアクセスする必要のない情報を転送します

Googleカレンダーのイベントの説明の最大サイズは、約8,000文字（約4ページ）です。 しかし、すでに約3000の兆候があり、その量に関連する不便さが現れ始めています。



したがって、しばらくしてから、次のオプションのいずれかに従って、イベントノート「-自己組織化」の説明の内容をより広いストレージに転送する必要があります。

• 「自己組織化」をいくつかのノートイベントに分割し、それぞれに含まれる説明を使用します。
• 紙に書き直します。
• サーバー上のメールにコピーします。
• ローカルファイルにコピーします（コンピューター上またはスマートフォン上、またはコンピューターとスマートフォン間で同期）。
• サーバー（クラウドストレージ）上のファイルにコピーします。

次に、Google Docsサービスを使用して、サーバー上のファイルにオプションを実装することを検討します。 このオプションの利点は次のとおりです。

• 実装の比較の容易さ。
• 追加のプログラムは必要ありません。
• スマートフォンとコンピューターの両方からのアクセシビリティ（編集を含む）。
• Googleカレンダーイベントからのアクティブなリンクを持つGoogleドキュメントドキュメントを指す機能。

このオプションの短所は、特別なアプリケーションがインストールされていない場合にインターネットがクラッシュした場合の操作不能です（ただし、デスクトップコンピューターのChromeブラウザーでは、インターネットがオフの場合でもGoogleドキュメントのドキュメントを編集できますが、コンピューターに保存され、インターネットがオンの場合はサーバーと同期されます）。



新しいGoogleドキュメントドキュメントを作成します： https : //docs.google.com/document/create

新しい空白のドキュメントが表示されたウィンドウで、「New document」という碑文をクリックし、その名前を入力します：「Self-organization」（引用符なし）。



カレンダーでイベントノート「-Self-organization」を開き、「Where」フィールドに作成したドキュメントがあるページのアドレスを挿入します。 これにより、Googleカレンダーモバイルアプリのイベントから自己組織化ドキュメントへのアクティブなリンクが作成されます。

[説明]フィールドには、このリンクは他の目的で既に使用されているため、配置しないでください。



作成したばかりのリンクは、コンピューターから作業している場合はアクティブにならないため、コンピューターの場合は個別に作成する必要があります。

Googleカレンダーで、画面の右上隅にある歯車ボタンをクリックし、開いたメニューで「Labs」アイテムを選択します。

開いた[ラボ]ページで、[Googleドキュメントのアドオンを添付]を見つけて、メニューの[有効化]アイテムを選択し、[保存]ボタンをクリックします。



繰り返しになりますが、カレンダーのイベントノート「-Self-organization」を開くと、イベントの説明の下部に「Add file」というリンクがあります。 それをクリックして、開いたウィンドウから以前に作成したドキュメント「Self-organization」を選択します。その後、アクティブなリンクがイベントノートに表示され、コンピューターから作業します。



Google Docsドキュメントを添付した後、3.1項と3.2項の結果の処理は、イベントノートの説明ではなく、このGoogle Docsドキュメントに直接保存する必要があります。 その後、イベントノートの説明を使用して、職場外への迅速なアクセスを必要とする情報（買い物リスト、輸送スケジュールなど）を保存できます。

4.物事を行う（Do）

4.1 GTDで実行するタスクの選択

GTD方法論では、以下のアクションのリストに基づいて、以下の基準に基づいて、以下のアクションの決定が直観によって行われると想定しています。

• コンテキスト（場所、ツール、人、およびその他の条件）
• 利用可能時間
• 利用可能なエネルギー
• 優先順位

私たちの場合、次のアクションのメインリストは、カレンダーカテゴリ「-Nearest affairs」（今月2日）です。



さらに、次のアクションの追加リストとして、「受信トレイ」カレンダーカテゴリ（現在の月の1日目）、および職場の紙の保管デバイスも確認する必要があります。処理され、適切なカレンダーカテゴリに入力されていません。



また、現在の日付に特に結び付けられた日付付きのケースを逃さないように、カレンダーの現在の日付を表示する必要があります。



したがって、次に実行するアクションの選択は、自己組織化システムの次のカテゴリを順番に表示することに基づいています。

• 「-最も近いビジネス」（つまり、今月の2番目のカレンダー）
• 「-受信トレイ」（つまり、現在の月の1日のカレンダー）
• 現在の日付のカレンダー
• 紙の受信トレイ（仕事中の場合）

また、David Allenは本の中で、GTD方法論の枠組み内ですべてのアクティビティを3つのタイプに分類しています。

• 定義済みの作業を行う
• 表示されたとおりの作業の実行
• タスクの計画と識別

同時に、アレンは本の中で、原則として、人々は第2のタイプの活動（到着したばかりの緊急タスクを実行すること）に過度に熱心であり、他の2つのタイプの活動を逃していることを別々に指摘しています。



この問題は、コンピューターで作業する場合に特に関連します。 この点で、次のケースを選択することを意図していない追加のシステムが必要になりますが、進行中のビジネスとそのタイムリーな別のビジネスへの切り替えを維持するために、この実装は次のサブセクションで検討されます。

4.2 Pomodoro Techniqueを使用してコンピューターで物事を行う際の注意の集中

情報リソース（サイト、サービスなど）は、多くの場合、ユーザーをできるだけ長く保持することを目的として、ユーザーの注意をそらすように設計されています。

仕事の目標を達成するための明確な時間枠や基準がないために、同じことがインターネットから離れて単独で発生する可能性があります。

同時に、 先延ばしが発生する可能性があります-本当に重要で必要なものから家庭の些細なことや娯楽への長い注意散漫です。



つまり、問題は、コンピューターで作業しているとき、私たちの目標が、自己組織化のシステムから注意をそらすことです。

したがって、職場には、自身の目標と自己組織化のシステムに注意を引くために、追加のシステムが必要です。



注目を集めるためにこれらのシステムの中で最も人気のあるものは、フランチェスコ・チリーロによって提案されたポモドーロ・テクニックです。

この手法では、ワークフローを25分間隔に分割し、5分間の休憩を交互に行います。



以下は、通常の紙と時計を使用した方法の実装です-通常の、またはオペレーティングシステムに組み込まれています：

• 白紙の束から一枚の紙を取り出し、その上にレッスンを書きます。これは、今後25分間コンピューターで行う予定です。 このエントリでレッスンの目的を定式化することが望ましい（ただし、必須ではない）。
• シートに以下の時間を記入します。これは現在の時刻の25分前です。
• リーフレットを目の前の目立つ場所に置きます。 シートを傾けたり、モニターに取り付けたりすることをお勧めします。
• シートに記載された時間が発生する前に、つまり25分間隔で、シートに示されたビジネスを実行します。
• シートに書かれた時間が来たことがわかると、すぐにコンピューターでの作業を5分間停止します。 可能であれば、一時的に職場を離れます。

5分間続くコンピューターから休憩します。

休憩中に、休息に加えて、次のことを行います。

• ジョブが完了したら、シートに線を引き、収集したシートのスタックに入れます。
• ビジネスがまだ完了しておらず、今も継続する場合は、休憩が終了するまでの推定時間から25分離れたシートの次の時間を書き留めて、シートを目立つ場所に戻します。
• 作業がまだ完了しておらず、今後も実行されない場合は、シートに線を引き、その下でケースで達成したことを書き留め、収集したものの山にシートを置きます。

将来、この方法で収集されたメモは、残りの紙のメモ（3.1項による）と一緒に処理でき、その内容は、さらなるレビューのためにメモイベント「自己組織化」に転送できます。



5分間の休憩で4つの25分の作業ブロックを完了した後、少なくとも15〜30分の長い休憩を取る必要があります。



ポモドーロテクニックは、新しいタスクが到着したときに緊急に実行することに焦点を当てていません（たとえば、訪問者、緊急の指示、着信など、大きな中断の流れがある場合）。 このような中断の頻度が高いため、この手法の使用は制限されます。



方法論自体およびその方法に関するさまざまな出版物では、スマートフォンまたはコンピューターにそのようなタイマーをプログラムで実装するアプリケーションが多数存在している場合でも、タイマーとして別のデバイス（できれば機械式のもの） を使用することを強くお勧めします。 機械式タイマーの価格は3〜5ドルで、通常、カトラリーや台所用品と同じ部門で販売されています。



機械式および電子式タイマーIKEA：







機械式タイマーTescoma。 テクニック「ポモドーロテクニック」の名前は、トマトの形をした同様のタイマーに由来しています。







紙に時間間隔を指定する代わりにタイマーを使用する場合、25分または5分の目的の時間だけタイマーを開始できます。 これはより便利であり、対応する間隔の終了を誤ってスキップすることはできません。

4.3。 自己組織化の第一段階の実装（コレクション+処理+実行）

2〜4週間、注意が必要なものを常に収集します。また、指定された時間内に、GTD方法論に従って実行されるケースの選択を実行し、コンピューターで作業する場合にケースに焦点を合わせるためにPomodoro Technique方法論も適用します。



定期的に、少なくとも週に1回（できれば-少なくとも2〜3日ごとに1回）新しい収集物で「自己組織化」を補充します-最初にカレンダーevent-noteの説明を補充し、次に説明がオーバーフローしたら、Googleドキュメントをそこに添付しますドキュメント「自己組織」とそこに転送します。

また、「-自己組織化」で収集されたすべての新しいケース（日付、最も近い、保留中）の有無を調べ、それらをカレンダーに追加します。



新しい月が来ると、カレンダーの古い月を各見出しイベントの日付の新しい月に変更し、その月の1日から4日のイベントに注意します。



これで、最初の段階の実装が完了しました。自己組織化の第1段階での参照情報の組織化は考慮されません。これは第2段階のタスクです。

最初の段階では、着信メモを絶えず収集し、タイムリーに処理し、ケースに関するリマインダーを設定し、リマインダーに従って物事を行うだけです。

5.参照情報の整理（整理）

収集と処理の結果に基づいて、2〜4週間以内に、イベントノート「-自己組織化」と、保存する必要があるものとデバッグが必要なものを置くプロセスに関するメモを含む添付ファイルが生成されます。

ただし、このファイルは、検索および閲覧時に情報を抽出するには不便です。この状況は、同じタイプのものを別々の段落にグループ化することで軽減できますが、問題は残ります。



第二段階では、イベントノート「-自己組織化」で収集されたコンテンツとそれに添付されたファイルの分類と配布のプロセスが何らかのデータ構造で実行され、検索とレビューが容易になります。

5.1。自己組織化情報の編成

Googleドキュメント「Processed」というテキストドキュメントを作成し、イベントノート「-Self-organization」に添付します。将来、着信PPを処理するとき。 3.1および3.2、それらをそこで収集します。



自己組織化の第2段階で処理済みファイル用に別のファイルを作成するポイントは、第2段階ではGoogleカレンダーイベントに適合しない情報を複数の添付ファイルに分類し、第1段階では1つのGoogleドキュメントの「自己組織化」ファイルに収集することです-第2段階では、このファイルは、自己組織化システム自体に関する直接的な情報（アイデア、メモなど）にのみ使用されます。また、「Processed」ファイルは、組み立てられたファイルを処理するためのバッファとして使用されます 「。



今月の4日目（「-参照情報」）にノートイベント「チェックリスト」と「読み取り/表示」を作成します。どちらも「-自己組織化」と同じ間隔、つまり0.00-1.00です。



「チェックリスト」の説明では、自己組織化（毎日のルーチンなど）に従うことを決めたルールのリストと、一定の間隔で繰り返される定期タスクのリストを1日1回、1週間、1か月などに書き留めます。

また、そこには、レビュー中にさまざまなレベルで表示される自己組織化システムの要素をリストするチェックリストを追加できます。

イベントノートの説明内の個別のリストにタイトルを付けることができますが、見出し全体を大文字で強調表示します（テキスト形式はここでは使用できません）。



「読書/視聴」の説明では、書籍、音楽、映画など、今後読み、聴き、見たいものすべてのリストを書き留めます。主題は広範囲に散在する可能性がありますが、これらはすべて別々に保管するのは不便です。関連トピックのカテゴリ。自己組織化システムの一部として、入ってくるものと同様の別のカテゴリーとして、あらゆる形式で情報を受け取ることを検討する方が便利です。

彼の本の中で、アランはこのカテゴリーの重要性を強調しているようで、旅行中に彼は彼と一緒に読んだり見たりするためのフォルダーと、入ってくるためのフォルダーを持っていることに注意します。



読み取り/表示イベント、およびショッピング、スケジュール、会議（以下を参照）を使用して同じタイプのケースを組み合わせると、最も近いケースと据え置かれたケースのカテゴリを多少緩和できます。同様の出来事のためにカレンダーに別々のイベントを書かない機能。

5.2。職場外の迅速なアクセスを必要とする情報の整理

職場の外にすばやく（15〜30秒以内に）アクセスする必要がある情報には、会議の要約や質問、買い物リスト、輸送スケジュール、機関などが含まれます。



現在の月の4日目（「-参照情報」）のイベントメモを作成します。「-クイックアクセス」、「ショッピング」、「スケジュール」、「会議」はすべて同じ間隔1.00〜2.00で作成します。



「ショッピング」の説明では、購入する必要のあるすべてのリスト（大量購入を除く）を書き留めます。カレンダーでそれらの個別の問題を作成しないでください。



「スケジュール」の説明では、交通機関のスケジュールと訪問する予定の施設の仕事（仕事用またはレジャー用）を書き留めています。このため、個別のケースを作成する必要もありません。行ったことのない機関の名前と時刻表の横に、その住所を書くことができます。



「会議」の説明では、今後の会議のトピック、論文、および質問を書き留めます（正式なものと非公式なものの両方です。そのため、イベントノートのタイトルはより一般的な言葉を使用します）。



イベントノート「-クイックアクセス」への直接の説明では、職場外への迅速なアクセスを必要とするその他の情報を記録します。

5.3。カレンダーからヘルプ情報を保存するための可能な方法。比較の長所と短所

カレンダーイベントにメモを保存する利点：

• 職場外へのアクセス。
• インターネットがダウンしたときにアクセスし、その後に同期します。
• スマートフォンへのクイックアクセス（数回のクリック、コンパクトで読みやすい要素、複数行のイベントノートを1行に配置できます）。
• システムの他のカテゴリと一緒の場所（1つのプログラムから別のプログラムに切り替える必要はありません）。
• 異なるカテゴリ間での便利な移動（ドロップダウンメニューから日付と時刻を変更するだけで、ドラッグアンドドロップする必要がありません）。

パラグラフ3.3で既に示したとおり カレンダーにメモを保存することは、サイズが大きいため非合理的です。カレンダー外のメモは次の方法で保存できます。

• () — , , , - .
• — — BitTorrent Sync.
• — Google Docs, Dropbox .
• — , .

GoogleカレンダーとGmailを一緒に使用する場合、よく受け入れられているように、次の事項を思い出させるために文字自体を直接使用する必要はありません。

Google Tasksサービス（https://mail.google.com/tasks/）を使用して、処理が必要なメール用のカレンダーに個別のアイテムを作成し、他のカレンダーイベントと同じ方法でリマインダーを処理できます。



さらに、3.3項のように、Google Docsサービスを使用してサーバー上のファイルにオプションを実装することを検討します。

5.4。主な分野の情報の整理

方向とプロジェクトの違いは、目標はそれ自体が何らかの望ましい状態を達成することではなく、それを長期間維持することです。つまり、方向はプロジェクトよりも広い概念であるため、将来、背景情報とケースは方向によって分類されます。

プロジェクトの場合、目標を策定し、いつでもそれが達成されたかどうかを評価できます。そして方向については、あなたは希望に応じて状況を評価することしかできません。



今月の4日目にメモを作成し、以前に作成した「-自己組織化」と同様に、メイン領域に参照情報を保存します。たとえば、それぞれが0.00〜10.00の個別の時間間隔で作成します。

• 「-仕事」
• 「-人生」
• 「-趣味」
• 「-関係」など

任意の方向をコンポーネントに分割することもできます。そのため、たとえば、

「-Work」：「Consulting」、「Marketing」などの作業領域で、対応する「イベントノート」を1つの時間間隔で作成できます。

「-Life」：「Home」、「Auto」、「Health」およびその他の内政分野。

ノートのタイトルの先頭にハイフンでマークされたメインの方向とは異なり、コンポーネントにはそれがないため、カレンダーでは対応するメインの方向の後にグループ化されます。



必要に応じて、このトピックに関するさまざまな情報を記録するために、Google Docsという同じ名前のテキストドキュメントをイベントノートに添付します。



処理された行（以前に作成された添付ファイル「処理済み」）の各行を順番に見て、3.3項に従って、指示、または添付されたファイルのいずれかのイベントノートの説明に挿入します。

説明に完全に保存するか、添付ファイルに完全に保存するか、メモではより重要で、添付ファイルではそれほど重要ではありません。



将来的には、チェックリストの場合と同様に、大容量のコンテンツをセクションに分割して、ヘッダーを大文字で強調表示できます。次に例を示します。

• 「目標」または「チェックリスト」
• Ideas or Maybe Someday（多分/いつか）
• 「メモ」または実際には「参照情報」（参照）などの方向に

5.5。連絡先情報と義務の整理

GTDでは、他の人々の自分に対する義務を保存し、彼らの履行の検証を思い出すために、別のカテゴリが用意されています-待機



GTDとの違い：

私たちは、自分自身に対する他の人の義務だけでなく、他の人との関係における自分自身の義務、および連絡先に関する情報も、別のカテゴリに収集します。



連絡先の義務と情報は次の方法で保存できます。

• 連絡先によるカレンダー内のイベントノートの説明 -カレンダー上で、残りの背景情報と同じ場所に直接保存する機能を提供します。これにより、レビューが便利になります。
• — . , .

次に、最初の保存オプション-カレンダーのイベントノートを検討します。



カテゴリ-自己組織化とアドレス帳を見てください。保持したい人物に関する義務または情報がある場合、次のことを行い



ます。その人物の名前でイベントノートを作成します（以前に作成していない場合）。間隔は、イベントノート「-リレーション」と同じように、またはそのすぐ後ろに設定されます。したがって、カレンダー上の1か所で視覚的にグループ化されます。



このイベントへのメモに書き留めます-私たちが保持したい人または彼に関連する情報に同意したもの。メモへのメモのサイズが大きすぎる場合、セクション3.3と同様に、その内容も添付ファイルに転送します。

6.プロジェクトとそのコンポーネント（プロジェクト）の分離と編成

ビジネスが複数のステップで構成されており、各ステップに個別の注意が必要であることが判明した場合、そのビジネスをプロジェクトとして指定し、個々のステップを自己組織化の個別の要素に区別する必要があります。

• プロジェクトに変換するケースが存在するカテゴリを開きます： "-Nearest affairs"または "-Pending case 7..90"（つまり、今月の2日目または3日目）。
• - , "-". (Projects), (Actions). , .
• , - , - , .

保持するプロジェクトの背景情報は、プロジェクトのイベントノートへのメモに書き留めるか、セクション3.3と同様に添付ファイルに転送するか、外部ストレージシステムに転送します。



プロジェクトまたはプロジェクトに対するアクションが完了すると、プロジェクトのプロジェクトノートに保存されている情報は、カテゴリ「-参照情報」（現在の月の4日）に書き直すことができます。



GTDとの違い：

プロジェクトの個別のリストはなく、すべてのプロジェクトを完全に識別するための要件はありません。明らかなアクションを伴う単純なプロジェクトは、他の問題とともに保存されます。ケースをプロジェクトにスムーズに変換できる手順があります。

明らかでない結果を伴う複雑な長期プロジェクトは、方向と見なされ、背景情報とともに保存されます。

7.自己組織化システムの概要（計画）

7.1。自己組織化システムの目的と関連要素を確認する

レビューとは、次の目的での自己組織化システムの定期的なレビューを指します。

• 注意が必要な以前に報告されていないものを検索する
• さまざまな分野の状況の認識

これを実装するには、特定の頻度（日、週、月、四半期、年など）で実行される各レベルのレビュープログラムが必要です。これらのプログラムを個別のチェックリストに作成することをお勧めします。自己組織化システムには、イベントノート「チェックリスト」が提供されました。



注意が必要なもの（アイデア、思考、義務）の検索は、すべての情報ストレージのリストを作成し、レビュー中に特定の頻度（日、週、月など）で表示することによって実行されます。



状況の認識-結果のリストを維持することによって実行されます（完了したアクション）-これらのリストは、日付（毎日の補充に便利）および指示（長期間にわたるレビューに便利）によって修飾できます。



Google Docs Information Warehouseテーブルを作成します。そこには、定期的に使用する情報のすべてのソース、ドライブ、ストレージがリストされています。

この表をイベントノート「-自己組織化」に添付します-これはテキスト文書についても同様です。また、同じGoogleドキュメントのテキストドキュメント「日付別の結果」と「ルート別の結果」を作成して添付します。



将来的には、完了したケースの記録を保持します-それらについてのメモを受信トレイ（メモ付きの紙シートまたはカレンダーの「-受信トレイ」）に追加し、「日付別の結果」に追加し、定期的に「方向別の結果」に結合します。

7.2。週間レビュー

GTD自己組織化システムの主な要素の1つは、毎週のレビューです。可能であれば、より頻繁に実行できます-週に2〜3回。レビューと処理をドッキングすることをお勧めします。

パラグラフに従って処理を実行します。3.1および3.2では、処理結果を添付ファイル「Processed」に収集します。その後、そのコンテンツをカテゴリ間で配布します。

• これが完了したタスクに関するメモである場合、「日付による結果」に追加します。
• — , — « ».
• — — - .
• — - — - - .
• — - — - , .

7.3. , ( + )

1日に1回またはそれ以上の頻度で、実行するアクションを選択するために現在のレビューを実施します：

「-即時のケース」、「-受信トレイ」、紙の受信ボックス、およびイベントノートの内容「-自己組織化」および「-クイックアクセス」を調べます。同時に、パラグラフ4（自己組織化の最初の段階）に従って、そこにリストされている事例を実行する可能性とそこにリストされている原則の遵守を評価します。



1週間に1回またはそれ以上の頻度で、毎週レビューを実施します：

4.3項にリストされているすべてのアクションを定期的に実行し、背景情報の整理、プロジェクトの強調表示、パラグラフに従って毎日のレビューを実施します。 5-7。



1〜3か月に1回程度、より高いレベルでレビューを実施します。

「日ごとの結果」ファイルから「宛先ごとの結果」ファイルに情報を追加します。

自己組織化システム（カレンダー、自己組織化システムに添付されたGoogleドキュメントファイル、アドレス帳）を調べます。さらに、外部ストレージシステムを（全体または全体で）表示できます。

注意が必要な以前に報告されていないものを特定し、それらについてのメモを受信ボックスに追加し、それらを処理して、自己組織化システムの適切なカテゴリに配布します。