前提
たとえば、トレーニングセッションに行こうとしていたときに、重要な瞬間に最も必要なものは何ですか？また、Vasya Pupkinとの2012プロジェクトの契約ファイルのWordバージョンを尋ねますか？ そうです-これは同じWordファイルです。
私たちは成長しました-私たちではなく、私が働いている本社の会社：チーフのパーソナルアシスタント、ITマネージャー、システム管理者（ボタンアコーディオンを演奏していません）、ここには法律事務所、いくつかのレストラン、建設会社があります会社、および鉄道貨物。
したがって、問題は本社と子会社間のファイル交換で始まりました。私の愛する人の時間を節約するために（怠inessは依然として進歩の原動力です）、私は一般的なドキュメント管理を実装することにしました。
「 こんな小さな会社の大容量ファイルストレージ 」と「 理想的なドキュメントストレージ 」という記事を検索して読んだ後、簡単な解決策はないことに気付きました...
TK
しかし、私は何かが欲しいです：
- 安い-しかし、危機！ （まだ来ていないが、動物のニヤリはすでに見えていた）
- ユニバーサル
- そして、必要に応じて、他の何かをすばやく固定し、...
- 便利な
- そのため、Webインターフェースだけでなく
- クイック検索
一般に、すべてのウィッシュリストを声に出すと息が詰まります...ずるいことはありませんが、本社にドキュメントフローを展開しましたが、費用がかかり、1つの要件しか満たしていませんでした。目の前にいた。
選択されたプラットフォームの合計SharePoint 2013 Foundation：
- 安い-SQLライセンスのみが必要で、製品自体は無料です
- ユニバーサル-ポータルソリューションにより、ファイル共有の必要性がなくなるだけでなく、分散オフィスで連携するほぼすべてのタスクを実装できるようになることは明らかであり、必要に応じて成長の余地があります。
しかし、ウィッシュリストの残りの部分は閉じます：
- 利便性-開いているファイルのソースとバージョンをいつでも確認できます。 そして、それを使用する方法を会計士のチームにすばやく説明します。 （はい、まだ戦っています（絵文字があったはずです））
- オフィスとの統合-ユーザーがファイルを保存、開く、検索するために最小限のアクションを実行する
- クイック検索
- リモート接続、および自宅で仕事をする能力。
また、SharePointプラットフォームの不利な点を解決する必要がありました。
- 同じ名前のファイルを保存できない（ファイルは単にバージョンとして上書きされる）
- ドキュメントライブラリにフィールドを追加すると、ファイルを操作することはほとんど不可能です
- 作業速度
ワークフローの一般的な問題：各部門には独自のタスク、ファイル、およびドキュメントの種類があり、場合によっては隣接する部門のドキュメントにアクセスして、すぐに適切なドキュメントを見つける必要があります。
解決策
「イカノビッチの唇をイヴァン・クズミッチの鼻に当てることができたら...」
*-N.V. Gogol（1809-1852）の戯曲「Marriage」より、花嫁の言葉Agafya Tikhonovna
一般に、共同作業のキッチン全体を理解することで、組織のビジネスプロセスを説明する必要がなくなり、仕事に取り掛かりました。
SharePointファイルの保存の問題は、固定リストに基づいて自動的に作成されたフォルダーの階層によって解決されます。これにより、すぐにさらに検索するために属性がドキュメントに追加されました。 すべての部門、支店、子会社について、プロジェクトの作業として部門の作業を想定する場合、ファイルストレージの3レベル構造が適切であることが判明しました。
このようなカタログ構造が判明します。
- プロジェクト
- SubProject（適用、プロジェクトでフィルター処理）
- 文書タイプ
SharePointでは、次のようになりました。
同時に、各プロジェクト/サブプロジェクト/ドキュメントタイプが独自のコードを受け取り、各企業が独自のエンコードシステムを開発し、同じコードシステムを1Cに移行しました。これにより、一般に、レポートシステムの実装が将来簡素化されました。 ディレクトリ、ドキュメントのリスト、設定をキャッシュして、速度の問題を解決します。
実装
最初の手順は、SharePointのドキュメントエクスプローラーによって行われました。Outlookのようにインターフェイス要素の主要な場所があり、左側はナビゲーション、ファイルのリスト、およびファイルの説明です。
ナビゲーション
「最後に編集されたドキュメント」-過去30日間の過去30のドキュメントを表示します。
「テンプレート」-組織のレターヘッド、レターまたはレポートのテンプレートなど、テンプレートのタイプ別にドキュメントをフィルタリングします。
また、ライブラリをガイドとして表示する機能を実現する必要がありました（特に才能のある人は、フィルターを使用してドキュメントを検索する方法を理解できませんでした）。
追加
ドキュメント番号-ライブラリファイルID。
他のすべてのフィールドはディレクトリを検索します。
ライブラリの短縮名-各ライブラリは短いコードで示され、ファイル名で使用されます。
バージョン管理-ドキュメントのバージョンを保存するときに毎回SharePointが行うことを好まなかったため、バージョン管理が管理可能になったドキュメントを保存するアルゴリズムを再編集しました。 ドキュメントのバージョンは、必要に応じて、またはドキュメントが外部ソースから来たときにコメントする機能を使用して作成されます。
メインインターフェース
検索する
検索はCAMLクエリで実装され、一度に多くのフィールドを検索できます。最後の5つのクエリが保存されます。 アプリケーションフィルターも作成されました。
検索カードと結果
ドキュメントを保存する
システムにドキュメントを保存するには、ドキュメントに名前を付けて3つのフィールドに入力する必要があります。 ドキュメントの説明を入力して、ドキュメントへのアクセスを制限することもできます。 便宜上、ドキュメントまたはフォルダーのインポートが提供されます。
そして、これらはすべてMicrosoft Office 2010/2013/2016と統合されています。 現在、ドキュメントを操作するとき、名前にはライブラリの短縮名、ドキュメント番号、バージョンが含まれています。 この統合により、使い慣れたインターフェイスを離れることなくワークフローを操作できます。
クッキー
一般的に、私たちが得たおいしいもの：
- 安い-計画よりさらに安い ソリューションは非常に柔軟であることが判明しましたが、迅速でした。 作業速度により、一部のリモートオフィスを中央ポータルに接続することができました。これにより、2つのWindow / SQLライセンスを節約できました。 そして、必要に応じて、内部ポータルを展開しました。
- 汎用性-すべての部門および子会社の共通ファイルストレージのニーズを閉じました。
- そして、必要に応じて、何か他のものをすばやく固定します...-プロジェクト/サブプロジェクトのリストにフィールドを追加しました-部門からCRMの決定を受け取り、契約の実行を追跡するためにドキュメントライブラリに追加（オプション）フィールドを追加し、など
- 利便性-ユーザーはファイルを保存する場所について考える必要はありません。主なことは、ドキュメントに意味のある名前を付けることです。 プロジェクト/サブプロジェクトのディレクトリの一元化された命名/記入は、不適切なファイル配置、フォルダの作成などの従業員エラーを最小限に抑えます。
- Webインターフェイスだけでなく、ディストリビューションのサイズは約2メガバイトです。 積極的に自宅で仕事をするユーザーは、自宅のコンピューターにインストールするだけで、モバイルユーザーにも同じことが当てはまります。 システムに接続するには、作業ポータルのURLを知るだけでよく、他のすべての設定がロードされます。 SSLプロトコル、SharePoint Webインターフェイス、およびプログラムが機能するため、これまでのところリモート接続に問題はありません。
- クイック検索-追加のドキュメント属性を使用すると、ドキュメントをすばやく検索でき、結果の出力が非常に効率的になります。 SharePoint全文検索は、他のすべてのクエリを閉じます。
例-財務部門と人事の仕事がどのように変化したか
財務部門と人事部門用に1つのドキュメントライブラリを作成し、子会社のすべての会計士をリモートで接続しました。 特定のフォルダーへのアクセス制限。
これで、HR部門が従業員の個人ファイルに関連するドキュメントを保存するときに、（たとえば）記入します。
- ファイル名：従業員Ivanovとの契約-2016
リストから選択します。
- プロジェクト-会社の従業員1
- サブプロジェクト-従業員の名前
- 文書タイプ-契約
またはタイムシート：
- ファイル名：タイムシート-2016年1月
リストから選択します。
- プロジェクト-レストラン
- PodProekt-レストラン名
- 文書タイプ-タイムシート
レストランの会計士は、毎日の収益レポートを保存します。
- ファイル名：キャッシュレポート05012016
リストから選択します。
- プロジェクト-レストラン
- PodProekt-レストラン名
- ドキュメントタイプ-キャッシュレポート
そして最も重要なことは、誰もが自分の作業スタイルを選択していることです。誰かがドキュメントライブラリを直接操作し、誰かがファイルをコンピューターにローカルに保存し、最後にドキュメントフローにインポートします。 主任会計士は、特定のフォルダーの変更の自動要約を設定しました。
そして今-誰もが幸せです、ドキュメントは中央に保存され、アクセスできるすべての人に透過的です
このプログラムは、主要な文書生成者である法務部でも評価されました。
おわりに
一般に、アイデアが明確であることを望み、その作業の基本原理を説明しました。 このプログラムはテスト段階で一般的になりました。 喜んで多くの同僚や友人が自宅でそれを実装しました。もちろん、プロジェクトの実装でさまざまな程度の成功を収めました。 しかし、私はそれがスタッフのモチベーションの初期の程度に依存すると考えることを好む。
「Agrkh」というモットーに従ってすべてが完了しました。最後にファイルをクリーンアップしましょう。トレーニングに行きます。
私はプログラムを完全に無料で提供しています。
ダウンロードする
プレゼンテーション
現時点では、得られたすべての希望と経験を考慮に入れて、自宅でそれを実装した人々からの第2の拡張バージョンの開発を開始しました、私はフィードバックと提案を待っています。