私たちのブログでは、 メーリングリストについてたくさん書いています 。 電子メールは依然として最も重要なコミュニケーション方法の1つです（ 常にそうなります ）が、毎日たくさんの手紙を受信して書くことを余儀なくされている場合、このツールを効果的に使用するにはどうすればよいですか？
Quoraのリソースユーザーは、世界最大のIT企業のトップが電子メールをどのように扱うのか疑問に思いました 。なぜなら、彼らの通信の流れは膨大なはずだからです。 彼らは重要な手紙を選択するためにアシスタントを雇いますか、それとも従業員や親fromからの手紙にのみ応答しますか？ これらの質問に対する回答の最も興味深い例を1か所に集めました。
ユーザーRaul Gutierrezは、Steve Jobsとの知り合いについて話しました。 彼はAppleの共同設立者とメールで連絡を取り合っていました。 ジョブズはグティエレスのすべての手紙に答えたが、スティーブは数日後に日中に送られた手紙に答え、ほとんどすぐに夕方遅くに（真夜中以降に）送られた手紙に答えた。
送信者がその時間に眠らなかった場合、彼は手紙に答え、彼から再び返事を受け取りました...現代のチャットルームのように。 グティエレスは、ジョブズにこの時間があるのかと尋ねると、彼は会社の製品について普通の人が言ったことを聞くことは彼にとって単に重要だと答えた。
スティーブン・ウォーカーは、グルーポン・ディレクターのアンドリュー・メイソンが電子メールをどのように使用したかについて話しました。 トップマネージャーは、Inbox ZeroとOmniFocusのファンです。
彼のアイデアに基づいて受信メールをフィルタリングする非常に成功したシステムを思いついたとき。 私の知る限り、AndrewはOmniFocusを完全に信頼しています。 時々彼は一分以内に手紙に答えます。 アンドリューと一緒に仕事をしたことがある人なら誰でも、彼のこの特徴、つまり迅速に対応する能力に注目しています。
別のAmazonユーザーは、Jeff Bezosが受信メールフローを処理する方法について話しました。 ユーザー自身は、Amazonの作成者と直接連携した上司からこのことについて知らされました。
Bezosが彼自身から何も追加せずに彼に手紙または記事を送った場合、それは「この状況/問題を認識し、尋ねればそれについて話す準備ができてほしい」という意味でした。
しかし、彼が手紙のタイトルに疑問符を付けた場合、ルールが変わり、これは「このトピックを理解して、できるだけ早く答えてほしい」という意味でした。 したがって、ジェフは、「進む」ボタンと疑問符のみを使用して、膨大な通信フローを制御しました。
Jimet Shahは、 LinkedInのディレクターであるJeff Weinerの記事を引用し 、そこで彼は自分の受信トレイを管理する方法について話しています。
膨大な数の着信レターに不満を述べ、メールボックスをscる人々にいつも感動しています。彼らの苦情が立証されていないからではなく、メールを扱う私のアプローチがまったく異なっているからです。
実際、私のメールボックスはワークフローの中心的なリンクです。これを使用して、世界中の26のオフィスにいる4,300人以上の従業員と毎日通信し、情報を交換しています。 私が常に電子通信のファンだったわけではありません。 時には、期待した結果が得られないこともありましたが、それにもかかわらず、数年にわたって、メールボックスを管理するための実用的なスキルを開発しました。
1.メールの数を減らしたい-メールの送信を減らす
このように一見シンプルな解決策は、メール管理の黄金律です。つまり、送信する手紙を少なくします。
はじめて、私は以前の職場でこのアプローチの正しさを確信しました。そこでは、最も頻繁にやり取りしなければならなかった2人の同僚がしばらくして会社を辞めました。
二人とも一生懸命働き、結局のところ、非常に活発なやり取りがありました。 それから手紙の流れは絶対に正常に見えた。 しかし、解雇した後、私は入ってくる人の数が約20-30％減少したことに気づきました。
問題は私の以前の同僚から送られた手紙だけでなく、これらの手紙に対する私の答え、一般的な通信に参加している他の人の回答、これらの手紙のコピーを受け取った人などによって補足されたことが判明しました
そのようなダイナミクスに気づいた私は、緊急時にのみ手紙を送り始める実験を行うことにしました。 その結果、彼らの数は時々減少し、仕事がずっと便利になりました。 それ以来、私はこの規則を順守しようとしています。
2.文字を未読としてマークする
ほとんどすべてのメールクライアントで、「手紙に未読のマークを付ける」ことができます。 この機能により、ワークフローが完全に変わりました。
これにより、メールをすばやく表示し、緊急のメールにすぐに応答し、スパムやその他の役に立たないメッセージを削除し、後で返信したい文字を未読としてマークできます。 したがって、重要なメールが新しいメッセージの山で失われることを心配する必要はありません。 さらに、この機能はメールボックスを、解決に時間がかかるタスクのリストに変換します。
私は、「新規」とマークされた文字の最小数ですべての営業日を終了し、最終的にはゼロに減らします。 私が夕方からのすべての手紙に答える時間がない場合、私は最初に翌朝それらに対処します。
3.独自の動作モードを設定する
過去数年間、私は平日の就業中に特定の政権を守ってきました。私は朝5-5.30に起きます。 私は郵便で約1時間過ごします。 私は最新のニュースを読みました。 朝食をとり、子供と遊ぶ。 ジムで行う; オフィスに行く; 予定外の事柄のために約2時間を削減しました。 帰国; 私は娘たちを眠らせました。 私は妻と夕食を食べています。 その後、通常はテレビの前で休憩します（コマーシャルや退屈なショーの間は定期的に引き出しを掃除します）。
特定のスケジュールを守れば、メールの管理はそれほど難しくないことがわかります。 ただし、実験して日常から少し逸脱したり、数日以上旅行したり、数日間連続して忙しい場合は、メールがすぐに完全な混乱に変わることに驚いています。
この場合、蓄積効果がトリガーされます-前日からの未読メッセージの数がそれぞれ驚くべき速度で増加し、未解決のケースからのプレッシャーが増加します。 状況があまりに軽視され、人々がすべての手紙（または特定の日付以降に送られた手紙）を単に削除することがあります。 これは、電子メールの破産と呼ばれます。
この状況を回避する最も効果的な方法は、モードを設定してそれに固執することです。 これがベンジャミンフランクリンのために働いたなら、それはあなたのために働くでしょう。
4.言葉を慎重に選択する
言葉には重みがあります。 あいまいさや誤解を避けるために、手紙では慎重に選んでください。 最初の手紙で自分をより正確かつ明確に表現すればするほど、明確な質問を伴う後続の手紙を受け取る可能性は低くなり、あなたとあなたのチームは仕事に直接集中する時間が増えます。
5.宛先を正確に示す
多くの場合、「To」と「Copy」の行に違いはないようです。 しかし、違いがあり、かなりたくさんあります。 「To」の行には、あなたが手紙を送り、誰から返事を期待するのかを示し、「Copy」の行には、あなたに通知したい人を示します。
メールを詰まらせる最も速い方法の1つは、手紙で連絡している相手を正確に示すことではありません。 「To」行に示されている6人全員があなたの手紙に返信すると、6つの個別の回答（または6つの新しいダイアログ）を受け取りますが、必要なのは1つだけです。
6.領収書を確認する
別の簡単なルール：手紙の送信者が「To」の行にあなたの住所を示すのに時間がかかった場合（そしてこの手紙は本当にあなたのために意図されていた）、あなたが彼の手紙を受け取ったことを知らせるのに少し時間をかけてください。 まったく暴言する必要はありません。 それどころか、言葉が少ないほど良い（「ありがとう」、「受け取った」など）。 これ以上の情報は必要ありません。 これにより、メールを送信した人は、あなたがメッセージを受信したことを知ることができます。
あなたが答えない場合、送信者は彼があなたに必要な情報を伝えたかどうかをどうしても理解することができず、ほとんどの場合同じ内容の別の手紙を送るでしょう。 同時に、「To」の行で、彼はあなた以外の人があなたが決して与えなかった答えをすることを望んでいることを示します。
7.機密性の高いメールトピックを避ける
適切に使用すれば、メールは非常に効果的なツールになります。 しかし、状況によっては、手紙のやり取りを控えた方が良い場合があります。 そのため、たとえば、メールで重要なトピックについて話し合うと、対話者から矛盾した、またはあからさまな攻撃的な応答が発生する可能性があります。
人々がトピックに腹を立てすぎているとき、彼らは同じ人を直接言うことのない文字で言葉を使うことができます。 あなたが激しいオンライン紛争の参加者の中に自分自身を見つけた場合、あなた自身に賛成してください-停止してください。 そして、この問題について電話または直接話し合ってください。 ライブコミュニケーションにより、状況を再確認し、不必要な紛争や口頭での戦争が始まる前に完済できるようになります。
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