最終目標への混oticとした動きは、明確に計画されたステップよりも常に多くの時間とエネルギーを必要とします。 今日、理由もなく、単一のCRM、ERP、または単一のバグトラッカーでさえ、時間、タスク、およびタスクをスケジュールするためのモジュールなしで実行できるわけではありません。 Bitrix24の専門家チームが計画外の企業の簡単な病歴を収集し、治療方法を開発しました。
- 資源と労働の誤った評価。 症状：注文、タスク、プロジェクトの「凍結」。 人員の不均等な積み込み; アクティビティのマテリアルサポートに関する問題（たとえば、いくつかのグループに必要な負荷テストサーバーが必要です）。 追加のソフトウェアライセンスなど。
- 進行状況の追跡の欠如。 症状：特に複数の部門が同時にプロジェクトに関与している場合、プロジェクトが中断します。 規約違反; クライアントとの関係の問題。
- プロジェクト全体に対する認識、大きな目標。 症状：詳細への不注意; プロジェクトを台無しにした小さなもの。 失われたタスク; 締め切り; プロジェクト予算の使いすぎ。
- 役割の計画と責任の欠如。 症状：混乱、責任のシフト。 プロジェクトの重要な作業段階の喪失。
- タイムキラー動物園：会議、会議、ビデオ通話、何もないセミナー、緊急でないビジネス通信。 症状：費やした時間、プロジェクトの期限、未回収の従業員、お金の損失。
- 誤ったタスクの優先順位付け。 症状：未達成のタスク、プロジェクトの主要なマイルストーンと二次的なマイルストーンの不均衡。
- 結果の計画と測定に対する抵抗。 症状：コントロールの試みに対する否定的な反応、自動化されたシステムの導入の妨害、管理されていない労働時間。
- 計り知れない結果。 症状：結果の欠如、責任の曖昧さ、さらなるプロジェクトの計画と予測の難しさ、スタッフの意欲の低下。
- 期限に間に合わない。 症状：顧客の不満、顧客の競合他社への解約、利益の減少、ビジネスの評判の低下。
- プロジェクト内のタスクの不整合。 症状：責任の曖昧化、支出の超過、プロジェクトの完了の遅延。
残念ながら、これらすべての問題は一度に1つだけではなく、多くの深刻な経営上のミス、そして最終的には仕事の質の低下と利益の減少を伴います。 Bitrix24チームは、これらの不快な企業症状の治療方法を知っています。
ミーティング
会議を最初にすることは、計画の投稿では直観に反しているようです。 しかし、彼らはこの場所を労働時間の最も一般的な殺人者としてふさわしい。 そのため、企業のソーシャル分析アプリケーションの開発会社であるVoloMetrixは、2014年に調査を実施しました。これによれば、会議と非効率な通信が主要な時間殺人者として認識され、 労働時間の70％以上を殺すこともありました 。 これら2つのプロセスを従業員の週40時間の労働から差し引いたところ、彼は主な仕事に週11時間しか費やしていないことが判明しました。これは2営業日でもありません。
Bitrix24はコーポレートガバナンスの分野で長い間働いており、殺害や会議が殺されている作業時間を知っていますが、これは単一の問題を解決することはできません。 そのような非効率性はどこから来ますか？ 簡単です。明確なアジェンダはなく、注文は修正されず、忘れられ、すべての重要な決定は次回に引き継がれます。 ミーティングは会社にとって高すぎます。 会議の費用を計算してみましょう。
建設会社の開発者がいて、25,000ルーブルの給与を持つマーケティングマネージャー、30,000ルーブルの給与を持つ会計士およびエコノミスト、70,000ルーブルを受け取るセールスマン、および100,000ルーブルの給与を持つディレクターがいるとします。 平均して、21営業日の月、8勤務時間、合計168時間。 マーケティング担当者の1時間の作業時間は、149 p。、エコノミスト-178 p。、セールスマン-417 p。、ディレクター-595 p。、すべて合わせて-1339 p。/時間です。 週に一度、彼らがたった1時間の長さで会議を開くと想像してください。 51週間の週では、そのような会議の費用は68,289ルーブルです。 そして、しばしばそうであるように、彼らが1.5-2時間続くならば、より多くの人々が彼らに関係していますか？
Bitrix24を使用すると、集合的な議論がより効果的になります。 すべての参加者にとって都合のよい時間を選択するのは、数秒で数回クリックするだけです。 特別なサービス「イベントプランナー」は、すべての招待者のスケジュールでウィンドウを見つけるのに役立ちます。 会議はモバイルデバイスを含むカレンダーに表示され、さらにBitrix24はリマインダーを送信します。 会議の参加者の1人がオフィスにいない場合は、サービスで利用可能なビデオ通信を介して彼をディスカッションに接続できます。
さらに、特別なサービス「Planers and Meetings」を使用すると、すべての参加者に話し合いの時間をかけすぎないように、ディスカッションアジェンダを事前に公開できます。誰もがミーティングに参加することの妥当性を判断し、彼から期待される詳細（ドキュメント、レポート、統計、計画からの数字）。
会議後、すべての契約を電子プロトコルで記録し、注文をタスクに変換してBitrix24サービスに入力し、条件と責任を示すことができます。 そうすれば、何も失われたり忘れられたりすることはありません。
非効率的な議論から解放され、本当に重要なタスクに費やすことができます。
実務：タスク、プロジェクト、ガントチャート
Bitrix24のタスクは、従業員が開始したタスクに分割され、従業員に割り当てられ、彼が参加し、監督します。 明らかに、実行のための優先リソースと一時リソースの両方が異なります。 従業員のすべてのタスクは、イベントとともに彼のカレンダーに収集されます-まだ行われていないこと、オーバーレイが発生した場所、まだ開始されていないことを簡単に確認できます。 各タスクで、変更の履歴と費やされた時間を確認できます。 実行時間に関する収集された統計は、従業員またはユニットの活動を計画するための基礎を形成できます。これは、どの会社にも標準的なルーチンプロセスがあるためです。
プロジェクトと期限の混乱を避けるために、ガントチャートでタスクの進行状況を監視し、ビジネスオペレーションでタイムシールドを使用すると便利です。 ガントチャートは大規模なプロジェクト専用です。タスク、タイムライン、リソース間の依存関係を示します。
カレンダーにイベントを追加したり、特定の曜日または時間帯の従業員のステータス（無料、忙しい、疑わしい、行方不明）を追加すると便利です。 これにより、マネージャーは部下の雇用について正確に知ることができ（逆もまた同様）、彼が自由かどうかの質問で何度も電話をかけることはありません。 このように、Bitrix24は各企業の別の重要なタスク-労働時間と従業員のスピードを制御するタスクを解決します。
Bitrix24での個人およびチームの計画が明らかな場合、計画目的に役立つが直接ではないいくつかの機能があります。 それらの1つは販売ファネルです。 セールスファネルは、事実分析の一部であり、さまざまな段階でのトランザクションの割合を反映しています。 各ファンネルセクターを評価することで、来月の販売/取引を予測したり、計画に対する現在の期間の結果を評価したりできます。
Bitrix24を設計したとき、時間管理とタスク管理の重要性を最初に認識しました。 そのため、個人およびチームの計画に関連するすべてのエンティティが相互接続され、サービスのさまざまなセクションからアクセスできます。 プロジェクトまたはタスクの作業中、所要時間（リソースとしての時間）、休日、休憩が考慮されます。 タスクから直接、それに関連付けられているエンティティ（顧客、連絡先、従業員など）にアクセスできます。 作業の結果は、ダッシュボードで従業員とマネージャーに表示され、有効性の比較評価のために、個人情報とグループ情報の両方を表示できます。
現代の商業企業では、従業員は往々にして出張中、出張中、クライアントの敷地内で働いています。 Bitrix24モバイルアプリケーションを使用すると、会社のすべてのイベントを常に最新の状態に保つことができます。また、タスクを作成したり、進行状況を監視したり、ステータスの変化をスマートフォンから直接監視したりできます。
少しの道徳
もちろん、誰かが「いつもあなたと一緒にいる仕事」を嫌うことは間違いなく、計画への移行は非常に苦痛を伴うことがよくあります。 私たちの練習にはそのようなケースがありました。 同社は通信サービスの提供に従事していました。 新しい営業部長は、労働時間の計画と編成に重大な欠陥を発見しました。 控えめに言っても、地域の管理者は、計画をどの程度完了し、いくつかの共同プロジェクトがどの段階にあるかさえも知りませんでした。 彼はMS Excelスプレッドシートを強制的に導入し、月曜日と金曜日にネットワークフォルダに配置しました。 月曜日に-週の計画で、金曜日に-結果で。 少し後に、テスト部門もこのアイデアを採用しました。 ただし、数か月後、フォルダー内のレポートは表示されなくなりました。 状況の分析により、ねじ締め動作の期待外れの結果が示されました。
- 従業員は頻繁に手直しされ、ファイル内のマクロは40労働時間以上を設定する機会を与えませんでした。
- 従業員が制御できない理由で一部のタスクが遅延し（テスターが機器に問題を抱えていた）、誤った時間を延ばさなければなりませんでした。
- 月曜日に設定されたタスクは、金曜日に閉じられたタスクと一致しないことがよくありました。これは、従業員が絶えず優先課題に身を投じていたためです。
- フロントオフィスの従業員と一部のテスター用のファイルに金曜日に作業を終えてから1時間半かかりました（希望者！）。
- ファイルは何にも影響せず、フィードバックはありませんでした-従業員は上司が読んでいるかどうかさえ知りませんでした。
この点に関して企業情報システム（同じBitrix24 ）で何が良いのでしょうか？ まず、作業中にデータが入力されます。 Bitrix24では、人件費が自動的に計算され、マネージャーは対応する価値のある精製所を確認できます。 また、中断されたタスクや関連タスクを含む、すべてのタスクがシステムに表示されます。 遅かれ早かれ、企業システムを使用することは良い習慣になり、計画は生き方です。 その結果、大規模な組織とスタッフの生産性があります。 そして、これはビジネスを成功させるための鍵です。