電子文書管理システムの市場での長年の仕事のために、私たちのチームはさまざまなプロジェクトに直面してきました。 その中には、プロジェクト前の準備の過程ですでに明らかになったものがありました。会社はEDMSを実装する準備ができておらず、システムは害を及ぼすだけでした。 また、EDMSを導入する他の人々のプロジェクトの「蘇生」の経験もありました。 その結果、共有したい電子文書管理システムの導入に対する「禁忌」の一般原則を策定しました。
失敗の始まり
EDMS導入のための成功したプロジェクトと失敗したプロジェクトの両方が同じ方法で始まります。会社は、ワークフローに何か問題があることを理解するようになります。 文書を見つけるのは難しく、それらは失われ、調整は遅れ、注文は追跡されず、時間通りに実行されません。 この問題を解決しようとして、会社の経営者は、EDMSを導入するプロジェクトを立ち上げる傾向にあります。
実装とプラットフォームを実装するパートナー企業が選択されます。 誰もがインスピレーションを受け、状況は絶望的ではなく、すぐに全員が会社で新しい方法で働き始めると感じています。
ただし、これは常に発生するわけではありません。 場合によっては、出力時に、会社はプロジェクトの開始時に描かれたまったく異なる絵を受け取ります。 この「デノウメント」には、ワークフロープロセスを自動化する「禁忌」がある企業でEDMSを実装するためのすべてのプロジェクトがあります。
それでは、どのような場合にEDMSの導入が望ましい結果をもたらさないのでしょうか？
禁忌のリスト
×誤った診断
プロジェクトを開始する前に優先タスクを決定することが間違っている場合、失敗を安全にカウントできます。 自動化は、「ボトルネック」、たとえば部門の高負荷、従業員の低効率、官僚主義の増加、調整の遅れなど、自動化プロセスの問題領域を特定することから開始する必要があります。
これらの要因を分析した後、希望する未来の絵を「描き」、目標の優先順位を設定し、それに基づいて「回復コース」を作成する必要があります。
×抗生物質としてのSEDの理解
ここではすべてが簡単です。 EDMSは、単にその特性のためにすべての問題を解決する薬と考えることはできません。 EDSは、一般に企業の他の情報システムと同様に、その活動の効率を高めるように設計されています。 したがって、このシステムの基礎は、特定のハードウェアとソフトウェアの複合体ではなく、社内のビジネスプロセス、規制、会社自体のビジネスロジック、つまり自動化の対象です。 プロセスの混乱-SEDは役に立ちません。 さらに、このシステムは、企業が文書の移動とそれらに関する意思決定のために順序付けられたモデルを採用するまで有害です。 実装会社は、「ベストプラクティス」の兵器庫から適切なビジネスシナリオを選択するのに役立ちます。
×「患者」は「治療」を受けたくない
プロジェクトの成功または失敗で最も重要な役割は、会社で働く人々-システムの将来のユーザー（ビジネスプロセスの実装を保証する人々）および消費者（自動化されたプロセスの効率の改善に関心のある部門長）によって果たされます。 成功は、彼らの関心、関与、動機にかかっています。 そして、彼らの完全な無関心または抵抗は、プロジェクトからの低い「リターン」の理由です。 詳細については、前回のレビューでお読みください。
×責任なし
実装における重要な役割は「顧客」が果たします。 この従業員（または従業員のグループ）は、システムを実装するパートナー企業との適切な対話を確保する必要があります。 彼は、プロジェクトの目的の実施を監視し、システムのイデオロギーに関する決定を下す権限を持たなければなりません。 多くの場合、プロジェクトのさまざまな段階での実装プロセス中に、さまざまな人々が意思決定を行います。つまり、「顧客」の役割があいまいになり、作業が大幅に複雑になり、結果が悪化します。
×「治療」の予算が不十分
プロジェクトを開始する前に、非常に明確に理解する必要があります。EDSはライセンスの1回限りの購入ではなく、定期的な予算投資を必要とする設計ソリューションです。 プロジェクト自体を予算内で非常に快適に整理し、実装を段階的に分割できます。 ただし、起動に成功した後、システムは、一定ではないにしても、注意とケアを必要とすることに留意する必要があります：定期的な更新、メンテナンス、および変化するビジネスニーズへの機能の適合。
この点で、実装の経済的効果を達成するプロセスを考慮することが重要です（たとえば、動機付けシステムで規律を実行することに関するレポートからの情報を含む）。
×「薬物」の適合性
プラットフォームを選択する際には、非常に重要な基準を考慮する必要があります。それは、社内ですでに使用されている他の情報システムとの統合の可能性です。 そうしないと、ビジネスプロセスの既存のロジックを変更することで、取得するよりも多くの損失を被るリスクがあります。
×「治療」と「疾患」の規模の不一致
EDMSを導入するプロジェクトは投資です。 したがって、プロジェクトを開始する前に、特定のケースでそのような買収が報われるかどうかを評価する価値があります。 標準のMicrosoftツールを使用すると、より安価で効率的です。 ビタミンを飲むのに十分なのに、最高のリゾートで高価な治療コースにお金を払うのはなぜですか？
合計すると、このリストの「禁忌」は「予防」の手段を考えるのに十分です。 ですから、専門家のアドバイスを求めることをお勧めします！
ECMGroup.Proのエグゼクティブディレクター、エカテリーナカムチャトヴァ