効果的な個人ファイル管理

問題

コンピューター上の個人ファイルの管理には、次のような困難が伴います。

• ファイルは失われます（どこに保存されますか？名前は何ですか？）;
• ファイルマネージャでのナビゲーションには時間がかかります。
• ディレクトリシステムを使用すると、比較的便利な方法でファイルを分類できます。

解決策

解決策は次のとおりです。

• 保存したファイルに特別な方法で名前を付けます。
• すべてのファイルを1つのフォルダーに保存します。
• 単一のインターフェース-検索バー（OS XのSpotlightなど）を介してファイルにアクセスします。

狂気のようですね。 しかし、頭の中で従来のファイル処理のパラダイムを破り、このアプローチを適用すると、多くの時間と神経を節約できます。

特別な命名規則

名前を付けるとき、 3つの主な質問に答える必要があります： いつ、何、なぜ 。

• 日付はいつですか。 ファイルのコンテンツが作成された日付を示すのが最も便利です。 日付は 、ファイル名の先頭にyymmdd形式で指定する必要があります。 例： "141027";
• このファイルは 何 ですか？ オブジェクトのクラスです。 本、ビジネス計画、アイデア、領収書、飛行機のチケット、パスポートの写真、スキャンした小切手など、何でも構いません。 質問への回答は、ファイル名でo =このファイルの形式で示す必要があります 。 「O」は「オブジェクト」の略語です。 もちろん、略語を選択できます。 例：「o = book」、「o = businessPlan」、「o = thought」。
• 理由 -これは、このファイルが存在するタスク（プロジェクト）の短縮名です。 理由の質問に対する答えは、 t = taskという形式のファイル名で示される必要があります 。 「T」は「タスク」の略語です。 例：「t = myNewKillerApp」、「t =私が教える新しいプログラミング言語」、「t =修復」。

これらの3つの主要な質問に答えた後、ファイル名に何でも書くことができ、それはそれを見つけるのに役立ちます。 完全な命名の例：「141027 o =本t =ビジネスGeoffrey A. Moore-交差点を越える」、「141027 o =履歴書t = Yandexのジョブ履歴書」



同じ形式のparameter = valueで 、任意の値を持つ他のパラメーターをファイルに割り当てることができます。 たとえば。

• client = ClientName-プロジェクトを行っている顧客の名前。
• v =バージョン番号 -ファイルのバージョン。
• または、ファイルの内容が強い感情に関連付けられている場合（たとえば、本、引用、あなたにとって特別な猫の写真など）でも、「feeling」パラメーター（略称「f」）を入力して、ファイル名に追加できます。 、次は「f =情熱」、「f =ユーモア」です。

そのため、ファイルだけでなくディレクトリにも名前を付けることができます。 たとえば、アプリケーションのソースコードを含むディレクトリの場合。



パラメーター値はネストすることができます。 たとえば、「o = summary.book」。

クロスプラットフォーム

すべてのファイルを含む同じ共有フォルダーは、クラウドに自動的にコピーされる場所に保存する必要があります。 たとえば、DropBoxについてはどこでも話し続けます。 次に、Dropboxフォルダーに共有フォルダーがあります（例： "bigBox"）。 したがって、ファイルはデフォルトでどのデバイスからでもアクセス可能になります。



ただし、特定の種類のファイルは、共有フォルダではなく、個別の特別なフォルダに保存する必要がある場合があります。 これは、スマートフォン上の個々のアプリケーションのファイルを同期するために必要です。 たとえば、すべてのテキストファイルは1つのフォルダー（たとえば、 "textBox"）に移動し、すべてのpdfファイルは別のフォルダー（たとえば、 "pdfBox"）に移動します。 テキストファイルとPDFファイルを管理するためのスマートフォン上のアプリケーションは、それぞれ独自のフォルダーと同期されます。



ソリューションの利便性は次のとおりです。

• アプリケーションからアプリケーションに簡単に切り替えることができます。
• スマートフォンでは、Dropboxアプリケーションを介してすべてのファイルの検索を常に利用できます（結局、たとえば、目的のプロジェクト情報がどのような形式であるかが最初はわからない場合があります）。

iOSについて話す場合、テキストファイルにはNotesy（Markdownを理解し、独自の検索機能があります）、pdfにはPDF ExpertまたはPDFpenを使用します。 すべてのアプリケーションはDropBoxと同期されます。

ブラウザのブックマーク

ブラウザのブックマークはまったく同じ名前にする必要がありますが、ブラウザによって個別に保存され、一般に、1つの検索バーインターフェイスから検索することはできません。 したがって、妥協点を見つける必要があります。 オプションは次のとおりです。

• ブラウザのブックマークはまったく使用できませんが、リンクをOS XのweblocなどのファイルまたはWindowsのインターネットショートカットのようなファイルとして保存します。 （OS Xでは、これはブラウザーの行（左側のフィールドの後ろ）からFinderウィンドウにリンクをドラッグアンドドロップすることで行われます）。 iOSについて話す場合、 Webloc Toolアプリケーションをインストールする必要があります。これにより、Dropboxからweblocファイルを開くことができます。 このアプローチでは、ブラウザからブックマークにアクセスできず、切り替える必要があるという事実に我慢する必要があります。
• デスクトップOS（OS XのSafariなど）で検索できるブラウザを使用できます。 次に、Dropboxだけでなくブラウザのブックマークでもデータを検索するために、スマートフォンの必要性に我慢する必要があります。

私は最初のアプローチを使用します。 それは完全に普遍的です。ブラウザにもオペレーティングシステムにもバインドされていません。

ファイルの操作を簡素化する追加ソフトウェア

指定されたキー内のファイルの操作を簡素化するには、追加のソフトウェアを使用することをお勧めします。

• テキストエキスパンダーソフトウェア。複数の文字を大きなテキストに変換するソフトウェアです。 たとえば、キーボードで「dd」とスペースを入力すると、ファイルに名前を付けるのに必要な形式で現在の日付が表示されるように設定しました。 「nn」と入力すると、「current_date o = t = f =」という完全なファイル名パターンが表示されます。 一般に、このようなソフトウェアを使用する場合、さまざまな略語があります。
• 一度にファイルのグループの名前を変更するためのソフトウェア。
• Notational Velocity（またはその高度な代替手段-nvALT ）を使用すると、OS Xでテキストノートを簡単に操作できます。
• 多数のブックマークレットにより、Webページをマークダウンに簡単に保存できます。

長所と短所

メリット

• ファイルは、多くの特性に従って分類できます。オブジェクトのクラス（ブック）に属することと、タスク（特定のプロジェクト）に属することなどの両方によって。
• すべてのデータは、単一のインターフェイス（OS検索またはクラウドストレージアプリケーション（Dropbox））からアクセスできます。 このため、別のアプリケーションの別のデータベースを検索するのを忘れたため、ファイルが見つからないというリスクはありません。 説明されているアプローチはそれほど必要ないため、データを管理するための追加のソフトウェア（メモ、pdf、写真）は使用されません。
• ファイルは非常に迅速に保存されます。 ファイルに名前を付けることは、適切なフォルダーに移動するよりもはるかに簡単だからです。
• ファイルは非常に高速です。 繰り返しますが、キーボードからファイル名要素を検索バーに入力することは、適切なフォルダーに移動するよりもはるかに簡単だからです。

欠点

• パラメータの名前と値を忘れてしまう可能性があり、これが目的のファイルの検索を妨げる場合があります。 これは起こりえますが、システムは冗長です。ある分類属性でファイルが見つからない場合、別の分類属性でファイルを見つけることができます。 また、エラーが検出された場合は、名前を変更して修正できます。
• 入力ミスにより、必要なファイルが見つからない場合があります。 したがって、Tex Expanderソフトウェアを使用することが特に重要です。
• OSを使用して特定のパラメーターの値のリストを取得する方法はありません。 たとえば、ファイルが保存されているすべてのタスクを表示する（ "t ="）、またはオブジェクトのすべての可能なクラスを表示する（ "o ="）。 このようなリストを作成するには、追加のソフトウェアを作成する必要があります。

代替案

ファイルシステムのファイル属性

C属性には次の問題があります。

• ファイルの命名は簡単で高速です。 最低限効率的なファイル属性管理のためのツールはありません。
• ファイルを移動すると、属性が失われます。 たとえば、場合によってはバックアップします。 （これが、ファイル名に日付を指定する必要がある理由です。これにより、日付による信頼できるソートが実装されます。）;
• クラウドストレージを使用する場合、属性は保存されません。 また、同じドロップボックスでは、たとえばスマートフォンからの検索は実装されていません。

タグ

タグには次の問題があります。

• ファイルに名前を付けることは、タグを割り当てるよりも簡単で高速です。
• タグはファイルシステム内のファイル属性であり、他の属性と同じ問題があります（上記の段落を参照）。 提案されたアプローチを採用したくないタグファンは、format parameter = valueでタグの命名のアイデアを引き継ぐことができます 。

参照資料

リンクには次の問題があります。

• ファイルの命名は、いくつかの基準に従って分類用の一連のリンクを作成するよりも簡単で高速です。
• 少なくともいくつかの効果的なリンク管理のための資金がないため、たとえば、ファイルの削除に関しては、多くの追加アクションを実行する必要があります。

Evernote

Evernoteには次の問題があります。

• Evernoteでは、Evernoteが独自のデータベースを使用し、Evernoteがすべてを保存するわけではないため、アプローチの主な利点を完全に実現することはできません。 （ただし、たとえば、OS Xでは、SpotlightはEvernoteデータベースも参照するため、Evernoteの利点を大いに愛して妥協することができます）;
• Evernoteは複雑であるため、信頼できません。 過去数年間に3回、彼と一緒に仕事をしようとしましたが、必要なデータを見つけることが不可能になるようなエラーに絶えず遭遇しました。

新しいコンセプトで働き始める方法

まず、すでに保存されているすべてのファイルをそのままにして、説明されているシステムに従ってすべての新しいファイルを保存します。 最初に理解できるのは、さまざまなInboxのコンテンツ（デスクトップ、ダウンロード）です。

おわりに

時間と神経を節約するため、非常に効果的です。 私は、このようなファイルの処理でInbox Zeroの概念を実現しました。 すべてが常に適切に配置されており、目の前には何も見えず、安全に使用できるのを待っています。

アプリケーション。 RSSについて

RSSフィードは同じ方法で便利に管理されます。

• 単一のスレッドに複数のタグを割り当てることができるアグリゲーターが選択されています。 たとえば、 Feedly ;
• 分類には、優先度（「p」）とタスク（「t」）の2つの属性が使用されます。 ラベルはこの方法で名前を開始する必要があります。
• ストリームは少なくとも1つのタスクに関連付けられている必要があります（一般的に、これは情報の衛生状態を維持するのに役立ちます。 なぜ必要なのかという質問には常に答えがあります ）。 極端な場合、タスクはトピックとして広く解釈できます。
• 必ず定期的に読む必要がある重要なスレッドのみが優先されます。 読書は優先順位が古いことから始まります。 時間がないため、優先度の低いスレッドは無視されます。 たとえば、5つの優先度があります。 また、フォルダ「p = 1」には、1日あたり5〜10件の投稿しか表示されません。

アプローチは似ていますが、プロジェクトの興味深いストリームを一度保存​​した場合、RSSフィードを読み取るためにアプリケーションで個別に検索する必要があることを覚えておく必要があります。