電子ワークフロー：システムを選択し、重要なことを見逃さない方法

通常、 CUBAビジネスアプリケーションを開発するためのプラットフォームに関する記事を投稿しますが、本日、他の製品に関連するHabréの別のトピックであるTESIS電子ドキュメント管理システムを開くことにしました。 ワークフローシステムを選択するとき、顧客はさまざまな比較手法を使用しますが、それらはすべてシステムの機能特性にのみ関係し、他の同様に重要な要因は注意をそらします。 それは一般的に理解可能である-EDSの選択を決定する際に注意すべきこと、どんな微妙さとニュアンスを考慮すべきか、どのような落とし穴を避けるべきか、開発者の意見は偏っていると認識されているため、インターネットにはあまり客観的でアクセス可能な情報はありません。



ジャーナリストのアナリストであるスタニスラフ・マカロフと、EDMSまたはECMシステムを選択する際の問題についての彼の意見による記事を公開することにしました。 私たちの意見では、これは組織のシステムを選択するすべての人にとって興味深い情報です。 この資料には、システムの選択方法に関する有用なヒントが含まれています。EDMSの長期的な成功に影響を与える非機能的な利点を見失うことはありません。



免責事項：ある時点で、著者の意見と意見が異なる場合があります。

スタニスラフ・マカロフ、ジャーナリスト-アナリスト、ECM分野の専門家

「今日、ECMシステムは、ビジネスを行うための革新的なアプローチを宣言する機会であるだけでなく、緊急の必要性です。また、企業に存在しないことは、ビジネスプロセスの成熟度が不十分であり、電子文書を扱う弱い文化の兆候です。

一方、ECMの選択は顧客にとって非常に困難になっています。市場は非常に飽和状態にあり、ベンダーは製品について話し合うことを切望しており、迅速な経済的利益やその他の驚異を約束しています。 しかし、競争上の優位性を得るには、何らかのECMシステムを購入してインストールするだけでは十分ではありません。 効果的に使用され、少なくとも5〜7年間は今日に関連することが重要です。 そのため、企業情報システムのこのような重要なコンポーネントを選択する際のミスの代償は非常に高くなります。



現在、ECM市場は、製品の機能の技術的特徴の点で製品が互いに類似するようになったときに、機能的に同等の状態に達しました。 したがって、ソリューションを選択する際の最後の議論は、積極的な価格設定ポリシー、広告キャンペーンの成功、または管理リソースなどの要因であることがよくあります。



実際、すべてのシステムは非常に異なりますが、それらの間の本当の違いは異なる面にあります-これは、使用される技術の関連性、ユーザーインターフェイスの品質と利便性、プラットフォームの柔軟性、モビリティ、開発の機会、および他の多くの要因です。 ECMを選択するためのアプローチを変える時が来ました-システムの機能と技術的パラメーターに関する複数ページのアンケートでは、どちらのシステムが優れているか明確な答えが得られません。 成熟した市場の現実を考慮に入れるために、基準の構成を変更する必要があります。

成熟した市場でECMを選択する方法

2014年のロシアの電子文書管理市場は、20周年を迎えます。 長年にわたり、従来の事務作業の方法をコピーした文書を登録および記録するための最も単純なシステムから、現在ではECMシステムと呼ばれる文書管理、ビジネスプロセス、およびチームワークの機能を組み合わせた高度なソリューションまで、長い道のりが歩んできました。



多くの組織にとって、ECMは重要なアプリケーションであり、その障害によりアクティビティが完全に停止する可能性があるため、システムの選択には特に注意が必要です。 ニーズは従来のワークフロータスクの自動化に限定されないため、ECMはさまざまなビジネスプロセス（契約管理、取締役会やその他の団体の業務、品質管理、調達、入札、マーケティングキャンペーン、規制文書、法的問題、など

おそらく、ビジネスや政府では、電子形式または紙形式のドキュメントがなくてもできるような活動領域はありません。つまり、ECMソリューションはどこでも需要があるということです。

SEDおよびECM

実用的な観点から、用語EDMSとECMの間に違いはなく、この主題に関する推測は根拠がありません。 ちょうど歴史的に、EDMSという用語はロシアの顧客により馴染みがあるため、国内の開発者は引き続き使用しています。 技術的および機能的レベルでの文書管理に対する欧米とロシアのアプローチの対比にも根拠はありません。技術使用のシナリオでは違いがよりありそうです。 この記事では、用語EDMSおよびECMは同義語として扱われます。



したがって、今日の組織でECMを選択するタスクは特に重要です。実際、アプリケーションシステムの1つだけでなく、何かを簡単に交換できるものを選択する必要があります。 企業のITインフラストラクチャの非常に重要なコンポーネントを選択することです。ここではエラーのコストが非常に高くなっています。

非機能要件にスポットライトを当てる

成熟した市場に特徴的な機能パリティの条件下では、製品の機能の詳細な比較は役に立たない可能性があります。その差は非常に小さいため、十分な情報に基づいた決定を下すことはできません。 さらに、公式の競技会の場合、特に国家契約を締結する場合、機能の違いのみに基づいた製品の評価は、スコアリングの主観性を避けることができないため、参加者を失うことによる紛争または訴訟の根拠としても機能します。



他のすべてが同じである-つまり、製品が機能的に非常に類似している場合、消費者への感情的な影響、価格設定ポリシー、アクティブなマーケティング、およびワークフローに直接関係しないその他の品質により競争上の優位性が実現します-この「煙幕」さえ見ることができない場合があります製品。

以下を含む差別化要因の役割を果たす可能性がある非機能要件にもっと注意を払う価値があります。

• 使いやすさ（使いやすさ）;
• パフォーマンスとスケーラビリティ。
• システムの可用性（信頼性）。
• 標準への準拠。

これらの各領域について、作業のインフラストラクチャと機能に関連付けられた非常に明確な基準を作成できます。 たとえば、スケーラビリティについて説明する場合、現実のフレームワーク内にとどまるほうが良いでしょう。組織内に100人のユーザーがいる場合、システムが10万の接続をサポートする必要はありません。 EDMSは1秒おきにカウントされる支払いシステムではないため、ワークフローの「ファイブナイン」レベルでの可用性も緊急のニーズではありません。



ロシアにはECM / EDMSの標準はありません。 したがって、「ロシアのワークフロー標準への準拠」に関するサプライヤの声明を批判することは合理的です。ドキュメントを操作するための機能要件を満たすように、任意の柔軟なプラットフォームを構成できます。

推奨事項

• 現実的なままで、システムに過度の要求をしないでください。 生産性、スケーラビリティ、および可用性の安全係数は、ドキュメントフローの成長の最大予測と組織の規模を考慮して、合理的な制限内に収まる必要があります。
• 使いやすさ（使いやすさ）は、一見すると思えるほど主観的なものとはほど遠いものです。 この分野では、かなり客観的な評価を可能にする標準と方法論があります。 専門家に連絡してください。
• 文書の標準とその処理手順、およびECM / EDMSクラスのITシステムの標準を区別する必要があります。 一部の分野では、たとえば品質管理-ISO 9000シリーズなどの標準が実際にあります。サプライヤーは、品質管理に関する認証または監査に迅速に合格できるターンキーソリューションを提供できますが、これはECMシステム自体の品質を保証するものではありません。

常により良いとは限らない

成熟した市場では、原則として、勝者はすべてを手に入れます-圧倒的多数の顧客が彼の製品を使い始めます。 複数のリーダーがいる場合、誰もが自分の市場シェアを獲得し、これらの割合は長い間安定したままです。 大量消費者は、テクノロジーの詳細な分析に煩わされることはありませんが、他の人が取るものを購入します。



したがって、市場のこの段階で最も人気のあるマーケティング手法の1つは、アナリストの信頼できる数値によって確認された多数の顧客のデモです。 もちろん、幅広い顧客ベースは、製品の信頼性と、ターゲットオーディエンスのニーズに対する開発者の理解だけでなく、十分に確立されたマーケティング（製品の品質と常に相関するとは限りません）も示します。



これらすべての数値と実績は過去に関連していることを認識しておく必要があり、将来のためのソリューションを購入しています。 システムは長い間古くなっている可能性が高く、多数の顧客は、市場での長いプレゼンス、州レベルでのシステムのロビー活動、またはその他の状況の結果です。 これはあなたの組織にとって重要ですか？ ほとんどない。



プロの投資家には、会社への投資を決定する際に、過去の成功と以前に投資したお金を考慮しないというルールがあります。 重要なのは将来の収入だけです。今日この資産に投資すれば明日いくら稼ぐことができますか。 これは、ECMを選択する状況にも当てはまります。実際、システムを購入するときは、将来に投資しています。 iPhoneが登場したとき、ノキアは携帯電話市場を支配しました。 彼女は今どこにいるの？



2007年に独自のモバイル開発ビジネスを開発することを決定した場合、誰もがiOSユーザーよりも多くのSymbianユーザーがいると言っていませんでしたか？ しかし、歴史はそうではないと判断しました。 ちなみに、歴史は繰り返しが大好きです。同じように、AndroidはiOSの隅を歩き回り、Appleの絶対的な忠誠心を維持している開発者はモバイル革命の主流から脱落します。



ECMに戻ります。 市場の成熟度は決して下落の兆候ではありません。 革新は続きます。 おそらくアナリストはすぐにECMの新しい生まれ変わりを発表し、技術開発の次のサイクルが始まるでしょう。 IT市場の安定性は詐欺的であり、リーダーは彼の栄光にとどまる余裕がありません。また、顧客ベースはサプライヤーの将来の繁栄を保証しません。

推奨事項

• 基準のリストから販売と市場シェアの統計を除外します。
• 参考として、規模が組織に匹敵する比較的新しいプロジェクトに依存し、顧客のビッグネームを追いかけないでください-あなたは報道機関ではありません。
• 古いメリットは、将来のプロジェクトの成功を保証するものではないことに注意してください。 逆もまた当てはまりません。実装の完全な欠如または単一の実装が革新の兆候ではないため、合理的なバランスを選択してください。

地平線計画

このソフトウェアは物理的な摩耗や破損の影響を受けず、理論的には永久に機能する可能性があります。 ただし、道徳的な減価償却費は残り、ソフトウェアに容赦なく容赦なく影響します。 1年前に今日最も進歩したものはすべて時代遅れかもしれません。 一方、個人ユーザーとは異なり、組織は頻繁にソフトウェアを交換する余裕はありません。 通常、企業システムの寿命は少なくとも5年です。 プロジェクトの予備調査とソリューションの選択、実装、試運転にさらに時間を追加します-これは1年目から3年目です。



したがって、少なくとも7年間の計画期間が必要であることがわかります。 つまり、今日は、この時間が経過した後にしか手放せないシステムを選択しています。 どれだけ新しいことが起こるか想像できます！ もちろん、すべてを考慮して予測することは不可能であるため、ある程度まで直感的に選択する必要があります。

推奨事項

• 製品で使用される主要なテクノロジーがライフサイクルのどの段階にあるかを調べます。 彼らが日没に近い場合、そのような製品は服用すべきではありません。
• ECMシステム自体にも同じことが当てはまります。ライフサイクルのどの段階で評価する必要があります。 選択したソリューションが計画期間内に市場に存在することを確認する必要があります。
  
  会社ではなく、ブランドではなく、製品そのものを見る必要があります。それは、現在のアーキテクチャでどれだけ市場に出回っているのかです。 バージョン番号はだまされている可能性があり、内部の設計がバージョンによって大きく異なる場合があります。
• 製品バージョンがリリースされる頻度を確認してください。 環境は常に進化しており、今日のユーザーは新しい機会を得るためにリリースからリリースまで待つ準備ができていないため、システムを定期的に更新する必要があります。
  
  Googleモデルをモデルとして使用できます。新機能が利用可能になると、製品に導入されます。 更新は、ユーザーおよび企業に対して可能な限りスムーズに行われる必要があります。これにより、個別のITプロジェクトになりません。

組織のITランドスケープにおけるECM

ワードローブのアイテムや家具を選ぶとき、あなたはそれが他のものとどのように組み合わされ、あなたのスタイルに合うかを考えています。 同様に、ECMでは、ITランドスケープの一部になり、それに適合する必要があります。



ほとんどの場合、新しいECMはゼロからではなく、継承されたシステムの一部を置き換えます。 同意します。古いシステムを、機能がまったく同じ新しいシステムに変更することはほとんど意味がありません。 ほとんどの場合、新しいECMが組織に登場すると、複数のアプリケーション間で責任範囲が再配分されます。 たとえば、オフィスにドキュメントを登録および記録するシステムがあり、個別に、人事、マーケティング、契約部門のドキュメントを管理するシステムがありました。 それらのすべてが単一のECMプラットフォームに置き換えられた場合、それは論理的です。



状況はさらに複雑です。ECMを実装していると同時に、BPMSに基づいてビジネスプロセスを自動化するグローバルプロジェクトが進行中であるとします。 現代のすべてのECMにはビジネスプロセスを管理する機能が組み込まれているため、ワークフロープロセスの自動化に使用するもの（ECM自体の機能またはBPMエンジンに基づくユニバーサルツール）を選択する必要があります。

推奨事項

• 新しいECMの導入後に、どの古いシステムを廃止するかを決定します。
• 必要に応じて、データ移行の問題を解決します。 （古いものすべてを新しい生活に持ち込む必要はありません。すべての履歴データを新しいシステムに転送する必要はまったくありませんが、ビジネスに必要なデータのみを転送する必要があります。）
• ECMシステムはどこからマスターデータを取得しますか？ 組織に単一のマスターデータ管理システムがない場合は、考えてみる必要があります。
• 廃止されたシステムの一部の機能を新しいECMでカバーできない場合、次の2つの質問に対処する必要があります。a）これらの機能は必要ですか。 b）その場合、どのシステムがそれらをカバーできるか。

安全性

おそらく、システムの機能を含め、他のすべての問題を組み合わせた場合よりもセキュリティに注意を払う必要があります。 実際、脅威は増大しており、情報漏洩が発生しています。 一方、情報セキュリティ業界も発展しており、今日のすべての課題に対処することができます。



単一のシステム（この場合はECM）ではなく、組織の情報インフラストラクチャ全体を保護する必要があるだけです。 関係のないタスクでアプリケーションシステムを過負荷にしないでください。エンタープライズアーキテクチャレベルでセキュリティの問題を解決することをお勧めします。



また、ECMに対する主な脅威は内部的なものであると言う必要があります。 リークは、ほとんどの場合、許可された従業員の過失、故意または過失によって発生します。 したがって、アクセス制御を複雑にすることで「ネジを締める」のではなく、組織的な対策により多くの注意を払う必要があります。



残念ながら、このアプローチは、割り当ての期間のみ従業員がドキュメントへのアクセスを許可されている場合によく行われます。 単純な操作の場合、これは引き続き機能しますが、請負業者がいくつかの知的機能を分析および実行する必要がある場合、たとえば、契約草案の準備など、彼は自分自身だけでなく同僚の過去の経験にも目を向ける必要があります。 このような状況でアクセスを制限し、現在のドキュメントのみを表示できるようにすることは妥当ですか？



一般に、遵守すべき主な論文は次のとおりです。情報保護システムは、リスクと脅威を適切に制御して、ユーザーの通常の操作を妨げてはなりません。

推奨事項

• 過度の安全要件に注意してください！ これにより、プロジェクトのコストが不必要に増加し、多くの興味深いソリューションが遮断される可能性があります。
• 包括的なセキュリティへのアプローチ：機密文書が共有ドライブにある場合、最も安全なECMは役に立ちません。
• 電子署名は、法律で義務付けられている場合にのみ必要です。 それ以外はすべて邪悪なものです;各メモでEDSに署名する必要はありません。
• システムに実装されているアクセス制御モデル（任意、必須、役割ベース）、およびその構成方法を詳細に調べます。 これは、アクセス制御要件の実装の複雑さに影響する可能性があります。
• 紙のドキュメントを引き続き使用する場合は、セキュリティ要件でこれを考慮してください。紙のコピーを手から手に自由に転送する場合、電子ドキュメントへのアクセスを厳密に制限することは意味がありません。

プラットフォームまたは箱入り製品？

おそらく、ボックス化されたソリューションの時代は取り返しのつかないほどに過ぎています。 ビジネス環境の変化する条件への製品適応の適応性は、すべての企業システムの重要な要件です。



コズマ・プルトコフが言ったように、「ボックス」、つまり、特定の主題領域の最大カバレッジに焦点を合わせた幅広い構成オプションを備えた既製のクローズド製品は、「スペシャリストは流動性のようなものであるため、その専門家は流動的です」



ビジネスでは、専門システムの助けを借りて狭い専門家が自分のビジネスだけに従事している孤立した領域がますます少なくなっています。 横断的なビジネスプロセス、プロジェクトチームの作業、関連市場へのアクセス-これには、従業員が新しい機能と作業方法を習得する必要があります。 たとえば、銀行は保険商品を販売し、小売業はローンを引き出します。



ECMシステムは多くのビジネスプロセスをサポートし、さまざまな専門家にドキュメント管理サービスを提供する必要があります。したがって、柔軟なプラットフォームが確実に役立ちます。



また、合併や買収の可能性も考慮する価値があります。ビジネスにとっての利点はすべてありますが、ITにとっては通常大きなストレスです。 異なるシステムの相互作用を迅速に確立する必要があり、単一のドキュメント管理システムがここで優先度が高いためです。 柔軟なECMプラットフォームにより、ITサービスはこのような状況で株主の要件を満たすより良い機会を与えます。

推奨事項

• 製品の柔軟性とカスタマイズオプションの限界を見つけてください。 そして、細かい部分に時間を浪費するのではなく、製品を構築する原理とそのアーキテクチャを理解するために、ルートを正しく見る方が良いです。
• ドキュメントフローだけでなく、プラットフォームの他のアプリケーションにも注意してください。 1つのツールで幅広いタスクを解決できる可能性があり、全体としてこれで節約できます。
• オープンソースは明確な利点です。 ソース内の何かを変更するつもりはないが、これにより、実装しようとしているシステムがどのように配置されているかをより深く理解できるようになります。

統合

プラットフォームについては、すでに他のアプリケーションやシステムとのECM統合のトピックに触れています。 駆動要因の1つとして、ECMを他のビジネスアプリケーションと組み合わせて使用​​する場合、さまざまなビジネスプロセスをサポートする必要性を呼びました。たとえば、ERPで直接金融「プライマリ」と連携するのに役立ちます。



別の要因は、ユーザーアカウント、企業の組織および人員構成、製品カタログ、取引先ディレクトリ、アドレスレジスタなどを含むマスターデータ（または参照情報、NSI）を同期する必要があることです。 連携して動作するには、すべての企業アプリケーションが同じ参照データを使用する必要があり、そのために、システムはこれらのデータを交換できる必要があります。



外の世界との相互作用を忘れてはなりません。 公共部門でECMを導入する場合、SMEVおよびMEDOとの統合が必要であり、他のタスクには電子メールの使用が必要になる場合があります。電子入札に参加する場合、取引プラットフォームとの文書交換など。



したがって、開発された統合機能の存在は、ECMの必須要件と見なされるべきであり、これを選択する際に考慮される必要があります。

推奨事項

• 提案された製品の文書化されたAPIを確認してください。 今日のクローズドシステムは、企業環境で生き残るチャンスがありません。
• ECMを外部データソースと統合する他の方法-既製のゲートウェイ、パートナーソリューションを使用する可能性などについて学習します。APIを使用して各統合タスクを手動で解決する必要はまったくありません。

機動性

2013年にはスマートフォンとタブレットの売り上げが既にPCの売り上げを上回り、まもなくモバイルデバイスがPCを上回るようになります。これが今日の現実です。 また、企業ユーザーは職場でモバイルデバイスを広く使用し、モバイルデバイスからのメールを読み取り、トランザクションを承認し、注文を出し、以前はデスクトップコンピューターの使用を必要とした他のすべてのアクションを実行します。



今日、モバイルテクノロジーはITの特別なサブセクションではありませんが、将来のITです。 したがって、ビジネスアプリケーションを設計するときは、モビリティ要因を考慮する必要があります。これは、アーキテクチャ、使いやすさ、さまざまなクライアントデバイスのサポート、セキュリティ、クラウドでの機能など、すべての側面に当てはまります。 したがって、モバイルクライアントのないECMは検討する価値すらありません。ドキュメントを扱う作業はモバイルである必要があり、これは管理者だけでなくすべての従業員にも利用可能でなければなりません。 「iPadのみでリーダーのみ」という概念はもはや現代的ではありません。



モバイルの世界は多極的であり、独占はありません（Appleに敬意を払い、この市場を私たちに開いてくれました）。 提供されるECMは、すべての一般的なモバイルプラットフォーム（iOS、Android、Windows）をサポートする必要があります。 さらに、各プラットフォーム用の個々のネイティブアプリケーションの開発は、いくつかの開発チームを維持する必要があるため、経済性の観点からも、ユーザーエクスペリエンス（ユーザーエクスペリエンス）の統一の観点からも、合理的な方法ではありません。 モバイルビジネスアプリケーションの場合、ビジネスロジックを一元的に設計し、ユーザーインターフェイスをデバイスおよびそのオペレーティングシステムの特定のフォームファクターに自動的に適応させるMEAPプラットフォームまたはHTML5ソリューションを使用する方が論理的です。



BYOD（Bring Your Own Device）の概念は、モバイルセキュリティの分野に非常に成熟したソリューションが統合されているため、自分のスマートフォンやタブレットを使用する従業員のビジネス上のメリットがリスクよりもはるかに大きいことを認識している多くの組織で既に採用されていますこれらのリスクは最小限に抑えられます。

推奨事項

• モバイルクライアントからECMシステムの探索を開始します。 彼があなたを満足させるなら、あなたは先に進むことができます。 主な基準は、システムでの作業が便利であること、モバイルユーザーが既に慣れているドキュメントを読まずにすべてを明確にすることです。 部分的に主観的かもしれませんが、第一印象は非常に重要です。
• モバイルクロスプラットフォームがどのように実装されているか、つまり、さまざまなモバイルプラットフォームのサポートを確認してください。 （これが必須であるという事実についても議論されていません。iPadを使うことはできません。）
• さまざまなフォームファクターのサポートに注意してください-タブレットとスマートフォンでは、異なるインターフェイスが必要です。 もちろん、スマートフォンからドキュメントを読むことはあまり便利ではありませんが、質問にすばやく答えたり、注文をリダイレクトしたり、緊急タスクに関する通知を読んだりできます。これらはすべて小さな画面から実行できます。
• モバイル価格は、ECMがモビリティのパラダイムを理解していることを示す優れた指標です。 モバイルECMは決してプレミアム製品ではなく、すべてのユーザーが必要とする実用的なツールです。

経済学

もちろん、顧客はより少ないコストでより良いソリューションを望んでいます。 しかし、さまざまなサプライヤーの商用オファーを直接比較しても、最終的な答えが得られない場合があります。



これにはいくつかの理由があります。 第一に、サプライヤーはプロジェクトの開始時に、より有利な印象を与え、可能な限り低い価格を提供しようとしています-これを非難しないでください。 次に、ECMプロバイダーにまったく依存しないものがあります。たとえば、インフラストラクチャの状態や、システムが適切に機能するために必要な投資額などです。 さらに、複雑なシステムの動作が予測不能になる要因があるため、他にどのようなコストが発生するかを事前に計算することはできません。



アパートで修理をした人は誰でもこれに同意します-最も徹底的な準備と詳細な計算にもかかわらず、すべてが人生で違ったものになります。

一般的なROI（投資収益率）は、ECMを含むナレッジワーカーの自動化システムにはあまり適していません。 文書の処理を高速化すること自体は、直接的な経済的効果はありません。 従業員が必要な書類をすばやく見つけて1日1時間節約するとしましょう。これは、給与を1/8減らすことを意味するのではありませんか？ ECMのビジネスへの影響はより間接的であり、これらの関係を常に特定して定量化できるわけではありません。 数百万ドルでは測定されていませんが、ドキュメントの操作の利便性を高めるなどの定性的な改善もビジネスにプラスの影響を与えます。

推奨事項

• 仕入先の提案を、購入価格ではなく、システムの計画運用期間、つまり5〜7年の総所有コスト（TCO）に基づいて評価します。
• サプライヤーが見積書に含めていない隠れたコストをすべて特定します。 ECMが正常に機能するために、追加の機器（サーバー、スキャナー、プリンター、バーコードを操作するための機器）、追加の人員、トレーニング、通信チャネルのアップグレード、システムソフトウェアの更新、追加のソフトウェアの購入、コントローラーからのライセンスと証明書の取得などe。遠慮なく質問してください-プロジェクトの開始時にすべてのニュアンスを見つけることをお勧めします。
• 時間の節約に基づくROI計算は忘れてください。 スタッフの削減を計画している場合は、給与の節約など、より明確な基準を見つけるか、品質の改善に頼ってください。
• もう1つのポイント：ECMの実装は、直接的な節約を実現するために必要ではありません。 ワークフローを自動化するコストは、ビジネスを行うための総コストに論理的に含めることができます。 今日のECMは、電子メールやインターネットアクセスと同様に必要です。

ベンダーに「座ってはいけない」

ECMによる開発者の注文の生涯にわたる供給は、計画の一部ではありませんか？ あなたの目標は、企業の競争力と発展を確保することです。 選択したECMがそれに割り当てられたすべてのタスクに対応している間、それをサポートおよび更新し、追加のライセンスを購入します。 しかし、組織がシステムの能力を超えていることが明らかになったら、すぐに変更する必要があります。



別の状況があります：システムはユーザーに非常に満足していますが、開発者の会社は不利な条件または不親切な買収のために突然市場を去ります。 誰もこれから安全ではありません-西洋の大手ベンダーも国内の開発者も。



したがって、いずれかのECMを選択する場合は、テクニカルサポートの品質と可用性を評価するだけでなく、システムに同伴するか、別のECMに置き換える準備をする必要があります。

推奨事項

• あまりにもエキゾチックな技術を避けてください。 ライフサイクルの最終段階にある時代遅れの技術を避けます-専門家の不足が重要な要因になる可能性があります。
• 特に国内の開発者向けに、サプライヤの財務状況を分析します。
• 再びオープンソースについて：おそらくこれは、サプライヤに何かが起こった場合のあなたの命のブイです。

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