6月末、Best Intranet Russia 2014会議の枠組みの中で、イントラネットポータルINTRANET BENCHMARKINGの第3回展示会が開催され、内部サイトMail.Ru Groupが参加しました。 会議の終わりに、企業サイトの開発における主な傾向を定式化し、その主な機能を説明し、ポータルについて説明したいと思います。 記事の冒頭で、展示会の簡単な説明が提示され、記事の残りの部分は、Mail.Ru Groupイントラネットの例を含む最新のイントラネットポータルの説明に当てられます。



展示会で発表されるイントラネットは、グループ内の従業員の統合、ステータスのメッセージの送信、ニュースの作成を行うポータルまたは本格的なソーシャルネットワークです。 また、代表する企業のほとんどがアウトソーシングベースでサイトを開発しており、イントラネット専用の別の開発チームを維持しているのはごく少数です。



イントラネットポータルの競争で発表された推薦によると、内部サイトは3つの主な質問に答えるべきです。

1. イントラネットは企業原則をどのように実装していますか？
2. イントラネットは企業のコミュニケーションをどのように改善しますか？
3. イントラネットはどのようにHR機能を自動化しますか？

企業ポータルの動向の発展で強調されたもの：

1. モバイル版/モバイルアプリケーションの必要性。
2. ポータルのメインページの最近のイベントのフィード。
3. トップマネージャーとの対話-何らかの形で多くの企業が、トップマネージャーをイントラネット上の活動に結び付けます。

1.すべての始まり

10〜15年前の企業でのイントラネットの様子を思い出しましょう。 次に、電話、従業員のリスト、レターヘッド、その他の情報を含むファイルが含まれる共通フォルダーが配布されました。 特に複雑さのために、内部ドキュメントをイントラネットに転送することを考えている人はほとんどいませんでした。イントラネットテクノロジーは好奇心でした。 大企業でさえ、この分野をわずかに異なる形で表しています。 開発は、アカウントが会社のサーバーに保存されるようにWindowsドメインを作成するパスに沿って進み、それらの共有フォルダー、会社のメールでドキュメントを再び共有しました。 技術的には、開発はユーザーのコンピューターで実行される特殊なアプリケーション（Outlookなど）の使用に向かっています。



少し後に、ウェブは企業の内部作業にしっかりと入り始めます。 専用のタスクスケジューラを備えた内部Webメールが表示されます。 イントラネットポータルの作成は、通常、次の1つ以上のブロックから始まります。

• 会社の従業員と部門の電話帳。
• 文書のフォームを含むページ。
• 企業ニュース;
• 一般文書（注文、規制）。

その後、必要に応じて、イントラネットは新しい機能を獲得し始め、従業員は企業生活のこの部分だけを担当する会社に現れます。 会社が大規模になるほど、イントラネットポータルの機能が増えます。 企業文化の発展を促進し、新入社員の適応を促進し、会社の内部構造に関する情報を検索する時間を節約し、コミュニケーションを促進します。







Mail.Ru Groupの従業員向けの内部Webサイトは2000年に登場し、1年後には書き直され、将来のMail.Ru Group CEOのDmitry Grishinが開発に参加しました。 当初は、従業員の連絡先詳細を備えた原始的なタスクトラッカーでしたが、時間が経つにつれて大きなポータルに成長しました。 現在では、他の企業システム（人事会計など）およびオフィスサポートシステム（イントラネットから直接従業員と従業員の携帯電話番号に電話をかける機能、当日の混雑のスケジュール、今日のレストランのメニューなど）と統合されています。

2.最新の企業ポータルの機能

イントラネットは、かなり広範囲のタスクを解決できる大きなツールです。 会社での従業員の役割に応じて、全員が自分の居場所を見つけ、仕事を自動化しようとします。 ほとんどの従業員にとって、これは主に会社の生活、オフィスでの生活、およびコミュニケーション（お知らせ、ブログ、アイデアの議論）に関する情報を取得することです。 人事部門の場合、これには従業員カードの保守、照会、休暇の申請の自動化、ドキュメント、空席などのセクションの保守が含まれます。 管理部門の場合、これは、たとえば、注文パスの自動化、会議室の予約です。



現在の企業ポータルは通常、独立したサイトではなく、複数の製品の組み合わせです。これは、タスクトラッカー、ドキュメント管理システム、ERPシステムなどです。 したがって、独自のAPIを提供することにより、他のシステムと対話できることが非常に重要です。 ポータルは、SAP、Jira、オフィスのアクセス制御システム、企業サイトcorp.mail.ruの空席セクションとの統合を実装しています



以下に、最新の企業イントラネットの集合イメージの説明と、Mail.Ru Groupポータルの例を示します。イントラネットポータルの開発の方向性を伝え、既存のアイデアについて議論することを期待します。

3.現代の企業ポータルの集合イメージ

イントラネット上のユーザーロールの観点から、通常の従業員と拡張権限を持つ従業員（モデレーター、管理者、および部門長）を区別できます。 これらの役割の観点からイントラネットのセクションを見てみましょう。

3.1すべての従業員向けのイントラネットセクション

グローバルに、すべてのセクションは、情報セクション、内部通信用セクション、および重要なビジネスタスクを実装する企業セクションの3つの部分に分割できます。 各タイプを個別に検討してください。

3.1.1情報セクション

ポータルの最も重要なページはメインページです。 これは、すべての従業員がサイトにアクセスしたときに最初に目にするものであるため、各企業は最も重要で関連性の高い情報をここに配置します。 ほとんどの場合、これらは最新のニュース、お知らせ、従業員の誕生日、他のセクションの最新のイベントのブロック、および投票です。 現在、ポータルのメインページは次のようになっています。







絶対に誰もが持っている次の情報セクションは、従業員カードです。 連絡先の詳細を含む従業員の名前と姓のみを含めることができ、従業員がオフィスに座っている情報、個人が休暇中（または休暇中）のメモ、個人的な興味、さまざまなサイトのプロファイルへのリンクを含む大規模なアンケートを作成できます。 従業員プロファイルは次のようになります。







多くの人がおそらく持っているもう1つの非常に明白なセクションは、「プロジェクト」セクションです。このセクションでは、マネージャーや上級従業員の連絡先とともに会社のプロジェクトや製品に関する情報を収集します。 ここでは、プロジェクトに正確に関係している人を確認したり、ニュースを読んだり、プロジェクトのアイデアについてマネージャーにメッセージを書いたり、バグを報告したりできます。



各企業は、それぞれのニーズに合わせて他の情報セクションを検討しています。 たとえば、人気のあるセクションの1つはチームニュースです。 これには、新入社員からの挨拶、転職に関するメッセージ、試用期間終了のお祝い、会社を辞めた従業員からの別れと別れの言葉が含まれています。



ポータルにまだ実装されていない興味深いセクションは、「Quality of Life」セクションです。 これは主に、会社が最初の職場である従業員を対象としています。 このセクションの目的は、旅行、税金（授業料の還付税）、財政、健康、家族など、いくつかの問題に対する従業員の意識を高めることです。

3.1.2通信

ポータルの通信に関するセクションは、ほぼ定まったものであり、誰にとってもほぼ同じように見えます。 これは通常、「アイデア」セクションであり、従業員は会社の製品やオフィスでの生活を改善するためのアイデアを提供し、問題について不平を言うことができます。 アイデアに対するタイムリーな応答を確保することが重要です。 たとえば、このようにします。 アイデアを追加する場合、「フィールド」は必須フィールドです。 各カテゴリには、1つまたは複数の責任があります。これらは、公式の回答を書くことで「仕事」または「拒否」のアイデアを取ることができるユニットの代表です。



合計で、「新規」、「検討中」、「作業中」、「実装済み」、「拒否」の5つのステータスがアイデアに割り当てられます。 アイデアごとに、「賛成」または「反対」投票できます。従業員がまだ選択していない場合、現在の投票カウンターは表示されません。 しかし、それにもかかわらず、彼の意見が変わった場合、彼は後で投票することができます。



従業員はセクションにサブスクライブし、新しいアイデアの通知を受け取ることができます。また、特定のアイデアにサブスクライブし、ステータスの移行やアイデアに関する新しいコメントの通知を受け取ることができますアイデアの公開）。 このページは、評価、更新日、コメント数によるソートを実装しています。



セクション「ブログ」は、従業員が経験を共有し、アドバイスを求めることができる「インタレストグループ」、従業員がグループ（スポーツ、外国語の学習、旅行など）に組織化できる「インタレストグループ」、「ニュースレター」、通信チャネルを管理できます。 各従業員は、自分にとって興味深いものを選択し、関連するトピック（仕事と娯楽の両方）を購読します。



通常、従業員に非常に人気があるのは「広告」セクションです。 ほとんどの場合、これはアパートの売買/賃貸/賃貸です。 同僚のために、彼らは通常、すべてをより安く販売するか、そのようにそれを配りさえします。 プロジェクトマネージャーDobro Mail.Ruは、彼女に贈られたコーヒーメーカーを販売し、受け取ったお金をDobra Mail.Ruの緊急プロジェクトに振り替え、もう1人はコンピューターのさまざまなハードウェアの初期レートが0ルーブルのオークションを手配しました。



他のセクションは比較的最近登場しましたが、イントラネット上ですでに多くの人々と落ち着いています。「ありがとう」サービスです。各従業員は同僚に電子的な感謝を述べたり、メッセージを書いたり、写真を添付し​​たりできます。 Mail.Ru Groupの従業員は、平均してお互いに30の感謝を送ります。







そして、もちろん、サイト上のオブジェクト（ニュース、発表、アイデア、一部のページ）にコメントすることは、コミュニケーションを指します。

3.1.3企業セクション

既に述べたように、企業セクションは企業のビジネスタスクを解決します。 したがって、すべての人のために一般的なリストを作成することは不可能です-誰もが現時点で彼に必要なものを決定します。 たとえば、オフィス内の人をすばやく検索することができます。これは、キャビネットの便利なマップを使用して実装されます。 これは、オフィスが大きく、オフィス（オープンスペース）に分割されていない場合に特に当てはまります。







これには「組織構造」セクションも含まれます。このセクションでは、組織構造、各部門で働く人数、および適切な人の連絡先をすばやく見つけることができます。



Mail.Ru Groupイントラネットで起動されるいくつかのセクションを次に示します。

• 従業員が利用可能なセミナーやトレーニングに関する情報を見つけることができるトレーニングセクションでは、特定のイベントにサインアップします。 また、このセクションには、出張に行くことができる会議のカレンダーがあります。
• フィードバック。 このプロセスを同僚にとってできるだけ便利にするために、私たちは独自のフィードバックプラットフォームを開発しました。 従業員は、イベントの目的に精通し、必要なアンケートに記入し、将来の期間の開発目標を確認および編集できます。
• 重要な連絡先は、電話およびテクニカルサポートメール、秘書の電話、人事部門および管理部門の連絡先です。

3.2管理者/モデレーター/マネージャー向けのページ

通常のポータルユーザーに加えて、高度なアクセス権を持つ従業員が必要です。 各イントラネットには、モデレートが必要なセクションと、公開された資料（ニュース、発表、プロフィール写真）を監視する責任あるモデレーターがいます。 ポータルでは、権利を割り当てるシステムが非常に広く使用されており、サイトのさまざまなセクションの情報を便利かつ迅速に管理および更新できます。



情報へのアクセスだけでなく、特定のサービスへのアクセス権も付与されます。 たとえば、ビジネスレポートの準備。

4.イントラネットポータルのサービス

イントラネットポータルについて言えば、従業員の一部のタスクを簡素化したり、作業をスピードアップしたりする個々のサービスに言及することは間違いありません。 これは主に従業員とポータル全体の検索です。 ポータルでの検索の機能は、フィルタリングできるフィールドの大きなリストです。 このように、Androidスマートフォンを持っている人は、車で仕事をして英語を知っている人をすべて見つけることができます。 もちろん、彼らがプロファイルにこの情報を記入しない限り。 :)



イントラネットで人気のあるサービスには、会議室の予約が含まれます。 また、スポーツ用品（自転車とスクーター）の予約と医師との予約も実施しました。



最近登場し、人気のあるセクションになったもう1つのサービスは、「バッジ」サービスです。 従業員がバッジを受け取ることができるイベントのリストが編集されます。 次のアクティビティを特定しました：テクノパークの参加者、habraauthor、Warfaceトーナメントの参加者、100、250または500票を得たアイデアの作成、ポータルでの100コメントの作成、50プラスなどのコメントの作成。







アクティブに使用されるサービスには、投票が含まれます。 各従業員は調査を作成できます。必要に応じて、調査を特定のグループ（部門、市、グループ、プロジェクトごと）に制限できます。 さらに、投票はニュース、お知らせ、ブログエントリなどに添付できます。 特に重要な投票はメインページに公開されています。



一部のイントラネットは現在、オフィステレフォニーと統合されており、従業員は職場から同僚の仕事や携帯電話に直接電話をかけることができます。 また、電話に関連するサービスは、従業員のプロファイルページからSMSを送信しています。 ポータルの開発の傾向の1つは、各従業員がモバイルデバイスからポータルの情報にアクセスできるように、サイトのモバイルアプリケーションを作成することです。



従業員はほとんどの時間をコンピューターで費やし、ポータルを積極的に使用するため、仕事目的だけでなく、娯楽のためにも使用することができます。 特に、休日などにさまざまな興味深いプロモーションを手配できます。 これにより、オフラインイベントとは異なり、多くの参加者を引き付けることができます。なぜなら、誰でも都合の良い時間に参加して、現時点で重要な問題があれば後で戻ってくるからです。



最も記憶に残っているイベントは次のとおりです。

• バレンタインデーのバレンタインと従業員の写真で構成された大きな心
• 3月8日、イントラネット上でサービスが開始されました。これにより、従業員に花束を贈り、お祝いの言葉を書くことができます。
• 新年のMail.Ruグループ賞。 人事部のスタッフは13のノミネートを発表し、3つのステージで開催されるコンテストを発表しました。最初にノミネートし、次に最も票を獲得した従業員に投票し、次に賞品で結果を発表します。

ポータルでは、オフィスに関する情報を取得するために次のサービスも実装しています。

• 駐車場の混雑情報。
• オフィスのカメラからブロードキャストします。 ジムとレストランの2つのカメラを利用できます。
• ダイニングルームメニュー。 毎日の食堂からのメニューが配置されるセクションが実装され、ランチを収集してカロリー数、価格を確認できます。 また、5点システムに従って各料理を評価することもできます。

5.結論

記事をまとめると、現在、企業は企業システムを使用して、管理上の問題を解決し、社内のコミュニケーションを簡素化しようとしていることに注意してください。 企業サイトは、従業員の生活に完全に統合されると、新しいレベルに移行します。 また、ブラウザのページで電話番号をクリックすることにより、職場の電話がアクティブになり、同僚の番号にダイヤルすることは誰にとっても驚くことではありません。 開発の次のステップは、便利なモバイルアプリケーションの開発です。このアプリケーションへのアクセスは、オフィスネットワークからだけでなく、構成されます。 企業のオンライン環境により、企業はより柔軟になり、より速く成長できます。



企業のITシステムにおける従業員の対話の成功は、すべての管理レベルの関与に依存するため、トップマネージャーもこの対話の参加者であることが重要です。 従業員が直接トップマネジメントに向かうことができるオープンな企業は、雇用主としてはるかに魅力的です。さらに、コミュニケーションの可能性により、トップマネジメントの位置をすべての従業員に伝えることができます（たとえば、会社の開発の優先分野について、重要な決定について）、作成します潜在的なキャリア成長に対する人々の自信。 この概念は、将来の企業ポータルに反映される必要があります。



Mail.Ru Groupイントラネットは、MySQL DBMSを使用してPython / Djangoで記述されています。 Centrifuge （従業員が作成したオープンソースのPythonメッセージブローカー）も頻繁に使用されています。 ここでは実装の技術的な側面を意図的に含めませんでしたが、サイトの特定のセクションについてさらに詳しく知りたい場合は、コメントに書いてください。