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ITの予算編成と正当化は、企業経営者がテクノロジーへの投資のメリットを確認できるようにする非常に簡単な手順であり、技術者はITインフラストラクチャの状態に対する責任を経営陣と共有できます。
技術スペシャリストのIT予算の年間計画は、計画された技術作業に集中する機会であり、パッチワークの区分的投資の実践を終わらせ、絶えずお金を使い果たします。 私は予算編成での経験を共有することにし、短いメモを作成しました。
ITの予算計画は、3つの段階に分けることができます。
ステージ1：情報の収集
IT予算を作成（および正当化）するには、次のことを知る必要があります。
1.会社が過去にすでに購入したもの、および現在も継続して支払うもの、すなわち：
- 使用済みおよび予備の機器、
- ソフトウェアライセンス
- サービス契約
- オペレーターサービス
- 消耗品とそのコスト。
2.会社で使用されている情報技術とその用途。
ビジネスが業務で使用するサービス（ITサービス）の完全なリスト。通常の「電子メール」、「文書の印刷」、「電話通信」から、管理システム、セキュリティ、特定のビジネスアプリケーションに至るまで。
このサービスのカタログ（ITサービス）をどのように使用できますか？ 最後に読んでください。
3.次期の会社の目標、計画、タスクは何ですか、どの問題を解決する必要がありますか？
部門の再編成、スタッフの増加、新しいタスクの出現、情報システムの生産性、信頼性、セキュリティの要件の変更。
この段階では、システムのサービス品質、信頼性、使いやすさを変更するためのニーズを理解し、使用するITサービスのリストを明確にするために、会社の経営陣と構造部門の責任者の両方と話すのが役立ちます。 また、ユーザーの調査を実施して、最近受け取ったリクエストを収集することもできます。
第二段階：分析
この段階の目的は、設定された目標の現在の達成を妨げる、または将来干渉する可能性のあるポイントを見つけることです。 これを行うには、次の指標を分析することをお勧めします。
- パフォーマンス。
現在、すべてのユーザーに十分なシステムパフォーマンスがありますか？ 現在のレベルのシステムパフォーマンスはビジネスの期待に応えていますか？ 現在の弱いリンクとは何ですか？ 開発計画に従って負荷が増加した場合、十分な生産性がありますか？
- 信頼性
データの整合性を確保するために十分な対策がとられていますか？ 障害の結果として機器を変更することは許可されますか、それとも事前に更新する価値がありますか？ 必要な時間内に障害が発生した場合に作業能力を回復することができますか、または事前に追加の機器またはソフトウェアを購入する必要がありますか？ ITシステムの稼働時間に影響する既知の問題はありますか？
- 機能性
既存のアプリケーションは、ユーザーとビジネスの課題に対処しますか？ 彼らはそれらを効果的に解決していますか？ 今不足している会社は何ですか？ 将来の要件を満たすために何を変更する必要がありますか？ 既存のビジネスアプリケーションはまったく関連がありますか？
- 安全性
企業データは外部の脅威から保護されていますか？ そして内側から？ セキュリティシステムは脅威のレベルに達していますか？ 近い将来、情報セキュリティ要件はどのように変わりますか？
- 便利。
コンピューター機器を使用するユーザーに不快感を与えるものはありますか？ プリンターはオフィスに便利にあり、コンピューターはうるさく、すべてのインターフェイスとシステムはユーザーにとって理解しやすいものですか、それでも何か不平を言っていますか？ これは改善できますか？
- 営業費用。
既存の運用コストは最適ですか？ それらは市場価値と一致していますか？ 特定のサービスにかかる会社の月額はいくらですか？ これらの費用は何で構成されていますか？ 会社に損害を与えることなく削減できますか？
- 在庫
必要なものはありますか？ 拡張の場合、追加の機器とライセンスが必要になりますか？ 計画的な事業開発の場合、追加の1回限りのサービスまたは永続的なサービスが必要ですか？
ステージ3：予算編成と正当化
実際、すべての主要な作業は前の段階で行われました。 最後のタスクは、意思決定のためにわかりやすく便利な方法で調査結果を経営陣に提示することです。 私は通常、すべての費用を次のカテゴリに分類します。
- 運用サポートコスト：消耗品、サービス契約、サービス、専門家の給与。
- 事業に重大な損失が発生する可能性のある必要な資本投資。 これには、会社が回避できない費用が含まれ、唯一の問題は、事前にお金を投資するのか、それとも示された損失をすでに被るのかということです。
- 推奨される投資-必要な投資と組み合わせると、パフォーマンスが大幅に向上し、ビジネスに悪影響を与える可能性のあるリスクを排除できます。
- 開発関連コスト-ビジネスの成長計画を実施する場合に、システムの運用を確保し、品質指標を維持するために必要な投資額。
- ITシステムを使用する従業員の機能やユーザビリティを改善するための投資の可能性。 このアイテムは、金融業者にとっては、予算に同意するときに、この部分であなたを拒否し、それによって結果を恐れることなく彼らの義務を守ることができる赤い布です。
最後の、しかし最も重要な詳細は、各予算項目の理論的根拠です。 残念ながら、ビジネスは「6年サーバー」の概念では動作せず、テクノロジーの何も理解していません。ビジネスに対するITサービス、機能、リスク、およびコストのニーズのカテゴリでのみ動作します。 最初に行ったサービスのカタログ（ITサービス）は、1つの言語で会社の経営陣と通信するために必要です-これが理解のポイントです。 機器、ソフトウェア、人員などの必要性を特定したら、ビジネスが受け取るまたは受け取る予定の最終ITサービス（リスク、品質、反応率など）の特定の指標でそれらの必要性を正当化します。
頑張って！
イワン・コルマチェフ
IT部門会社
www.depit.ru