IT機器のインベントリの識別子は簡単でシンプルです

由緒ある国民の皆さん、こんにちは。



私の仕事のかなりの部分は、機器の在庫会計です。 私はこれを長年行ってきましたが、多くの企業で非常にうまくやっているので、この泥だらけのプロセスが割り当てられた人にとって頭痛にならないように、最初のステップを取る方法を共有できます。





遠くから始めましょう：ハブの在庫に関する記事を読むと、ワークショップで同僚の頭の中で恐ろしいことが起こっていることがわかりました。彼らは、タスクの終わりにどの時点でアプローチしているか、さらに悪いことに、どのタスクが実際に解決されているのか理解していません



何らかの理由で、私の親愛なる同僚は、その機器の在庫が「コンピューターの内部は何ですか？」またはそのような何かの質問に答えるべきだと信じています。 この問題を解決するために、アイーダのようなすべての種類のシステムが関与し、完全にワイルドな会計と監視の方法が実施されています。 その間、会計との関係が悪化し、機器が失われ、管理者が目を膨らませてオフィスの周りに装着され、何も見つかりません。



みんな、ひどい秘密を明かします。コンピューターの内部に何がインストールされているかは誰も気にしません。 誰も、絶対に誰も情報収集者が出すスラグの全量に興味を持ちません;誰も通常の管理者が彼らの資格情報に保存するものに興味がありません。 なんで？ ビジネスはルーブルで考えているため、メガバイトやメガヘルツは気にしません。なぜなら、機器がまだ動作している場合、その構成はおそらく解決された問題を解決するのに十分であるためです（そうでなければ、追跡と管理構成は、インベントリプロセスの一部として確実に実行されません）。



そして、ここで疑問が生じます：会計士はIT部門に何を期待していますか？ 答えは簡単です。関心があるのは1つだけです。在庫番号ABC1234のアイテムがありますか？ 少し上級の会計士も、この番号が割り当てられた部品番号がまだ部品番号ABC1234に対応しているかどうかに関心があるかもしれません。 言い換えれば、LGマイクロ波にディスクストレージHP EVA P6000を提供しようとしていますか？ 時々、以前にわかっていたシリアル番号がこの在庫番号の製品に対応しているかどうかという疑問が依然として心配されます。この問題も解決します。 また、会計士の観点から言及されたディスクストレージからの上記マイクロ波は、在庫数によって正確に異なることを理解する必要があります（まあ、まだコスト、減価償却などがありますが、幸いなことに、これはもはやITの頭痛ではありません）。 そして、この私たちの理解は追加のボーナスにつながります。手首を軽く動かすだけで、簿記だけでなく、キャビネット、テーブル、椅子を考慮したユニットと優れた関係を構築し、作業に便利なツールを提供できます。 ところで、同時に、別の問題を解決します：あなたの会社に属する機器の識別を容易にする-これは、サードパーティ組織の同僚が会議室でラップトップを忘れた人を簡単に判断するのに役立ちます。



この文章を書くとき、少なくともあなたの会社には少なくとも簿記が重要な価値の記録を保持する何らかの種類のソフトウェアを持っているという仮定から進みます。 したがって、少なくとも、保管単位の説明と在庫番号の対応表を取得するのに問題はありません。 この情報が明確に提示され、機器の在庫会計に簡単に使用できることを確認します。



また、Microsoft Officeがインストールされていると仮定しています。 その中ですべての作業を行います。



したがって、最初のステップは、適切な在庫ラベルを作成することです。



適切な在庫ラベルは、通常どこにも見つからないものです。 仮にあったとしても、彼らはどのように在庫ラベルを作成しますか？ 不要なものを書いたり、必要なものを書いたり、不適切なツールで作成したりしません（たとえば、LetraTagリボンプリンターは、入力データの一意性を制御しないだけで、エラーなしで数千のラベルを作成することはできません。はい、あなたはそれをやっています。）



私の観点から見ると、正しい在庫ラベルには次のものが含まれている必要があります。

1.保管施設の短縮名（たとえば、高価なラップトップの在庫をホールパンチに貼り付けるなど、誰も離れたくはないようにします）。

2.実際には、オブジェクトの在庫番号

3.機械読み取り可能な在庫番号-ここではバーコードのみが適切で十分です。 QRコードで情報をエンコードするという提案を見つけましたが、それはひどいです。理由をすぐに説明します。このソリューションは、コンピューターへの高速で大量の情報入力を意味しません。 バーコードスキャナーは、コンピューターの観点からはUSBキーボードであり、バーコードを読み取ると、キーボードに手を入れてEnterボタンを押したように、エンコードされたテキストの文字シーケンスをコンピューターに送信します。 したがって、必要に応じて、バーコードスキャナーが接続されているラップトップでオフィスを通過し、コードごとにコードを削除し、出力でインベントリテーブルを取得できます。 QRコードを使用する場合、これは機能しません。 さて、あなたは電話でコードをスキャンします。

4.会社のロゴ



これですべてを行います。本当に良いことをするためにソフトウェアに一銭も費やしません。



まず、在庫番号とポジションの説明を含む会計のテーブルを取得します。 説明に多くのテキストが含まれていることは恥ずかしくありません。何が問題なのかを理解するために必要ですが、ラベルに自分で印刷します。

重要：電子フォームで会計から在庫表を受け取ったという事実は、ラベルを作成することを100％保証します

明らかに正しい在庫番号。

同様に重要：在庫番号にキリル文字が含まれていないことを確認してください。 含まれている場合-残りの作業を開始するまでこの問題を解決します。



したがって、テーブルの初期形式（位置の説明は、実際の生活、在庫番号、会社のロゴから取得されます-いいえ、重要ではありません）：







テーブルは良いです、私たちはそれを洗練します。 さらにいくつかの列を紹介しましょう。

1行目 -ここでは、デバイスのタイプ（ラップトップ、MFP、サーバー、またはその他のデバイス）を入力します

2行目 -ここでは、デバイスのブランドとモデルを入力します（たとえば、HP Elitebook 6930p）

バーコード -ここに、在庫番号のバーコード表現を挿入します。 詳細については、以下をご覧ください。

シートも同様に重要なパラメーターです。 ラベルシートで目的のラベルを簡単に見つけるために必要です。 私のレシピに従ってすべてをゼロから行うことにした場合、ラベルが何らかの方法でソートされるシートにブレークがあります。 問題は、機器が完全に混oticとした方法でオフィスの周りに散らばっていることであり、次のデバイスに近づくと、1枚あたり48ラベルの50〜60枚のシートすべてをシャベルで削りたくないと考えられます。 事前に気をつけて、必要なラベルがあるシートを指定してください。最初の48エントリ-シート1、49〜96-シート2など。 確かに、それを処理します。



最も重要な点は、在庫番号をバーコード表現に変換する方法です。



まず、必要なマクロを含む小さなアーカイブhttp://code128.narod.ru/からダウンロードします： http : //code128.narod.ru/Barcode.zip 、それを解凍します。



フォントbarcode.ttfのファイルを見つけて、フォントをシステムにインポートします。



美しいBarcode.basファイルが見つかりました-インベントリテーブルでファイルにドラッグする必要があります：Alt-F11、File-> Import file ...、Barcode.bas-> Open、Alt-F4を見つけて選択します



やあ、マクロがテーブルにインポートされた。 使用します。



マクロの作成者は、データをバーコードにエンコードするための多くのオプションを提供しています。 経験上、私たちの目的に最適なコーディングのタイプはCode 128であることがわかります。これは、ラテン文字を大文字、小文字、数字、句読点でエンコードできる一方で、スキャナーで非常にコンパクトで読みやすいためです。



準備が整った時点のテーブル（念のため、マクロの使用方法を示します）：







実際、これについては、このイベントの最も退屈な部分は終わりました。 テーブルを保存し、Excelを閉じます。



素晴らしい素材プロデューサーのAvery Zweckformのサイトにすぐに行き、このページからラベル生成プログラムをダウンロードします： http ://www.avery-zweckform.ru/download/avery-wizard-for-microsoft-office



私はほとんど忘れていました：この瞬間までに、あなたはすでに手元に在庫ラベルを持っているはずであり、その上に我々はすべて印刷します。 エイブリィL6009-20ラベルを使用しています。 最適なサイズ（45.7 x 21.2 mm）で耐久性があり、しっかりと接着し、レーザープリンターを通過します。 私の観点から、理想的です。 この場合、他のサイズを使用して、レイアウトを作成するときに適切な修正を行うことができます。



したがって、Microsoft Office用のAveryウィザードがインストールされ、MS Wordを開くと、ボタンが1つだけのAveryメニューがすでに表示されています。





それをクリックしてプラグインを実行し、明らかな「次へ」をクリックします。 ラベル選択メニューで、必要なグレードL6009を見つけます。





次のウィンドウで、「既存のファイルのデータを結合する」を選択し、「次へ」をクリックします。



次のウィンドウで見つけて選択し、作成したExcelファイルを選択して、[次へ]をクリックします





次のウィンドウで、明らかな「Sheet1 $」または「Sheet1 $」を選択します。最初の行にヘッダーが含まれていることを忘れずにチェックしてください。





その結果、ステッカーのレイアウトページが表示されます。 実際、これはほとんどすべての組版ツールを備えた同じMicrosoft Wordウィンドウです。 レイアウトウィンドウの右側にはテーブルフィールドのリストがあり、ダブルクリックすると、必要なデータフィールドがラベルの適切な場所に挿入されます。



時間のレイアウトを節約するために、すぐに最適な値を指定します。

最初の行はLine1フィールドです：Arialフォント、フォントの高さ8pt。

2行目はLine2フィールドです：Arialフォント、フォントの高さ8pt。

3行目はインベントリ番号です。Arialフォントは太字、フォントの高さは10ptです。

4行目は、在庫番号のバーコード表現です。 フォントバーコード、フォントの高さ18ポイント。 レイアウト中、この行はひどく見えることに注意してください。 これは恐れるべきではありません、そうすべきです。

左側には、ロゴ用の十分なスペースがあります。



レイアウトは次のとおりです。





そして、我々は勝利から一歩離れています。

[次へ]、[完了]の順にクリックすると、プラグインはデータファイルをさらに破壊し、ラベルシートを準備します。







通常のレーザープリンターでラベルを印刷し、ラベルシートを受け取ります。 これらのシートに番号を付けることを忘れないでください。 必要に応じて、ページ番号付きのフッターを追加してこれを行うことができます。必要でない場合は、各シートにペンで書き込みます。 フッターを作成します-彼が内容を下に移動しないことを確認してください。



ここにラベルがあります：







私たちはデバイスにこだわり、受けた効果を楽しんでいます。 私たちは会計士の親友になりましたが、それについてはまだ知りません。 ナンセンス、彼らは在庫がいつ取られるかを知るでしょう。



はい、ところで：数字を正確に貼り付ける場所について。 私は自分で2つのオプションを使用します。ラベルに簡単にアクセスできるが、目立たないようにするため、または機器のブランドとモデル、シリアル番号などが記載されたネームプレートの隣です。



1つ目は在庫を簡単に数えることができるため便利です。2つ目は在庫中に製品を回す必要が少ないことです。在庫番号だけでなく、工場番号も読み取ります。 はい、はい。 誰もが知っているわけではありませんが、ほとんどすべてのメーカーがシリアル番号のスペルとバーコードを複製しているため、在庫担当スペシャリストの生活が大幅に簡素化されます。



そこで、素晴らしい在庫ラベルがあり、バーコードスキャナーの助けを借りて、在庫番号と工場番号の対応を確立した組織内で到達できるすべてのものを貼り付けました。 よくできましたか？ はい やめてもいいですか？ はい、しかし、あなたはさらに良くすることができます。



これで、すべてのオフィス資産をすばやくインベントリできますが、「どこが何ですか？」という質問にはまだ答えられません。



それを可能にしましょう。



私たちはオフィス計画を取り上げます-私たちは一般的にすべてに興味があります：職場の位置、印刷室、保管室、その他の場所。



計画を立てた後、鉛筆を取り、目に見えるものすべてに番号を付け始めます。 私は次のスキームを自分に適用します。

場所/部屋/場所

どこで：

場所は、オフィスの3文字の略語です。 たとえば、MSW-モスクワ、SPB-ピーター、NSK-ノボシビルスクなど。

部屋-部屋番号

場所-部屋の場所の番号。 これは、従業員が座っているテーブルの番号、倉庫内の棚の数、キャビネットの数などです。



その結果、 MSW / 123 / 15Aのようなものが得られます



結果の数値はExcelプレートに要約されます-その中には4列しかありません。

住所-職場の住所

バーコード-住所のバーコード表現

コメント-愛する人へのテキストコメント。 このフィールドには、職場の住所やその他のコメントについては、必要に応じて従業員の名前を書きます。

シート-ラベルシートの番号。これはすでに合格しています。



さて、Excelで準備されたプレートを使用して、ラベルを作成します。 私は写真でストーリーをオーバーロードせず、完成したレシピを伝えるだけです：



ラベルの形式：Avery ZweckformホワイトステッカーNo. 3659（97x42.3mm）

ステッカー上のラベルの場所と形式：

1.最初の行は会社のロゴです

2. 2行目は、場所のタイプ（職場、倉庫、保管室など）の説明です。Arialフォント、フォントの高さ11pt。

3. 3行目は職場の識別子です（これはMSW / 123 / 15Aです ）。 フォントArial、太字、フォントの高さ14pt。

4. 4行目は、場所識別子のバーコード表現です。 エンコードタイプCODE128。 フォント-バーコード、フォントの高さ18pt。

5. 5行目は、ITサポートサービスの連絡先情報です。



気づいた？



私たちの目の前で、従業員はほぼ無料で電話とヘルプデスクの電子メールアドレスを入手しました。 そして今、誰も彼がどこに電話すればよいかわからなかったと言うことはできません。



同時に、すべてのジョブに番号を付けました。今では、従業員は手話に頼らずに自分の現在地を説明できるようになり、HRサービスは「これはテーブルからの話」に頼ることなく、新しい労働者のジョブを整理するためのアプリケーションを提供できるLyubochki」、および新しいヘルプデスクの従業員は、彼を呼び出した人を探してオフィスをさまようことはありません。彼は単に職場の番号を尋ね、彼がどこに行くべきかを理解するためにフロアプランを見ます。



私は、データの収集と分析にどのソフトウェアを使用するかについて、意図的に話しません。 Access、Excel、1Cアカウンティングモジュール、およびその他のものを使用できます。

今やったことはすべて、既存の資産管理システムに統合できます。



最初のデータ入力後、まだ行っていない場合は、在庫番号、工場番号、設置住所、ユーザーの氏名の対応がある表を取得します-これは会計士と自信を持って話し、彼らの難しい質問に答えるのに十分です。



将来的には、情報を最新に保つ必要があります。 タスクは難しくありません。



そして、要約すると：



1.管理会計では、コンピューターの充填と周辺機器の特性はまったく問題ではありません。 関連するのは、在庫番号、重要な責任者の名前、場所、およびオプションでシリアル番号のみです。

2.バーコードルール。 他のすべては操縦しません。 バーコードからCode128エンコード規則。

3.何かをバーコード化できる場合は、バーコード化する必要があります。

4.プロ仕様のラベルを入手するには、ラベルを購入するだけです。 ソフトウェアを購入する必要はありません。

5.バーコードスキャナーは、作業を数千倍高速化します。 最も安い。

6.インベントリシートを最新の状態に保っていれば、オフィス内を移動できる速度とほぼ同じ速度で年間インベントリを実行できます。 在庫数を声に出して口に出し、手でコンピューターに打ち込む必要がなくなります。



今年はインベントリを実施しました。 9000以上のポジション-すべてが見つかったため、作業はバイパスに2日かかり、自宅やロックされたキャビネットのラップトップ、技術室の機器など、すぐに見つからなかったものを見つけるのに数日かかりました。



一般的に、私は満足しています。



私もあなたにお願いします。