当初の記事： tvoyplan.com/2013/04/28/effective-meeting-rules
会議の効果は何ですか？
投資収益率（ROI、 投資収益率）を計算する一般的なロジックを適用して会議の有効性を評価すると、次のような結果が得られます。
会議の効率=決定された決定の値/（会議の時間*参加者の数*参加者の平均給与）
明らかに、下された決定の価値（分子）を増やし、会議の時間と参加者の数を減らし、高給の人（分母）の時間を最小限に抑えることにより、その利益を最大化できます。 これらの各パラメーターを最適化しようとしても、すでにかなりの成功を収めているという事実にもかかわらず、それらの間には相互接続があり、それらによる巧妙なバランス調整は簡単なタスクではなく、多くのリーダーによっては達成されません。
したがって、会議は非常に費用のかかるものであり、それは当然のことながらオフィスワーカーの間で恐怖と憎しみを獲得しました。 あなたを含め、これらの会議の主催者にも同じ感情が当てはまります。 チームの尊敬を集めたい場合は、効果的な会議を実施できる必要があります。
この記事では、最小限の時間と参加者の感情的な損失で、会議を最大限に活用する方法を説明します。
会議の準備
しかし、会議は必要ですか？
「会議は貧弱な組織の症状です。 会議が少ないほど良い。」-ピーター・ドラッカー、「効果的なリーダー」
多くの場合、会議のROIは、通話、チャット、またはインスタントメッセンジャーよりも少なくなります。 ミーティングは、他のコミュニケーション方法の効果が低下するまれな場合にのみ必要です。 原則として、次の条件のいくつかが一致する必要があります。
- 複雑さ 議論中のトピックは非常に複雑であるため、参加者はディスカッションスレッドから外れないように視覚資料を一緒に見る必要があります。 たとえば、データベースエンティティのアーキテクチャや、融資申し込みを検証する複雑なビジネスプロセスについて説明します。
- 緊急性。 議論中のトピックは非常に緊急であるため、このトピックに関する電子メールによるアクションプランの作成には、容認できないほど長い時間がかかります。
- 重要性 討議中のトピックは非常に重要であるため、その重要性は、会議の開催にグループメンバーが費やす可能性のある時間と重複しています。
その他の場合は、会議の収集を安全に拒否できます。
間違った理由で会議を開く必要はありません。 あなたが：
- 問題の責任をグループに移したい
- あなたのアイデアのリスナーを探している、または
- チームを強化したいですか
その後、他の通信方法を探します。
目的と議題を明確に説明する
他の事業と同様に、 明確に定義された目的がなければ、会議は失敗する運命にあります。
ミーティングの目的はアクションプランです。 「可能性について話し合う」ではなく、「問題を解決する」ではなく、「そのような日までにそのようなことをするようにそのようなことを指示する」。 その他の目標設定では、会議の結果が得られない場合があります。
そのため、アポイントメントを作成する際に、参加者、受信したい問題を解決するための行動計画を明確にリストし、結果の議題を送信しました。 書面のアジェンダは、人々が無意味な議論に時間を費やさないことを確認できるようにし、議論された問題は関心のある分野に関連します。
会議に十分な時間が割り当てられていない場合は、議題の問題を重要度の高い順に並べ替える（最も重要なものを議論する時間があります）か、複雑さが増す（その後、最大数の質問を閉じることができます）必要があります。
追加の参加者を招待しないでください
会議に出席する各人は、問題への誠実な関心から、または単に自分の存在を正当化するために、必然的にスピーチや質問に時間を費やします。 さらに、他の人が知らない何かを他の人が知っている可能性は、参加者の数が増えるにつれて減少します。 つまり、グループの時間コストが明らかに増加することに加えて、参加者の数が増えると、議論の効果が低下します。
5人の参加者の境界を超えないようにすることをお勧めします。 各参加者は、次の「ふるい」の質問をふるいにかけられる必要があります。
- 彼は、他の会議参加者が持っていない例外的な主題知識を持っていますか？
- 議論中のトピックは彼の興味に影響しますか？ 彼の興味は他の参加者の興味と一致していますか？
- この人は建設的な議論の準備ができていますか？
- 会議の結果をこの人物に単に通知するだけで十分ですか？
会議を開く
会議の開催者、つまりあなたは、彼の目標を確実に達成する責任があります。 あなたがする必要があります：
- 以下で説明するすべてのディスカッションルールへの準拠を監視する
- それらに違反する人を中断します
- グループの決定を要約する
- 議題に従い、グループが次の質問に進む時期を決定する
したがって、効果的な会議を開催するための7つのルール：
- 1つは...参加者が互いに割り込まないようにします。 これは無礼の表れであるだけでなく、おそらく同時発言の時点で、参加者はお互いを理解しようとしておらず、会議全体としては良くありません。
- ...そして、他のみんなが聞いています。 効果的な議論の鍵は、グループの全員がグループの発言を追跡することです。 誰もが議論されている問題の同じ「絵」を持つべきです。 グループがいくつかの議論に分かれたり、誰かが気を散らし始めると（たとえば、電話でメールをチェックしたり、単に「それを乗り越えて」）、グループが再び全体になるまでさらに時間が失われます。 誰かが「欠席」している間に起こったすべてのことを彼のために繰り返し、その時間に残りすべてを費やさなければなりません。
- 要点をつかもう！ 疲れたとき、人々はリラックスして抽象的なトピックについて話したいと思うという事実にもかかわらず、そのような側への引きこもりはすべての関係者の時間を費やし、解決策に到達することからあなたを遠ざけます。 ディスカッションのトピックに全員をそっと戻します。
- 人々ではなく、問題と戦ってください。 議論の熱気の中で、参加者は、他の人が自分のアカウントで知覚するかもしれないというコメントを自分自身に許可できます。 そのような状況は、芽で消えない場合、必然的に職場の雰囲気を損ない、不必要な緊張を引き起こし、影響を受ける参加者を「無効にし」、時間を費やし、おそらくグループが目標を達成するのを妨げます。 「間違った」ディスカッションをすぐに停止します。
- 言ったことをすべて記録します。 これは、自分または会議の秘書の役割を割り当てた別の参加者が行うことができます。 修正しないと、グループは行われた事実や結論を忘れ始め、プロセスの有効性は必然的に低下します。 さらに、録音は、発言者が既に述べたことを詳細に説明するのではなく、録音者が録音の1つまたは別の部分を単に指すようにすることで、時間を節約するのに役立ちます。 固定は、グループ全体に見える用紙、または壁に掛かっているボード上で行う必要があります。
- 休憩してください。 トマト方式を使用します （25分ごとに5分間の休憩を伴うサイクルで作業します）。 私の経験では、1時間半以上続く会議は、参加者の疲労により完全に効果を失います。 そのような会議を中断し、継続を別の日に移動することをお勧めします。
- グループが不要になったら、分散します。 問題が議論されるにつれて、一般的な議論を必要とする複雑な問題はますます少なくなっています。 問題が個々の実行を必要とするいくつかのタスクに分かれていることを理解している場合、グループディスカッションに合計時間を費やすことは意味がありません。会議を完了する必要があります。 会議を終えるのが早すぎるが、さらなる議論で知識が必要とされないか、関心がもはや影響を受けない人々が既にいるならば、彼らを手放しなさい。
会議の終わり
会議の終わりに、目標に戻ります-アクションプラン（会議の議事録）を作成します。 このプロトコルは：
- 口頭ではなく、書面で
- さまざまな解釈を防ぐ
- 2ヶ月で理解できる言語で書かれている
- 各アイテムには、実行と期間の責任者が含まれます
すべての参加者と責任者にプロトコルを（あなたまたは会議の秘書）に送信します-これは期待に応えるためのもう1つのステップです。